BRETON INDUSTRIAL SISTEMA DE CONTROL DE PROYECTOS

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1 BRETON INDUSTRIAL SISTEMA DE CONTROL DE PROYECTOS MANUAL DE USUARIO COMPRAS VERSIÓN 1.0 El material contenido en este documento tiene información que pertenece a Grupo Red, este material incluye información que no podrá ser utilizada fuera de BRETON la cual no podrá ser fotocopiada, duplicada o revelada para cualquier propósito diferente al de guiar al usuario en el uso de la Página. Manual de Usuario GrupoRed Página 1 de 24

2 CONTENIDO Acceso al sistema... 3 Estructura de la interfaz... 4 Menú principal... 5 Proyectos... 5 Opciones del Cardex del Proyecto... 6 Seguimientos... 6 Agregar Seguimiento... 6 Ver Documentos de Seguimiento... 8 Pendientes... 9 Agregar Pendiente... 9 Seguimiento por Pendiente Ver Documentos Editar Pendiente Actividades Agregar Material Editar Material Eliminar Material Generar Orden de Compra Equipo de trabajo Órdenes de compra Órdenes de compra Enviar por correo Imprimir Orden de Compra Cancelar Orden de Compra Recibir Pedido Corregir Pedido Finalizado Mis Pendientes Agregar Pendiente Seguimiento por Pendiente Ver Documentos Editar Pendiente Manual de Usuario GrupoRed Página 2 de 24

3 ACCESO AL SISTEMA Para ingresar al sistema, se solicita el Usuario y Contraseña y dar clic en el botón Entrar, el cual permite el acceso al sistema. Manual de Usuario GrupoRed Página 3 de 24

4 ESTRUCTURA DE LA INTERFAZ Una vez que haya iniciado su sesión, aparecerá la siguiente pantalla, misma que se encuentra distribuida de la siguiente manera: 1. Identificador del usuario y link a mis datos 2. Catálogos 3. Zona de trabajo 4. Terminación de aplicación. Manual de Usuario GrupoRed Página 4 de 24

5 Menú principal El sistema contiene un menú principal, el cual permite tener el control de la información que utiliza en el sistema. Proyectos En esta opción nos muestra un listado de los proyectos que se encuentran en estatus producción, se muestran diferentes tipos de filtros para llegar a información más a detalle. En el listado se muestra el cliente, el nombre del proyecto, descripción, si tiene cotización muestra el numero, así como en la orden de trabajo, fecha y su estatus. Para ingresar al cardex de un proyecto solo dar clic en el nombre del proyecto como se muestra en la imagen anterior y mostrara la siguiente pantalla: Manual de Usuario GrupoRed Página 5 de 24

6 En el cardex del proyecto muestra los datos del cliente, datos del proyecto, y datos de la orden de trabajo en la parte de abajo muestra varias opciones que serán explicadas a continuación: Opciones del Cardex del Proyecto Estas son las opciones con las que cuenta el Proyecto, para darle su debido seguimiento. Seguimientos En esta opción podemos agregar seguimientos con información de carácter relevante desde la iniciación del Proyecto hasta la terminación del mismo. Cada seguimiento se compone de un folio único, la fecha y hora de registro del seguimiento, el autor del seguimiento, el seguimiento, y documentos.. Agregar Seguimiento Para agregar un seguimiento al proyecto, debe hacer clic en el link Agregar Seguimiento que se encuentra en la parte derecha de la pantalla. Después de esto aparece una pantalla en donde debes de dar una descripción del seguimiento, cada seguimiento tendrá la opción de enviarse por correo electrónico, cuando el usuario que levanta el seguimiento es un usuario interno, entonces tendrá la opción de registrarlo como confidencial, esto es, que solo el grupo de trabajo interno podrá leerlo, un seguimiento confidencial se vera de distinto color. Dar clic en siguiente. Manual de Usuario GrupoRed Página 6 de 24

7 Después aparecerá la opción de agregar documentos al seguimiento, de ser necesario, puede agregar documentos, debe asignar un título para el documento, después buscarlo y una vez realizado lo anterior, debe subir el documento al sistema haciendo clic en Agregar. Al terminar esto, haga clic en Siguiente>>. Usted puede agregar más de un documento al seguimiento, en caso de ser necesario repita el paso anterior y después de haber terminado, de agregar los documentos requeridos, haga clic en Siguiente>>. Nota: Si desea eliminar un documento que aparece en la lista sólo necesita dar clic en el icono del botecito de basura. Manual de Usuario GrupoRed Página 7 de 24

8 Esta ventana aparece, cuando seleccionamos la opción de que el seguimiento será enviado por correo electrónico, muestra una lista con los contactos del proyecto para seleccionar y notificar por correo electrónico, debe hacer clic sobre los cuadros de los contactos que desee enviar el seguimiento. Una vez que los contactos han sido seleccionados, solo debe hacer clic en Siguiente>>. Nota: Para el caso de seguimientos confidenciales, no aparecerán los contactos clientes. En vista previa debe revisar la información contenida en el seguimiento para su envío. Si los datos son correctos solo haga clic en Finalizar. Ver Documentos de Seguimiento Manual de Usuario GrupoRed Página 8 de 24

9 Para poder ver los documentos agregados al seguimiento, existen dos maneras: 1. Es dando clic en Ver Documentos de Seguimientos, que mostrara una lista de todos los documentos agregados al proyecto 2. Dando clic directamente en link de Ver en la columna de Documentos del seguimiento deseado. Pendientes En esta opción cualquiera de los contactos internos del proyecto registra pendientes para su realización por ellos mismos o por otros integrantes del grupo de trabajo. Agregar Pendiente Para agregar un pendiente, debe hacer clic en el link Agregar Pendiente que se encuentra en la parte derecha de la pantalla. Después de esto aparece una pantalla en donde debes de seleccionar una fecha y hora de realización, dar una descripción del pendiente, y un responsable para la realización del pendiente, dar clic en Guardar. Manual de Usuario GrupoRed Página 9 de 24

10 Nota: Cuando se registra el pendiente se le notifica por correo electrónico al responsable. Seguimiento por Pendiente Cada pendiente podrá tener su propio seguimiento, para acceder y darle su seguimiento solo dar clic en el link de Ver. Nos mandara a la siguiente pantalla, que para darle seguimiento, solo dar clic en Agregar Seguimiento, esta opción de Agregar Seguimiento fue explicado anteriormente. Ver Seguimientos. Cuando el responsable cambia de estatus el pendiente, se notifica por correo al autor del pendiente, y deberá ser aprobado por el autor del pendiente. Todos los días se notificara por correo electrónico los pendientes activos, así como aquellos que estén retrasados. Manual de Usuario GrupoRed Página 10 de 24

11 Ver Documentos Esta es la misma opción explicada en Seguimientos. Ver Seguimientos en Ver Documentos de Seguimiento Editar Pendiente Si desea modificar los datos de algún pendiente, solo dar clic sobre la descripción del pendiente deseado, como se muestra en la siguiente imagen: Posteriormente mostrara la siguiente ventana, donde aparecen los datos del pendiente y desde este momento usted puede realizar las modificaciones necesarias. Para salvar los cambios debe hacer clic sobre el botón Actualizar. También en la opción de Agregar seguimientos al pendiente, se puede editar el pendiente, se muestra en la siguiente imagen: Manual de Usuario GrupoRed Página 11 de 24

12 Actividades En esta opción se muestran la actividades a realizar del proyecto, solo podrá visualizar dicha información, pero si podrá agregar material a las actividades, Agregar Material Para agregar material a una actividad, debe hacer clic en el link Agregar Material que se encuentra en la parte derecha de la pantalla, como se muestra en la siguiente imagen, Después de esto aparece la siguiente ventana, donde contamos con dos criterios de búsqueda por clasificación o dar el nombre del material y dar clic e buscar, como se muestra en la siguiente imagen: Manual de Usuario GrupoRed Página 12 de 24

13 Al dar clic en buscar muestra la lista de materiales, donde si el material deseado se muestre solo dar clic cobre el nombre del material, en caso de que el material no se muestre contamos con la opción de poder agregar el material en la opción de Agregar material, que esto ya fue explicado en la opción de Catálogos. Al seleccionar el material de la lista, mostrara la siguiente imagen, donde selecciona al proveedor donde lo va a comprar, al seleccionar al proveedor muestra al contacto y el teléfono de su proveedor. Para con esto poder acordar el precio y así agregarlo, la cantidad del material, para finalizar solo dar clic en el botón de Agregar Manual de Usuario GrupoRed Página 13 de 24

14 Si dentro de la lista de material no aparece el deseado podrá agregar dicho material desde esa pantalla como se muestra a continuación en la siguiente imagen, solo dar clic en el link de Agregar Material, y mostrara más información en la parte de abajo, donde debe llenar los datos como el nombre del material, descripción y seleccionar su clasificación, si no se encuentra la clasificación también cuenta con la opción de Agregar Clasificación y muestra un listado de los proveedores del material, lo cual debe seleccionar de la lista los proveedores del material a agregar, para guardar los cambios, solo dar clic en el botón de Guardar Una vez dado en agregar nos mandara al cardex, donde mostrara el total adquirido en material y esto aumenta en el costo estimado, cada vez que se agregue material a la lista, esto se ve reflejado en el costo estimado. Manual de Usuario GrupoRed Página 14 de 24

15 Editar Material Si desea modificar la información de algún material, solo dar clic en el nombre del material deseado, como se muestra en la siguiente imagen: Posteriormente mostrara la siguiente ventana, donde aparece la información del material y desde este momento usted puede realizar las modificaciones necesarias. Para salvar los cambios debe hacer clic sobre el botón Actualizar. Eliminar Material Si desea eliminar algún material, solo dar clic en el nombre del material y en el estatus poner cancelado, como se muestra en la siguiente imagen y dar clic en el botón de Actualizar. Manual de Usuario GrupoRed Página 15 de 24

16 Generar Orden de Compra En esta opción del sistema, para poder generar una orden de compra las actividades deben de tener materiales, ya que estos son los que se van a generar en la orden de compra, para generar la orden de compra solo dar clic sobre el link de Generar orden de compra, como se muestra en la siguiente imagen: Al dar clic mostrara la siguiente ventana, donde te muestra los materiales por proveedor, ya que se generara una orden de trabajo por proveedor, dar clic en el link de Generar Orden. Una vez generadas la orden de compra te manda a la opción de órdenes de compra y muestra un listado de las órdenes de compra generadas, como se muestra a continuación: Manual de Usuario GrupoRed Página 16 de 24

17 Equipo de trabajo En esta opción solo podrá visualizar al equipo de trabajo del proyecto. Órdenes de compra En esta opción muestra un listado de las órdenes de compra generadas, donde muestra el seguimiento de las órdenes de compra, como su estatus, el importe estimado y el importe real, el numero de factura, para ingresar a una orden de compra y darle el seguimiento, solo debe de dar clic sobre el numero de orden de compra.. Manual de Usuario GrupoRed Página 17 de 24

18 Órdenes de compra En esta opción muestra un listado de las órdenes de compra generadas, donde muestra el seguimiento de las órdenes de compra, como su estatus, el importe estimado y el importe real, el numero de factura, cuenta con diferentes filtros de búsqueda como el estatus de la orden de compra, rango de fechas, por cliente, por proyecto, por proveedor, por numero de orden de compra o por numero de factura, la persona encargada también de darle el seguimiento es el usuario de compras. Para ingresar a la orden de compra, solo debe dar clic sobre el número de la orden de compra y nos mostrara la siguiente imagen. Enviar por correo Si desea enviar la orden por correo, solo debe de dar clic sobre el link de, y mostrara la siguiente ventana, donde debe ingresar el al que se le enviara la orden de compra y dar clic en vista previa. Manual de Usuario GrupoRed Página 18 de 24

19 Posteriormente mostrara la siguiente imagen, donde muestra la vista previa de la orden de compra y dar clic en el botón de Enviar por correo. Imprimir Orden de Compra Si desea imprimir la orden de compra, solo debe de dar clic sobre el link de, y mostrara el siguiente formato en PDF de la orden de compra, donde la puede mandar imprimir. Manual de Usuario GrupoRed Página 19 de 24

20 Cancelar Orden de Compra Para cancelar una orden de compra solo debe de ingresar a la orden de compra desea a cancelar, y una vez ingresando a la orden de compra dar clic en el link de Cancelar, como se muestra en la siguiente imagen: Posteriormente mostrara la siguiente ventana, donde debe describir la justificación de cancelación de la orden de compra y dar clic en Guardar para finalizar. Manual de Usuario GrupoRed Página 20 de 24

21 Recibir Pedido Esta opción se realiza una vez que recibe el pedido de la orden de compra, solo debe ingresar a la orden de compra y dar clic en la link de, donde mostrara una ventana como la que se muestra a continuación, donde debe de ingresar el numero de factura para la orden de compra, en caso de que haya llegado más o menor cantidad del material podrá modificar dicho campo, así como el precio, para finalizar solo dar clic en Guardar. Nota: Con esta información el costo real de la orden de compra se calcula automáticamente. Corregir Pedido Esta opción se realiza una vez que recibe el pedido de la orden de compra, tendrá la opción de corregir el pedido, ingresa a la orden de compra y da clic en el link de, donde mostrara la siguiente ventana y podrá hacer las modificaciones necesarias, dar clic en el botón de Guardar. Manual de Usuario GrupoRed Página 21 de 24

22 Finalizado Esta opción es para cambiar de estatus la orden de compra a Finalizado, y con esto termina el proceso del de compras. Solo dar en el link de como se muestra en la siguiente imagen: Mis Pendientes En esta opción podrá ver todos sus pendientes. Aquí mismo puedes agregar pendientes. También le da el seguimiento a los pendientes, el cambio de estatus (Realizado y Cancelado) y seguimientos a los pendientes. Agregar Pendiente Para agregar un pendiente, debe hacer clic en el link Agregar Pendiente que se encuentra en la parte derecha de la pantalla. Después de esto aparece una pantalla en donde debes de seleccionar una fecha y hora de realización, dar una descripción del pendiente, y un responsable para la realización del pendiente, dar clic en Guardar. Manual de Usuario GrupoRed Página 22 de 24

23 Nota: Cuando se registra el pendiente se le notifica por correo electrónico al responsable. Seguimiento por Pendiente Cada pendiente podrá tener su propio seguimiento, para acceder y darle su seguimiento solo dar clic en el link de Ver. Nos mandara a la siguiente pantalla, que para darle seguimiento, solo dar clic en Agregar Seguimiento, esta opción de Agregar Seguimiento fue explicado anteriormente. Ver Seguimientos. Cuando el responsable cambia de estatus el pendiente, se notifica por correo al autor del pendiente, y deberá ser aprobado por el autor del pendiente. Todos los días se notificara por correo electrónico los pendientes activos, así como aquellos que estén retrasados. Manual de Usuario GrupoRed Página 23 de 24

24 Ver Documentos Esta es la misma opción explicada en Seguimientos. Ver Seguimientos en Ver Documentos de Seguimiento Editar Pendiente Si desea modificar los datos de algún pendiente, solo dar clic sobre la descripción del pendiente deseado, como se muestra en la siguiente imagen: Posteriormente mostrara la siguiente ventana, donde aparecen los datos del pendiente y desde este momento usted puede realizar las modificaciones necesarias. Para salvar los cambios debe hacer clic sobre el botón Actualizar. También en la opción de Agregar seguimientos al pendiente, se puede editar el pendiente, se muestra en la siguiente imagen: Manual de Usuario GrupoRed Página 24 de 24