MANUAL DE CS-ALMACENES (MAYO 2012)

Transcripción

1 MANUAL DE CS-ALMACENES (MAYO 2012)

2 FILOSOFÍA DE LA APLICACIÓN CS-ALMACENES Esta aplicación informática busca gestionar de una manera muy sencilla las existencias de uno o varios almacenes. Se basa en la idea de entrada y salida de producto. Es decir, nosotros iremos indicando salidas y entradas de un producto determinado (en una fecha y almacén concreto) y de esta forma, en cualquier momento el sistema sabrá el stock exacto de ese producto, no sólo en el momento indicado sino en cualquier fecha pasada. Para agilizar la utilización del programa, además de las propias entradas y salidas de producto, hay dos utilidades extras como son el ajuste de almacenes (indicamos el stock exacto de un producto en un momento dado, con lo que el sistema introducirá una entrada o salida de producto para ajustar la base de datos) y el traspaso entre almacenes (con lo que el sistema introducirá una salida de producto en el almacén de origen y una entrada del mismo producto en el de destino). INSTALACIÓN DEL PROGRAMA La instalación del programa es muy sencilla simplemente haga doble click sobre el instalador que se puede descargar de la página web. Al pulsarlo se le irán abriendo una serie de pantallas que le permitirán parametrizar algunos aspectos (si no está familiarizado con la informática, simplemente utilice los valores por defecto). 2

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4 Una vez instalada la aplicación tendrá tanto en el menú de inicio>programas de su sistema operativo como en el escritorio el acceso directo al programa. Acceso directo en el escritorio Acceso a través de Inicio > Programas VERSIÓN DEMOSTRACIÓN La versión demostración le permitirá probar en su propio sistema la aplicación sin ningún límite de usos ni de registros. La única limitación que tiene el programa es que no le permitirá imprimir ni exportar los listados e informes, pero si visualizarlos por pantalla. Al arrancar la aplicación en su versión de demostración se le mostrarán dos mensajes informativos, informándole de que no ha comprado la versión completa. 4

5 En el segundo de ellos, mostrado a continuación, se le ofrece el acceso directo a la compra del programa (requiere internet), y de lo contrario hay que esperar 15 segundos (es la otra diferencia del programa con la versión completa). Al acceder a la pantalla de compra, se nos abrirá nuestro navegador por defecto con la siguiente página: En ella podremos realizar la compra segura del programa por tarjeta (de crédito o débito indistintamente), a través del sitio de pagos seguros por Internet líder en todo el mundo (Paypal), o si lo preferimos se nos informará de un número de cuenta para realizar el pago. Una vez validado el pago por nuestra parte, recibirá un correo electrónico con la clave para activar el programa (no es necesario instalar de nuevo el programa, símplemente accedemos de nuevo al programa y vamos a la opción 5

6 de menú "Ayuda" y dentro de ella a "Activación de la aplicación", donde introduciremos el código de activación). Si es la primera vez que utiliza la aplicación además se nos pedirá un correo electrónico para registrar la aplicación. (*) Todas estas pantallas no aparecerán en el caso de haber comprado el programa. ASPECTO GENERAL DE LA APLICACIÓN El aspecto general de la aplicación es el siguiente (con un menú completo en la parte superior, y uno de "acceso rápido" a las funciones más comunes en la parte izquierda de la pantalla): 6

7 MENÚS DE LA APLICACIÓN MENÚ ARCHIVO Se utiliza para salir de la aplicación, aunque se puede utilizar igualmente la cruz de la esquina superior derecha, como en la mayoría de programas. MENÚ TABLAS Las causas de entrada sirven para catalogar los tipos de entrada y de esta forma poder agruparlas luego de manera ordenada si así lo necesitamos. En la versión demostración se insertan por defecto cuatro tipos: compra, fabricación, traspaso y ajuste. Los dos últimos no se pueden eliminar ya que son los tipos que se asignan al realizar los procesos de traspaso entre almacenes y ajuste manual de existencias. Saca el listado de las causas de entrada y tiene el siguiente aspecto: 7

8 Es la misma información que las "causas de entrada", pero aplicadas a las salidas. Igualmente, hay dos registros que no se pueden borrar ya que se utilizan para identificar las salidas que se realicen desde traspasos y ajustes. 8

9 El listado tiene el siguiente aspecto: Las familias de productos sirven para agrupar e identificar grupos de productos. 9

10 El listado tiene el siguiente aspecto: 10

11 MENÚ ALMACENES Los almacenes son los lugares donde podemos tener productos (puede ser un vehículo también, por ejemplo). En esta pantalla podemos gestionarlos: En la pestaña "Stock actual del almacén" veremos las existencias actuales de todos los productos en cada almacén (según en el almacén en que estemos posicionados en la primera pestaña: El listado simplemente muestra los registros (la información de existencias se saca desde la opción de menú "Informes", de la que hablaremos más adelante: 11

12 MENÚ PRODUCTOS En esta pantalla podremos gestionar nuestros productos y además de un vistazo ver información tanto del stock actual, como de stocks máximos y mínimos por almacén y globalmente (las banderas verdes nos muestran que el valor es correcto y las banderas rojas, que ese valor en concreto supera los límites). No obstante la información de stocks máximos y mínimos no es ni obligatoria, y por lo tanto si se desea se puede obviar: 12

13 Al igual que en la pantalla de gestión de almacenes, tenemos otras pestañas con más información, en la primera de ellas, "Existencias por almacén", veremos las existencias de ese producto en cada uno de los almacenes que tenemos registrados (con un icono a la derecha viendo si estamos por encima o debajo de los stocks máximos y mínimos): En la pestaña "Últimos movimientos", veremos una relación de los movimientos que ha tenido ese producto en concreto: 13

14 El listado de productos, sólo es una relación de los mismos (el resto de la información se saca desde los informes). MENÚ ENTRADAS Se entiende por entrada un aumento de las existencias de un producto. Desde esta pantalla, podremos registrarlas: 14

15 Hay que indicar que tanto en esta pantalla como en "Salidas de producto" (las veremos en el siguiente epígrafe), podemos encontrarnos con un icono que nos indica que ese registro no puede eliminarse desde esta pantalla. Esto se debe a que está realizado automáticamente por el sistema a través de un ajuste de existencias o de un traspaso entre almacenes y por lo tanto debe eliminarse desde esas respectivas pantallas (que veremos más adelante). Al acceder al informe de entradas nos aparecerá la siguiente pantalla dondre podremos parametrizarlo: Y su visualización puede ser así (dependerá de la parametrización de la pantalla anterior): 15

16 MENÚ SALIDAS Por salida de producto se entiende una disminución de stock. La pantalla que lo gestiona tiene el siguiente aspecto: La pantalla de parametrización tiene el siguiente aspecto: 16

17 Y el informe: MENÚ AJUSTES Un ajuste de almacén, se utiliza cuando realizamos un conteo manual de un producto y sabemos el número exacto de unidades que hay y que no coincide con el stock teórico. En esta pantalla lo registraremos: 17

18 A nivel interno, lo que hace el ajuste es comprobar el stock "teórico" del programa y viendo el "físico" o "real" que nosotros le introducimos en el ajuste, realiza una entrada o salida de producto para ajustar el stock del programa. La pantalla de parametrización de ajustes tiene el siguiente aspecto: Y el informe puede tener el siguiente aspecto: 18

19 MENÚ TRASPASOS Cuando queramos traspasar existencias de un producto entre dos de nuestros almacenes utilizaremos esta pantalla: El sistema internamente realizará una salida de producto desde el almacén origen y una entrada de producto en el almacén destino. La pantalla de parametrización del informe tiene el siguiente aspecto: 19

20 Y el informe: MENÚ INFORMES Mediante informe parametrizable podremos saber todas nuestras existencias, ya sea por producto agrupado, por almacén, etc. El informe puede tener el siguiente aspecto: 20

21 Mediante este informe parametrizable tendremos acceso a toda la información de movimientos de producto, independientemente de que se traten de entradas, salidas, ajustes o traspasos. El informe puede tener el siguiente aspecto: 21

22 Esta pantalla (meramente informativa), nos sirve para ver de manera gráfica posibles desvíos entre las existencias reales y los stocks máximos y mínimos que nosotros le hemos indicado. Esta pantalla puede abrirse al iniciar la aplicación si así se lo indicamos: Desde la misma pantalla podemos acceder a su propio listado: 22

23 MENÚ AYUDA Muestra un pequeño log de la utilización de la base de datos. 23

24 Desde esta opción usted podrá enviarnos su base de datos para nuestra comprobación en el caso de que encuentre que hay algún error en la aplicación (indíquenos también un mail y la descripción del problema que tiene para una mejor resolución del problema). Si quiere ponerse en contacto con nosotros utilice esta opción, tanto para preguntarnos lo que desee, como para realizar cualquier sugerencia que pueda creer interesante para la aplicación. 24

25 Desde esta pantalla se pueden parametrizar diversos aspectos de la aplicación. Si desea realizar una copia de seguridad de su base de datos seleccione esta opción. 25

26 Si lo que desea es recuperar una copia de seguridad antigua utilice esta opción (tenga en cuenta que eliminará los datos que en ese momento tenga). Permite descargar de internet este manual. Permite acceder a la página de compra del programa. En esta pantalla se puede introducir el código que recibiremos cuando adquiramos la aplicación. 26

27 ANEXO. PANTALLA DE VISUALIZACIÓN DE LISTADOS E INFORMES Mediante esta pantalla se comparte con el usuario la visualización de datos y tiene el siguiente aspecto: En la parte superior vemos la botonera del programa, que además de navegar por las diferentes páginas del documento y de establecer el zoom que deseemos para su mejor visualización, nos permite imprimir el documento (nos sacará la pantalla de impresión de nuestra impresora por defecto) y exportar el mismo a los siguientes formatos: 27