Manual del Usuario Groupware

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1 Manual del Usuario Groupware por Dionisio Antón v1.0 Con este manual usted podrá trabajar con la herramienta Groupware de la plataforma Open-Xchange Índice: 1 Portal Calendario Contactos Tareas Manual del usuario Groupware Página 1/15 Quer System

2 Portal El portal nos muestra toda la información resumida (Citas, Correos Electrónicos, Tareas pendientes ) Pantalla inicial Portal Carpeta Privada: Muestra las carpetas de uso privado por el usuario. Carpeta Pública: Mestra las carpetas públicas creadas por otros usuarios que nos hayan dado acceso a las mismas. Esto nos sirve por ejemplo para compartir un calendario entre diferentes usuarios o grupos. Carpeta Compartida: Nos muestra las carpetas privadas de otros usuarios que nos hayan dado permiso a las mismas. Normalmente gerencia da acceso a su secretario para que le gestione el calendario. Sistema de Carpetas: Libreta General de Direcciones : Carpeta general de contactos donde todos los usuarios del sistema tienen acceso. Usuarios Internos: Todos los usuarios registrados en la plataforma Manual del usuario Groupware Página 2/15 Quer System

3 Calendario Desde el módulo Calendario podremos: 1. Crear, modificar, eliminar, imprimir y buscar citas 2. Convocar reuniones, visualizar la disponibilidad de los compañeros 3. Reservar recursos (salas de reunión, vehículos, equipamiento,...) Crear una cita Pulse sobre el módulo calendario dentro del portal y a continuación pulse en el botón nuevo Manual del usuario Groupware Página 3/15 Quer System

4 Vista introducción de datos de una cita Descripción: Reunión Equipo Localización: Lugar donde se va a desempeñar (C\ Luis La Barca, 15 Madrid) Comienzo: La hora de en que da comienzo la cita Finalización: La hora a la que se tiene previsto terminar Mostrar como: Reservado Obligada Temporal Quizás me la pueda saltar o dure menos de lo previsto Ausente No voy a estar en la oficina Disponible Lo tengo ocupado, pero puedo conceder tiempo Categorías: (No es necesaria tenerlas creadas, se pueden insertar como texto libre) Comentarios: (Nos debe ayudar a nosotros y nuestros compañeros con información relevante) Recordatorio: (el tiempo antes a la hora de la cita que nos avisa por ) Notificar a participantes: (envía un a los participantes de la cita cuando se crea y cuando se modifica) Notificar estado a los participantes: (nos activa por defecto la casilla Notificar a participantes) Tras introducir los datos necesarios podemos guardar la cita o bien, pasar a las siguientes solapas para ampliar Manual del usuario Groupware Página 4/15 Quer System

5 información: Solapa Participantes: Desde este área podemos convocar participantes a nuestra cita y reservar los recursos necesarios que necesitemos. Vista de asignación de participantes Origen de búsqueda: Seleccionamos aquella carpeta que contenga los participantes / recursos que queramos incluir. (Los participantes no es necesario que sean usuarios activos del sistema. Podemos convocar reuniones sobre contactos de los cuales dispongamos de su . Este usuario recibe un correo de nuestro sistema que adjunta una cita insertable en otras aplicaciones de correo electrónico.) Grupos: Podemos agregar directamente grupos de usuarios completos Nombre para la búsqueda: Nos permite encontrar contactos / recursos por entrada de texto libre. Admite comodines del tipo *texto*, texto*, *texto Una vez tenemos localizado el contacto / recurso / grupo, tan solo nos queda agregarlo a la casilla Participar: con los botones Participantes-> / Recursos-> Tras haber asignado participantes / recursos, podemos guardar la cita o bien continuar con la siguiente solapa: Manual del usuario Groupware Página 5/15 Quer System

6 Solapa Secuencia: Desde esta área podemos introducir una secuencia repetitiva en la cita que tenemos programada. El siguiente ejemplo, nos informa que la cita se repetirá los martes de cada semana Una vez hemos configurado la Secuencia, podemos guardar la cita o bien, pasar a la siguiente solapa: Solapa Disponibilidad: Desde esta área, podemos consultar la disponibilidad del usuario Descripción de la imágen: El día 17/10 Domingo Amparo tiene ocupado desde la 9:00 hasta las 11:00 y el usuario Dionisio Antón tiene ocupado todo el día. El resto de participantes nos muestra el valor en verde por que, si tienen disponibilidad para la reunión. Manual del usuario Groupware Página 6/15 Quer System

7 Si con esto no disponemos de la información sobre disponibilidad, podemos usar la siguiente solapa: Solapa de Consulta: Desde este área, podemos realizar una consulta por intervalos de tiempo y hasta 30 días. El resultado obtenido, es una vista global por días y disponibilidades globales de los participantes. Las diferencias entre Disponibilidad y Consulta son: 1. La disponibilidad muestra los participantes 2. La consulta permite introducir rangos de fechas Una vez hemos guardado la cita, el sistema nos muestra el resultado con los datos que han sido introducidos: En la descripción de opciones, podemos Aceptar / Denegar la convocatoria y además poner un motivo. Manual del usuario Groupware Página 7/15 Quer System

8 Solapa Participantes: Nos informa del estado de los participantes y los comentarios que nos han dejado Solapa Historial: Esta imagen, nos muestra el estado de los participantes y los comentarios Nos informa quién ha creado / modificado la cita y cuando ha sido la última modificación. Solapa Notas: Muy útil, ya que podemos ir asociando un histórico de texto a las citas La persona encarga de programar la cita, puede ir registrando con las notas todas las actividades realizadas Estas notas, pueden ser accesibles por todas las personas que tengan acceso a la Cita o privadas donde sólo el usuario Manual del usuario Groupware Página 8/15 Quer System

9 que las crea tiene acceso. Solapa Enlaces: Mediante los enlaces, podemos asociar información entre los diferentes módulos La siguiente imagen, nos informa que la cita Reunión Equipo, tiene varios enlaces. El primero hace referencia a una tarea y el segundo a un contacto. Si pinchamos sobre los enlaces accedemos directamente al dato en concreto. Solapa Adjuntos: Puede ser interesante, subir información adicional que no tengamos en el sistema. Para ello tenemos la parte de adjuntos, donde podemos subir cualquier tipo de fichero para que se quede asociado a la cita. Manual del usuario Groupware Página 9/15 Quer System

10 Contactos Desde el módulo de contactos, podremos: Crear un contacto 1. Crear, modificar, eliminar, copia, imprimir y buscar contactos 2. Crear y modificar listas de distribución 3. Relacionar personas con empresas 4. Personalizar la vista de contactos Pulse sobre el módulo contactos dentro del portal y a continuación pulse en el botón nuevo Cumpleaños y Aniversarios: Si introducimos una fecha, automáticamente nos insertará en el calendario el cumpleaños / aniversario del contacto. Las Categorías: Es muy importante su uso ya que nos va nos va a permitir crear listas de distribución y enviar s en base a las mismas. Si los datos que debemos introducir, no son suficientes, podemos pasar a la siguiente solapa Todos los campos Para asociar información poco común a la entrada de datos de un contacto convencional, en la siguiente solapa Campos dinámicos disponemos de 20 campos adicionales. Manual del usuario Groupware Página 10/15 Quer System

11 Para relacionar personas con empresas vaya a la solapa Campos dinámicos Listado de contactos. Se pueden cambiar las vistas desde el desplegable que se encuentra arriba a la derecha Manual del usuario Groupware Página 11/15 Quer System

12 Listas de Distribución: 1. Cree un contacto nuevo e introduzca el nombre de la lista en el campo Apellidos / Empresa / Lista de Distribución: 2. Sitúese en la solapa Lista de Distribución 3. Agregue los diferentes contactos: Para agregar / quitar contactos a la lista, se pueden buscar por: Nombre Correo Categorías Correo independiente: Se emplea cuando no disponemos del contacto dado de alta en nuestras carpetas contactos. Una vez hemos rellenado los criterios de búsqueda, pulsamos sobre Buscar Los contactos aparecen de inmediato y los que queramos introducir en la lista, debemos marcarlos y pulsar en Añadir Podemos realizar búsquedas de contactos en las diferentes carpetas de contactos que tengamos, incluyendo la libreta general de direcciones. Manual del usuario Groupware Página 12/15 Quer System

13 Para añadir un correo independiente, tan solo es necesario introducir: Nombre, Apellido, y pulsar en Añadir Cuando ya dispongamos de todos los datos, pulsamos en Guardar y ya tendremos nuestra lista de distribución Personalizar una plantilla: Cuando pulsamos sobre el icono Contactos, Open-Xchange nos muestra todos los resultados en base a unas plantillas ya predefinidas. Cada usuario, puede tener sus propias plantillas y agregar / quitar campos con el fin de ajustarla a sus necesidades. Para hacer esto, nos situamos en la solapa Plantilla personalizada Asignamos un nombre a la plantilla y agregamos / quitamos los campos correspondientes Una vez tenemos los campos deseados, pulsamos sobre Guardar cambios (abajo a la derecha) Manual del usuario Groupware Página 13/15 Quer System

14 Tareas Desde el módulo de tareas, podremos: 1. Crear, modificar, eliminar, copia, imprimir y buscar tareas 2. Asignar tareas a otras personas 3. Llevar un control de coste / presupuesto 4. Crear secuencias de tareas Para crear una tarea, pulse sobre el icono Tareas dentro del Portal y después pulse sobre el icono nueva Los datos a introducir son: Asunto: Motivo de la tarea Fecha inicio : Comienzo de la tarea Fecha fin : Finalización de la tarea Estado: El progreso del trabajo realizado Prioridad : Tipo de urgencia de la tarea % Realizado : Nos permite insertar el % del trabajo que se va realizando en la tarea Recuérdemelo por correo: Nos envía un , informando sobre esta tarea Notifique a los participantes: Si la tenemos marcada, enviará un a los participantes de la tarea Manual del usuario Groupware Página 14/15 Quer System

15 Solapa Detalles En este área, podemos introducir información adicional de la tarea como por ejemplo, coste / presupuesto o el nombre de la empresa a la cual se le realiza. Solapa Participantes: Por favor, consulte Solapa Participantes en el módulo Calendario Solapa Secuencia: Por favor, consulte Solapa Participantes en el módulo Calendario Manual del usuario Groupware Página 15/15 Quer System

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