A continuación se describen cuáles son los elementos principales de las tablas, cómo crear una y cómo modificarla.

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1 4. TABLAS A continuación se describen cuáles son los elementos principales de las tablas, cómo crear una y cómo modificarla Principales Elementos Al momento de generar y diseñar una tabla es importante definir e implementar varios conceptos: Llave Primaria: Campo que identifica de forma única al registro para definir el campo como llave primaria, para realizarlo, acceda a la tabla en modo diseño, sitúese en el campo, de clic derecho en la parte Izquierda del campo y active la última opción Llave primaria. Quedará marcada con un Paloma como señal de activación, y al campo en la sección donde dimos el clic aparecerá una Llave, lo cual indica que el cambio se ha realizado. Figura 7. Llave primaria Tipos de datos: Antes de construir una tabla es importante definir los tipos de datos de sus campos, para lo cual hay que los que ofrece openoffice.org Base los cuales son: Texto:Nota [LONGVARCHAR] Campo de texto grande hasta 2 Gb, Texto (fijo) [VARCHAR], Texto [VARCHAR], Texto [VARCHAR_IGNORECASE] Texto que no diferencia entre mayúsculas y minúsculas Númericos Enteros:Tinyinteger [TINYINT], Small Integer [SMALLINT], Integer [INTEGER], Bigint [BIGINT]. 1

2 Númericos Reales: Numero [NUMERIC], Decimal [DECIMAL], Float [DOUBLE], Real [REAL], Double [DOUBLE]. Tiempo: Fecha [DATE], Hora [TIME], Fecha/Hora [TIMESTAMP]. Otros: Si/No [BOOLEAN], Imagen [LONGVARBINARY], Campo Binario [VARBINARY], Campo Binario (fijo) [BINARY],OTHER [OTHER] Obligatoriedad de campos: Como todos los manejadores de bases de datos, openoffice Base le permite definir si el campo es requerido o no; es decir, si puede no llenarse. Esto lo puede definir en el modo edición de tabla, situándose en el campo a definir, en la sección inferior Propiedades del campo en Entrada Requerida. Figura 8. Propiedades de Campo Formato de captura: Existen campos que por su naturaleza pueden capturarse de varias formas, esto trae algunos problemas al querer extraer información, por ello es importante definir un formato de captura. Existen plantillas de los formatos más comunes en openoffice Base y puede definirlos en la sección Propiedades del campo en Ejemplo de Formato a través del botón: Creación de tablas Los datos se guardan en tablas. A modo de ejemplo, la libreta de direcciones del sistema de correo electrónico es una tabla de una base de datos. Cada dirección es un registro de datos, presentado como una fila en la tabla. Los registros se componen de campos de datos, por ejemplo los campos de nombre y apellido y el de correo electrónico Modo Diseño Para crear una tabla en vista de diseño: 1. Abra el archivo de base de datos en el que desee crear la tabla. 2. En el panel izquierdo de la ventana de base de datos, haga clic en el icono Tablas. 3. Figura 9. Icono Tablas 2

3 4. Haga clic en Crear tabla en vista Diseño. Figura 10. Tareas para la opción Tablas 5. Aparecerá la ventana Diseño de Tabla. Figura 11. Ventana Diseño de Tabla En el modo diseño podrá definir los Campos de Datos. Los Campos de Datos se introducen por filas de arriba abajo. Por cada campo de datos nuevo, pulse a la izquierda de la celda e introduzca un Nombre de campo. En la celda de la derecha se define el Tipo de campo. Si pulsa dicha celda, podrá seleccionar uno de los posibles Tipos de Campo del listado. 3

4 También podrá introducir una Descripción en cada Campo de Datos. El texto de la descripción se muestra en la visualización de la tabla Ayuda Emergente de los títulos de columnas. Propiedades del campo Introduzca las propiedades de cada uno de los Campos de Datos que haya seleccionando. Las posibilidades dependen del tipo de base de datos que se utilice. En Valor predeterminado, asigne al campo de datos un contenido predeterminado para los nuevos registros. Naturalmente esto siempre se puede modificar posteriormente. A continuación, defina si el campo de datos puede quedar vacío o no Entrada requerida. El elemento Longitud dispone de varias posibilidades de selección que dependen siempre del Tipo de Campo seleccionado Asistente En OpenOffice.org, puede crear una tabla utilizando el asistente para tablas: 1. Abra el archivo de base de datos en el que desee crear la tabla. 2. En el panel Izquierdo de la ventana de base de datos, haga clic en el icono Tablas. Figura 12.Icono Tablas 3. Haga clic en Usar el asistente para crear tabla. Figura 13. Tareas para la opción Tablas 4

5 4. Una vez que se ejecute el asistente, le ayudará a crear una Tabla de Base de Datos. 5. Seleccione los campos de las tablas de muestra proporcionadas como punto inicial para crear la suya propia. Figura 14. Asistente para Tablas > Seleccionar Campos Negocios: Seleccione la categoría comercial para ver sólo las tablas de muestra para profesionales. Personal: Seleccione esta categoría para ver sólo las tablas de muestra personales. Tablas de muestra: Seleccione una de las tablas de muestra, seguida de los campos de la tabla en el cuadro de lista izquierdo. Repita este paso hasta haber seleccionado todos los campos que necesite. Campos disponibles: Lista los nombres de los campos de base de datos en la tabla o consulta seleccionadas. Para seleccionar un campo, pulse en él; si desea seleccionar varios campos, pulse la tecla Mayús o Control mientras pulsa en los campos. ->: Mueve los siguientes campos seleccionados a la derecha, para que formen parte de los campos de la tabla. =>>: Mueve todos los campos a la derecha para que formen parte de los campos de la tabla. <-: Elimina los campos seleccionados que ya formaban parte de tabla. <<=: Elimina todos los campos. ^: Cambia el orden de los campos al desplazar el campo seleccionado hacia arriba en la lista. v: Cambia el orden de los campos al desplazar el campo seleccionado hacia abajo en la lista. Campos seleccionados: Muestra los campos que finalmente se incluirán en la nueva tabla, al realizar las acciones anteriores. 5

6 6. En el siguiente paso se debe especificar la información de campos seleccionados. Figura 15. Asistente para tablas > Establecer tipos y formatos. Campos seleccionados: Seleccione un campo para editar su información. ^: Haga clic para desplazar el campo seleccionado hacia arriba en la lista. v: Haga clic para desplazar el campo seleccionado hacia abajo en la lista. -: Elimine el campo seleccionado del cuadro de lista. +: Agregar nuevo campo de datos al cuadro de lista. Información de campo Nombre de campo: Muestra el nombre del campo de datos seleccionado. Si lo desea, puede introducir un nuevo nombre. Tipo de campo: Seleccione un tipo de campo. Valor Automático: Al establecerse en Sí, el manejador de la base de datos genera los valores de este campo, incrementando el valor con la expresión que se defina; solo aplica para campos numéricos. Entrada requerida: Si se ha establecido en Sí, este campo no podrá dejarse vacío en la captura de los datos. Tamaño: Especifica el número de caracteres para el campo de datos de texto. 7. En este paso se tendrá que especificar un campo en la tabla que se utilizará como clave principal. 6

7 Figura 16. Asistente para Tablas >Establecer Clave Principal Crear una clave principal: Agregue una clave principal a cada tabla de base de datos para identificar cada registro de forma única. En algunos sistemas de bases de datos de OpenOffice.org, es obligatoria una clave principal para editar las tablas. Agregar una clave principal automáticamente: Seleccione la opción para agregar automáticamente una clave principal como campo adicional. Usar un campo existente como clave principal: Seleccione un campo de los ya existentes para utilizar como clave principal. Nombre de campo: Seleccione el nombre del campo. Autovalor: Seleccione para insertar automáticamente un valor e incrementar el valor del campo para cada registro nuevo. El campo debe ser numérico para admitir el incremento automático de la función Autovalor. Definir clave primaria como combinación de varios campos: Seleccione la opción para crear una clave principal a partir de una combinación de varios campos. Campos disponibles: Seleccione un campo y haga clic en > para agregarlo a la lista de campos de claves principales. ->: Da clic para mover en los siguientes campos a la caja a la que la flecha está apuntando. <-: Da clic para mover los campos seleccionados a la caja donde la flecha está apuntando. Campos de clave principal: Seleccione un campo y haga clic en < para quitarlo de la lista de campos de claves principales. La clave principal se crea como concatenación de los campos de esta lista, de arriba abajo. 8. Escriba un nombre par ala tabla y especifique si desea modificarla tras cerrar el asistente. 7

8 Figura 17: Asistente para Tablas >Crear Tabla Nombre de la tabla: Especifica el nombre de la tabla. Catálogo de la tabla: Seleccione el catálogo para la tabla. Sólo estará disponible si la base de datos admite catálogos. Esquema de la tabla: Seleccione el esquema para la tabla. Sólo estará disponible si la base de datos admite esquemas. Modificar el diseño de la tabla: Seleccione esta opción para guardar y editar el diseño de la tabla. Insertar datos inmediatamente: Seleccione esta opción para guardar el diseño de la tabla y abrirla para introducir datos. Crear un formulario basado en esta tabla: Seleccione la opción para crear un formulario basado en esta tabla. El formulario se crea en un documento de texto con la última configuración del Asistente para Formularios Modificación de tablas Para hacer modificaciones a la estructura de las tablas o cualquier objeto de la base de datos, vaya a la opción Editar que aparece en el menú de clic derecho del objeto. 8

9 Figura 18: Modificación Tablas Esta opción le mostrará la misma pantalla de diseño de la tabla para hacer todas las modificaciones necesarias. Es importante tener cuidado con las modificaciones que se hacen en la estructura de la tabla, debido a que éstas pueden repercutir en la eliminación o cambios en los datos ya capturados. Las posibles modificaciones que pueden realizarse son: Eliminación de campos. Cambio de tipo de datos: solo si el cambio es compatible, por ejemplo, cambiar un flota por un integer es posible, sin embargo los datos se truncarían y se perderían los decimales de los datos. Cambio de formato. Cambio de obligatoriedad Vistas Una vista de tabla consiste en una consulta que se almacena con la base de datos En la mayoría de las operaciones de bases de datos, una vista se puede utilizar igual que una tabla. 1. En el panel izquierdo de la ventana de base de datos, haga clic en el icono Tablas. 2. Haga clic en Crear vista de tabla. Figura 19: Icono Tablas 9

10 Figura 20: Tareas de la opción Tablas Aparecerá la ventana de la vista Diseño, prácticamente idéntica a la ventana Diseño de Consulta. Figura 21: Ventana Diseño de Vista La vista Diseño de consulta permite la creación y edición de consultas de bases de datos. La vista Diseño Para crear una consulta, haga clic en el icono Consultas de un documento de base de datos y, a continuación, haga clic en Crear consulta en vista Diseño. La consulta se define en el panel inferior de la vista Diseño. Para hacerlo, especifique los nombres de campos de la base de datos que se deben incluir, así como los criterios de visualización. Para reorganizar las columnas en el panel inferior de la vista Diseño, arrastre el encabezado a una nueva posición, o seleccione la columna y pulse las teclas Control + Flecha. En la parte superior de la ventana de la vista Diseño de Consulta, se muestran los iconos de las barras Diseño de consulta y Diseño. 10

11 Si desea probar una consulta, haga doble clic en el nombre de la consulta en el documento de base de datos. El resultado se muestra en una tabla similar a la vista de origen de datos. Tome en cuenta que la tabla que se muestra es temporal. Teclas de la vista Diseño de consulta: Tecla F4 F5 F7 Función Vista previa Ejecutar consulta Agregar tabla o consulta Seleccionar tablas: Al abrir el diseño de consulta por primera vez, puede pulsar Añadir tablas para crear una consulta nueva. Se abrirá un diálogo en el que deberá seleccionar la tabla en la que se basará la consulta. Figura 22: Agregar Tablas Haga doble clic en los campos para agregarlos a la consulta. Arrastre y coloque para definir relaciones. 11

12 Borrar tablas: Figura 23: Vista Diseño Para borrar una tabla de la vista de diseño, pulse en el margen superior de la ventana de la tabla y active el Menú Contextual. Con la orden Borrar se eliminará la tabla de la vista de diseño. Otra opción es pulsar la tecla Supr. Desplazar tablas y modificar su tamaño: Las tablas y su tamaño pueden definirse a voluntad. Para desplazar una tabla se pulsa con el mouse el margen superior y se lleva a la posición deseada. Para aumentar o disminuir el tamaño de presentación, arrastre el borde hacia una de las esquinas Relaciones Una de las grandes ventajas de las bases de datos es que se puede almacenar toda la información que se requiera en varias tablas, relacionadas entre ellas, en lugar de tener solo una gran tabla con toda la información Tipos de relaciones entre tablas. Para ver la forma de establecer la relación es necesario decidir, previamente, qué tipo de relación existe entre las tablas. Existen tres tipos básicos de relaciones entre tablas: Uno a muchos. Este tipo se da cuando una fila de la primera tabla puede estar relacionada con muchas filas de la segunda tabla, pero una fila de la segunda sólo está relacionada con una de la primera. Muchos a muchos. Esta clase de relación ocurre cuando una fila de la primera tabla puede estar relacionada con muchas filas de la segunda tabla y una fila de la segunda tabla puede estarlo con muchas filas de la primera. 12

13 Uno a uno. Este tipo de relación aparece con menos frecuencia y sucede cuando una fila de la primera tabla sólo puede estar relacionada con una fila de la segunda y una fila de la segunda tabla sólo puede estar relacionada con una de la primera. Si esta seguro de cuál es el tipo de relación que existe entre las tablas el siguiente paso es ver cómo indicarlo en OOo Base. Acceder al menú Herramientas >Relaciones Figura 24: Menú Relaciones 1. Agregar las tablas necesarias para definir las relaciones; seleccionar la tabla y dar clic en Añadir, dar clic en Cerrar una vez que se han agregado todas las tablas. Figura 25. Agregar Tablas para Relacionarse Esta pantalla aparece la primera vez que se accede a Relaciones, sin embargo, si posteriormente se necesita agregar más tablas para relacionarlas, se puede hacer pulsando el botón. 2. Pulsar sobre el botón Relaciones, el cual abrirá la siguiente pantalla. 13

14 Figura 26. Definir Relación 3. En la sección Tablas Implicadas, seleccione las dos tablas que tendrán la relación. Figura 27. Tablas Implicadas 4. En la sección de Campos Implicados, seleccione el campo de cada tabla que las relacionará. Es conveniente, pero no obligatorio, que estos campos se llamen de la misma forma. Lo que si es obligatorio es que sean del mismo tipo de dato. Figura 28. Campos Implicados 5. Definir la Actualización, y la Eliminación, de la cuales se encuentran disponibles Ninguna Acción: no permitir la actualizar ó eliminar si existen registros en la tabla denominada hija o dependiente. Actualizar en Cascada: Actualizar el campo o eliminar el registro si existen en la tabla hija o dependiente. 14

15 Poner Nul: Actualizar en Null (siempre y cuando esté definido el campo en la tabla hija o dependiente como no requerido) el campo en la tabla hija o dependiente. Predeterminar: Actualizar el campo en la tabla hija o dependiente con el valor predetermindo de éste. Figura 29. Opciones Actualización y Eliminación 15

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