Departamento Nacional de Planeación República de Colombia MANUAL DE LAS FUNCIONALIDADES DE LA MGA

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1 Departamento Nacional de Planeación República de Colombia MANUAL DE LAS FUNCIONALIDADES DE LA Dirección de Inversiones y Finanzas Públicas Bogotá D.C., Colombia Agosto de 2013

2 Página 2 de 34 Documento: MANUAL DE LAS FUNCIONALIDADES DE LA Autor: Estatus: Dirección de Inversiones y Finanzas Públicas Preliminar Control de Versiones Versión Fecha Descripción Autores /Julio/ /Julio/ /Agosto/2013 Elaboración del documento Revisión del documento Revisión del documento Ing. Wilson Orlando Camargo Magin. Eco. Lorena Sofia Velasco Franco Ing. Jose Manuel Rivera Dirección de Inversiones y Finanzas Publicas-Manual de las Funcionalidades de la 2

3 Página 3 de 34 TABLA DE CONTENIDO 1 INTRODUCCIÓN PASOS PARA EXPORTAR E IMPORTAR UN PROYECTO EN LA EXPORTACIÓN DE PROYECTOS IMPORTACIÓN DE PROYECTOS PASOS PARA EL CARGUE DE PROYECTOS AL SUIFP-SGR y SUIFP-PGN REQUERIMIENTOS MINIMOS PARA REALIZAR EL CARGUE DE PROYECTOS AL SUIFP-SGR PROCESO PARA EL CARGUE DE PROYECTOS AL SUIFP-SGR PROCESO PARA EL CARGUE DE PROYECTOS AL SUIFP-PGN RETRANSMISIÓN de proyectos en el SUIFP-SGR PASOS PARA EXPORTAR UN PROYECTO DE LA Y POSTERIOR CARGUE AL SISTEMA DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE PROYECTOS DE INVERSIÓN (SSEPI) IMPRESIÓN DE PROYECTOS REGISTRADOS EN LA Dirección de Inversiones y Finanzas Publicas-Manual de las Funcionalidades de la 3

4 Página 4 de 34 1 INTRODUCCIÓN La Metodología General Ajustada () es una herramienta informática que ayuda de forma esquemática y modular el desarrollo de los procesos de identificación, preparación, evaluación y programación de los Proyectos de Inversión, además de esto la herramienta contiene una serie de funciones con las cuales el usuario interactúa para realizar una serie de acciones necesarias en el proceso de formulación, ya sea como la impresión de los proyectos registrados o la exportación o importación de los mismos. La herramienta por medio de sus funciones cuenta también con una comunicación con los bancos de proyectos nacional y territorial (SUIFP Y SSEPI), donde se registran los proyectos financiados por el Sistema General de Regalías (SGR) o por el Presupuesto General de la Nación (PGN), El presente manual explicara todas las tareas que la herramienta contiene, su uso y aplicabilidad de las mismas. Dirección de Inversiones y Finanzas Publicas-Manual de las Funcionalidades de la 4

5 Página 5 de 34 2 PASOS PARA EXPORTAR E IMPORTAR UN PROYECTO EN LA 2.1 EXPORTACIÓN DE PROYECTOS. a) Primero debe crear una carpeta donde guardara el archivo con la información del proyecto que exporte de la. Ver siguiente imagen. (El nombre de la carpeta no debe tener más de 8 caracteres, sin números ni caracteres especiales). b) Seleccione la opción Exportar o puede hacer uso del acceso rápido, Ver siguiente imagen. Dirección de Inversiones y Finanzas Publicas-Manual de las Funcionalidades de la 5

6 Página 6 de 34 c) El sistema despliega una ventana, donde debe seleccionar el proyecto o los proyectos que desea exportar, de clic al botón Exportar que se encuentra en la parte inferior derecha de la ventana. Ver siguiente imagen. d) Al dar clic en el botón Exportar el sistema despliega una nueva ventana, seleccione la ruta de la carpeta creada en el paso a), donde guardara la información del proyecto seleccionado, de clic en botón Examinar. Ver siguiente imagen. e) Escoja la ruta, de un nombre al proyecto que va a exportar de la y de clic en el botón Guardar. (debe escribir un nombre sin espacios ni caracteres especiales). Ver siguiente imagen. Dirección de Inversiones y Finanzas Publicas-Manual de las Funcionalidades de la 6

7 Página 7 de 34 f) El sistema muestra de nuevo la ventana anterior con la ruta ya seleccionada, (de esta forma se evita errores de digitación de la dirección), de clic en el botón Exportar. Si el proyecto tiene cargados documentos anexos, marque la casilla que encuentra en la parte inferior izquierda de la ventana, para incluir los archivos adjuntos o soportes en la exportación. Ver siguiente imagen. g) El sistema despliega una ventana informando que el archivo fue generado correctamente. El proceso de exportar de la finaliza en este paso. Ver siguiente imagen. Dirección de Inversiones y Finanzas Publicas-Manual de las Funcionalidades de la 7

8 Página 8 de 34 h) Revise que dentro de la carpeta creada se encuentre el proyecto exportado. Allí encontrara un archivo.dat que será el que debe volver a importar a la cuando desee modificarlo y un archivo.zip que es el que contiene los archivos adjuntos al proyecto. Ver siguiente imagen. NOTA: Si realizado el proceso anterior, el sistema No le genera el.dat, puede ser que el nivel de protección del antivirus de su equipo es muy alto; baje el nivel de protección de su antivirus e intente de nuevo. 2.2 IMPORTACIÓN DE PROYECTOS. a) Para importar un proyecto debe haber generado un archivo.dat y un.zip con los archivos de soporte si los incluyó en la, hacer lo siguiente; copie en su equipo los archivos.dat y zip, se recomienda que sea en el disco C:/ de su equipo. Ver siguiente imagen. Dirección de Inversiones y Finanzas Publicas-Manual de las Funcionalidades de la 8

9 Página 9 de 34 b) De clic en la opción Importar, o puede hacer uso del acceso rápido que se encuentra en la pantalla principal de la. Ver siguiente imagen. c) El sistema despliega una ventana donde debe seleccionar la ruta del archivo requerido, esto mediante el botón Examinar. Ver siguiente imagen. d) De clic en el botón Examinar el sistema despliega una ventana donde debe seleccionar el archivo (.dat) del proyecto que desea importar a la y de clic al botón abrir. Ver siguiente imagen. Dirección de Inversiones y Finanzas Publicas-Manual de las Funcionalidades de la 9

10 Página 10 de 34 e) Al dar clic en el botón Abrir el sistema despliega de nuevo la ventana anterior con la ruta donde se encuentra el archivo (.dat) ya seleccionada; de clic al botón Importar. Ver siguiente imagen. f) El sistema despliega una ventana informando que el proceso fue ejecutado correctamente. Para verificar que los datos fueron cargados vaya a la opción Proyecto/Abrir y consulte su proyecto. Ver siguiente imagen. Dirección de Inversiones y Finanzas Publicas-Manual de las Funcionalidades de la 10

11 Página 11 de 34 Aquí termina el proceso de exportación e importación de proyectos en la. NOTA: Si realizada la importación del.dat, el sistema le genera el mensaje informando que la importación se realizó con éxito, pero al ir a la usted no encuentra el proyecto, puede ser que la ruta donde se encuentra el.dat es muy larga o el nombre del.dat tiene espacios o caracteres especiales. Cree una carpeta en su disco local C:/ y allí guarde el.dat del proyecto que desee importar, recuerde darle a ese.dat un nombre sin espacios ni caracteres especiales. Intente de nuevo realizar la importación, si no logra la importación, por favor comuníquese con la mesa de ayuda del DNP a la extensión 1299 o al mail SoporteSuifp-SGR@dnp.gov.co, ellos le darán asesoría técnica. 3 PASOS PARA EL CARGUE DE PROYECTOS AL SUIFP-SGR y SUIFP- PGN Solamente podrán cargar proyectos al SUIFP SGR las personas asignadas en las secretarias técnicas de los OCAD y que el jefe de planeación de dicha secretaria haya solicitado la asignación del usuario del SUIFP-SGR al DNP Solamente podrán cargar proyectos al SUIFP-PGN las personas que pertenecen a una entidad Nacional y esta pertenezca al Presupuesto General de la Nación y que el jefe de planeación de dicha entidad haya solicitado la asignación del usuario del SUIFP al DNP. 3.1 REQUERIMIENTOS MINIMOS PARA REALIZAR EL CARGUE DE PROYECTOS AL SUIFP-SGR. Antes de iniciar con la transmisión de los proyectos desde la al banco de proyectos SUIFP-SGR recuerde que solo se pueden transferir proyectos que pretendan ser financiados con recursos del sistema general de regalías (SGR), así mismo y para evitar inconvenientes en la transferencia de estos mismos, verifique que se cumplan los siguientes requerimientos: Dirección de Inversiones y Finanzas Publicas-Manual de las Funcionalidades de la 11

12 Página 12 de 34 a) Toda la información requerida está completamente diligenciada y que el proyecto se encuentren en estado completo, para eso verifique al abrir el proyecto que la casilla correspondiente se encuentre seleccionada. Ver siguiente imagen. b) En el capítulo PR-01 Selección del nombre del proyecto, que tenga seleccionado el tipo específico de gasto o Programa presupuestal y el sector o Subprograma Presupuestal y que estos estén actualizados. c) Revise en el capítulo PE-07 costos de la alternativa que todas las actividades registradas, tengan asociados insumos con los valores respectivos. Dirección de Inversiones y Finanzas Publicas-Manual de las Funcionalidades de la 12

13 Página 13 de 34 d) Revise que todas las alternativas de solución que pasan a preparación se encuentren totalmente completas. e) Al cargar el proyecto en el SUIFP-SGR, asegúrese que el sector, la fase y el tipo de recursos solicitados, correspondan a la realidad del proyecto que se está presentando. Dirección de Inversiones y Finanzas Publicas-Manual de las Funcionalidades de la 13

14 Página 14 de 34 f) Un proyecto solo puede ser cargado por un OCAD, si, y solo si, la fuente mas representativa pertenece a ese OCAD, esta se determina por la suma de una o varias fuentes de financiación que apliquen para cada tipo de OCAD. Ejemplo: Ocad Municipal: Registro de las Fuentes de Financiación en la correspondientes al Municipio, donde las fuentes más representativas deben tener el siguiente esquema: Para Fondo de Compensación Regional (FCR) correspondientes al 40% (Especificas): Dirección de Inversiones y Finanzas Publicas-Manual de las Funcionalidades de la 14

15 Página 15 de 34 Para asignaciones directas: Ocad Departamental: Registro de las Fuentes de Financiación en la correspondientes al Departamento, donde La fuente más representativa debe ser asignaciones directas: Ocad Regional: Registro de las Fuentes de Financiación en la correspondientes a los Departamentos, donde Las fuentes más representativas deben tener el siguiente esquema: Para Fondo de Compensación Regional (FCR) correspondientes al 60%: Dirección de Inversiones y Finanzas Publicas-Manual de las Funcionalidades de la 15

16 Página 16 de 34 Para Fondo de Desarrollo Regional (FDR): Ocad FCTI COLCIENCIAS: Registro de las Fuentes de Financiación en la correspondientes a los Departamentos, donde la fuente más representativa debe ser Fondo de Ciencia, Tecnología e Innovación: Dirección de Inversiones y Finanzas Publicas-Manual de las Funcionalidades de la 16

17 Página 17 de PROCESO PARA EL CARGUE DE PROYECTOS AL SUIFP-SGR. Antes de realizar el cargue de proyectos al SUIFP-SGR, recuerde primero hacer el cargue de los documentos soporte del respectivo proyecto según corresponda a la ; se recomienda comprimir los archivos por un compresor Zip, si no posee este compresor, descárguelo gratuitamente del siguiente link: a) Para cargar los documentos soporte del respectivo proyecto, de clic en la opción Archivos Adjuntos que se encuentra en todos los capítulos de la de los módulos 1 y 2; allí de clic en el botón para seleccionar la ruta donde se encuentran los archivos que se desean cargar a la y de clic en el botón correspondientes. Ver siguiente imagen., para guardar los archivos Dirección de Inversiones y Finanzas Publicas-Manual de las Funcionalidades de la 17

18 Página 18 de 34 b) En cada transmisión se puede transferir máximo 500 MB. Si desea transmitir mas de 500 MB, después de transmitir el proyecto con los archivos adjuntos, borre los archivos adjuntos de la con ayuda del botón, de clic en el botón guardar y vuelva a cargar los archivos faltantes en la de acuerdo a los pasos anteriores y continúe con el proceso. Cargados todos los documentos adjuntos a la, proceda a realizar la transmisión del proyecto con sus respectivos adjuntos al SUIFP-SGR, para esto de clic en la opción Proyectos de la y seleccione la opción Transferencia a SUIFP-SGR. Ver siguiente imagen. c) El sistema despliega una ventana donde deberá ingresar el usuario y la contraseña correspondiente, de clic en el botón Autenticar. Ver siguiente imagen. d) Al dar clic en el botón Autenticar el sistema despliega una ventana donde primero debe seleccionar el proyecto que desea transferir al SUIFP-SGR y luego de clic en el botón Cargar Datos, para cargar la información referente al proyecto. Ver siguiente imagen. Dirección de Inversiones y Finanzas Publicas-Manual de las Funcionalidades de la 18

19 Página 19 de 34 NOTA: Si realizado el proceso anterior el sistema no despliega la ventana en mención y si despliega el siguiente mensaje (ver siguiente imagen), puede ser que el usuario o la contraseña que ingreso no corresponde, verifique que estos datos sean los correctos e intente de nuevo, además verifique su conexión a internet. e) Seleccione el Año de Estudio, Sector, Fase y Recursos Solicitados, con relación al proyecto. NOTA: Si se requiere realizar alguna actualización o modificación de los datos del formulador, ingrese sin salir de esta ventana al menú de la Proyectos\abrir, seleccione el proyecto que desea actualizar o modificar y haga clic en el botón Actualizar Datos Formulador y haga clic nuevamente en el botón Cargar Datos, para que el sistema actualizase la información registrada. Dirección de Inversiones y Finanzas Publicas-Manual de las Funcionalidades de la 19

20 Página 20 de 34 f) Realizado el paso anterior, de clic en el botón Validar y el sistema le habilita el botón Transferir, luego de clic sobre ese botón Transferir y si no hay errores en la formulación, el proyecto es transferido al SUIFP- SGR. g) Terminado este proceso el sistema genera el código BPIN del proyecto. En caso contrario la herramienta sugerirá las modificaciones que deban realizarse. Ver siguiente Imagen. Dirección de Inversiones y Finanzas Publicas-Manual de las Funcionalidades de la 20

21 Página 21 de 34 h) Posteriormente a la generación del código Bpin, de clic en la opción Archivos Adjuntos de la misma ventana, allí puede visualizar los archivos que están cargados en la y que se van a transferir al SUIFP-SGR, de clic en el botón Cargar para transferir los archivos correspondientes al proyecto. Ver siguiente imagen. i) Terminado el procesos de cargue de archivos, el sistema genera un mensaje informando que se han cargado los archivos adjuntos de manera exitosa. Aquí termina el proceso de transferencia de proyectos al banco de proyectos SUIFP-SGR. Ver siguiente imagen. Dirección de Inversiones y Finanzas Publicas-Manual de las Funcionalidades de la 21

22 Página 22 de PROCESO PARA EL CARGUE DE PROYECTOS AL SUIFP-PGN. Para realizar la transmisión del proyecto al SUIFP-PGN, de clic en la opción Proyectos de la y seleccione la opción Transferencia a SUIFP-PGN. (Ver siguiente imagen), o Haga uso del botón de acceso rápido encuentra en la parte superior de la., que a) Al dar clic en la opción Transferencia a SUIFP-PGN el sistema despliega una ventana donde deberá ingresar el usuario y la contraseña correspondiente, de clic en el botón Autenticar. Ver siguiente imagen. Dirección de Inversiones y Finanzas Publicas-Manual de las Funcionalidades de la 22

23 Página 23 de 34 b) Al dar clic en el botón Autenticar el sistema despliega una ventana donde primero debe seleccionar el proyecto que desea transferir al SUIFP-PGN y luego de clic en el botón Cargar Datos, para cargar la información referente al proyecto. Ver siguiente imagen. NOTA: Si realizado el proceso anterior el sistema no despliega la ventana en mención y si despliega el siguiente mensaje (ver siguiente imagen), puede ser que el usuario o la contraseña que ingreso no corresponde, verifique que estos datos sean los correctos e intente de nuevo, además verifique su conexión a internet. Dirección de Inversiones y Finanzas Publicas-Manual de las Funcionalidades de la 23

24 Página 24 de 34 c) Seleccione el Año de Estudio y el Año de Ejecución, además seleccione el Sector, y la Entidad, con relación al proyecto. NOTA: Si se requiere realizar alguna actualización o modificación de los datos del formulador, ingrese sin salir de esta ventana al menú de la Proyectos\abrir, seleccione el proyecto que desea actualizar o modificar y haga clic en el botón Actualizar Datos Formulador y haga clic nuevamente en el botón Cargar Datos, para que el sistema actualizase la información registrada. d) Realizado el paso anterior, de clic en el botón Validar y el sistema le habilita el botón Transferir, luego de clic sobre ese botón Transferir y si no hay errores en la formulación, el proyecto es transferido al SUIFP- PGN. e) Terminado este proceso el sistema genera el código BPIN del proyecto. En caso contrario la herramienta sugerirá las modificaciones que deban realizarse. Ver siguiente Imagen. Dirección de Inversiones y Finanzas Publicas-Manual de las Funcionalidades de la 24

25 Página 25 de 34 f) Si el sistema genera el siguiente mensaje, (ver siguiente imagen), es porque el proyecto ya existe en el banco de proyectos SUIFP-PGN, para realizar cualquier modificación al proyecto, usted deberá ingresar a y realizar los cambios pertinentes. 3.4 RETRANSMISIÓN de proyectos en el SUIFP-SGR Para retransmitir un proyecto al SUIFP-SGR, primero verifique que el estado del proyecto en el SUIFP sea Formulado para registrar o en actualización, de lo contrario no podrá retrasmitir el proyecto. a) Para empezar debe descargar del SUIFP-SGR el.dat del proyecto que fue cargado, ya que este posee registrado el código Bpin, e importarlo a la, allí deberá realizar los ajustes que requiera hacerle al proyecto; si necesita anexarle algún documento al proyecto, diferentes a los que ya había cargado, realice los pasos que indica este manual al inicio del punto 3.2, Terminado este proceso de ajustes se procede a realizar de nuevo la retransmisión del proyecto al SUIFP-SGR, para eso continúe los pasos del numeral 3.2 pasos del numeral a, al paso g. b) Al dar clic en el botón Cargar Datos, el sistema despliega un mensaje informando que el proyecto ya cuenta con un código BPIN. Esto significa que el proyecto ya se encuentra cargado en el SUIFP-SGR, y que le fue asignado un código Bpin. Ver siguiente Imagen. c) De clic en el botón Aceptar y continué con el proceso de retransmisión de acuerdo a este manual; si el sistema despliega un mensaje como el siguiente, (Ver siguiente imagen), significa que el proyecto que intenta retrasmitir al SUIFP-SGR ya existe en el banco de proyectos y no posee Dirección de Inversiones y Finanzas Publicas-Manual de las Funcionalidades de la 25

26 Página 26 de 34 código Bpin; para solucionar el inconveniente y poder realizar la retrasmisión del proyecto se debe descargar el.dat del SUIFP y trabajar sobre ese. 4 PASOS PARA EXPORTAR UN PROYECTO DE LA Y POSTERIOR CARGUE AL SISTEMA DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE PROYECTOS DE INVERSIÓN (SSEPI) a) Primero debe crear una carpeta preferiblemente en C:/ donde guardara el archivo con la información del proyecto que exporte de la para luego ser cargado al SSEPI. Ver siguiente imagen. b) Después de haber formulado el proyecto en la se procede a exportarlo a la carpeta que acaba de crear, con la opción que se encuentra en la parte superior izquierda del aplicativo denominada Proyectos, Seleccionamos la opción Exportar SSEPI, o podemos hacer uso del acceso rápido que se encuentra en la pantalla principal de la. Ver siguiente imagen. Dirección de Inversiones y Finanzas Publicas-Manual de las Funcionalidades de la 26

27 Página 27 de 34 c) El sistema despliega una ventana donde debe seleccionar el proyecto que desea cargar en el SSEPI y procede a dar clic en el botón Abrir. Ver siguiente imagen. d) Al dar clic en el botón abrir el sistema despliega una ventana en la cual debe seleccionar la ruta del archivo creado en el paso a), donde guardara la información del proyecto mediante el botón Examinar. Ver siguiente imagen. Dirección de Inversiones y Finanzas Publicas-Manual de las Funcionalidades de la 27

28 Página 28 de 34 e) Dé un nombre al archivo que va a exportar de la y de clic en el botón Guardar. Ver siguiente imagen. f) El sistema vuele a mostrar la ventana anterior con la ruta ya seleccionada, de clic en el botón Exportar SSEPI. Dirección de Inversiones y Finanzas Publicas-Manual de las Funcionalidades de la 28

29 Página 29 de 34 g) El sistema despliega una ventana informando que el archivo fue generado correctamente. El proceso de exportar de la finaliza en este paso. Ver siguiente imagen. h) Para importar el archivo generado de la al SSEPI hacemos uso del botón Recepción, Ubicado en la parte izquierda del menú principal del SSEPI. Ver siguiente imagen. Dirección de Inversiones y Finanzas Publicas-Manual de las Funcionalidades de la 29

30 Página 30 de 34 i) El sistema despliega la ventana CARGUE DE PROYECTOS, donde encontraremos dos botones; en el centro de la ventana encontramos el botón Seleccionar el archivo transmitido de, el cual nos sirve para seleccionar la ubicación del archivo exportado por la ; y en la parte inferior encontramos el botón Subir, el cual sube el proyecto al SSEPI. Ver siguiente imagen. j) Al dar clic en el botón Seleccionar el archivo transmitido de el sistema despliega una ventana donde debe elegir la carpeta donde guardo el archivo y seleccionar la carpeta creada para guardar el archivo exportado por la, y de clic en el botón Abrir. Ver siguiente imagen. k) El sistema despliega de nuevo la ventana CARGUE DE PROYECTOS con la información del proyecto que va cargar al SSEPI. Ver siguiente imagen Dirección de Inversiones y Finanzas Publicas-Manual de las Funcionalidades de la 30

31 Página 31 de 34 l) Al dar clic en el botón Subir el sistema abrirá algunas ventanas, donde solicitara información respecto al proyecto que no se encuentra en la y que se necesita en el SSEPI. (Como por ejemplo que la versión utilizada no contempla el concepto de entidad ejecutora, por lo cual debemos crearla siguiendo las instrucciones que nos indica el sistema). Ver siguiente imagen. m) Esto hasta cumplir con los requisitos o información que el SSEPI requiere. 5 IMPRESIÓN DE PROYECTOS REGISTRADOS EN LA Para realizar la impresión de algún proyecto que tenga registrado en la debe realizar los siguientes pasos: Dirección de Inversiones y Finanzas Publicas-Manual de las Funcionalidades de la 31

32 Página 32 de 34 a) Primero ingrese a la opción Proyectos que se encuentra en la parte superior de la y seleccione la opción Imprimir, o puede hacer uso del siguiente acceso rápido. Ver siguiente imagen. b) Al dar clic en la opción Imprimir el sistema despliega una ventana donde muestra la lista de proyectos que están registrados en la y que puede imprimir, de clic en el botón Abrir. c) Al dar clic en el botón Abrir, el sistema despliega una ventana donde encuentra todos los capítulos que conforma la, seleccione el o los capítulos que desee imprimir, o puede utilizar las opciones que encuentra en la parte de abajo de la ventana donde puede seleccionar Dirección de Inversiones y Finanzas Publicas-Manual de las Funcionalidades de la 32

33 Página 33 de 34 con un clic todos los capítulos o única mente la ficha EBI. Ver siguiente imagen. d) Al dar clic en el botón Imprimir el sistema despliega un documento con la vista previa del proyecto que selecciono, para imprimir el proyecto de clic en ; si lo que desea es convertir el documento en PDF, de clic en el botón. Ver siguiente imagen. Dirección de Inversiones y Finanzas Publicas-Manual de las Funcionalidades de la 33

34 Página 34 de 34 e) Al dar clic en el botón, el sistema despliega una ventana donde deberá cambiar la extensión del documento a PDF, y darle un nombre al documento, para finalizar la operación de clic en el botón Guardar. Dirección de Inversiones y Finanzas Publicas-Manual de las Funcionalidades de la 34