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1 Gestión del Stock 1. Creación de referencias 2. Dar de alta a mercancía y proveedores 3. Añadir o eliminar artículos de albarán 4. Etiquetado 5. Consulta de existencias de stock, tipo de proveedor, precio 6. Inventarios

2 1. Creación de referencias Ésta es una de las pantallas más extensas de GIO, en ella podremos encontrar una información detallada y muy completa de cada uno de los artículos que tengamos en nuestra óptica. Además podremos introducir nuevos artículos y modificar los ya existentes. La pantalla se divide en varias zonas para una mayor comodidad a la hora de acceder a los datos. Existen también menús contextuales que contienen diversas opciones que le dan al programa una mayor flexibilidad. Para poder acceder a esta pantalla únicamente debemos seguir los siguientes pasos: Almacén, Artículos, Artículos. Para crear un nuevo artículo hay que seguir los siguientes pasos: Paso 1 Hacer clic en el botón Insertar o pulsar simultáneamente Alt-I. Paso 2 Paso 3 Rellenar como mínimo los campos obligatorios, que son aquellos que aparecen con fondo amarillo. Si tenemos configurado el programa para que genere el código de artículo automáticamente a partir de las propiedades, no tendremos acceso a este campo, si no deberemos insertar un código nosotros. EL código automático no se nos permitirá modificar. Según como tengamos configurado el programa ( Opciones generales -> Usar combos para insertar/modificar artículos ) las propiedades nos saldrán en listas desplegables o bien en pantallas como la que se muestra a continuación, está saldrá al entrar en el recuadro de cada propiedad. Al hacer clic en una línea de la ventana, la descripción se insertará directamente en el recuadro de la propiedad en cuestión. Hacer clic con el ratón sobre el botón de guardar o bien pulsar simultáneamente la combinación de teclas Alt+G. Si existe algún campo obligatorio que esté vacío, se nos mostrará un aviso que nos lo indicará y no nos permitirá guardar hasta que todos estén completos.

3 2. Dar de alta a mercancía y proveedores Para crear un proveedor se accederá a esta parte del programa siempre que se quiera consultar o modificar cualquier información de nuestros proveedores, también podremos añadir nuevos proveedores si es necesario. Para acceder a el debemos elegir Compras y Proveedores. Nos encontraremos los datos estructurados de la siguiente forma: 1. Datos Comunes: Los campos que se nos muestran son: Nombre Comercial: Es el nombre comercial del proveedor. Código: Es el código que identifica al proveedor dentro del programa. Nombre Fiscal: Es el nombre fiscal del proveedor. 1. Datos Generales: Por defecto siempre que abramos la ventana de proveedores, se nos mostrará esta ficha. INSERTAR UN PROVEEDOR Una vez situada en la pantalla de proveedores se creará un nuevo proveedor siguiendo los siguientes pasos: Paso 1 Hacer clic en el botón Insertar o teclear Alt-I. Paso 2 Rellenar la información, teniendo en cuenta no dejar ningún campo requerido en blanco. Los campos requeridos son aquellos que aparecen en fondo amarillo. Para pasar de un campo a otro presionamos la tecla INTRO, Para salir de las observaciones se utilizará la tecla TAB. Paso 3 Hacer Clic sobre el botón de Guardar o bien teclear Alt-G. Paso 4 Pinchar en la pestaña de Datos Económicos para marcar las tarifas que suministra el proveedor, este paso es muy importante, ya que si no le asignamos ninguna tarifa al proveedor luego no podremos recepcionar las lentes de ese proveedor.

4 2. Dar de alta a mercancía y proveedores Para dar de alta a mercancía debemos elegir Compras, Albaranes de Compra : Una vez situada en la pantalla de ficha de albaran se generará un nueva albaran siguiendo los siguientes pasos: Paso 1 Hacer clic en el botón Insertar o teclear Alt-I.

5 3. Añadir o eliminar artículos de albarán Paso 2 Rellenar todos los campos, teniendo en cuenta no dejar ninguno que sea requerido en blanco. Los campos requeridos son todos aquellos que aparecen en fondo amarillo. Para pasar de un campo a otro pulsamos INTRO. Para salir de la introducción de productos, debemos pulsar la tecla TAB o hacer Clic con el ratón en otra parte de la pantalla. Seleccionar artículos desde el campo código con F4 o F6. Paso 3 Hacer Clic sobre el botón de Guardar o bien teclear Alt-G Paso 4 Pulsar el botón inventariar para actualizar el stock del programa.

6 4. Etiquetado Para realizar una impresión de etiquetas debemos de seguir los siguientes pasos: Existen dos formas distintas de introducir los artículos de los que deseemos hacer etiquetas, según su procedencia. 1. Si los artículos proceden de un albarán, factura o inventario será muy fácil introducir los artículos, simplemente tendremos que introducir el número de expediente y la sucursal y la lista de artículos se llenará con los artículos de ese expediente, después únicamente tendremos que introducir el número de etiquetas que queremos que se impriman de cada artículo. 2. Si por el contrario los artículos de los que deseemos hacer etiquetas no proceden de un expediente de compra, podemos seleccionarlos en bloque con F6 o uno a uno introduciendo el código correspondiente o usando F4. Una vez introducidos todos los artículos que deseemos, elegiremos el tipo de configuración que queramos e indicaremos la posición en la que ha de empezar la impresión si es que no queremos que empiece en la primera posición. Finalmente haremos clic con el ratón sobre el botón de Imprimir si queremos que se imprima por una impresora normal, o bien sobre el botón Etiquetadora si queremos que se imprima por una impresora de códigos de barra. Si lo que deseamos es hacer una previsualización de la impresión, tendremos que hacer clic sobre el botón de la lupa.

7 5. Consulta de existencias de stock, tipo de proveedor, precio Listado de Inventario de Artículos Esta opción nos permite listar todos los artículos por tipo que reúnan las características que nosotros. Para acceder a este listado se elegirá en el menú Almacén la opción Listado de Inventario de Artículos. Seleccionaremos el tipo de artículo del que se quiere hacer el estudio y pincharemos sobre botón Filtrar Consulta de artículos según stock precio y rotación Esta opción nos permite listar aquellos artículos no vendidos o sin movimientos desde una fecha determinada. Para acceder a esta opción se elegirá en el menú Almacén la opción Consulta Artículos según su Stock, Precio y Rotación. En ella seleccionamos el tipo de artículo del que se quiere hacer el estudio y una vez dado al botón Filtrar y con la lista de artículos en pantalla pulsamos el botón Informe Simple. Una vez seleccionados los parámetros que aparecen en la pantalla pulsamos el botón Aceptar y nos aparecera una ventana que nos permitirá imprimir, previsualizar o guardar en el ordenador el listado que se genera en función de los parámetros seleccionados.

8 6. Inventarios: Paso 1- Generación de Inventario Inicial Este proceso se divide en 3 bloques: Paso 1: Inventario inicial por familias Paso 2: Ir al almacén y contar los artículos por familias Paso 3: Cierre de inventarios físicos. PASO 1: GENERACION DE INVENTARIO INICIAL Objetivo: Relacionar todos los artículos con los que vamos a comparar el stock que se cuenta. El fin fundamental es que si en el ordenador me dice que de un artículo x tengo 2 unidades, pero yo físicamente no encuentro ninguna, el stock siempre se me quedaría a 2 si no tuviese esta relación,. De esta forma el stock se me quedará a 0 unidades, porque lo comparo con esta relación y al no contarla me salta la diferencia. Funcionamiento: Lo primero seria ir al menú y escoger la opción Almacén, después Ajustes de Inventario y Ficha de Ajustes ;Pulsamos el botón Insertar : PASO 1: En Motivos Ajuste ponemos: INVENTARIOS FISICOS PASO 2: Escribimos en el equipo de trabajo las personas encargadas de hacerlo o responsables (por ejemplo Pedro y Ana): PASO 3: En el campo referencia entrada indicaremos la familia que vamos a contar y la palabra inicialización (por ejemplo: Monturas inicialización) PASO 4: Pinchamos en la pestaña de Filtro de artículos : PASO 5: En tipo pinchar la familia que vayamos a contar. Debemos tener marcados no nulos y desmarcamos nulos, mayor/igual que y menor/igual que.pinchamos en filtrar y Aceptamos en código de artículo.aparece un mensaje en la pantalla con el número de artículos encontrados. Pulsamos Si.Nos devuelve otro mensaje Finalizado proceso de volcado., simplemente aceptamos: PASO 6: Pulsamos el botón situado a bajo del todo Generar Inventario Físico de Inicialización.Nos aparece un mensaje de confirmación y aceptamos. Este proceso hace que los artículos con los que compararemos sean los de esta lista, de manera que al finalizar el proceso, es decir, en el Paso 3, si algunos de estos artículos no lo hemos contado me lo pondrá a cero, cuando cerremos todos los inventarios. Esta operación puede durar algunos minutos. Al finalizar nos aparece un mensaje de confirmación que aceptamos. Con esto queda guardado el ajuste inicialización, en el campo de observaciones veremos que aparece Conteo de inicialización

9 6. Inventarios: Paso 2- Generación de Conteos Objetivo: Es aconsejable hacer N conteos dependiendo de la ubicación de la mercancía, es decir primero contamos los de la estantería 1 y guardamos, después generamos otro ajuste de conteo y contamos la estantería 2 y guardamos, así hacemos un conteo para cada uno de los lugares en donde tenemos la mercancía. Esto es para evitar que si hacemos el conteo de todo de una sola vez y tengamos un error evitar tener que contar todo desde el principio. Como ejemplo vamos a contar monturas, liquidos y lentes de contacto. Funcionamiento: Volvemos a meternos en la pestaña Ficha de Ajuste y pulsamos el Botón de Insertar: Ponemos como Motivo de ajuste Inventario Físico Vamos a contar, por ejemplo, las monturas. Teclear en referencia entrada la abreviatura de la familia que vamos a contar (Ejemplo: mont) identificando de esta manera este ajuste: Escribimos el equipo de trabajo o responsable (por ejemplo Marcos): Vamos con el cursor a la columna articulo y utilizando la pistola de código de barras meteremos todas las monturas que hay en la estanteria1: Al finalizar la lectura con pistola daremos a Guardar. Pulsamos el botón de insertar otra vez, como Motivo de ajuste ponemos Inventario Físico.Vamos a contar esta vez los líquidos, Tecleamos en referencia entrada la abreviatura de la familia que vamos a contar y la ubicación (Ejemplo: liqui) identificando de esta manera este ajuste y volvemos a realizar el proceso anterior introduciendo equipo de trabajo, insertando con el lector de código de barras todas las referencias de esta familia y guardando al finalizar Por ultimo vamos a contar la lentes de contacto. Primero Pulsamos el botón de insertar otra vez, como Motivo de ajuste ponemos Inventario Físico. Tecleamos de nuevo en referencia entrada la abreviatura de la familia que vamos a contar y la ubicación (Ejemplo: lentcont) identificando de esta manera este ajuste y una vez más realizamos el proceso anterior introduciendo equipo de trabajo, insertando con el lector de código de barras todas las referencias de esta familia y volviendo a guardar. Se generará un número de ajuste para cada conteo/ajuste. Utilizaremos el protocolo descrito para monturas y sol. Cuando exista más de un elemento por artículo, como podría pasar en el caso de los líquidos, pincharemos en las unidades y pondremos el número de unidades que estamos contando o bien leemos el código del artículo tantas veces como unidades existan del mismo. Una vez terminado el conteo dar aguardar. Conteo de inicialización

10 6. Inventarios: Paso 3- Cierre de Inventarios Físicos Objetivo: Este es el último paso y es aquel donde seleccionamos los ajustes que vamos a comparar y donde se generará el ajuste con las diferencias. Funcionamiento: Seleccionamos en el menú principal la opción Almacén, después Ajustes de Inventario y Cierres de inventarios físicos. En motivo seleccionamos inventario inicial y en el otro campo de motivo seleccionar Inventarios Físicos Pulsamos el botón de Filtrar, nos aparecerán todos los inventarios realizados (debería aparecer el de inicialización de monturas, y las otras familias pero para este ejemplo solo aparecen los de monturas contadas en las 3 estanterías). En este momento procederemos a sacar las diferencias de inventario para cada una de las familias. Para ello seleccionaremos para cada familia los ajustes creados (los conteos y el de inicialización). Lo haremos con la tecla CTRL + seleccionar con el ratón ambos (Por ejemplo para monturas, mirar ANEXO). Existe una opción para poder escoger todos los ajustes a la vez y hacer el cierre de todos, esta opción solo se usa si estamos completamente seguros de que hemos contado todo. Para ello marcamos la opción: Pinchamos en la solapa Ajuste inv. En la lupa y obtendremos las diferencias de esa familia por pantalla. Pulsaremos en el botón de impresión si las quisiésemos imprimir. Una vez validadas estas diferencias pasaremos a cerrar el inventario. Si nos aparece el mensaje de confirmación, seleccionamos que Si. Después de esperar un poco nos saldría un informe como resultado, para imprimirlo pulsamos el icono que esta un la parte superior derecha en forma de impresora, cerramos el informe si solo queremos visualizarlo. Al salir no sale un último mensaje que aceptamos.

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