INICIANDO OFFICE ? 365? CALENDARIO

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2 INDICE OBJETIVO... 2 DIRIGIDO A... 2 OFFICE Servicios... 2 VENTAJAS... 3 Portal de empresa y presencia en internet con Office Office WebApps con Office Video conferencia y reuniones virtuales con Office Acceso prácticamente desde cualquier lugar... 4 INICIANDO OFFICE Cómo iniciar sesión en Office 365?... 4 Cómo configurar su cuenta Office 365?... 4 CALENDARIO... 5 Cómo crear un nuevo evento?... 5 TAREAS... 6 Cómo Crear una Nueva Tarea?... 6 ONEDRIVE... 7 Creación de carpetas... 7 Creación de documentos... 9 Cargar y descargar documentos... 9 Eliminar documentos o carpetas CONTACTOS Definición Por qué usar grupos? Creando grupos YAMER Definición Invitar Grupos... 13

3 OBJETIVO Este manual le ayudara en todo el proceso, enseñándole como utilizar todos los servicios y herramientas de Office 365 para que usted pueda disfrutar de todos los beneficios que ofrece esta plataforma. DIRIGIDO A Este manual está orientado para todo el personal administrativo, docentes y alumnos de la Universidad Nacional de Cañete, en la cual utilizaran los servicios y herramientas de Office 365 para sus actividades como enviar y recibir correos, agendar tareas y actividades, y hacer DOCUMENTOS utilizando los programas de Microsoft Office. OFFICE 365 Es una plataforma de productividad, comunicación y colaboración alojada en la nube. Es una solución completa que ofrece a los usuarios la capacidad de trabajar en cualquier momento y desde cualquier lugar. Gracias a los servicios online que ofrece su organización, independientemente de su tamaño, puede reducir tiempo y costos permitiéndole ser más efectiva y segura. Es una plataforma de servicios alojados en la nube. Es una nueva tecnología que combina productos Microsoft para ofrecer servicios online como Microsoft Lync Online, Microsoft SharePoint Online, Microsoft Exchange Online y Microsoft Office Web Apps. Los usuarios podrán comunicarse por videoconferencia con cualquier persona, realizar presentaciones y crear reuniones en línea a través de Lync, trabajar documentos en línea gracias a Microsoft Office Web Apps, guardar y compartir su trabajo en tiempo real y con total seguridad asegurando la colaboración y productividad con SharePoint, utilizar el correo electrónico (Outlook), programar actividades en su calendario, crear tareas y obtener información de los contactos desde prácticamente todo tipo de dispositivos a través de Exchange. Servicios Office 365 incluye los siguientes servicios online: Correo electrónico y calendarios Sitio web público Use Outlook basado en web, de nivel empresarial, con un buzón de 25 GB por usuario, calendarios compartidos y herramientas de listas de tareas. Diseñe y actualice su propio sitio web público, sin costes adicionales de hospedaje. Sitios de grupo Facilite el acceso y el uso compartido de documentos con 10 GB de almacenamiento de línea base más 500 MB de almacenamiento por usuario. Conferencia web Mensajería instantánea Mantenga reuniones online con audio y vídeo mediante la pantalla de uso compartido y la videoconferencia en alta definición. Simplifique la forma de conectarse con la mensajería instantánea e información de presencia (su estado de conexión). 2

4 Fiabilidad Seguridad Administración Soporte técnico Disfrute de la tranquilidad de saber que los servicios están disponibles con una garantía de un 99,9% de tiempo activo líder del sector con respaldo financiero. Sus datos son de usted. Nosotros nos ocupamos de proteger su privacidad. Implemente y administre Office 365 en toda su empresa, sin necesidad de tener conocimientos informáticos avanzados. Puede agregar y quitar usuarios en cuestión de minutos. El soporte técnico de Microsoft le proporciona respuestas online, recursos de procedimientos y contactos con otros clientes de Office 365 para ayudarle con la instalación y encontrar soluciones rápidas. VENTAJAS Las principales ventajas que proporciona Office 365 son: Más productivo Trabaje desde cualquier lugar como si estuviera en su oficina Consiga un aspecto profesional Protegido y seguro Control de la tecnología informática Rentabilidad de la inversión Portal de empresa y presencia en internet con Office 365 Office 365 incluye SharePoint Online, herramienta que permite la creación de portales donde compartir documentos e información con empleados y clientes. Con SharePoint es posible: Creación de una página web sencilla utilizando plantillas de diseño y dominio propio Publicar, compartir y editar documentos en su Intranet de empresa Trabajo en equipo efectivo, compartiendo entre todos los miembros documentos, creando flujos de trabajo y seguimiento de tareas e hitos de proyectos, todo ello sincronizado automáticamente Mantener las últimas versiones de los documentos disponibles para toda la empresa Permite realizar llamadas de audio/video PC a PC con clientes y colaboradores Políticas de acceso y protección de la información: control de quien puede acceder y que puede hacer con la información Office WebApps con Office 365 Office Web Apps permite la creación, edición y modificación de documentos Word, Excel, PowerPoint, y OneNote desde un navegador, sin necesidad de disponer ningún software adicional La visualización a través de Office Web Apps es idéntica a la de la aplicación Office, manteniendo formatos, márgenes Permite trabajar simultáneamente con hojas de cálculo y OneNote mientras se visualiza quien está editando cada parte del documento Permite el acceso, visualización y edición de cualquier documento Office desde un dispositivo móvil. 3

5 Video conferencia y reuniones virtuales con Office 365 Microsoft Lync Online ayuda a encontrar y ponerle en contacto rápidamente con cualquier persona de forma integrada con cualquier aplicación Office 365 que se esté empleando. Permite realizar reuniones online con audio, video y web conferencing con gente tanto de dentro como de fuera de la organización Comuníquese con compañeros y clientes a través de un cliente que ofrece videoconferencia, mensajería instantánea y reuniones virtuales Permite realizar llamadas de audio/video PC a PC con clientes y colaboradores Permite compartir el escritorio, pizarra y presentaciones durante las reunions virtuales Permite conocer el estado de presencia de cualquier colaborador Acceso prácticamente desde cualquier lugar Obtenga acceso a los calendarios y correo electrónico más recientes desde su PC, Mac, explorador web, Windows Phone, iphone, teléfono Android, teléfono Symbian y BlackBerry. Ha perdido su teléfono? Puede borrar datos desde su dispositivo para evitar el acceso no autorizado. INICIANDO OFFICE 365 Cómo iniciar sesión en Office 365? Para acceder a esta plataforma lo primero que debe hacer es entrar al portal de Office 365: plataforma.undc.edu.pe e ingresar sus credenciales, el usuario, que es su cuenta o correo institucional, y la contraseña, en caso de no tener estas credenciales, deberá ponerse en contacto con su administrador para que puedan ser proporcionadas. Ejemplo Credenciales: Usuario: Contraseña: Contraseña Si tiene algún problema póngase en contacto con la Unidad de sistemas de Información. Cómo configurar su cuenta Office 365? 1. En la parte superior derecha haga clic en su Imagen Personal, se desplegara un menú de opciones, lo primero que usted hará será agregar una foto al perfil de su cuenta. 2. Haga clic en Cambiar, debajo del espacio donde se presentara su foto de perfil. 3. Haga clic en el botón Seleccionar archivo, busque la fotografía de su computadora selecciónela y pulse el botón abrir 4. Por último pulse el botón guardar. 4

6 CALENDARIO El Calendario que le proporciona Office 365 tiene algunas características similares al que tiene disponible en el correo personal, pero con una presentación totalmente diferente y con más características interesantes que usted podrá utilizar y disfrutar. En la parte superior derecha puede seleccionar la opción de presentación que necesite, si es por Día, por Semana Laboral, Semana Completa, por Mes. Cómo crear un nuevo evento? 1. Haga clic en Nuevo Evento de calendario en la parte superior izquierda. 2. Se le presentara en pantalla un formulario con informaciones que debe completar para el nuevo evento. 3. En cada campo escribirá la información correspondiente, por ejemplo: Detalles: Capacitación Office 365 Ubicación: Sede administrativa, Asistentes para programación: Contactos a los cuales 5

7 quiere invitar al evento, Inicio: el día y la hora de Inicio del Evento, Duración: En cuanto tiempo se desarrollara la actividad, Mostrar como: Mi estado de sesión en Office 365 (Ocupado), Aviso: Con cuanto tiempo de anticipación quiere recibir una notificación de que esa actividad esta calendarizada, repetir: Seleccionar el patrón de repetición, con qué frecuencia se realizara el mismo evento. 4. Si quiere que el evento sea una Reunión en Línea, haga clic en Reunión en Línea y de inmediato se agrega un link en el mensaje del evento para Unirse a la Conferencia en Línea. 5. Para adjuntar archivos al mensaje que se enviara al correo de los asistentes para notificarle sobre el evento, haga clic en el botón con los puntos al lado de aplicaciones, haga clic en Insertar y seleccione la opción Datos Adjuntos, busque el archivo, haga clic sobre el archivo y después haga clic en aceptar. TAREAS Cómo Crear una Nueva Tarea? 1. Haga clic en Nueva Tarea en la parte superior izquierda. 2. Se le presentara en pantalla, en la parte derecha, un formulario con informaciones que debe completar sobre la nueva tarea. 3. En cada campo escribirá la información correspondiente, por ejemplo: Asunto: Preparar Material para Capacitación; vencimiento: Fecha límite para completar la tarea. Mensaje: Escribir un mensaje con algún detalle o información sobre la tarea. 4. Si necesita introducir informaciones más específicas sobre la tarea puede hacer clic en el botón mostrar más detalles, al lado de Vencimiento, y se desplegaran otros campos que puede completar para crear una tarea más detallada. Fecha de Inicio, Fecha de Finalización, Estado, % Completado, Prioridad, Repetición. 5. Para adjuntar archivos haga clic en Insertar y seleccione la opción Datos Adjuntos, busque el archivo, haga clic sobre el archivo y después haga clic en aceptar. 6. Cuando complete los detalles de la tarea y agregue toda la información necesaria haga clic en Guardar. 6

8 Una de las cosas nuevas que le permite Tareas de Office 365 es filtrar las tareas con un solo clic, Todas es la opción definida que nos permite ver todas las tareas, Activas las tareas que aún están disponibles o en curso, Vencidas las que ya paso el tiempo de ejecución y Completadas las que se completaron al 100%. ONEDRIVE 1. Haga clic en el símbolo de OneDrive. 2. Nos mostrará la pantalla del Servicio de OneDrive Creación de carpetas 1. Damos clic en 2. Seleccionamos Nueva carpeta 7

9 3. Nos aparecerá una pantalla, en la cual digitaremos el nombre de la carpeta 4. Si deseamos compartir dicha carpeta con otras personas, damos clic en INVITAR A PERSONAS, en el cual seleccionamos el permiso que pueden tener los usuarios a dicha carpeta: editar o ver. Además podemos enviarles un correo electrónico a cada uno de las personas con las que hemos compartido la carpeta. 5. Si deseamos compartir dicha carpeta con otras personas, damos clic en INVITAR A PERSONAS, en el cual seleccionamos el permiso que pueden tener los usuarios a dicha carpeta: editar o ver. Además podemos enviarles un correo electrónico a cada uno de las personas con las que hemos compartido la carpeta. 6. Damos clic en el botón Crear 8

10 7. Podemos visualizar que la carpeta creada aparece en la relación de Documentos. Creación de documentos 1. Damos clic en 2. Podemos crear un documento Word, Excel, Presentación PowerPoint, Bloc de Notas y encuesta de Excel Cargar y descargar documentos 1. Damos clic en: 2. Seleccionamos de nuestro equipo, el documento o archivo que deseamos subir a nuestro OneDrive y damos clic en el botón Abrir. 3. Podemos editar o visualizar los archivos subidos de la siguiente manera: 9

11 4. Si deseamos descargar los documentos del OneDrive a nuestro equipo, damos clic en el botón seguimos los pasos presentados. Podemos también realizar otras acciones como las que se muestra: Eliminar documentos o carpetas 1. Si deseamos eliminar los documentos del OneDrive a nuestro equipo, seguimos los pasos presentados. 2. Seleccionamos el Documento o Carpeta y hacemos clic en el símbolo y mostrará una ventana. 3. En la nueva ventana, damos clic en el símbolo y mostrará varias opciones. 4. Damos clic en Eliminar CONTACTOS Definición Como administrador de Office 365 Pequeña Empresa, puede crear y administrar grupos de distribución para su organización. Un grupo de distribución es un conjunto de dos o más personas que aparece en la libreta de direcciones de la organización. Cuando se envía un mensaje de correo a un grupo de distribución, llega a todos los miembros del grupo. Por qué usar grupos? Hacen que enviar un correo electrónico a muchas personas a la vez sea más fácil. Permiten a usuarios de la organización y a usuarios externos comunicarse y colaborar entre sí más fácilmente. Puede especificar qué usuarios de la organización pueden enviar correos electrónicos a un grupo de distribución. Además, puede especificar si los usuarios externos a la organización pueden enviar correos electrónicos a un grupo de distribución. Si usted o cualquier otra persona de la organización piensa enviar un correo a muchos usuarios a la vez, envíelo a un grupo de distribución para evitar superar el número máximo de destinatarios por mensaje. 10

12 Creando grupos 1. Haga clic en el símbolo. 2. Nos mostrará la pantalla de Contactos 3. Haga clic en el botón Crear grupo y debe llenar los datos: Nombre del grupo, el Id de grupo (es solo un identificador), Agregar descripción, Privacidad (elegir de preferencia privado ya que si elige público todos los grupos podrán visualizar sus datos). 4. Presionar crear para terminar la creación del grupo. 5. Regresar a Contactos, presionar el botón nuevo o de la lista elegir contacto. 11

13 6. Completar los datos del contacto y presionar guardar, puede agregar más contactos. 7. Para asignar los contactos al grupo, primero debe seleccionar el grupo y presionar el botón ; luego debe de escribir el nombre del contacto, presionar buscar, seleccionarlo y Guardar. YAMER Definición Yammer es una red social privada que ayuda a los empleados a conectarse con las personas indicadas, compartir información y administrar proyectos para que puedas llegar más lejos (más rápido). Beneficios Mejora de la comunicación en la empresa, proporcionando una comunicación en tiempo real, fluida y espontánea. Aumento de la productividad y la satisfacción de los empleados, reduciendo la necesidad de enviar correos electrónicos y de realizar reuniones. Fomento de la colaboración y la participación natural entre los empleados, innovando, descubriendo nuevas ideas, nuevas formas creativas de colaborar, etc... Gestión del conocimiento, ayuda a consolidarlo y a compartirlo de una manera instantánea entre los empleados Mejora del ambiente corporativo y ayuda a las empresas a gestionar sus comunicaciones corporativas. Cohesión de equipos o personas descentralizadas 12

14 Invitar Podemos agregar 5 contactos por defecto para nuestro grupo o podemos importar desde la libreta de direcciones (con un clic en el enlace Importar de la libreta de direcciones ). Grupos Podemos crear grupos o invitar grupos. 13

15 Al crear grupo nos aparecerá la siguiente ventana, en donde debemos elegir primero el tipo de grupo: interno o red externa. En Nombre del grupo: escribimos el que desee; en miembros del grupo: se escribe los correos o nombres de contactos ya existentes que se desee agregar a este nuevo grupo. El la sección Quién puede ver el contenido? Elegiremos si es público o privado el grupo que estamos creando. 14

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