Tutorial para hacer una base de datos sencilla con openoffice Base

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1 Tutorial para hacer una base de datos sencilla con openoffice Base (Perdonad los errores, está hecho con prisa, ya lo revisaré. Lo importante es que os valga para hacer el trabajo sin contratiempos. Podéis sugerirme cambios) Abrimos openoffice Base, seleccionando Inicio>Porgramas>Openoffice base: La primera pantalla que nos aparece es un asistente que nos ayuda a crear la base de datos:

2 En nuestro caso, vamos a crear una nueva base de datos. Si ya la tenemos hecha, solamente tenemos que seleccionar Abrir un archivo de base de datos existente En principio, seleccionamos el botón de opción No registrar la base de datos, y la casilla de verificación Abrir la base de datos para editar La primera diferencia que notamos entre un programa gestor de Base de Datos y cualquier otro es que lo primero que nos pide, antes de empezar, es guardar el archivo. Le ponemos el nombre que deseemos (BD_3esoA_TU_NOMBRE_coleccionPelis, por ejemplo), y lo guardamos en nuestra carpeta de trabajo:

3 Una vez guardada, se abre la pantalla principal. En la barra de la izquierda nos aparecen los cuatro tipos de objetos que podemos realizar: tablas, consultas, formularios e informes. Comenzamos por hacer una Tabla, desde el asistente: Pinchamos en el botón de opción Personal, y allí buscamos un tipo parecido al que queramos hacer. En este ejemplo, ColecciónDVD: Una vez seleccionado, tenemos que elegir los campos que queramos de entre los disponibles. Para ellos, se selecciona hasta que esté resaltado, en azul, y se aprieta el botón de una flecha > (si apretamos el de las dos flechas >>, se seleccionan todos los campos a la vez. De la

4 misma forma, si nos equivocamos, podemos quitar campos con las flechas hacia la izquierda (<<, <) Plsando siguiente, nos permite editar uno a uno los campos, pudiendo cambiar su nombre, el tipo de campo, hacerlo como entrada requerida, es decir, obligatorio, o variar lsu longitud. Conviene no abusar de las entradas requeridas, ya que si no los rellenamos con datos, no nos va a permitir continuar. Un ejemplo de campo requerido u obligatorio puede ser el título, para una película o libro, o el Nombre, para una agenda de contactos.

5 En la siguiente pantalla tenemos que seleccionar crear una clave principal, agregarla automáticamente y con Autovalor, tal como aparece en la imagen Por último, le ponemos nombre a la tabla, y fianlizamos.

6 Ya tenemos la tabla. Podríamos rellenar ya los registros con datos, pero vamos primero a editarla Cerramos la tabla, y seleccionándola, con el botón derecho elegimos editar

7 Ahora nos sale una lista con todos los campos, en tres columnas: Nombre, tipo de campo, y descripción. Podemos añadir nuevos campos. En este caso he añadido un campo de nombre Carátula, de tipo imagen, y escribo una descripción para que se entienda que es lo que hay que rellenar en él (luego esta información saldrá por ejemplo en el tipo cartelito amarillo al posarnos sobre el campo) También añado un campo sí/no para saber si tengo prestad la película o no.

8 En esta pantalla se aprecia como puedo variar la longitud de un campo, y cómo hemos hecho obligatoria (requerida) la introducción del dato Título de película para poder continuar.

9 También podemos dar un valor predeterminado a algún campo, si consideramos que va a ser el valor más usual. De esta forma, no saprecerá automáticamente y nos ahorramos escribirlo. Por otro lado, si quisiéramos cambiarlo, nos lo permite sin ningún problema. Hecho esto, y SIN RELLENAR LOS DATOS, pasamos a crear los formularios, ya que son los objetos que permiten una introducción cómoda de datos.en la parte izquierdda de la ventana, seleccionamos el botón formularios, y la opción de crearlos a partir del asistente

10 Elegimos la tabla en la que se van a guardar los datos, y dentro de esta, los cmapos que queremos que aparezcan en el formulario. Haremos dos formularios, uno sencillo, con los campos más importantes (Título, Género, año, ) y otro con todos los campos (excepto el ID), por si queremos entretenernos en rellenar otros datos de menos importancia.

11 Damos a siguiente, y otra vez a siguiente sin agregar subformularios Elegimos la disposición en bloques, etiquetas arriba, que viene a quedar como una ficha individual por registro. Dejamos la siguiente pantalla como está, ya que queremos poder editar, añadir y borrar datos. Esta opción tiene interés para cuando quiereo compartir la base de datos, pero que no vean los datos de otros (pensad en la BD de Hotmail o Tuenti, p.ej., que no nos dejan ver los datos de otros usuarios), o que no me deja añadir, borrar o modificar datos (la BD de un video club,

12 p.ej.) Por último elegimos el estilo que nos parezca mejor

13 Y le damos nombre, que nos de pistas (resumen, completa, ) Aquí tenemos nuestra ficha (formulario)

14 Vamos a mejorarla. La cerramos, y con el botón derecho elegimos editar Esta pantalla, nos permite editar el formulario desde el punto de vista del diseño. Podemos mover las casillas, cambiar los fondos, tipos de letra, ) Ponemos una etiqueta (fijate que pincho en el botón de la izquierda campo de etiqueta

15 Haciendo doble click, podemos cambiar las propiedades del campo correspondiente. En este caso, le cambio el título

16

17 Este es el resultado una vez guardados los cambios y abierto para poder introducir datos

18 Si quiero insertar un campo de imagen (la caratula) en el formulario, volvemos a editarlo:

19 Pincho en el botón de más campos de opción Aparece una nueva barra de herramientas, con más botones. Selecciono el control de imagen

20

21 Dibujo un recuadro, que será donde aparezcan la imágenes:

22 Ahora, editamos este nuevo control, pulsando con el botón derecho encima de él y seleccionando campo de control Aparece una ventana con sus propiedades. Seleccionamos la pestaña Datos, y dentro de ella la casilla campo de datos. Pinchando, se despliegan los campos que tiene nuestra tabla. Seleccionamos el campo que va a contener las imágenes (en este caso, carátula)

23 Guardamos, cerramos, y abrimos el formulario normalmente:

24 Nos apreace el recuadro, pero vacío. Para insertar la imagen correspondiente, damos al botón derecho y seleccionamos insertar imagen de Aparece la ventana del explorador, buscamos las imagen, y la abrimos. Hay que tener especial cuidado de que estas imágenes no sean excesivamente grandes, ya que van a ocupar espacio

25 en la base de datos y pueden hacerla poco manejable. Recomindo que sean <100kb

26 Ya la tenemos en su recuadro. Ahora puedo meter todos los registros que quiera. Para hacer los informes, he de seleccionar en la ventana de la izquierda el correspondiente botón

27 Aparece un asistente, similar al de los formularios. Seleccionamos lo que queremos tener impreso

28 En la siguiente pantalla, nos permite cambiar el nombre que va a aparecer encima de los datos En esta pantalla, podemos agregar niveles de agrupamiento, es decir, se van a ordenar los registros por una categoría que le señalemos. En el caso de los DVD, los agrupo por género. De esta manera, se imprimirán clasificadas por el género (acción, infantil, ) y dentro de cada uno de estos aparecerán las películas ordenadas alfabéticamente si lo desamos

29 Aquí deicidmos si ordenamos los datos, y según qué campos La siguiente ventana nos permite elegir el estilo. Conviene elegir uno que sea sencillo, huyendo de los que tienen mucho relleno, ya que los informes se van a imprimir ( hay que ahorrar tinta!) En esta pantalla elegimos el título (que sea significativo, ya que podemos hacer muchos distintos: resumen, completo, resumen con carátulas )Por otro lado, seleccionamos que sea

30 un informe dinámico, de esa manera, según se vayan agregando registros a la base de datos, los irá añadiendo Este sería el resultado. Obviamente, aparece un poco huérfano porque sólo hay un registro. Pero el rellenarlo de datos te lo dejo a ti, verás cómo me merece la pena tener clasificas tus colecciones!

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