GUIA COMPLEMENTARIA PARA EL USUARIO DE AUTOAUDIT. Versión N 02 Fecha: 2011-Febrero Apartado: Archivos Anexos ARCHIVOS ANEXOS

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1 ARCHIVOS ANEXOS Son los documentos, hojas de cálculo o cualquier archivo que se anexa a las carpetas, subcarpetas, hallazgos u otros formularios de papeles de trabajo. Estos archivos constituyen la evidencia de la aplicación de los procedimientos de auditoría efectuados por el auditor asignado a una acción de control. El usuario puede incluir uno o varios archivos magnéticos dentro de los formularios, mediante escaneo, fotografía o cualquier otro medio de captura. El origen de los archivos puede ser diverso, sin embargo, su visualización depende de si el PC en el cual se ejecuta AutoAudit, tiene instalado el programa que lo originó. Todos los formularios de AutoAudit permiten anexar archivos, los cuales pueden ser retirados y editados por el usuario autorizado (Ver opción Retirar). Cada vez que se retira y/o edita un archivo anexado, éste debe ser devuelto para que el resto de usuarios autorizados puedan editarlo, caso contrario el documento permanecerá como información de lectura y no podrá ser modificado. ANEXO DE ARCHIVOS FORMULARIOS DE AUTOAUDIT

2 ESTRUCTURA DE LA VENTANA ARCHIVOS ANEXOS VENTANA DE ARCHIVOS ANEXOS Esta sección tiene de manera predeterminada las siguientes carpetas: 1. Mis Archivos Retirados: Esta carpeta contiene todos los archivos que han sido retirados por el usuario y muestra el detalle de estos archivos en la parte derecha de la ventana de archivos anexos. 2. Todos los Archivos: Esta capeta contiene y muestra todos los archivos anexados al formulario de trabajo, independientemente de su ubicación; es decir la carpeta en que se encuentren guardados. 3. Enlaces a Biblioteca: Esta carpeta muestra los archivos estándar de la Biblioteca, que pueden ser seleccionados y copiados dentro del archivo, de los formularios de trabajo. Nota: Se recuerda al usuario que al eliminar una carpeta, se eliminan todos los archivos contenidos en ella. OPCIONES DE LA VENTANA ARCHIVO ANEXO OPCIONES DE LA VENTANA DE ARCHIVOS ANEXOS

3 Estas opciones se encuentran al pie de la pantalla de archivos anexos. IMPORTAR Esta opción permite extraer Archivos desde un dispositivo de almacenamiento (Disco Duro, Pent Drive, CD, etc.) hacia la base de datos de AutoAudit. IMPORTACIÓN DE DOCUMENTOS EN UNA CONEXIÓN LOCAL Ésta opción permite importar Archivos desde una computadora al sistema AutoAudit, para importar un archivo el usuario debe realizar los siguientes pasos: PASO 1.- SELECCIÓN CARPETA DE DESTINO Antes de iniciar el proceso de importación el usuario debe Seleccionar la carpeta destino ubicada dentro de la ventana de Archivos Anexos donde se guardará el archivo importado y hacer clic en importar VENTANA DE ARCHIVOS ANEXOS

4 PASO 2.- SELECCIÓN DE ARCHIVO SELECCIÓN DE ARCHIVO A IMPORTAR En la ventana desplegada, se debe buscar y seleccionar el archivo a importar y hacer clic en Abrir, esta acción permitirá que AutoAudit cargue dentro de su sistema al archivo en cuestión. PASO 3.- DESCRIPCIÓN Se cerrará la ventana de selección y el nombre del archivo importado aparecerá en el cuadro de texto (como se muestra) para ser utilizado como Descripción. Sin embargo si el usuario estima necesario puede realizar cambios en la descripción. Para guardar el nombre y concluir con el proceso se debe dar un clic en OK VENTANA DE REGISTRO DE DESCRIPCIÓN PASO 4.- FINALIZACIÓN La finalización de la importación, se constatará con el siguiente cuadro de diálogo, que indica que la importación se ha concluido con éxito.

5 MENSAJE DE CONFIRMACIÓN DE IMPORTACIÓN IMPORTACIÓN DE DOCUMENTOS EN UNA CONEXIÓN REMOTA Esta opción se desarrolla de igual manera que en una conexión local pero su diferencia radica en la ruta de acceso a los archivos del PC del usuario. Por lo tanto, para importar archivos en una Conexión Remota se deben realizar los siguientes pasos: PASO 1.- SELECCIÓN DE LA CARPETA DE DESTINO Antes de iniciar el proceso de importación el usuario debe seleccionar la carpeta destino ubicada dentro de la ventana de Archivos Anexos donde se guardará el archivo importado y hacer clic en importar. Bien podría el usuario no crear ninguna carpeta y por default será seleccionada la raíz de las carpetas Archivos. VENTANA DE ARCHIVOS ANEXOS

6 PASO 2.- SELECCIÓN DE ARCHIVO Antes de seleccionar el Archivo, el usuario debe identificar la ruta de ubicación de éste. En una conexión remota el sistema guía al usuario a una ruta de acceso del disco duro del servidor donde se encuentra instalado AutoAudit, no del PC del usuario.. El usuario debe elegir esa ubicación y hacer clic en abrir. SELECCIÓN DE LA RUTA, PARA IMPORTACIÓN Cuando el usuario se encuentre dentro de la Unidad Local Disk C nombre del equipo, debe seleccionar el directorio deseado. Generalmente, el usuario guarda sus documentos en el Escritorio o en Mis Documentos. En esos casos, esos directorios se encuentran en la carpeta Usuarios.

7 SELECCIÓN DE CARPETA - PARA IMPORTACIÓN Dentro de ésta debe buscar la carpeta correspondiente a cada usuario etiquetada con la primera letra del nombre y el apellido completo. SELECCIÓN DE CARPETA - PARA IMPORTACIÓN

8 Posteriormente el usuario debe buscar y seleccionar el archivo a importar y hacer clic en Abrir. Esta acción permitirá que AutoAudit cargue a la base de datos, el archivo en cuestión. SELECCIÓN DEL ARCHIVO A IMPORTAR PASO 3.- DESCRIPCIÓN Se cerrará la ventana de selección y el nombre del archivo importado aparecerá en el cuadro de texto (como se muestra) para ser utilizado como Descripción. Sin embargo si el usuario estima necesario puede realizar cambios en la descripción. Para guardar el nombre y concluir con el proceso se debe dar un clic en OK VENTANA DE REGISTRO DE DESCRIPCIÓN PASO 4.- FINALIZACIÓN La finalización de la importación, se constatará con el siguiente cuadro de diálogo, que indica que la importación se ha concluido con éxito.

9 MENSAJE DE CONFIRMACIÓN DE IMPORTACIÓN

10 EDITAR DESCRIPCIÓN Esta opción permite cambiar solo la descripción del archivo, más no el nombre, para esto el usuario debe: Paso 1.- Seleccionar el archivo al cual se desea cambiar la descripción y retirar el archivo Paso 2.- Hacer clic en Editar Descripción. VENTANA DE ARCHIVOS ANEXOS Paso 3.- En la ventana de descripción, ingresar la nueva descripción del archivo y hacer clic en OK para guardar. VENTANA DE REGISTRO DE DESCRIPCIÓN Nota: Solamente los archivos que han sido retirados pueden ser cambiados de descripción. EDITAR Esta opción permite realizar modificaciones a los Archivos Anexos. Para poder editar un archivo se debe: Paso 1.- Seleccionar el archivo a Editar.

11 Paso 2.- Hacer clic en la opción Editar, para abrir el archivo en modo de compatibilidad o edición; esta opción también retira el archivo si éste no ha sido retirado aún. VENTANA DE ARCHIVOS ANEXOS Paso 3.- Automaticamente se abrirá el archivo seleccionado para que pueda ser editado, sea este de Word, Excel o cualquier programa. RETIRAR La opción Retirar, consiste en extraer un archivo de la base de datos de AutoAudit para uso exclusivo de un usuario. Esta extracción impedirá que otros usuarios autorizados puedan editarlo hasta que dicho archivo sea devuelto a la base de datos.

12 PROCESO DE RETIRO DE UN DOCUMENTO Cuando un archivo es retirado se debe tomar en cuenta que: La ubicación predeterminada de los archivos retirados es la que está definida en Opciones / Preferencias del Usuario / Directorio Temporal. Mientras un archivo no haya sido retirado, los usuarios pueden retirarlo, mirarlo, moverlo, copiarlo o eliminarlo. Cuando se retira un archivo, otros usuarios podrán solamente ver la versión del archivo existente hasta antes del retiro, que es la que se conserva en AutoAudit. Todos los archivos retirados, pueden ser visualizados en la carpeta Mis Archivos Retirados. Los archivos que han sido retirados se visualizan con el icono de hoja bloqueada por una llave. DEVOLVER Esta opción está solamente disponible para el usuario que retiró un archivo, únicamente se pueden devolver los archivos que han sido retirados o editados previamente. Para devolver un archivo éste debe estar cerrado. Luego, se selecciona Devolver.

13 VENTANA DE ARCHIVOS ANEXOS Esta acción cargará la versión del archivo con todas las actualizaciones realizadas desde que se retiró dicho archivo; y, lo grabará en la base de datos de AutoAudit, creando una nueva versión, de lo contrario este archivo no se guardará en AutoAudit, existiendo la posibilidad de que el archivo no sea de fácil ubicación ya que el usuario podría utilizar diferentes PC s es decir, diferentes carpetas temporales. Después de este proceso el archivo queda liberado para que pueda ser retirado o editado por otro usuario, si existen los permisos de edición. CANCELAR RETIRO Esta opción anula la acción de retiro de un documento, es decir, elimina las actualizaciones que se hicieron en el archivo posterior a la última devolución. El archivo entonces queda liberado para que pueda Retirarlo otro usuario. VER Puede ver o leer archivos que están almacenados en la base de datos en modo de lectura (No pueden realizarse cambios en esos archivos). La opción Ver está disponible para cualquier archivo, sin embargo, cuando los archivos han sido retirados, esta opción permitirá ver la última versión devuelta. Además la opción ver es la única opción activa cuando un archivo ha sido retirado por otro usuario.

14 CREAR Esta opción permite crear archivos Word y Excel desde AutoAudit para trabajar en ellos. A diferencia de otros archivos importados, estos permiten utilizar una macro diseñada por el fabricante para que el usuario pueda enlazar o referenciar sus papeles de trabajo. Cuando se crea un archivo con esta opción, el usuario podrá asignarle un nombre. VENTANA DE ASIGNACIÓN DE NOMBRE DE ARCHIVO Cuando el proceso de creación de un documento concluye con éxito el sistema muestra la siguiente ventana de dialogo. VENTANA DE CONFIRMACIÓN DE IMPORTACIÓN MOVER Con esta opción se puede mover un archivo de una carpeta a otra, dentro de diferentes o en la misma auditoría, en las cuales el usuario este autorizado a editar. Pasos para mover archivos Paso 1.- Seleccionar el archivo a mover. Paso 2.- Hacer clic en Mover, en la parte inferior de la pantalla de archivos anexos, esta acción mostrara la siguiente ventana:

15 VENTANA MOVER ARCHIVOS ANEXOS En esta ventana se debe seleccionar la auditoría de destino del archivo, y el archivo que se desea mover, al hacer clic en la opción Mover el sistema cambiará la ubicación actual del archivo, a la ubicación seleccionada. COPIAR Con esta opción se puede copiar o duplicar un archivo de una carpeta a otra, dentro de diferentes o en la misma auditoría, para lo cual se debe realizar lo siguiente: Paso 1.- Seleccionar el archivo a copiar. Paso 2.- Hacer clic en la opción Copiar ubicada en la parte inferior de la ventana de archivos anexos. Paso 3.-En la ventana desplegada, seleccionar la auditoría y la carpeta a donde se desea copiar el archivo.

16 VENTANA COPIAR ARCHIVOS ANEXOS AÑADIR Con esta opción se puede añadir archivos de una carpeta a otra, dentro de diferentes auditorías o de la misma auditoría. Al añadir un archivo, tenemos que elegir la acción a realizar, sea copiar o mover dichos archivos, por lo tanto los pasos para añadir archivos son los mismos de las opciones mover o copiar.

17 VENTANA AGREGAR ARCHIVOS ANEXOS BIBLIOTECA Permite seleccionar un archivo de la Biblioteca de Archivos Estándar y copiarlo dentro de los archivos anexos del formulario de trabajo. Para esto se debe realizar lo siguiente: Paso 1.- Clic en la opción Biblioteca. Se desplegará la ventana de archivos estándar. Paso 2.- Seleccionar el archivo que se desea copiar y hacer clic en la opción Seleccionar Paso 3.- El archivo seleccionado, se copiará dentro de la carpeta de archivos anexos en el formulario de trabajo. VER HISTORIA Esta opción permite ver el historial de cambios que ha tenido un archivo. Cada vez que se importa y se devuelve un archivo se guarda como una nueva versión; haciendo que éstas se encuentren disponibles para consultar o copiar. Para acceder a las versiones de un archivo se debe: Paso 1.- Seleccionar el archivo. Paso 2.- Hacer clic en Ver Historia; esta opción mostrará cada versión del archivo.

18 VENTANA DE HISTORIA DEL ARCHIVO ANEXO Paso 3.- En la lista de Historia del Archivo se puede seleccionar cualquier versión, y el botón Crear Copia le permitirá restaurarla en el dispositivo de almacenamiento o ubicación deseada. El botón Purgar Versiones Anteriores puede eliminar todas las versiones anteriores conservando la historia. Esta opción estará habilitada al Administrador del software. ELIMINAR Esta opción borra permanentemente un archivo, sin posibilidad de restaurarlo. Para que un archivo sea eliminado éste debe estar en estado Devuelto.

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