Manual de Usuario para manejo de Office 365 y configuración de cliente Outlook 2013

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1 1 MU-MO-OP-001 Febrero 2014 Escuela Politécnica Nacional Dirección de Gestión de la Información y Procesos Manual de Usuario para manejo de Office 365 y configuración de cliente Outlook 2013 Preparado por: Dirección de Gestión de la Información y Procesos Aprobado por: Director DGIP, EPN

2 2 MU-MO-OP-001 Febrero 2014 HOJA DEL ESTADO DEL DOCUMENTO HOJA DEL ESTADO DEL DOCUMENTO HOJA DEL ESTADO DEL DOCUMENTO 1. TITULO DEL DOCUMENTO: Manual de Usuario para Office 365 y cliente de correo Outlook EDICION 3. REVISION 4. FECHA 5. RAZONES DE CAMBIO /02/2014 Aprobado, 06 de Febrero de 2014 Dirección de Gestión de la Información y Procesos Ing. Christian Villarroel

3 3 TABLA DE CONTENIDO MU-MO-OP Escuela Politécnica Nacional... 1 Dirección de Gestión de la Información y Procesos OBJETO ALCANCE DEFINICIONES RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD DESCRIPCIÓN Acceso al Correo Electrónico Institucional Configuración Regional e Idioma del Correo Institucional Manejo de Calendarios Crear Eventos en Calendarios Crear un Nuevo Calendario Compartir un Calendario Invitación para Agregar Calendario Compartido CONFIGURACIÓN DEL CLIENTE OUTLOOK 2013 PARA MANEJO DE CUENTAS DE CORREO ELECTRÓNICO OFFICE Ingreso al programa Outlook MANUAL DE USO DEL CLIENTE DE CORREO ELECTRÓNICO OUTLOOK Creación de una firma de correo electrónico Opciones de Correo, calendario, personas y tareas Comunicación en Outlook Comandos y herramientas más comunes en Outlook

4 1. OBJETO El objetivo del presente documento es presentar una guía al usuario para la utilización de la herramienta office ALCANCE El presente documento se aplicará en la Escuela Politécnica Nacional para el uso de la herramienta Office DEFINICIONES Contraseña: Grupo de caracteres letras y números DGIP: Dirección de Gestión de la Información y Procesos Evento: Actividad descrita en el calendario 4. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD El responsable de elaborar este procedimiento es : Personal del Area de Procesos y Aseguramiento de la Calidad El responsable de aprobar este procedimiento es: Director de la Dirección de la Información y Procesos (DGIP) 5. DESCRIPCIÓN Microsoft Office 365 es una herramienta de comunicación y colaboración que le permite accesar desde cualquier lugar y dispositivo móvil a su correo, calendario y documentos colocados en este espacio Acceso al Correo Electrónico Institucional Para acceder al servicio de correo institucional, usted deberá visitar la siguiente dirección web: Si es la primera vez que ingresa a esta dirección deberá registrar el usuario y contraseña temporal que fue enviado a su correo personal. En los recuadros de la pantalla de inicio de sesión ingresar el usuario y contraseña como se muestra en la pantalla.

5 Figura 1: Inicio de Sesión a Office 365 Una vez que usted haya ingresado sus credenciales, el sistema le solicitará que cambie su contraseña temporal por una nueva contraseña de su elección. La nueva contraseña debe contener al menos una letra en mayúscula, un número y una letra minúscula. La contraseña no puede ser menor a 8 caracteres ni mayor a 15 caracteres. Figura 2: Cambio de Contraseña Temporal Una vez que usted haya cambiado su contraseña temporal, el sistema le re-direccionará a la página de inicio para que pueda acceder con su nueva contraseña Configuración Regional e Idioma del Correo Institucional El siguiente paso antes de empezar a utilizar el servicio de correo institucional es cambiar la configuración regional del sistema y el idioma. Acceda a su cuenta de correo utilizando su nombre de usuario y contraseña personal.

6 La siguiente pantalla será presentada; encontrará en la parte superior derecha de la página un menú que le permitirá acceder al correo electrónico. Haga clic sobre el menú Outlook. Figura 3: Página principal del sistema Office 365 El sistema le presentará una pantalla en la que deberá escoger el idioma preferido (Español es el idioma por defecto) y la configuración regional. Usted deberá cambiar su configuración regional a UTC-05:00 Bogotá, Lima, Quito, Rio Branco y hacer clic en en la opción guardar. Figura 4: Selección de idioma y configuración regional

7 Finalmente el sistema procederá a cargar la bandeja de entrada del correo institucional. Figura 5: Carga del sistema de correo institucional Se presentará la siguiente pantalla que le permitirá realizar el manejo de su correo electrónico, esto es recepción y envío de mails. Figura 6: Bandeja de Entrada de Correo Electrónico

8 5.3. Manejo de Calendarios Desde la parte superior de la página podrá accesar a la pantalla de calendarios. La aplicación le permite crear eventos en sus calendarios personales así como también configurar calendarios colaborativos los cuales podrán ser compartidos. Figura 7: Manejo de Calendarios Crear Eventos en Calendarios Figura 8: Creación de Eventos

9 Desde la opción +Nuevo Evento, ubicado en la parte superior izquierda de la pantalla usted podrá añadir un nuevo evento al calendario, al hacer clic se le presentará la siguiente pantalla, que le permitirá configurar: el nombre del evento, el lugar donde se realizará el evento, añadir las direcciones de correo de los asistentes al evento, el día, hora y duración del evento entre otras características. Figura 9: Configuración de nuevo evento Una vez configurado el evento hacer clic en el ícono Guardar. Para eliminar o modificar un evento del calendario, seleccione el evento y realice la acción requerida. Figura 10: Modificar o Eliminar un evento

10 Crear un Nuevo Calendario Desde la opción OTROS CALENDARIOS, haga clic derecho para crear un nuevo calendario, como se muestra en la siguiente pantalla. Figura 11: Crear Nuevos Calendarios Compartir un Calendario Una vez que se ha creado y configurado un calendario este puede ser compartido, haga clic derecho para compartir un calendario, como se muestra en la siguiente pantalla. Figura 12: Pantalla para Compartir Calendarios

11 Se presentará la siguiente pantalla, que le permitirá seleccionar los contactos con los que desee compartir su calendario. Haga clic en la opción Enviar. Figura 13: Selección de Contactos para Compartir Calendarios Invitación para Agregar Calendario Compartido Al grupo colaborativo al cual fue compartido el calendario, le llegará un mail como se muestra en la pantalla, haga clic en la opción AGREGAR CALENDARIO. Figura 13: Agregar Calendario Compartido El calendario compartido será añadido y lo podrá visualizar como se muestra en la siguiente pantalla.

12 Figura 14: Visualizar Calendarios Para visualizar un calendario haga clic sobre el calendario requerido, este se marcará con un visto.

13 6. CONFIGURACIÓN DEL CLIENTE OUTLOOK 2013 PARA MANEJO DE CUENTAS DE CORREO ELECTRÓNICO OFFICE Ingreso al programa Outlook 2013 Para acceder al programa de manejo de Correo Electrónico Outlook 2013 perteneciente a la Suite Office 2013 siga los siguientes pasos: Haga clic en el botón inicio Todos los programas Microsoft Office 2013 Outlook 2013 Fig. 1. Ingreso al programa Outlook 2013 Clic en Inicio - todos los programas Microsoft Office 2013 Outlook Haga clic en Outlook 2013, se desplegará la pantalla de Bienvenida a Outlook 2013, clic en Siguiente: Fig. 2. Pantalla de Bienvenida de Outlook 2013 Clic en siguiente

14 A continuación se despliega la pantalla de configuración de la cuenta de Microsoft Outlook, el cual nos pregunta si se desea configurar Outlook para que se conecte a una cuenta de correo electrónico, por defecto se encuentra seleccionado Si, se debe verificar que se encuentre seleccionado Si, haga clic en siguiente Fig. 3. Configuración de la cuenta de Microsoft Outlook Verificamos que la opción Si se encuentre seleccionada Clic en Siguiente Se despliega la ventana de Agregar Cuenta, por defecto se encontrará seleccionado Cuenta de correo Electrónico, esta es la opción a utilizar, se nos solicita los siguientes campos: Su Nombre: Aquí ingrese sus nombres completos, Ejemplo: Pablo Sebastián Ortiz López Dirección de correo Electrónico: Ingrese la dirección de correo institucional asignada, Ejemplo: pablo.ortiz@epn.edu.ec Contraseña: Ingrese la contraseña personal del correo electrónico, por seguridad los caracteres ingresados se mostrarán con *, Ejemplo: ********* Repita la contraseña: Reescriba la contraseña ingresada en el campo anterior para verificar que la contraseña sea correcta, en caso que las contraseñas no sean iguales el sistema indicará que las contraseñas no coinciden. Una vez ingresada toda la información requerida haga clic en Siguiente:

15 Fig. 4. Agregar credenciales de la cuenta de correo electrónico Institucional Cuenta de correo electrónico por defecto Nombre de la persona Dirección de correo electrónico institucional Contraseña de la cuenta de correo (Debe ser ingresada correctamente) Siguiente para avanzar a la siguiente pantalla Una vez que haya ingresado toda la información correctamente se desplegará la ventana de configuración de correo electrónico en la cual Outlook 2013 buscará la información ingresada en el paso anterior. Fig. 5. Configuración automática de Outlook 2013 a la cuenta de correo electrónico ingresada

16 Si la validación es exitosa la Ventana de Agregar cuenta validará la cuenta con tres vistos verdes en las opciones: Establecer Configuración Buscando la configuración de (Aquí Usted verá su cuenta de correo electrónico) Iniciar sesión en el servidor de correo Adicional a ello se visualizará el siguiente mensaje: Enhorabuena! Su cuenta de correo se ha configurado correctamente y está lista para usar, haga clic en finalizar Nota: En caso de visualizarse error de conexión regresar al punto 4 y reingresar la información solicitada correctamente. Configuración Exitosa Fig. 6. Pantalla de configuración validada Clic en Finalizar Seguidamente se cargará el cliente de correo Outlook, el cual empezará a sincronizar todos los correos electrónicos a las bandejas correspondientes. En la parte inferior del aplicativo se encuentra una Barra Informativa de color Azul, la cual indica lo siguiente: Estado de la sincronización: Muestra el estado de la sincronización de las bandejas o carpetas, si todas las bandejas o carpetas se encuentran sincronizadas el estado será TODAS LAS CARPETAS ESTAN SINCRONIZADAS, caso contrario si una o varias se encuentran sincronizándose nos indicará el nombre de la carpeta que se encuentra en sincronización. Estado de la conexión: Muestra si Outlook se encuentra en línea, siempre se debe verificar que el estado indique CONECTADO A: MICROSOFT EXCHANGE, caso contrario los correos podrían no sincronizarse.

17 Fig. 7. Pantalla principal del cliente de correo Outlook 2013 Bandejas de correo electrónico Estado de la Sincronización Estado de la conexión

18 7. MANUAL DE USO DEL CLIENTE DE CORREO ELECTRÓNICO OUTLOOK 2013 Inicie el aplicativo Microsoft Outlook 2013 (Inicio Todos los programas Microsoft Office 2013 Outlook 2013) El sistema de seguridad de Windows solicitará ingresar credenciales para conectarse a la cuenta ya configurada. Ingresar nuevamente la cuenta de correo electrónico institucional y la contraseña personal, seguidamente haga clic en aceptar. Adicional a ello, si el computador es de uso personal usted puede seleccionar la casilla Recordar mis credenciales, así el sistema las guardará y las colocará automáticamente. Fig. 1. Credenciales de ingreso Dirección de correo electrónico Contraseña personal Casilla de recordar credenciales (Opcional) Una vez que las credenciales sean ingresadas y validadas se desplegará la pantalla principal del cliente Outlook 2013, el cual consta de la siguiente estructura: Pestañas de navegación, las cuales son: o Archivo: Permite configurar y personalizar Outlook 2013 o Inicio: Administra el buzón de correo electrónico (Enviar nuevo correo, Responder, eliminar) así como visualizar todos los buzones de correo o Enviar y recibir: Permite visualizar el progreso de envio de correos electrónicos al igual que envía al igual que envía y recibe todos los correos en cola. o Carpeta: Administra las carpetas que creamos dentro de nuestro buzón de correo electrónico. o Vista: Permite modificar la forma como se visualizará el aplicativo Outlook A continuación se muestra una vista general del sistema:

19 Personalización Personalice Outlook. Elija combinaciones de colores y fondos diferentes, y sincronícelos con sus otros equipos. Búsqueda Puede buscar en carpetas, subcarpetas e incluso en otros buzones. Administración de tareas de mensaje desde la lista de mensajes Categorice, marque o elimine mensajes desde el lugar donde se Encuentra la lista de mensajes. Vista por pestañas Aquí usted puede movilizarse entre pestañas de navegación Para visualizar las diferentes opciones del sistema Más funciones en la Barra Tareas pendientes En la Barra Tareas pendientes se muestra el Explorador de fechas, las citas, los contactos y la lista de tareas. Respuesta desde el panel de lectura Responda a mensajes y reenvíelos desde el panel de lectura. Escriba también las respuestas desde este panel. Información Eche un vistazo rápido a la información del Calendario, de Contactos y de Tareas. Incluso puede ver las próximas citas. Panel de personas Vea información sobre los contactos en las líneas Para, De o CC de cada mensaje. Fig.2. Visión general del aplicativo Outlook 2013

20 7.1. Creación de una firma de correo electrónico Para crear una firma de correo electrónico se seguirán los siguientes pasos: Haga clic en Archivo - Opciones - Correo. En Redactar mensajes, haga clic en Firmas. En la pestaña Firma de correo electrónico, haga clic en Nuevo y escriba un nombre para la firma. En el cuadro Editar firma, escriba el texto que desee incluir en la firma y utilice las herramientas integradas para darle formato. Si ya tiene creada una firma de correo electrónico puede copiarla de uno de los mensajes enviados y copiarla aquí. Fig. 3. Creación de firmas de correo electrónico Agregar una firma automática en los mensajes En cualquier vista, haga clic en Archivo - Opciones - Correo. En Redactar mensajes, haga clic en Firmas. En Elegir firma predeterminada, elija la firma que desee agregar en los Mensajes nuevos. Si lo desea, puede elegir una firma distinta para las Respuestas o reenvíos. Para agregar una firma en un mensaje nuevo de forma manual, vaya a la pestaña Mensaje. En el grupo Incluir, haga clic en Firma y, luego, en la firma que desee usar. Fig. 4. Agregar firmas automáticas

21 ESCUELA POLITECNICA NACIONAL 7.2. Opciones de Correo, calendario, personas y tareas Para visualizar el calendario diríjase a Calendario en la barra inferior gris, la cual contiene las funciones de: Correo: Permite administrar el correo electrónico. Calendario: Permite administrar las comunicaciones y calendario de mi correo electrónico Personas: Permite administrar mis contactos, así como agregar personas y/o grupos Tareas: Permite crear nuevas tareas, así como categorizarlas y dar seguimiento a las mismas. Fig. 5. Correo, calendario, personas y tareas en Outlook

22 ESCUELA POLITECNICA NACIONAL 7.3. Comunicación en Outlook 2013 Para visualizar el calendario nos dirigimos a Calendario en la barra inferior gris, las funciones principales se detallan a continuación: Fig. 6. Comunicaciones en Outlook 2013 Programación de una reunión de Lync Inicie una reunión en línea para encontrarse cara a cara o ahorrarse un viaje con Lync Previsión del tiempo Échele un vistazo a la previsión del tiempo en su ciudad y en otras cuatro. Cuando planee salir de la ciudad, sabrá qué llevar consigo. Ver los calendarios de otros contactos Vea rápidamente cuál es el mejor momento para programar una reunión. Información Desplace el mouse sobre una reunión o una cita para ver los detalles. Fig. 6. Comandos y herramientas más comunes en Outlook

23 ESCUELA POLITECNICA NACIONAL 7.4. Comandos y herramientas más comunes en Outlook 2013 En caso de requerir una acción específica a realizar, el cuadro siguiente muestra algunas de las herramientas más comunes utilizadas en Outlook 2013: Para... Haga clic en... Y luego vaya a... Aplicar un fondo o un diseño de fondo a un mensaje Archivo Haga clic en Archivo > Opciones > Correo > Diseño de fondo y fuentes. En la pestaña Diseño de fondo personal, haga clic en Tema. Enviar respuestas automáticas cuando no está en la oficina Archivo En Información de cuentas, haga clic en Respuestas automáticas > Enviar respuestas automáticas y elija las opciones que desee (para usar esta característica se necesita una cuenta de Microsoft Exchange Server). Insertar una imagen o una imagen prediseñada Insertar En un mensaje de correo nuevo, haga clic en Ilustraciones y, luego, en una de estas opciones: Imágenes, Imagen en línea, Formas, Imagen prediseñada, Gráfico o Captura de pantalla. 23

24 ESCUELA POLITECNICA NACIONAL Administrar los mensajes de correo electrónico con la asignación de reglas Insertar un símbolo o un carácter especial Inicio Insertar En la vista Correo, haga clic en Mover > Reglas. En un mensaje de correo nuevo, haga clic en Símbolos > Símbolo. Agregar días no laborables al calendario Archivo Haga clic en Opciones > Calendario. En Opciones del Calendario, haga clic en Agregar días no laborables. Compartir un calendario Inicio En la vista Calendario, en el grupo Compartir, haga clic en Calendario de correo electrónico > Compartir calendario (para usar esta característica se necesita una cuenta de Microsoft Exchange Server) o Publicar en línea. Fig. 7. Comandos y herramientas más comunes en Outlook

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