MS ACCESS BÁSICO 6 LOS INFORMES

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1 2010 MS ACCESS BÁSICO 6 LOS INFORMES 93

2 LOS INFORMES Los informes son una herramienta de Access para elaborar información, sobre los datos que deseemos, preparada para ser impresa. A partir de una base de datos existente podremos extraer información y una de las mejores formas es creando informes sobre todo cuando queramos obtenerla en formato papel. Los Informes son similares a las Formularios, pero están pensados para ser impresos, mientras que los formularios están ideados para trabajar en pantalla. CREAR UN INFORME CON EL ASISTENTE En primer lugar debes pulsar el botón Informes de la columna OBJETOS. Al igual que en las tablas, las consultas y los formularios tienes disponibles las opciones de: Crear en vista Diseño Crear utilizando el asistente. 94

3 Además tienes los botones de Vista previa, Diseño y Nuevo. Que funcionan igual que el resto de los objetos comentados anteriormente. El botón más interesante para empezar es el de Nuevo, botón que ya conoces de los anteriores objetos, que abre una ventana con las diferentes posibilidades para Crear un nuevo informe: 95

4 La segunda posibilidad, Asistente para informes, es igual que pulsar la opción Crear un informe utilizando el asistente. Elige esta opción y sigue los pasos del Asistente para realizar la siguiente práctica: En la pregunta Qué campos desea incluir en el informe? Elige la tabla: MIS_COSAS y añade todos los campos de esta tabla, a excepción de id_cosa. Clic en siguiente. 96

5 A la pregunta de si deseas agregar algún nivel de agrupamiento, puedes elegir agrupar por tipo. Clic en siguiente. El siguiente paso del asistente es para establecer el orden en que aparecerán los datos en el informe. Puedes ordenar por varios campos en orden creciente (ascendente) o decreciente (descendente). En este ejemplo lo más interesante es ordenar por nombre (dentro de la agrupación por tipo, que se ha determinado en el paso anterior) y en orden A a Z. Para cambiar el orden hay que pulsar sobre el botón a la derecha del campo que determina el orden. 97

6 Ahora tendrás que elegir entre diferentes distribuciones (columnas, tabular o justificado) y la orientación de la página que puede ser en vertical u horizontal (apaisada) en función del número y del tamaño de los campos. Para nuestro ejemplo vamos a elegir JUSTIFICADO. A continuación hay que elegir el diseño predefinido que tendrá el informe. Este diseño podrá ser modificado igual que modificaste los formularios. Ten en cuenta que estas preparando un informe para imprimir en papel, no para verlo en pantalla por lo que se aconseja que sea un diseño limpio y poco recargado. 98

7 Por último has de elegir el nombre que le vas a dar a este Informe en este ejemplo puede ser INFORME_MIS_COSAS. Ya puedes pulsar el botón Finalizar. El resultado debe ser similar al mostrado en la siguiente imagen: 99

8 Otras formas de crear los informes son: Vista diseño: Es la forma idónea para que personalices totalmente tu informe. Funciona de la misma forma que la vista diseño de los formularios. Tienes que ir cogiendo los campos de la Lista de campos y colocándolos en el informe. Asistente para informe: Crea un informe basado en una tabla o consulta de manera sencilla, siguiendo las indicaciones de un asistente, según has hecho en la página anterior. Autoinforme columnas: Crea un informe de forma rápida, los campos se ven a modo de columnas. Autoinforme tabular: Crea un informe de forma rápida, los campos se ven a modo de filas. Asistente para gráficos: Genera un informa gráfico de los datos especificados en una tabla o consulta. Asistente para etiquetas: Con ayuda de un asistente, crea un informe de etiquetas. Es la herramienta básica para generar etiquetas en Access. 100

9 VISTAS DE UN INFORME Los informes se pueden visualizar en 3 modos: Vista Diseño: Este modo se asemeja mucho al modo Diseño de la ventana de formulario. Se utiliza para modificar los controles, las propiedades y las secciones del Informe. Vista preliminar: Sirve para hacer una comprobación de cómo va a quedar el informe sobre papel antes de enviarlo a imprimir, de esta forma se retoca antes de imprimir para ahorrar papel. Vista previa del diseño: Sirve para comprobar las fuentes, su tamaño y el diseño general de un informe usando sólo la información de las tablas necesarias para mostrar el aspecto final del informe. Es muy similar a la Vista preliminar. 101

10 Para pasar de un modo a otro se utiliza el botón Vista señalado con un círculo en la parte superior de la imagen anterior. En los modos Vista previa del diseño y Vista Preliminar, utiliza los botones de selección de páginas recuadrados en el extremo inferior izquierdo de la ventana, para pasar a la siguiente página, la anterior, la última o la primera. Para pasar a un número de página concreto, éste se escribe en el cuadro existente entre las flechas de anterior y siguiente. 102

11 CREAR UN INFORME EN VISTA DISEÑO Vamos a crear un nuevo Informe en Vista diseño desde cero, para ver todos los pasos que antes se ha encargado el asistente de dar por nosotros. Haz clic en crear un informe en vista diseño. A partir del informe vacío, vas a diseñar un listado de prueba a modo de agenda telefónica y de s. Fíjate que como en los Formularios, hay 3 secciones que son: Encabezado de página, Detalle y Pie de página. 103

12 En primer lugar debes especificar cuál es el origen de los datos de este informe. Para este ejemplo el origen es la tabla MI_AGENDA. Si necesitaras campos de varias tablas, tendrías que hacer una consulta previa que recopilara todos los campos. Para especificar el origen de datos, primero debes seleccionar el informe completo: puedes hacerlo en el desplegable de elementos del informe (1): A continuación pulsa el botón Propiedades (2) o en el menú Ver > Propiedades o haciendo clic en la intersección de las reglas horizontal y vertical (2). 104

13 En la ventana de Propiedades del informe, pulsa en la pestaña Datos y elige como Origen de datos la tabla MI_AGENDA. Para empezar a incorporar controles a tu informe asegúrate de tener a mano la Lista de campos y el Cuadro de herramientas. Si nos los tienes pulsa los botones correspondientes para abrirlos: 105

14 En la cabecera incorpora una etiqueta pulsando el botón correspondiente del cuadro de herramientas. En la etiqueta puede poner Listado de prueba. Cambia la fuente, el tamaño, el color. Cambia también el color de fondo de la cabecera. Ahora ajusta la altura del encabezado, situando el ratón sobre la línea de separación del encabezado y el detalle y arrastrando sin soltar. Ya puedes pasar al detalle. Incluye los campos: nombre, apellidos, teléfono y , arrastrando desde la lista de campos hasta la posición adecuada. Al arrastrar un campo, se le asocia una etiqueta. Pulsa sobre ella y suprímela, dejando únicamente el valor de los campos. Ajusta también la altura de la sección Detalle. 106

15 Haz alguna pequeña modificación en el formato de tu informe (sin olvidar que se supone que estas preparándolo para imprimir). Ya puedes guardar tu informe con el nombre INFORME_TELEFONOS_MAILS y pasar a ver el resultado en Vista Preliminar que debe ser similar al que tienes a continuación. 107

16 AGRUPANDO DATOS: Una de las opciones más interesantes de los Informes es la facilidad que ofrecen para ordenar y agrupar los datos según ciertos campos de referencia. Para ver un ejemplo sencillo abre el Informe INFORME_TELEFONOS MAILS creado en la práctica anterior y pulsa el botón Ordenar y Agrupar que se encuentra señalado en la siguiente imagen: 108

17 Elige como campo para agrupar el de provincia, en orden ascendente y en las propiedades del grupo indica que sí quieres encabezado del grupo, tal y como se indica en la imagen. Cada una de las propiedades viene con una descripción a su derecha que aparece al pulsar sobre la propiedad. Al cerrar esta ventana verás que dispones de un encabezado de provincia debajo del encabezado de página. 109

18 Ahora añade el campo provincia a este encabezado, eliminando su etiqueta y cambiando el tamaño de su fuente para que sea mayor que los textos de la sección detalle. Pon una línea debajo, con el control correspondiente del cuadro de herramientas, y cambia sus propiedades de grosor para que tenga 3 puntos (Con la línea seleccionada Botón derecho Menú Contextual Propiedades Ancho de los bordes 3 pt). Finalmente ajusta la altura de esta nueva sección de encabezado de provincia. 110

19 Al pasar a Vista preliminar debe quedar algo similar a esto: Guarda este nuevo informe (Archivo guardar como) con el nombre INFORME_TELEFONOS_MAILS_POR_PROVINCIAS. Presta atención de NO guardar los cambios encima de la consulta anterior. 111

20 IMPRIMIR INFORMES Los informes se crean fundamentalmente para ser impresos, por lo que ha llegado la hora de imprimir un ejemplo para reflexionar acerca del mejor método para hacerlo. El primer paso debe ser consultar la Vista preliminar y comprobar que la información que se muestra es la que quieres, y que se adapta bien a la hoja, teniendo los campos bien colocados. A continuación, lo mejor es usar la opción del menú Archivo > Imprimir. De esta manera puedes controlar la impresora por la que se va a imprimir (en el caso en que trabajes en red con varias impresoras), configurando las características de la impresora en el botón Propiedades. También puedes delimitar el intervalo de impresión y especificar cuántas copias quieres. 112

21 PRÁCTICA: Vamos a crear un informe en el cual podamos ver de nuestros préstamos los registros que no nos han devuelto. Este Informe lo haremos a partir de una consulta: Crea una Nueva Consulta en Vista Diseño. (OJO. Consulta, NO Informe). Añade los campos nombre y apellidos de la tabla MI_AGENDA. Añade el campo nombre de la tabla MIS_COSAS. Añade los campos fecha_prestamo y devuelto de la tabla PRESTAMOS. La condición es que valor del campo devuelto sea = No. Pero el campo devuelto no se debe mostrar en la consulta. Guarda la consulta con el nombre: CONSULTA_COSAS_POR_DEVOLVER. 113

22 A partir de la consulta POR_DEVOLVER, como última práctica, vas a crear un Informe sin usar el asistente. El informe se llamará: INFORME_COSAS_POR_DEVOLVER. 114

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