SISTEMA InfoSGA Manual de Actualización Mensajeros Radio Worldwide C.A Código Postal 1060

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1 SISTEMA InfoSGA Manual de Actualización Mensajeros Radio Worldwide C.A Código Postal 1060 Elaborado por: Departamento de Informática Febrero 2012 SISTEMA InfoSGA _ Manual de Actualización 16/02/2012

2 ÍNDICE SISTEMA InfoSGA _ Manual de Actualización 16/02/2012 2

3 MANUAL DE ACTUALIZACIÓN DEL InfoSGA Introducción Este documento tiene por objeto describir los fundamentos y pasos a seguir para lograr una exitosa actualización del Sistema InfoSGA. Mediante el uso de gráficos de pantalla e indicaciones pertinentes se trata de guiar al usuario en el logro del objetivo. Para este proceso se le indicará al usuario los pasos a seguir para realizar la actualización, todas aquellas acciones previas que se deben realizar para llevar a cabo una correcta actualización del Sistema InfoSGA. Este documento lo ayudará a entender las razones por las cuales se deben realizar ciertas acciones previas a la actualización con la finalidad de mantener y salvaguardar los datos que se encuentran registrados en la Base de Datos del sistema. Esperamos que ésta referencia responda a sus preguntas sobre los pasos a seguir para el proceso de actualización del InfoSGA y agradeceríamos sus gratas e importantes sugerencias para servirle mejor, a la Gerencia de Informática de Central MRW. SISTEMA InfoSGA _ Manual de Actualización 16/02/2012 3

4 MANUAL DE ACTUALIZACIÓN DEL InfoSGA Pasos para la Actualización - Respaldo de la Base de Datos del InfoSGA (Copia de Seguridad) Debe ser realizado antes de la actualización con la finalidad de tener la data lo más actualizada posible en caso de ser requerida una restauración de la misma. - Pase Histórico Debe ser realizado con la finalidad de liberar espacio en la Base de Datos del Sistema, lo cual permitirá que el InfoSGA trabaje con mayor fluidez. - Compactar Base de Datos - Actualización a nueva versión del InfoSGA Este paso debe ser realizado una vez se hayan cumplido los pasos previamente especificados. - Una vez culminado el proceso se debe verificar el buen funcionamiento del sistema. - Verificar la información registrada para confirmar que está actualizada. - Una vez realizado todos estos pasos se deberá verificar los nuevos cambios integrados a esta actualización, los cuales serán detallados más adelante.. SISTEMA InfoSGA _ Manual de Actualización 16/02/2012 4

5 RESPALDO DE LA BASE DE DATOS. Respaldo o Copia de Seguridad Respaldo de la Base de Datos del InfoSGA (Copia de Seguridad) El respaldo es un archivo que se genera con ayuda del sistema InfoSGA para resguardar los datos que se encuentran en la base de datos, esto con la finalidad de tener una copia de los datos ingresados al sistema, que permitirá tener al mano la información en caso de necesitar una restauración por pérdida de información. Este respaldo debe ser realizado antes de ejecutar el proceso de actualización, con la finalidad de salvar la información almacenada en caso de ocurrir algún percance durante el proceso de actualización para la nueva versión. 1. Importancia de realizar el respaldo de la Base de Datos. Es importante realizar la copia de seguridad del Sistema (Respaldo de la Base de Datos) ya que en caso de presentarse un percance durante el proceso de actualización, se tendrán los datos almacenados y podrán ser restaurados nuevamente sin perder la información. (Este paso debe realizarse siempre antes de cada actualización). Con esta acción evitará la pérdida total de la información que tiene almacenada en la Base de Datos del sistema InfoSGA. 2. Riesgos al actualizar sin realizar respaldo de la Base de Datos Al realizar la actualización del Sistema InfoSGA sin realizar el debido respaldo, se pueden correr riesgos: - De existir percances durante la actualización que ocasionen la pérdida de información no tendrá como recuperar los datos que se encontraban registrados en la Base de Datos del sistema, ocasionando de esta forma la pérdida total de la información. SISTEMA InfoSGA _ Manual de Actualización 16/02/2012 5

6 RESPALDO DE LA BASE DE DATOS. - En caso de presentar ausencia en la información por interrupción del proceso de actualización, al no realizar el respaldo, no contará con un archivo que le permita restaurar la información previa al proceso de actualización. A continuación se explica el proceso de Respaldo de Información, paso a paso para que sea ejecutado por el personal de la agencia y puedan resguardar los datos registrados en el sistema InfoSGA. 1 Restauración y Copia de Seguridad. Esta opción del menú Utilidades permitirá realizar un respaldo de la Base de Datos del sistema InfoSGA para evitar la pérdida de los datos o en caso de una restauración de base de datos por la generación de un nuevo servidor, en este apartado también se podrá realizar la restauración de la Base de Datos. (Ver Figura 1) Figura 1 SISTEMA InfoSGA _ Manual de Actualización 16/02/2012 6

7 RESPALDO DE LA BASE DE DATOS. 1.1 Copia de Seguridad Con esta opción el usuario podrá realizar el respaldo de la información contenida o generada en el sistema InfoSGA, este respaldo solo puede ser realizado en el servidor, para lo cual deberá hacer click en el botón Copia de Seguridad (Ver Figura 2) Figura 2 Una vez realizada esta acción, el sistema arrojará un mensaje indicando que el usuario debe tener acceso total a la Base de Datos y no debe haber ninguna persona (estación cliente) trabajando en ese momento. (Ver Figura 3) Figura 3 Cuando el proceso ha culminado el sistema arrojará un mensaje indicando que la operación se realizó satisfactoriamente. (Ver Figura 4) Figura 4 El usuario debe hacer click en Aceptar para finalizar el proceso. Luego para ubicar el archivo de respaldo generado por el sistema, se debe dirigirse a la carpeta del InfoSGA, la cual deberá estar dentro de Archivos de Programas SISTEMA InfoSGA _ Manual de Actualización 16/02/2012 7

8 RESPALDO DE LA BASE DE DATOS. en la unidad C: del servidor que es donde se debe realizar el respaldo. (Ver Figuras 5, 6 y 7) Figura 5 Figura 6 Figura 7 SISTEMA InfoSGA _ Manual de Actualización 16/02/2012 8

9 RESPALDO DE LA BASE DE DATOS. El usuario podrá ubicar el archivo de respaldo realizado, en la carpeta Zip y deberá distinguir el archivo por el nombre, ya que el mismo será la fecha en que fue realizado. (Ver Figuras 8 y 9) Figura 8 Figura 9 Una vez finalizado el proceso y ubicado el archivo, este deberá ser guardado en un pendrive o en un CD para resguardar la información, en caso de que el equipo presente algún percance esta información no estará almacenada en el PC sino en un dispositivo externo con lo cual podrá restaurar la información. SISTEMA InfoSGA _ Manual de Actualización 16/02/2012 9

10 RESPALDO DE LA BASE DE DATOS. 1.2 Restaurar Copia Esta opción le permitirá al usuario restaurar la Base de Datos con el respaldo más reciente que haya realizado si ocurre alguna eventualidad que le ocasione la pérdida de la Base de Datos del sistema o si genera un nuevo servidor al cual deberá restaurar la información. Para realizar este proceso el usuario debe estar en el servidor y deberá hacer click en el botón Restaurar Copia (Ver Figura 10) Figura 10 Una vez que el usuario hace click en este botón, el sistema emitirá un mensaje indicando que el usuario debe tener acceso total a la Base de Datos y que no podrán haber usuarios trabajando con el sistema (estaciones clientes) este proceso deberá realizarse en el servidor. (Ver Figura 11) Figura 11 Cuando el usuario hace click en Aceptar aparecerá en pantalla una ventana que permitirá seleccionar el archivo para la restauración. Este apartado es el que permitirá al usuario restaurar la Base de Datos con la información más actualizada según la fecha en la que haya realizado dicho respaldo. (Ver Figura 12) SISTEMA InfoSGA _ Manual de Actualización 16/02/

11 RESPALDO DE LA BASE DE DATOS. Figura 12 Luego de seleccionar el respaldo que se desea restaurar, se debe hacer click en el botón Restaurar Copia. (Ver Figura 13) Figura 13 El sistema tardará unos minutos realizando este proceso y una vez culminado emitirá un mensaje indicando que la operación fue realizada satisfactoriamente. (Ver Figura 14) Figura 14 SISTEMA InfoSGA _ Manual de Actualización 16/02/

12 RESPALDO DE LA BASE DE DATOS. El archivo de respaldo debe estar en la carpeta Zip, para asegurarse que este archivo se encuentra almacenado en esta carpeta, debe dirigirse a la carpeta del InfoSGA, la cual deberá estar dentro de Archivos de Programas en la unidad C: del servidor que es donde se debe realizar la restauración de la Base de Datos. (Ver Figuras 15, 16 y 17) Figura 15 Figura 16 Figura 17 SISTEMA InfoSGA _ Manual de Actualización 16/02/

13 RESPALDO DE LA BASE DE DATOS. El usuario podrá ubicar el archivo de respaldo realizado, en la carpeta Zip y deberá distinguir el archivo por el nombre, ya que el mismo será la fecha en que fue realizado. (Ver Figuras 18 y 19) Figura 18 Figura 19 Esta restauración debe realizarse con la data más actual, es por ello que debe realizarse respaldo antes de realizar cualquier actividad con el InfoSGA bien sea Actualización a nueva versión o Pase a Histórico de la información y que dicha información este almacenada en un dispositivo externo (pendrive o CD). SISTEMA InfoSGA _ Manual de Actualización 16/02/

14 PASE A HISTÓRICO. Pase a Histórico. 1 Históricos Este corresponde a la primera opción de menú Utilidades, con este submenú el usuario podrá realizar una liberación de memoria para el sistema, enviando la data de cuatro (4) meses atrás a un archivo histórico en el cual podrá consultar la información correspondiente a histórico en el submenú de este apartado. (Ver Figura 20) Figura Generar Archivo Histórico En este apartado el usuario podrá generar el archivo histórico de la información que ya tiene mucho tiempo almacenado en sistema y utiliza a modo de consulta y para llevar un control del trabajo realizado en los años desde la aperturación de la oficina. Para realizar esta acción debe ejecutarse la tarea en el servidor de la agencia y las máquinas clientes deben estar fuera del sistema InfoSGA. Cuando ya se hayan realizado estos pasos el usuario deberá hacer click en Histórico con lo cual se desplegará otro menú donde se deberá hacer click en la opción Generar Archivo Histórico (Ver Figura 21) SISTEMA InfoSGA _ Manual de Actualización 16/02/

15 PASE A HISTÓRICO. Figura 21 Una vez que el usuario hace click en esa opción el sistema mostrará un mensaje indicando si desea realizar el proceso de envío de información a un archivo histórico. (Ver Figura 22) Figura 22 Cuando el usuario hace click en Sí iniciará el proceso de generación de archivo histórico de la Base de Datos del sistema InfoSGA, si por el contrario hace click en No se cancelará el proceso. Al hacer click en Sí iniciará el pase a histórico que tardará unos minutos y una vez finalizado el proceso el sistema emitirá un mensaje indicando que fue realizado el traspaso. (Ver Figura 23) Figura 23 El usuario deberá hacer click en Aceptar para culminar con el proceso. SISTEMA InfoSGA _ Manual de Actualización 16/02/

16 COMPACTAR BASE DE DATOS. Compactar Base de Datos. Esta opción presente en la opción Históricos del menú Utilidades, permite realizar una reducción del tamaño de la base de datos para eliminar vieja data que ocupa un espacio innecesario en la Base de Datos del Sistema InfoSGA. Debido a esa eliminación es que se sugiere realizar primero los pasos previamente explicados, es decir: 1. Respaldo de la Base de Datos (Copia de Seguridad) 2. Pase a Histórico de la información registrada en el Sistema InfoSGA. 1 Reducir el Tamaño de la Base de Datos Con esta opción el usuario podrá reducir el tamaño de la Base de Datos, para liberar espacio y mejorar la calidad de respuesta del sistema en las tareas del día a día de la agencia. (Ver Figura 24) Figura 24 Cuando el usuario hace click en Reducir el Tamaño de la Base de Datos aparecerá en pantalla un mensaje que indicará que la operación a realizar puede tardar unos minutos. (Ver Figura 25) Figura 25 SISTEMA InfoSGA _ Manual de Actualización 16/02/

17 COMPACTAR BASE DE DATOS. Una vez finalizado el proceso el sistema arrojará un mensaje indicando que se realizó la operación de forma exitosa. (Ver Figura 26) Figura 26 Una vez que se hace click en Aceptar habrá culminado el proceso y retornará a la pantalla principal del sistema. SISTEMA InfoSGA _ Manual de Actualización 16/02/

18 ACTUALIZACIÓN A NUEVA VERSIÓN. Actualización del InfoSGA Al ingresar el CD de actualización en el PC, se levantará una ventana emergente para realizar la actualización del Sistema InfoSGA, en esta pantalla podrá visualizar la versión de actualización que está ejecutando al igual que podrá verificar unas consideraciones iniciales que se deben realizar antes de ejecutar el proceso de actualización, estas consideraciones se deben realizar en cada actualización. (Ver Figuras 27 y 28) Figura 27 SISTEMA InfoSGA _ Manual de Actualización 16/02/

19 ACTUALIZACIÓN A NUEVA VERSIÓN. Figura 28 Se debe hacer click en el botón Actualizar para comenzar con el proceso de Actualización del Sistema InfoSGA. (Ver Figura 29) Figura 29 Aparecerá en pantalla los tipos de actualización que se pueden ejecutar en el equipo, dependiendo de la función que cumple, es decir, si es servidor o estación de trabajo, de estas opciones se deberá seleccionar la que corresponda según el equipo que se esté actualizando y una vez realizada la SISTEMA InfoSGA _ Manual de Actualización 16/02/

20 ACTUALIZACIÓN A NUEVA VERSIÓN. selección el usuario deberá hacer click en el botón Siguiente. (Ver Figura 30) Figura 30 Una vez que se realiza esta acción aparecerá en pantalla una ventana indicando que debe esperar mientras se realizan las acciones de instalación en el equipo y seguidamente aparecerá en pantalla una ventana que indica el directorio donde se ejecutará la actualización. (Ver Figuras 31 y 32) SISTEMA InfoSGA _ Manual de Actualización 16/02/

21 ACTUALIZACIÓN A NUEVA VERSIÓN. Figura 31 Figura 32 SISTEMA InfoSGA _ Manual de Actualización 16/02/

22 ACTUALIZACIÓN A NUEVA VERSIÓN. Se deberá hacer click en el botón Siguiente para continuar con el proceso de actualización y aparecerá una ventana con la información de actualización en el directorio seleccionado previamente. (Ver Figura 33) Figura 33 El usuario deberá hacer click en el botón Siguiente para continuar con la instalación, al realizar esta acción aparecerá en pantalla una ventana que indicará que se está realizando la instalación de los archivos correspondientes a la actualización. (Ver Figura 34) Luego aparecerá en pantalla la ventana que muestra la actualización que se lleva a cabo a nivel de Base de Datos (Ver Figura 35). Una vez culminada la actualización de la Base de Datos el aplicativo de actualización emitirá un mensaje indicando si el proceso se realizó de forma satisfactoria (Ver Figura 36) SISTEMA InfoSGA _ Manual de Actualización 16/02/

23 ACTUALIZACIÓN A NUEVA VERSIÓN. Figura 34 Figura 35 SISTEMA InfoSGA _ Manual de Actualización 16/02/

24 ACTUALIZACIÓN A NUEVA VERSIÓN. Figura 36 Luego aparecerá una pantalla que indica la ejecución de acciones de instalación (Ver Figura 37) Figura 37 SISTEMA InfoSGA _ Manual de Actualización 16/02/

25 ACTUALIZACIÓN A NUEVA VERSIÓN. Una vez culminado el proceso de actualización el aplicativo emitirá un mensaje indicando que fue satisfactorio. (Ver Figura 38) Figura 38 Cuando el proceso ha culminado totalmente aparecerá una ventana indicando que el proceso ha finalizado, mostrando en la ventana la versión que ha sido actualizada. (Ver Figura 39) Figura 39 SISTEMA InfoSGA _ Manual de Actualización 16/02/

26 ACTUALIZACIÓN A NUEVA VERSIÓN. Para salir del proceso de actualización el usuario deberá hacer click en el botón Terminar. (Ver Figura 40) Figura 40 Con esto se dará por finalizado el proceso de actualización a la nueva versión del Sistema InfoSGA. Se recuerda una vez más que este proceso debe ser realizado luego de los pasos explicados previos a este de la actualización, es muy importante para evitar pérdida de información por eventualidades que se puedan presentar en el proceso. Se recuerdan los pasos previos al proceso de actualización: - Respaldo de la Base de Datos - Pase a Histórico de la información para liberar espacio de la Base de Datos - Compactación de la Base de Datos SISTEMA InfoSGA _ Manual de Actualización 16/02/

27 CAMBIOS EN LA NUEVA VERSIÓN. Cambios a la nueva versión. Los cambios que el usuario podrá visualizar en la nueva versión del InfoSGA para este mes corresponden a los menús: - Mantenimiento - Nacionales Estos cambios van orientados a la nueva información fiscal que deben tener registrada en el sistema; de los clientes que utilizan MRW para realizar sus envíos. Los cambios serán detallados a continuación: 1. Nacionales Para esta nueva versión podrá visualizar cambios a nivel de la guía nacional, esta pantalla ahora contará con tres (3) pestañas, en la cual la tercera pestaña corresponde a los datos postales que deberán ser ingresados al sistema, estos datos son requeridos tanto para el remitente como para el destinatario. (Ver Figura 41) Figura 41 SISTEMA InfoSGA _ Manual de Actualización 16/02/

28 CAMBIOS EN LA NUEVA VERSIÓN. Se puede presentar el caso de un envío que sea retirar por oficina, entonces la dirección del destinatario cambiará a la dirección de la agencia destino. Los campos en blanco al lado de la Localidad, Tipo Inmueble y Piso / Nivel corresponden a campos que complementan a los previos, o sea, si se elige Localidad Caserío de la lista desplegable, al lado debería corresponder el nombre de la localidad seleccionada y así sucesivamente. La casilla al lado de Código Postal corresponde a sólo lectura y varía al cambiar algún valor de la lista desplegable correspondiente al campo Código Postal. Al momento de realizar la guía nacional se valida que los datos estén completos en su totalidad. Si El envío es Retirar Por Oficina, entonces la dirección Postal de Destino corresponderá a la de la Agencia seleccionada en la primera pestaña. (Ver Figuras 42 y 43) Figura 42 SISTEMA InfoSGA _ Manual de Actualización 16/02/

29 CAMBIOS EN LA NUEVA VERSIÓN. Figura Configuración del tamaño de la Guía: Para la configuración del tamaño de la guía se deberá ingresar en el apartado de Impresoras y Faxes para definir en Propiedades del Servidor de Impresión el nuevo formato de la guía, para lo cual el cliente deberá tildar en: Crear un formulario nuevo lo cual habilitará el campo Nombre del Formulario allí el usuario colocará el nombre del formato para la guía y luego deberá especificar las medidas en el apartado Tamaño de papel. (Ver Figura 44) SISTEMA InfoSGA _ Manual de Actualización 16/02/

30 CAMBIOS EN LA NUEVA VERSIÓN. Figura 44 A continuación se muestra un ejemplo de impresión correspondiente a la nueva guía que será generada por el sistema a partir de estos nuevos cambios realizados al InfoSGA, dado el cambio en las dimensiones para la nueva guía es por ello que se les hace mención previa a la configuración en cuanto al formato de la guía. (Ver Figura 45) SISTEMA InfoSGA _ Manual de Actualización 16/02/

31 CAMBIOS EN LA NUEVA VERSIÓN. Figura Consulta de Guías Nacionales Enviadas En la pantalla Guías Nacionales Enviadas también se presentarán cambios ajustados a los nuevos campos agregados para la elaboración de la guía nacional. Esta pantalla tendrá una tercera pestaña donde se podrán visualizar los datos postales ingresados cuando fue elaborada la guía que se está consultando. (Ver Figuras 46 y 47) SISTEMA InfoSGA _ Manual de Actualización 16/02/

32 CAMBIOS EN LA NUEVA VERSIÓN. Figura 46 SISTEMA InfoSGA _ Manual de Actualización 16/02/

33 CAMBIOS EN LA NUEVA VERSIÓN. Figura Consulta de Guías Nacionales Enviadas Eliminadas En la pantalla Guías Nacionales Enviadas Eliminadas también se presentarán cambios ajustados a los nuevos campos agregados para la elaboración de la guía nacional. Esta pantalla tendrá una tercera pestaña donde se podrán visualizar los datos postales ingresados cuando fue elaborada la guía que se está consultando. (Ver Figuras 48 y 49) SISTEMA InfoSGA _ Manual de Actualización 16/02/

34 CAMBIOS EN LA NUEVA VERSIÓN. Figura 48 Figura 49 SISTEMA InfoSGA _ Manual de Actualización 16/02/

35 CAMBIOS EN LA NUEVA VERSIÓN. 2. Clientes En el menú Mantenimiento para la opción de Clientes se pueden visualizar cambios correspondientes a estos datos, se tienen los campos Localidad, Tipo Inmueble, Municipio, Código Postal entre otros. (Ver Figura 50) Figura 50 El usuario dispondrá de la activación de la información postal en esta pantalla. (Ver Figura 51) SISTEMA InfoSGA _ Manual de Actualización 16/02/

36 CAMBIOS EN LA NUEVA VERSIÓN. Figura 51 El Estado se toma por defecto según la agencia seleccionada o registrada, los demás controles deberán ser llenados por el usuario según la información obtenida del cliente. El orden para ingreso de los datos debe ser: Estado, Municipio, Ciudad/Población, Parroquia y finalmente Código Postal. Los controles al lado de Localidad, Tipo Inmueble y Piso / Nivel / Otros ; son campos que sirven para complementar los nombrados previamente. (Ver Figura 52) SISTEMA InfoSGA _ Manual de Actualización 16/02/

37 CAMBIOS EN LA NUEVA VERSIÓN. Figura 52 Para el registro de los destinatarios habituales correspondiente a un determinado cliente registrado en el sistema, se deberán seguir los mismos pasos de ingreso y registro utilizados para el cliente. El destinatario habitual también contará con el apartado Activar Información Postal (Ver Figura 53) Figura 53 SISTEMA InfoSGA _ Manual de Actualización 16/02/