GENERACIÓN DE TRANSFERENCIAS

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1 GENERACIÓN DE TRANSFERENCIAS 1 INFORMACIÓN BÁSICA La aplicación de generación de ficheros de transferencias permite generar fácilmente órdenes para que la Caja efectúe transferencias, creando una base de datos de transferencias particular. Dicha base de datos es de muy fácil creación, ya que permite utilizar los datos introducidos previamente en otros ficheros de transferencias y almacenados de modo permanente en una base de datos general. Todo ello trabajando en modo local y, en una posterior comunicación con la Caja, enviar el fichero. Las personas que intervienen en esta aplicación son: Ordenante: persona que ordena la transferencia. Beneficiarios: personas que van a recibir la transferencia. Por ejemplo en una empresa, para pagar las nóminas de los empleados, el ordenante sería la propia empresa y los beneficiarios cada uno de los trabajadores. En un fichero de transferencias hay un solo ordenante y suele haber muchos beneficiarios. Para comenzar a trabajar hay que crear una nueva base de datos de transferencias ( ) o abrir una ya existente en el disco ( ). La primera vez que se accede a la aplicación es obligatorio definir un ordenante para poder empezar a trabajar (consultar la sección siguiente: Generación de un Fichero). El sistema trabaja con dos tipos de bases de datos: - Unas particulares, que son los propios ficheros de transferencias. - Una base de datos general y permanente, que contiene los datos de todos los ordenantes y beneficiarios utilizados en cualquier fichero de transferencias creado con anterioridad (los datos más importantes que se introducen en cualquier fichero de transferencias se almacenan automáticamente en esta base de datos general, que es accesible desde el menú Tablas): De este modo, al crear un fichero de transferencias disponemos de todos los datos permanentes introducidos en los anteriores. Generación de Transferencias Pág. 1

2 2 GENERACIÓN DE UN FICHERO La generación de un fichero supone crear una base de datos particular que contendrá los datos necesarios para posteriormente ser enviados a la Caja y procesados por ésta. Por tanto, el primer paso a realizar será: Crear un nueva base de datos de transferencias (es decir, un nuevo fichero) a la que habrá que asignar un nombre. O bien, Abrir una base de datos creada previamente y almacenada en el disco para modificar su contenido. En cualquiera de los dos casos, una vez dentro ya de la base de datos particular, habrá que realizar las siguientes acciones: 2-1 DEFINICIÓN DEL ORDENANTE Para seleccionar un ordenante ya definido anteriormente, basta con acudir a la opción Elegir Ordenante del menú Base de Datos (o simplemente mediante el botón ). Si el ordenante no aparece en esa lista o tiene algún dato erróneo habrá primero que definirlo acudiendo a Datos del Ordenante del menú Tablas: Generación de Transferencias Pág. 2

3 En esta ventana: - Los datos que se deben introducir son: - Datos personales (NIF, nombre, domicilio y plaza) del ordenante. - Código Cuenta Cliente (origen de la transferencia) - Nombre y dirección de la institución a la que representa el ordenante. - La parte superior permite: Añadir los datos introducidos que aparecen en pantalla como nuevo ordenante a la base de datos general. Eliminar el ordenante que aparece en pantalla de la base de datos general, lo cual será posible siempre que no tenga transferencias a su cargo en ningún fichero de transferencias. Modificar (actualizar) algún dato del ordenante. También se ofrece la posibilidad de buscar algún ordenante en una lista más fácil de consultar. Para realizar cualquiera de estas funciones no basta entonces con escribir los nuevos datos en pantalla sino que también habrá que pulsar el botón correspondiente (siempre antes de salir de esta ventana con el botón ). - La parte inferior permite moverse entre todos los ordenantes existentes: Generación de Transferencias Pág. 3

4 Una vez acabada la definición, salir de la ventana (con el botón ) y para seleccionar el ordenante repetir el proceso descrito al comienzo de esta sección. Cuando ya se ha seleccionado el ordenante, aparece en la barra superior con la fecha en la que se quieren hacer las transferencias o emitir los cheques (modificable), el importe total de éstos (suma automática de los importes de las transferencias) y la posibilidad de confirmar los datos con un posterior envío físico de los nombres de los beneficiarios (Relación): Seleccionado el ordenante, hay que definir los beneficiarios (ver apartado siguiente). Si se desea eliminar el ordenante, ir a Eliminar Ordenante del menú Base de Datos (o mediante el botón ). En este caso se eliminará del fichero de transferencias el ordenante junto con todos sus registros de transferencias (de este modo tendremos la base de datos vacía). Para eliminar definitivamente el ordenante (sólo en el caso de que nunca más vaya a tener transferencias), hay que ir a Datos de Ordenante del menú Tablas y eliminarlo allí, lo cual será posible si no tiene ninguna transferencia en ningún fichero de transferencias. 2-2 DEFINICIÓN DE LOS BENEFICIARIOS Una vez seleccionado el ordenante es posible comenzar a introducir beneficiarios de las transferencias mediante la opción Añadir del menú Base de Datos (o mediante el botón ): Generación de Transferencias Pág. 4

5 Se pueden introducir directamente los datos de un nuevo beneficiario o bien escoger mediante el botón uno de los existentes en la base de datos permanente, con lo que la mayoría de los campos (todos menos el concepto y el importe, que dependerán de cada fichero concreto) quedan rellenados automáticamente con los datos registrados para ese beneficiario. Los datos necesarios para completar un registro son: - NIF del ordenante (se introduce automáticamente) - Código de Referencia (referido al cliente) - Código Cuenta Cliente (destino de la transferencia) - Tipo de documento (transferencia o cheque) - Concepto de la Orden (nómina, pensión, otro concepto) - Datos personales del beneficiario (nombre, domicilio, plaza...) - Gastos (por cuenta del ordenante o del beneficiario) - NIF del beneficiario (sólo para cheques nómina) - Número de identificación del beneficiario (dato no imprescindible) Una vez introducidos los datos, se hace clic en y quedan añadidos a la lista de transferencias. Además, si el beneficiario no existía, sus datos principales se incorporan también a la base de datos permanente de beneficiarios. Finalizados todos los registros, se elige y, al volver a la pantalla principal, ya aparecen en la lista todos los beneficiarios que acaban de ser seleccionados junto con su Código de referencia y el importe de la transferencia. 3 GESTIÓN DE LA BASE DE DATOS 3-1 CRITERIOS DE ORDENACIÓN DE REGISTROS Generación de Transferencias Pág. 5

6 En la pantalla principal del programa de generación de cuadernos 34, se incluye un botón de Ordenar los registros. Al hacer clic sobre este botón se presenta una pantalla con la que el usuario puede definir los criterios de ordenación que desee que se apliquen a los registros de la pantalla y a los listados. Ordenación de Registros Ordenación a aplicar a cada campo Mover hacia arriba (campo seleccionado) Campos no incluidos en el criterio de ordenación Campos incluidos en el criterio de ordenación Agregar a la selección Aceptar y Salir Eliminar selección completa Cancelar Eliminar de la selección Mover hacia abajo (campo seleccionado) 3-2 ELIMINACIÓN Y MODIFICACIÓN REGISTROS DE BENEFICIARIOS Para definir los beneficiarios o seleccionar algunos de la base de datos general de beneficiarios, consultar la sección anterior Definición de Beneficiarios. Generación de Transferencias Pág. 6

7 Una vez definidos los beneficiarios es posible seleccionarlos en la tabla principal con el ratón o las teclas de movimiento de modo que el beneficiario seleccionado se distingue del resto pudiéndose modificar directamente el importe de la transferencia para ese beneficiario. Podemos eliminar el beneficiario del fichero de transferencias mediante la opción Eliminar del menú Base de Datos. (o mediante el botón ). Para eliminarlo definitivamente de la base de datos permanente (sólo en el caso de que nunca más vaya a ser beneficiario de ninguna transferencia), hay que ir a Datos de Beneficiarios del menú Tablas y eliminarlo allí, lo cual será posible si no tiene ninguna transferencia a su favor en ningún fichero de transferencias. Podemos igualmente modificar algún dato del beneficiario mediante la opción Modificar del menú Base de Datos (o mediante el botón ). Es importante tener presente que cualquier modificación quedará también registrada para ese beneficiario en la base de datos general, excepto en el caso del concepto y el importe (que son datos particulares de ese fichero concreto). Si una modificación va a afectar a varios beneficiarios (p.ej. cambiar el concepto de la transferencia a todos los beneficiarios), se recomienda hacer una búsqueda de los beneficiarios y actualizarlos (ver apartado siguiente). 3-3 BÚSQUEDA Y ACTUALIZACIÓN DE REGISTROS DE BENEFICIARIOS (Acceso por Búsquedas en Base de Datos del menú Herramientas o mediante ) Permite seleccionar un grupo de beneficiarios del fichero de transferencias (no de la base de datos general de beneficiarios) según la relación existente entre el contenido del campo seleccionado y el valor o expresión introducido. Por ejemplo: Generación de Transferencias Pág. 7

8 Esta búsqueda nos selecciona los beneficiarios cuyo importe sea superior a ptas. Una vez elegido el criterio de selección se elige Realizar Consulta y el sistema muestra el resultado. Después de consultar el sistema permite modificar campos a todos los beneficiarios que cumplen la condición anterior de consulta mediante la opción Actualizar. Se elige el campo que se desea cambiar, la operación que se quiere y el nuevo valor o expresión: Esta actualización incluye en todos los beneficiarios seleccionados anteriormente (es decir, los de importe superior a ptas) la expresión Incluye dos pagas en el campo Concepto 1. Una vez elegida la expresión de actualización se elige Realizar Actualización y el sistema efectuará los cambios. Para cambiar entre consulta y actualización usar y. 3-4 CONFIGURACIÓN DE ENTORNO (Acceso por el menú Herramientas) Permite compactar automáticamente la base de datos (recomendado), con dos opciones: - Siempre: se compacta la base en todo momento, para mejorar el espacio en el disco. - Según un intervalo de días: sólo se compacta según la periodicidad indicada (por defecto, cada 7 días). Además hay otras opciones de visualización referentes a: - La barra de herramientas: mostrar, mover y mostrar el texto de ayuda. - La barra de estado: mostrar. 3-5 REPARAR Y COMPACTAR BASE DE DATOS (Acceso por el menú Herramientas) Generación de Transferencias Pág. 8

9 La opción de Reparar permite en algunos casos recuperar una base de datos dañada que se encuentra en una unidad de disco. Basta con elegir la unidad, el directorio y el nombre de la base de datos y pulsar Aceptar. La opción de Compactar permite reducir el espacio que ocupa una base de datos que se encuentra en una unidad de disco. Basta con elegir la unidad, el directorio y el nombre de la base de datos y pulsar Aceptar. Si se desea compactar siempre o periódicamente la base de datos abierta, consultar Configuración de Entorno. 4 SALIDA DE DATOS 4-1 ENVÍO DE UN FICHERO A LA CAJA Las bases de datos de transferencias generadas por la aplicación permiten ser editadas fácilmente gracias a su formato, pero no se pueden enviar directamente a la Caja ya que los ficheros de transferencias a enviar a ésta deben tener el formato del cuaderno 34 del CSB (.q34). Para convertir una base de datos a este formato, hay que ir a Generar Diskette del menú Herramientas (o mediante el botón ). Para realizar esta operación consultar más abajo la sección: Archivar la Base de Datos - Generar Diskette. Una vez generado el fichero del formato del cuaderno 34 del CSB, para enviarlo a la Caja consultar Transmisión de Ficheros en el capítulo PRESENTACIÓN EN PANTALLA Se puede obtener en pantalla una presentación de los datos introducidos de tres formas: Mediante la opción Presentación Preliminar del menú Fichero. Mediante la opción Listados del menú Herramientas (enviando el informe a ventana) Mediante el botón. 4-3 SALIDA DE DATOS POR IMPRESORA Para obtener en impresora una presentación de los datos introducidos con el mismo formato que aparece en pantalla en la presentación preliminar hay dos opciones: Enviar un informe a la impresora en la opción Listados del menú Herramientas. Mediante el botón. La aplicación imprimirá por defecto en la impresora definida para Windows. Si se desea cambiar la impresora ir a Especificar Impresora del menú Fichero, donde se Generación de Transferencias Pág. 9

10 puede además elegir la orientación, el tamaño y el origen del papel y cambiar las conexiones de red y la configuración de la impresora. 4-4 ARCHIVAR LA BASE DE DATOS Existen múltiples formatos para archivar la base de datos. Existen tres posibilidades, según que el contenido de ese fichero sea completo, la opción de Generar Diskette con el formato del cuaderno 34 o generar un fichero de texto con los datos de las transferencias: 1) Fichero Completo En este apartado se incluyen los dos formatos que guardan todos los datos de la base, de modo que luego se puedan importar y se reconstruya la base de datos en su totalidad, si bien dada la importancia del segundo de ellos (Generar Diskette), hay un apartado específico dedicado a él. Nombre Creación Datos incluidos Formato Fichero de Transfer. (Automática) Todos.b34 Cuaderno 34 Generar Diskette Todos + Claves CSB.q34 (Necesarias para el envío) 2 Generar Diskette (Acceso por el menú Herramientas o mediante el botón ) La Generación de un Diskette es el paso previo obligatorio para proceder a la transmisión a la Caja, ya que el fichero debe llegar a ésta en el formato del cuaderno 34 (que es el que se genera con esta operación). Los pasos para generar un diskette son: Dar un nombre al fichero con el sufijo.q34 (se recomienda incluir en el nombre una referencia a la fecha para identificar los recibos incluidos, p.ej. mayo96.q34) y elegir el directorio en el que se va a almacenar: Generación de Transferencias Pág. 10

11 Introducir la fecha de confección del soporte del diskette: Finalmente el sistema muestra el nombre del archivo con el número total de transferencias y de registros incluidos de modo que el fichero ya está preparado para su envío: De este modo se ha generado un fichero con el formato del cuaderno 34 del CSB (mayo96.q34) que ya puede ser enviado a la Caja (consultar para ello Transmisión de Ficheros en el capítulo 4). Generación de Transferencias Pág. 11

12 5 ENTRADA DE DATOS (IMPORTACIÓN) Permite importar los datos de un fichero del disco distinto del actualmente en uso. Al realizar esta operación se pierden todos los datos introducidos en el fichero actual de transferencias por lo que sólo es recomendable hacerlo con un fichero nuevo vacío. Se pueden importar ficheros con tres formatos, que se corresponden a los tres formatos en los que también se puede exportar (consultar Salida de Datos - Archivar la Base de Datos): Nombre Formato Fichero de Transferencias.b34 Formato del Cuaderno 34.q34 También es posible visualizar un fichero de cualquier formato sin importar los datos y, por tanto, sin perder los datos actuales. Para ello, ir a Abrir Fichero de Texto del menú Fichero. Generación de Transferencias Pág. 12

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