comunicaciones IP al servicio de su empresa configuración de clientes de correo para Hosted Exchange

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1 comunicaciones IP al servicio de su empresa configuración de clientes de correo para Hosted Exchange

2 1. introducción configuración de Microsoft Outlook 2003 para Hosted Exchange (RPC sobre HTTPs) requisitos mínimos configuración configuración de OWA (Outlook Web Access) para Hosted Exchange entorno y configuración de OWA opciones de configuración de OWA configuración de PocketPC mediante ActiveSync configuración de Smartphone con ActiveSync...16 versión febrero 2005 página 1

3 1. introducción La plataforma de Hosted Exchange de acens, permite acceder a las cuentas de correo Exchange que haya contratado con acens a través de las siguientes plataformas: Mediante el programa de correo Microsoft Outlook Mediante un navegador web, haciendo uso del OWA: Outlook Web Access. Desde un PocketPC mediante ActiveSync. Desde un Smartphone con ActiveSync. versión febrero 2005 página 2

4 2. configuración de Microsoft Outlook 2003 para Hosted Exchange (RPC sobre HTTPs) 2.1. requisitos mínimos Con Microsoft Outlook 2003 podemos conectarnos a la plataforma compartida de Exchange de acens a través de Internet y sin necesidad de utilizar redes privadas virtuales. Los requisitos necesarios para poder utilizar el servicio son: Sistema Operativo Microsoft Windows XP con Service Pack 2 o Service Pack 1 con el parche o posterior instalado en el sistema. O en su caso el Sistema Operativo Microsoft Windows Server Cliente de correo Microsoft Outlook Cuentas de correo Microsoft Exchange Server 2003 contratadas con acens Technologies configuración En esta sección se explica paso a paso como configurar el cliente Outlook para acceder de forma segura al entorno Hosted Exchange. 1. En primer lugar se ha de crear un nuevo perfil de correo, para lo que se debe seguir la ruta: Inicio Panel de control Correo Mostrar perfiles. versión febrero 2005 página 2

5 2. Tras pulsar sobre el botón Agregar aparece la ventana de Nuevo Perfil en la que se ha de introducir un nombre descriptivo para el perfil (para el ejemplo se ha utilizado RPC-HTTPS). 3. Aparece la pantalla Cuentas de correo electrónico y tras hacer clic sobre Siguiente la pantalla en la que se puede agregar una nueva cuenta de correo electrónico (opción por defecto). 4. Después de pulsar Siguiente de nuevo nos aparece una ventana para elegir el Tipo de servidor. Seleccionamos Servidor de Microsoft Exchange. versión febrero 2005 página 3

6 5. En la siguiente pantalla se ha de introducir el nombre del servidor Exchange de acens: hebackend, y el Nombre de usuario (sustituyendo por el que corresponda) tal y como se ve a continuación 6. Después se ha de pulsar el botón de Más configuraciones, que nos mostrará el siguiente mensaje: Nota: Este aviso no indica error ya que la cuenta aún no esta configurada. Tras aceptar se abre la ventana Servidor de Microsoft Exchange: versión febrero 2005 página 4

7 7. Se pulsa Aceptar para cerrar esta ventana y aparece lo siguiente: versión febrero 2005 página 5

8 8. En la pestaña Conexión se ha de marcar la casilla: Conectar con el buzón de Exchange utilizando HTTP. Después se ha de hacer clic en el botón Configuración de proxy de Exchange. 9. La ventana siguiente se debe completar como indica la ilustración. Después se ha de pulsar dos veces Aceptar. versión febrero 2005 página 6

9 Vuelve a aparecer la ventana: Se pulsa Siguiente y finaliza la configuración. versión febrero 2005 página 7

10 10. Si se desea, se puede dejar configurado el acceso automático a este nuevo perfil para las siguientes ocasiones en las que se arranque el cliente Outlook. En Aceptar se cierra la ventana. 11. Una vez configurada la cuenta se debe abrir el cliente Outlook que pedirá el Usuario y Contraseña. Si todo ha ido bien, se abrirá el Outlook y estará Vd. en condiciones de utilizar el entorno de Exchange compartido. versión febrero 2005 página 8

11 3. configuración de OWA (Outlook Web Access) para Hosted Exchange 3.1. entorno y configuración de OWA De modo alternativo a Microsoft Outlook 2003 es posible hacer uso de cuentas Exchange mediante el interfaz OWA. A continuación se explica el proceso de configuración que se debe seguir para acceder a las cuentas de correo Hosted Exchange de acens a través de su navegador. Desde el navegador Internet Explorer existen dos posibilidades de acceso al servicio: Modo seguro. En la barra de dirección se ha de indicar el protocolo https junto con la dirección exchange.com.es propia de acens: https://exchange.com.es/exchange Modo NO seguro. Se utiliza el protocolo http y la dirección: donde dominio.xxx corresponde con el dominio que su empresa haya elegido para el correo. La siguiente pantalla muestra el modo seguro: A continuación debe aparecer una ventana que solicita el Nombre de usuario y Contraseña. Tanto si se entra en modo seguro como en modo no seguro, se debe introducir el Nombre de usuario que se haya asignado junto con el dominio de la empresa. versión febrero 2005 página 9

12 Si los datos introducidos son correctos debe ser posible acceder a su buzón Exchange, como se muestra en la siguiente imagen: Una vez que se entra en un buzón Exchange mediante el interfaz OWA el usuario tiene pleno acceso a todas las funciones de correo. A continuación se apuntan varios detalles que le permitirán familiarizarse con OWA inmediatamente. En la parte superior de la imagen anterior se resalta el botón para actualizar el buzón y el de salida de la sesión. En caso de que se utilice el acceso seguro debe de aparecer el símbolo de un candado en la zona inferior derecha de la ventana del navegador Internet Explorer. En la parte inferior de la ventana izquierda se observa (en vista reducida) la entrada a los módulos de trabajo propios del cliente Outlook. El significado de los iconos de izquierda a derecha es el siguiente: - Buzón de correo/inbox - Calendario - Contactos - Lista de tareas - Carpetas públicas - Configuración de reglas - Opciones de configuración de OWA Menú OWA en vista reducida Menú OWA en vista desplegada versión febrero 2005 página 10

13 3.2. opciones de configuración de OWA Pulsando en el botón Opciones se accede a la página de configuración del buzón, en la que se pueden introducir los ajustes en función de los requisitos corporativos, como son: las preferencias personales de visualización del calendario, las notas, el formato de fecha, la ortografía, los avisos, etc. Entre las opciones más importantes se encuentran también: la firma y encriptación de correo, la respuesta automática a mensajes y el filtrado de correo no deseado. En las siguientes capturas se ven estas opciones con más detalle: 1. En este apartado se configura el mensaje automático de respuesta que recibirá quien le envíe un correo cuando Vd. esté fuera de la oficina. Esta respuesta automática se mandará sólo una vez. Si el remitente tiene que mandar más correos no se le enviarán nuevos mensajes. 2. La configuración de mensajería permite personalizar el comportamiento de OWA cuando nos muestra los mensajes y cuando los recibimos. También le indicamos la firma de correo que se incluye en los mensajes y los atributos de las fuentes. versión febrero 2005 página 11

14 3. Las opciones del panel de lectura permiten establecer el tiempo que tardan los mensajes en marcarse como leídos desde que son seleccionados. Podemos desactivarlo si no queremos que los mensajes cambien el estado. 4. La ortografía se ajusta en esta sección donde se elige el idioma del corrector así como el comportamiento del mismo. 5. La configuración de seguridad permite firmar y encriptar los mensajes que Vd. envía. Para poder hacer esto ha de pulsar el botón Volver a instalar que aparece en la parte inferior de la captura de pantalla. Se instalará un intérprete del certificado personal para que OWA pueda utilizarlo para manejar los mensajes. El interprete es un fichero que se descargará automáticamente desde un servidor de Microsoft y se instalará localmente en su equipo. Nota: El certificado que utiliza OWA para firmar y cifrar ha de estar previamente instalado en su equipo. Tiene que ser un certificado válido expedido por alguna entidad reconocida como Verisign, Thawte, RSA, IPSCA, etc. versión febrero 2005 página 12

15 6. La sección de Prevención de correo electrónico no deseado descarta el correo spam mediante listas de correo. Se recomienda elegir la opción de No enviar automáticamente una respuesta. También se puede decidir si se permite o bloquea el contenido html en los mensajes. 7. En Formatos de fecha y hora es posible seleccionar el formato en el que veremos la fecha y la hora. También se puede seleccionar la ubicación geográfica donde estamos para configurar la zona horaria. 8. Por último existe una sección desde la que se pueden modificar los ajustes de la agenda. versión febrero 2005 página 13

16 4. configuración de PocketPC mediante ActiveSync 1. Se accede a ActiveSync: Inicio -> ActiveSync 2. A continuación se ha de pulsar sobre: Herramientas -> Opciones 3. Se pulsa en la pestaña inferior de Servidor 4. En la caja de texto Utilizar este servidor se introduce: exchange.com.es 5. Se marca la casilla Este servidor utiliza una conexión SSL versión febrero 2005 página 14

17 6. En el apartado de Sincronizar estos elementos se han de marcar aquellos que se quiera sincronizar con Exchange. Nota importante: Es posible que en algunos elementos nos pregunte si queremos eliminar o mantener los elementos existentes. Recomendamos la opción de mantener los elementos del dispositivo 7. En el botón de Opciones se introducen los datos de usuario que hayan sido facilitados por el proveedor del servicio. Por ejemplo: Usuario (se sustituye por _ ) : u1_usuario.com, cambiando u1 por su usuario y usuario.com por su dominio Contraseña: La contraseña facilitada Dominio: win (Dominio genérico) Si se desea se puede marcar Guardar contraseña (recomendado) Al finalizar pulsamos ok 8. Por último, también es posible establecer la frecuencia de sincronización deseada en la pestaña Programación Móvil Se recomienda que se marque la opción de Sincronizar elementos salientes al enviar versión febrero 2005 página 15

18 5. configuración de Smartphone con ActiveSync 1. Desde el menú principal se accede a programas y posteriormente a ActiveSync 2. Dentro de ActiveSync se pulsa sobre Menú y posteriormente Opciones (Para poder acceder a dicho menú el dispositivo no debe estar en proceso de sincronización) 3. Una vez dentro de Opciones se accede a la sección: 3 Config. del servidor versión febrero 2005 página 16

19 4. En este apartado se debe marcar la opción de Sinc. con el servidor en las siguientes secciones: 1. Bandeja de entrada 2. Calendario 3. Contactos Posteriormente elegimos la sección: 4. Conexión 5. En este apartado se introducen los datos de usuario correspondiente: Usuario (se sustituye por _ ) : u1_usuario.com, cambiando u1 por su usuario y usuario.com por su dominio Contraseña: la contraseña facilitada Dominio: win (Dominio genérico) Si se desea podemos marcar Guardar contraseña (recomendado) Nombre del Servidor: exchange.com.es La opción Este servidor utiliza una conexión SSL ha de estar marcada 6. Una vez finalizada la configuración se ha de pulsar sobre Listo Nota importante: si el Terminal se ha sincronizado anteriormente con otra cuenta/servidor o se han dado de alta contactos manualmente, éste preguntará qué queremos hacer con los contactos existentes, se dispone de 2 opciones Borrar todos los contactos existentes en el dispositivo Mantener los elementos existentes (pueden existir duplicados) versión febrero 2005 página 17

20 Se recomienda la segunda opción para evitar pérdidas no deseadas de información. 7. En la sección 1 Programación móvil es posible establecer la frecuencia de sincronización del dispositivo en función del horario, pudiéndose definir el horario que se consideraría horas punta versión febrero 2005 página 18

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