Microsoft Access 2013

Transcripción

1 2015 Facturación con Access Microsoft Access 2013 Con este tutorial realizado paso a paso vamos a realizar una base de datos para la realización de las facturas de una tienda que suministra material informático y otras tecnologías. Si eres novel con este programa te aconsejo que realices otros tutoriales que encontrarás en la siguiente página web: riales.html Si tienes un ipad o un Mac podrás descargar mis libros que estás publicados en la App Store de Apple. ublicaciones.html Si me quieres dar tu punto de vista sobre este tutorial te adjunto mi correo electrónico: pereverdugo@gmail.com Pere Manel Verdugo Zamora Monitor de informática y nuevas tecnologías

2 Introducción Microsoft Access 2013 nos permite gestionar bases de datos y poderlos adaptar a las necesidades de la empresa. Antes de empezar a realizar un proyecto con Access es muy interesante haber realizado en planteamiento del proyecto y los resultados que queremos obtener, ya que sin este planteamiento realizado previamente el proyecto no obtendrá su objetivo. Entiendo que cuando estés con este tutorial ya te es familiar este programa y algunos comentarios los daré por explicados. Para este proyecto vamos a realizar las siguientes tablas: Artículos: Para dar de alta todos los artículos que vamos a vender. Cliente: Para dar de alta a todos los clientes que les hemos de facturar. Cabecera factura y Detalle factura: Para el diseño de la factura. Las siguientes consultas: Consulta Cabecera y Consulta detalle: Estas consultas nos permitirán que al introducir el código del cliente se rellenen el resto de la información del cliente y al introducir el código del artículo se rellenen la descripción y precio venta del artículo. Tutorial: Facturación con Access Página 1 de 48

3 Vamos a crear los siguientes formularios. Artículos: Para gestionar los artículos que estamos comprando para su posterior venta. Clientes: Para gestionar los clientes que le vamos a realizar ventas. Factura: Para realizar las correspondientes facturas, el detalle de las ventas está en el formulario subformulario Consultas detalle. Menú: Es el formulario de navegación que nos permitirá acceder a todos los formularios. Vamos a crear el siguiente informe. Facturas: Con este informe podremos imprimir la factura que estamos viendo en el formulario Factura. Vamos a crear la Macro. Autoexec: Macro que se ejecuta automáticamente cuando accedemos a dicha base de datos. Este será el resultado final del proyecto: Tutorial: Facturación con Access Página 2 de 48

4 Crear base de datos Lo primero que vamos a realizar es ejecutar Microsoft Access Seleccionaremos Base de datos del escritorio en blanco. Tutorial: Facturación con Access Página 3 de 48

5 Como nombre a la base de datos Proyecto facturación seguido del botón Crear. Tutorial: Facturación con Access Página 4 de 48

6 Crear la tabla Artículos Cuando creamos una base de datos nueva aparece una tabla nueva para poder empezar a diseñar la primera tabla. Lo primero que vamos a realizar será seleccionar el botón de guardar la tabla con el nombre de Artículos, en la parte superior izquierda encontrarás la siguiente barra de botones: Escribiremos Artículos seguido del botón Aceptar. Como podrás observar en la ventana de objetos ya tenemos la nueva tabla llamada Articulos. A continuación seleccionaremos Diseño. Tutorial: Facturación con Access Página 5 de 48

7 Vamos a diseñar la correspondiente tabla: Cerramos la tabla y guardamos los cambios. Ahora vamos a crear la tabla clientes, para ello seleccionaremos la pestaña CREAR y de este Diseño de tabla. Tutorial: Facturación con Access Página 6 de 48

8 Diseñaremos la siguiente tabla: Si seleccionamos el botón de guardar le pondremos el nombre de Clientes. Seguido del botón Aceptar. Tutorial: Facturación con Access Página 7 de 48

9 Lo mismo con la tabla Cabecera factura. Y por último la tabla Detalle factura En esta tabla la clave principal es Tutorial: Facturación con Access Página 8 de 48

10 Vamos a crear los correspondientes formularios Partiendo de la tabla Artículos crearemos el correspondiente formulario. Partiendo de la tabla Clientes crearemos el correspondiente formulario. Nota: En tutoriales anteriores explicamos cómo insertar los botones en los correspondientes formularios. Tutorial: Facturación con Access Página 9 de 48

11 En el tutorial de Microsoft Access Cómo gestionar tu economía doméstica? del siguiente enlace s%20gestionar%20tu%20economi%cc%81a.pdf En la página 41 hasta la página 50. Tutorial: Facturación con Access Página 10 de 48

12 Relacionar tablas Vamos a realizar las siguientes relaciones: De la pestaña HERRAMIENTAS DE BASE DE DATOS y de este Relaciones Agregamos las cuatro tablas. Tutorial: Facturación con Access Página 11 de 48

13 Seguido del botón Cerrar. Las vamos a mover de la siguiente forma: Código Cliente de la tabla Clientes tiene que estar relacionada con el campo Código Clientes de la tabla Cabecera factura. Para ello nos colocaremos encima del campo Código Cliente de la tabla Clientes y seleccionando el botón izquierdo del ratón nos situaremos en el campo Código Clientes de la tabla Cabecera factura. Tutorial: Facturación con Access Página 12 de 48

14 Activaremos la casilla Exigir integridad referencial seguido del botón Crear. Esto lo repetiremos con el resto de relaciones. Tutorial: Facturación con Access Página 13 de 48

15 Vamos a cerrar la ventana de relaciones y guardaremos los cambios. A lo que contestaremos que Sí. Tutorial: Facturación con Access Página 14 de 48

16 Crear consultas Vamos a crear la consulta llamada Consulta Cabecera. Cerramos la consulta y guardamos los cambios. Tutorial: Facturación con Access Página 15 de 48

17 Vamos a crear la consulta llamada Consulta detalle. Cerramos la consulta y guardamos los cambios. Tutorial: Facturación con Access Página 16 de 48

18 Agregar registros Abriremos el formulario Artículos para agregar los siguientes registros: Abriremos el formulario Clientes y agrega a dos clientes. Tutorial: Facturación con Access Página 17 de 48

19 Crear otro formulario Vamos a crear un formulario que a la vez hará de subformulario de otro formulario. Este formulario ha de partir de la Consulta detalle. En el Pie de formulario hemos agregado los siguientes campos con sus correspondientes formulas. Suma IVA Total Fra. =Suma([Total]) =Suma([Total])*21/100 =Suma([Total])*21/100 + (Suma([Total])) Vamos a crear el formulario Factura. Tutorial: Facturación con Access Página 18 de 48

20 Ahora vamos a agregar el subformulario Que dibujaremos en el formulario factura. Observaremos el siguiente asistente. Tutorial: Facturación con Access Página 19 de 48

21 Seleccionaremos subformulario consulta detalle seguido del botón Siguiente. Vincularemos los campos de los dos formularios, seguido del botón Siguiente. Tutorial: Facturación con Access Página 20 de 48

22 Escribiremos Detalle factura seguido del botón Finalizar. Tutorial: Facturación con Access Página 21 de 48

23 Este será el resultado: Podrás comprobar que al introducir el código del cliente este se rellena automáticamente, esto es gracias a la consulta que hemos creado. Para convertirlo a un cuadro combinado lo que hemos hecho ha sido eliminar un cuadro de texto y agregar un cuadro combinado. Tutorial: Facturación con Access Página 22 de 48

24 Cambiar a cuadros combinados Abrimos el subformulario Consulta detalle a vista de diseño, el campo Código artículo lo vamos a cambiar a cuadro combinado. Lo primero que vamos a realizar será eliminar dicho campo. Seleccionamos cuadro combinado. Que lo dibujaremos en el lugar donde eliminamos el cuadro de texto. Tutorial: Facturación con Access Página 23 de 48

25 Aparecerá un asistente que nos ayudará para la configuración del cuadro de diálogo, en nuestro caso dejaremos activada la opción que aparece por defecto, seguido del botón siguiente. Dejaremos seleccionada la tabla Articulos seguido del botón Siguiente. Tutorial: Facturación con Access Página 24 de 48

26 Seleccionaremos los campos Código articulo y Descripción seguido del botón Siguiente. Ordenaremos con Código articulo seguido del botón Siguiente. Tutorial: Facturación con Access Página 25 de 48

27 Desactivaremos la casilla Ocultar la columna clave (se recomienda) ajustaremos las columnas seguido del botón Siguiente. Como campo disponible seleccionaremos Código articulo seguido del botón Siguiente. Tutorial: Facturación con Access Página 26 de 48

28 Seleccionaremos en campo donde queremos almacenar el valor seguido del botón Siguiente. Seguido del botón Finalizar. Tutorial: Facturación con Access Página 27 de 48

29 Al lado del cuadro combinado ha creado una etiqueta que tenemos que eliminar. Cerraremos el formulario y guardaremos los cambios. Tutorial: Facturación con Access Página 28 de 48

30 Lo repetiremos con el campo Código Cliente del formulario Factura. Eliminamos el campo. Seleccionaremos cuadro combinado y lo dibujaremos en el formulario. Seleccionaremos la primera opción seguido del botón Siguiente. Tutorial: Facturación con Access Página 29 de 48

31 Seleccionaremos la tabla Clientes seguido del botón Siguiente. Seleccionaremos los campos Código Cliente y Cliente seguido del botón Siguiente. Tutorial: Facturación con Access Página 30 de 48

32 Ordenado por Código Cliente seguido del botón Siguiente. Desactivaremos la opción Ocultar la columna clave seguido del botón Siguiente. Tutorial: Facturación con Access Página 31 de 48

33 Seleccionaremos Código Cliente seguido del botón Siguiente. Seleccionaremos Almacenar el valor en el campo: se seleccionaremos Código Cliente seguido del botón Siguiente. Tutorial: Facturación con Access Página 32 de 48

34 En la etiqueta del cuadro combinado pondremos Código Cliente, seguido del botón Finalizar. Tutorial: Facturación con Access Página 33 de 48

35 Crear informe factura Partiendo de las dos consultas que hemos creado vamos a crear el informe de la factura. Seleccionaremos la pestaña CREAR y de este Asistente para informes. Seleccionamos la consulta Consulta Cabecera y agregamos todos los campos. Seleccionamos la consulta Consulta detalle y agregamos todos los campos menos Número factura que ya lo hemos agregado de la consulta anterior, a continuación seleccionaremos el botón Siguiente. Tutorial: Facturación con Access Página 34 de 48

36 Los datos los veremos por Consulta Cabecera seguido del botón Siguiente. Agregamos un nivel de agrupamiento por Número de factura, seguido del botón Siguiente. Tutorial: Facturación con Access Página 35 de 48

37 No ordenamos por ningún campo, seguido del botón Siguiente. Seleccionamos el botón Siguiente. Tutorial: Facturación con Access Página 36 de 48

38 Como nombre al informe Facturas, seleccionaremos Modificar el diseño del informe, seguido del botón Finalizar. A continuación con el botón derecho del ratón seleccionaremos el Encabezado Número de Factura, del menú que aparece seleccionaremos Ordenar y agrupar. Tutorial: Facturación con Access Página 37 de 48

39 Observaremos el siguiente resultado: Tutorial: Facturación con Access Página 38 de 48

40 Seleccionamos Más Donde pone sin una selección de pie lo cambiamos por con una selección de pie. Observaremos un nuevo apartado. Tenemos que seleccionar con una sección de encabezado y con una sección de pie. Ahora vamos a modificar los campos para que queden de la siguiente forma: Tutorial: Facturación con Access Página 39 de 48

41 Tutorial: Facturación con Access Página 40 de 48

42 Insertar botón para imprimir desde formulario Factura Accedemos al formulario de factura en vista de edición. Desactivaremos Utilizar Asistente para controles recuerda que lo tendrás que activar luego. Seleccionamos el botón y lo dibujamos en el formulario. Cambiaremos el texto del botón por el de Imprimir Factura. Seleccionamos el botón y mostramos las propiedades del botón. De la ventana propiedades seleccionamos eventos. Tutorial: Facturación con Access Página 41 de 48

43 En el evento Al hacer clic seleccionamos los tres puntos Seleccionaremos Generador de código, seguido del botón Aceptar. Private Sub Comando34_Click() stdocname = "Facturas" DoCmd.OpenReport stdocname, acviewpreview,, "[Facturas]![Número de Factura] = " & [Número de Factura] & "" DoCmd.PrintOut DoCmd.Close acreport, "Facturas" End Sub Tutorial: Facturación con Access Página 42 de 48

44 Con este código generará un filtro y solo imprimirá la factura que estamos viendo en el formulario Factura. Ya puedes imprimir una factura. Tutorial: Facturación con Access Página 43 de 48

45 Crear formulario de navegación El formulario de navegación nos permite acceder a los formularios de una forma fácil e intuitiva, de este modo lo pueden utilizar usuarios que tengan poco conocimiento de Access. De la pestaña CREAR en el apartado de formularios, seleccionaremos Navegación, y seleccionaremos Pestañas verticales izquierda. Tutorial: Facturación con Access Página 44 de 48

46 Arrastraremos los formularios con se indica en la figura. Cerraremos este formulario y lo guardaremos con el nombre de Menu. Tutorial: Facturación con Access Página 45 de 48

47 Cuando lo ejecutemos de nuevo este será el resultado: Podrás observar tres botones para acceder a los respectivos formularios. Tutorial: Facturación con Access Página 46 de 48

48 Crear una macro autoejecutable Ahora como capítulo final vamos a crear una macro que se ejecute automáticamente cuando llamemos a esta base de datos, la macro tiene que tener un determinado nombre Autoexec esta macro se ejecuta automáticamente. De la pestaña CREAR seleccionaremos Macro. Seleccionaremos AbrirFormulario Como nombre del formulario seleccionaremos Menu Cuando cerremos la macro la guardaremos con el nombre de Autoexec Seguido del botón Aceptar. Ahora para comprobar si funciona cerramos esta base de datos y la abrimos de nuevo. Tutorial: Facturación con Access Página 47 de 48

49 Espero que este tutorial te haya sido útil, si en alguna parte del tutorial te ha faltado información no dudes en descargarte mis tutoriales anteriores que encontrarás en esta página web: Contenido Introducción... 1 Crear base de datos... 3 Crear la tabla Artículos... 5 Vamos a crear los correspondientes formularios... 9 Relacionar tablas Crear consultas Agregar registros Crear otro formulario Cambiar a cuadros combinados Crear informe factura Insertar botón para imprimir desde formulario Factura Crear formulario de navegación Crear una macro autoejecutable Tutorial: Facturación con Access Página 48 de 48