Herramientas Tecnológicas de Productividad

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1 Herramientas Tecnológicas de Productividad

2 1 Sesión No. 7 Administración del tiempo y productividad personal Objetivo: Al término de la sesión, el alumno utilizará herramientas para la administración del tiempo y productividad personal en línea. Contextualización Microsoft Exchange Server es un sistema de mensajería que incluye un servidor de correo, un programa de correo electrónico y aplicaciones que permiten el trabajo simultaneo y en línea con otros usuarios; fomentan en conjunto el trabajo colaborativo.

3 2 Introducción Se dará una introducción completa a Microsoft Exchange 2010, donde se describirán los requerimientos para poder acceder a este sistema de mensajería, qué diferencias existen con Outlook y cómo se puede socializar la información para trabajar en colaboración con otras personas. En esta sesión el alumno identificará los elementos más importantes de la estructura, configuración y funcionamiento de Outlook Exchange mediante la manipulación de la plataforma Microsoft Exchange Server es el más reciente sistema de mensajería que ofrece Microsoft que es compatible con Outlook, además de ser con el programa que más se utiliza, pues ofrece ventajas como enviar, recibir y administrar el correo electrónico, también administra el calendario y los contactos, como amigos y socios empresariales. Además, también puede compartir su calendario con familiares y colegas a través de Internet. Con Outlook Web Access, los usuarios consiguen una experiencia de uso enriquecida de Outlook en la Web, creada para ayudarles a administrar el enorme número de mensajes que reciben cada día permitiéndoles ver sus comunicaciones en el contexto de una conversación y no sólo como mensajes independientes. (Microsoft Exchange, 2010)

4 3 Explicación Correo Para utilizar Outlook Exchange se debe tener una cuenta de Microsoft e ingresar por la página los pasos a seguir son: 1. Estar conectado a internet 2. Ingresa a tu vía Operaciones con Outlook Enviar un correo

5 4 Para acceder a la pantalla de composición del correo, desde la ficha Nuevo, presiona el botón mensaje. Las estructuras relacionadas con la función del correo electrónico: Para. Corresponde a la dirección de correo a la que se enviará el mensaje. Es un campo obligatorio.

6 5 CC. Con Copia para Se refiere a una o varias direcciones de correo a la que se mandará copia del mensaje. Asunto. Sirve para describir el tema del mensaje. No es obligatorio. Si no se escribe nada en este campo, se genera automáticamente uno con el nombre (Ninguno). Área en blanco para mensaje. Es el área grande que se encuentra en blanco y que se usa para escribir el texto del mensaje. Adjuntar archivos al mensaje Para realizar esta función se debe hacer clic sobre el icono del clip en la ficha Mensaje, grupo Incluir, botón Adjuntar archivo. Recibir mensaje La bandeja de Entrada de Outlook Web App (OWA), es la carpeta donde se reciben los correos. Permite además que los correos puedan visualizarse como una conversación y no como mensajes independientes y descontextualizados.

7 6 Escaneo de Outlook Web App Si ejecuta Outlook Web App al mismo tiempo que se está conectado a internet, automáticamente se hace un escaneo por las cuentas de correo para ver si existen mensajes nuevos. Filtrado automático Se emplea para determinar que ciertos mensajes pasen directamente a la carpeta de Correo electrónico no deseado. Vista previa Permite ver debajo de la cabecera una pre-visualización de los mensajes. Guardar archivo anexo al mensaje Se puede descargar el archivo al hacer clic con el botón derecho del ratón sobre el archivo indicado en Datos Adjuntos Eliminar y agregar cuentas

8 7 También se puede eliminar una cuenta o bien tener más de una cuenta configurada Contactos Outlook Web App (OWA) permite administrar los contactos que se encuentren en su correo electrónico de manera personalizada, permitiendo identificar de manera más eficiente los remitentes de mensajes entrantes.

9 8 Calendario Permite crear eventos y almacenarlos en una fecha y hora en específico

10 9 Planificando una cita en el Calendario Además, programar los datos para la calendarización, se puede invitar también a los participantes, así como detallar el contenido de la reunión.

11 10 Eliminar una cita Una de las opciones es: Seleccionar la cita y hacer clic con el botón derecho del ratón, luego elegir la opción Eliminar. Compartir calendario. Dentro del sub-menú de la carpeta Calendario se encuentra la opción de compartir, con la cual podemos mandar la información de nuestro calendario a otros usuarios, publicarlo en internet, crear un nuevo calendario o cambiar la configuración del calendario.

12 11 Notas Debajo del bloque de carpetas, situado del lado izquierdo de la pantalla, antes de la Lista de Contactos encontramos el icono denominado Notas. En las versiones anteriores de Outlook, Notas se encontraba situado en otra parte de la interfaz y la función era propiamente de generar notas (cortas); la versión de OWA tiene habilitada la opción Notas pero su función es visualizar las notas de las versiones anteriores, no para generar notas nuevas, en este caso si necesitamos crear textos cortos (notas) la alternativa es utilizar las opciones Tareas o OneNote. Tareas Es una de las alternativas para la creación de notas, aunque su función principal es documentar tareas pendientes, registrando nombre y fecha de vencimiento, además de una descripción. Se encuentra situada debajo de la carpeta Contactos.

13 12 OneNote OneNote es otra alternativa adecuada para realizar notas en OWA, como ya se mencionó, la sección Notas de OWA sólo es funcional para visualizar notas creadas en versiones anteriores, no para crear notas nuevas. Podemos entonces recurrir a una opción dentro del ambiente OWA, entre las múltiples ventajas de OneNote, tenemos que las notas pueden sincronizarse con iphone, ipad, Android, Windows Phone y los dispositivos de Windows 8; a continuación los pasos para acceder. En la pantalla principal de OWA, en el menú de la parte superior, seleccionamos la opción Más y a continuación SkyDrive.

14 13 Ya en la interfaz de SkyDrive, en el menú principal, seleccionamos la opción Crear y después damos clic en Bloc de notas de OneNote. Finalmente, asignamos un nombre con el que identificaremos nuestro bloc de notas y damos clic en Crear

15 14 La vista que tendremos a continuación será la siguiente:

16 15 Conclusión En esta sesión tuviste un acercamiento a los elementos mas importantes del funcionamiento de Outlook Web App (OWA), pudiste corroborar que es un programa de asistente personal y de correo electrónico, que fomenta el trabajo colaborativo y que ofrece bastantes alternativas dentro de un mismo entorno virtual.

17 16 Para aprender más Acerca de las funciones de Outlook y cómo enlazar varias cuentas de correo. Outlook Configurar una cuenta de correo electrónico. (2013). Consultado el 23 de abril de 2013: Para conocer más sobre la accesibilidad y navegadores compatibles: Microsoft. (2013). Introducción a Outlook Web App. Consultado el 23 de abril de 2013:

18 17 Actividad de Aprendizaje Objetivo: El alumno explicará el alumno utilizará herramientas para la administración del tiempo y productividad personal en línea mediante Office 365. Instrucciones Qué vas a hacer? En esta sesión debes crear y compartir actividades para la administración del tiempo y productividad personal en línea mediante herramientas de Office Ingresa a tu cuenta institucional de correo electrónico UNID de Office 365 en que es similar a: el nombre del servicio de correo es Outlook. Al ingresar aparecerá tu nombre. a. Una vez en Outlook en línea crea un correo nuevo, dirigido al correo electrónico de algún compañero(a) del curso. En el asunto anota S07NombreApellido. Escribe un párrafo donde saludes al compañero y le comentes que para trabajar en equipo compartirás con él o ella tu calendario y envíalo. 2. Desde Outlook en línea, haz clic en Tareas, y crea dos nuevas tareas. a. Siguiente actividad del curso. En asunto coloca el nombre de la siguiente actividad de este curso. En el recuadro de contenido anota un párrafo donde anotes el nombre de la materia, la sesión y el nombre del tema a revisar y haz clic en Guardar. b. Proyecto final del curso. En asunto coloca el nombre del proyecto final del curso. En el recuadro de contenido anota un párrafo donde anotes el nombre de la materia, la sesión de entrega del proyecto y el tema a tratar. Enseguida haz clic en Guardar. 3. Ingresa a Calendario, selecciona el calendario de Mi materia, y en cada fecha correspondiente a la entrega de las siguientes actividades y del

19 18 proyecto final de este curso anota el número de sesión y el tema a abordar. 4. Abre un documento en Word Online (antes Word Web App) y anota los datos generales en la portada. Ahora, en la pantalla de las Tareas, el Correo y el Calendario que creaste, minimiza la ventana del navegador en cada caso hasta donde se alcancen a ver todos los menús y tu nombre de usuario, copia cada pantalla y pégala en el documento abierto en Word Online. Deben ser tres pantallas donde se aprecien claramente los elementos solicitados. Cuál es la forma de entrega? Una vez elaborado el documento en línea con todas las características solicitadas, nombra el archivo de Word Online como S07NombreApellido, compártelo en línea, obtén el vínculo y anótalo en la plataforma. Cómo serás evaluado? Tu actividad debe contar con las siguientes características. Característica Portada, datos generales completos con formato solicitado. Porcentaj e 5% Universidad, sede, asignatura, sesión, tema, nombre del alumno, fecha. Tres imágenes de las actividades realizadas en las herramientas Calendario, Tareas y Correo: 85% Completas, cumple con todas las características solicitadas. Claras, son legibles, nítidas. Redacción y ortografía 10%

20 Total 100 HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS DE PRODUCTIVIDAD 19 Esta actividad representa el 5% de tu calificación final. Adelante con tu actividad, estaremos revisando tu participación! Cibergrafía Microsoft Corporation (2011). Microsoft Office Consultado el 13 de abril de 2013: Microsoft Corporation. (2013). Outlook Exchange Consultado el 13 de abril de 2013 en: us/exchange/results.aspx?qu=notes&queryid=f53ec2db-c76a-4a03-a82c- 8ebe065e8ec2&avg=zol Microsoft Corporation. (2013). OneNote. Consultado el 13 de abril de 2013:

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