Manual de Usuario Sistema SIGESP. Módulo: Solicitudes de Ejecución Presupuestaria

Transcripción

1 1 de 24 INFORMACIÓN GENERAL DEL MÓDULO DE SEP Objetivos: Registra los pre-compromisos referentes a la adquisición de bienes y servicios y asignaciones de obras o servicios que así lo requieran por la complejidad de los casos. De igual manera registra los compromisos en aquellos casos de actos con contraprestación cumplida o por el envío de transferencias. Adicional realiza registros de solicitudes sin afectación presupuestaria Resultados: Solicitud de Ejecución Funciones Registrar los pre-compromisos y compromisos que afecten el presupuesto y solicitudes sin afectación presupuestaria. Ventajas. Integración con el módulo de cuentas por pagar en los casos de compromisos directos. Integración con el módulo de inventarios y compra en los casos de pre-compromisos.

2 2 de 24 Iconos de la Barra de Herramienta del Sistema Nuevo: Permite incluir un nuevo registro en el sistema Guardar: Permite almacenar un registro nuevo o actualizar si proviene de un catálogo. Buscar: Permite buscar registros por medio de catálogos Procesar: Permite ejecutar una operación que involucra varios procesos. Eliminar: Permite eliminar un registro. Imprimir: Permite imprimir la información que se genera del sistema. Cerrar: Permite cerrar la ventana actual que se este utilizando. Ayuda: Inicia las ayudas del Sistema SIGESP. Iconos utilizados en el manual Observe: Ver el ejemplo que se está mostrando Haga Clic: Ejecutar una acción con el Mouse (Ratón). Alerta: Mensajes que debe considerar Señalar: Tilde la casilla correspondiente

3 3 de 24 INGRESAR AL SISTEMA Seleccione la Base de Datos correspondiente. 1. Seleccione la empresa 2. en el botón aceptar

4 4 de Ubíquese en el Módulo de Solicitud de Ejecución Una vez ingresado, notará el Menú del Módulo

5 5 de 24 PROCESOS DEL MÓDULO DE SEP REGISTRO Opción para elaborar el (los) comprobante (s) de Solicitud de Ejecución. Con este registro se ejecutan tanto el pre-compromiso del presupuesto como los compromisos directos. En el caso de los pre-compromisos, se establece enlace con los Módulos de Inventario y/o Compras. Para el caso de los compromisos directos, se enlaza directamente con el Módulo de Cuentas por Pagar. Este registro, una vez contabilizado, solo afecta la Contabilidad. Cómo Hacerlo? Al posicionarse en la pestaña llamada y seleccionar la primera opción denominada Registro automáticamente visualizará los siguientes campos. Fecha: Campo en el cual se coloca la fecha de registro de la SEP. La misma debe respetar el mes y año del período activo o en ejecución. Estatus: Indica el estado actual del comprobante de SEP. Estos son: Registrada, Emitida, Contabilizada, Procesada, Anulada y Despachada. Solicitud: Campo donde se genera automáticamente el número correlativo de cada registro de SEP, al tildar Nuevo Tipo: Opción donde se escoge el tipo de SEP a registrar. Dicho campo despliega los tipos de SEP previamente definidos en el Módulo de Configuración (Ver Manual de Configuración).

6 6 de 24 : Esta permite identificar si la SEP a registrar es para solicitar materiales y/o suministros o activos. Cabe destacar que esta opciones están estrechamente relacionada con el tipo de SEP, es decir si el tipo de sep es de tipo pre-compromisos bienes las opciones se habilitan Una vez seleccionado el tipo de SEP a registrar, se despliega la ventana completa para completar la elaboración de la solicitud. Unidad Ejecutora: Seleccione la Unidad Ejecutora solicitante, es decir, la responsable del registro de la SEP. Estas Unidades vienen ya preestablecidas en el Módulo de Configuración. Haga clic sobre la Unidad Ejecutoras. y elija la correspondientes desde el Catálogo de El catálogo de la unidad ejecutora varía de acuerdo a los niveles en que se maneja la estructura presupuestaria. Nivel 3 o 5 Fuentes de Financiamiento: Seleccione la fuente de ingresos y/o recursos correspondiente a sufragar el gasto presupuestario. Haga un clic sobre la para desplegar el Catálogo de Fuentes de Financiamiento, previamente definido en el Módulo de Configuración. Destino: Seleccione si es un Proveedor o Beneficiario el destino de la SEP. Esta opción se habilita únicamente para los casos de SEP tipo Compromiso. De un clic en el ícono para desplegar las 2 opciones. Una vez hecho esto, automáticamente se genera una ventana con el Catálogo de Proveedores o Beneficiarios, según sea el caso.

7 7 de 24 Independientemente de que elija Proveedor o Beneficiario podrá notar el RIF de cada uno de ellos Concepto: Campo donde se describe la exposición de motivos, es decir, razón de la solicitud de ejecución presupuestaria, características de lo requerido y cualquier otro detalle significativo que respalde el registro de la SEP. Beneficiario Alterno: Este campo es para la SEP de tipo Ayuda Económica, esto es con la finalidad que al momento de emitir un cheque sale es el nombre que se coloca en este campo a pesar que el proceso administrativo va a nombre de un beneficiario determinado. Documento Origen: Este campo es una validación para las SEP que haces las veces de punto de cuenta ó campo de memorando. La validación funciona de la siguiente manera: Si es una sep de precompromiso validará solo por número de documento. si es una sep de compromiso validara por documento y proveedor/beneficiario. La idea es que el sistema valide que un mismo documento no se procese dos veces con una sep y en caso de que este número se deje en blanco no se hará ninguna validación.

8 8 de 24 Agregar Detalle: Opción para agregar los artículos y/o conceptos de servicios a solicitar. Se muestran 2 opciones según sea el caso: : Cuando la SEP es de tipo pre compromiso bienes. Tilde el presente icono para generar la ventana de Catálogo de Bienes y Materiales. Haga clic para selecciona el bien o material a solicitar

9 9 de 24 Cuando la SEP es de tipo compromiso. Tilde el presente icono para generar la ventana de Catálogo de Conceptos Haga clic para seleccionar el concepto respectivo.

10 10 de 24 : Cuando la SEP es de tipo pre-compromiso servicios. Tilde el presente icono para generar la ventana de Catálogo de Servicios Haga clic sobre el servicio a solicitar Para colocar el resto de la información se procede de la siguiente forma: Elija el bien o el concepto o el servicio solicitar y complete la siguiente información Código y Denominación: Se genera de forma automática al seleccionar del catálogo el bien, concepto o servicios correspondientes. Cantidad: Coloque la cantidad a solicitar Unidad: Seleccione la opción respectiva. Mayor o Detal Precio: Coloque el valor monetario. Sub-Total: El sistema calcula automáticamente este resultado. Cargos: El sistema calcula automáticamente este resultado. Total: El sistema calcula automáticamente este resultado. Una vez que se complete los datos anteriormente descrito debe pulsar el botón finalidad de originar el asiento presupuestario Ejemplo: Se crea un sep y se colocan los detalles, al finalizar haga click en Crear Asiento, esto es con la

11 11 de 24 Si por alguna razón necesita realizar alguna modificación en el Detalle de Bienes, debe pulsar nuevamente el botón Crear Asiento para actualizar el mismo y por ende el total general.

12 12 de 24 Cuando elaboramos una SEP podemos cambiar la imputación presupuestaria siempre y cuando la misma se encuentre habilitada en el modulo de Configuración (Ver manual de configuración) Veamos el siguiente ejemplo relacionado con un bien o material a solicitar Observe que al final existen dos campos que son: (Eliminar un registro) y una pequeña cruz, esta cruz permite que usuario cambie la imputaciones presupuestaria. Haga clic sobre esta opción, automáticamente notará un Catálogo de Cuentas s, el mismo contiene las cuentas presupuestarias para cambiar la imputación presupuestaria en casos de requerir la misma. Coloque la cuenta presupuestaria y la denominación Haga clic sobre la lupa.

13 13 de 24 Inmediatamente visualizará el cambio de la estructura presupuestaria. El sistema realizará esta modificación de estructura presupuestaria por aquellas que el usuario tenga acceso (Ver Manual de Seguridad). Las partidas presupuestarias se modificarán siempre y cuando estén previamente configuradas. (Ver Manual de Configuración)

14 14 de 24 Completada la información notará la siguiente pantalla, luego haga clic sobre el icono de en la barra de herramienta, que se encuentra

15 15 de 24 : Cuando la SEP es de tipo compromiso. Tilde el presente icono para generar la ventana de Catálogo de Conceptos. El proceso a seguir es similar a los pasos descritos en el caso del Catálogo de Bienes y Materiales Una vez que se tilda el (los) artículo (s) o bien el (los) concepto (s), se refleja automáticamente en la pantalla principal, el cual presenta un formato con campos asociados al detalle de bienes y/o conceptos, que usted debe llenar. Cantidad: Se coloca el número de artículos (o bien conceptos de servicios) que se desea solicitar. Unidad: En caso de solicitar artículos, dependiendo de la unidad de medida configurada al artículo en el Módulo de Inventario, se coloca Detal o Mayor. Precio: se coloca el valor del artículo y/o concepto de servicio. Este valor en algunos casos, viene establecido en la configuración del artículo en el Módulo de Inventario, o en el caso de los conceptos, en el Módulo de Configuración Una vez colocado el valor en Precio/Unid., de un clic al mouse y automáticamente se verá reflejado el Sub- Total, Cargos y Total en todos los campos de de la pantalla que requiera dicho valor, exceptuando la opción Cambiar, esta opción permite modificar la imputación presupuestaria, haga clic sobre este enlace para que pueda visualizar el Catálogo de Cuentas s

16 16 de 24 Luego haga clic e inmediatamente notará el cambio de la estructura presupuestaria. Si desea eliminar un concepto, tilde el icono que se desee eliminar.. y elimina la fila completa. Debe darle clic por cada concepto

17 17 de 24 Completados los datos observará una pantalla similar. Haga clic sobre el icono de barra de herramientas., que se encuentra en la Como podrá observar el proceso a seguir es similar a los pasos descritos en el caso del Agregar Bienes lo mismo sucede con los servicios a solicitar.

18 18 de 24 APROBACION: Esta opción permite certificar los registros de Solicitud de Ejecución previamente guardados. Cómo Hacerlo? Al posicionarse en la pestaña llamada y seleccionar la segunda opción denominada Aprobación automáticamente visualizará los siguientes campos. Fecha: Esta opción Permite colocar la fecha para aprobación de la SEP. Muestra siempre la fecha del día que ejecuta el proceso. Solicitud: Este Campo que funciona como filtro de búsqueda, para ubicar un número específico de solicitud. Tipo: Esta opción permite filtrar la búsqueda de un tipo específico de SEP. Ej.: Bienes, Servicios, Conceptos. Unidad Ejecutora: Esta opción para filtrar por Unidad Ejecutora asociada a la SEP que se desea aprobar. Fecha de Registro: Opción para filtrar por rangos de fecha los registros de las SEP. Destino: Permite filtrar la búsqueda por Proveedor o Beneficiario. Aprobación/Reverso de Aprobación: Seleccione la operación a ejecutar.

19 19 de 24 Después de tildar la solicitud Haga clic sobre el icono, que se encuentra en la barra de herramienta

20 20 de 24 Anulación: Esta opción permite anular las aprobaciones de aquellas solicitudes previamente registradas sin afectar la ejecución del presupuesto. Cómo Hacerlo? Al posicionarse en la pestaña llamada y seleccionar la tercera opción denominada Anulación automáticamente visualizará los siguientes campos. Solicitud: Este Campo que funciona como filtro de búsqueda, para ubicar un número específico de solicitud. Tipo: Esta opción permite filtrar la búsqueda de un tipo específico de SEP. Ej.: Bienes, Servicios, Conceptos. Unidad Ejecutora: Esta opción para filtrar por Unidad Ejecutora asociada a la SEP que se desea revesar la aprobación. Fecha de Registro: Opción para filtrar por rangos de fecha los registros de las SEP. Destino: Permite filtrar la búsqueda por Proveedor o Beneficiario. Aprobación/Reverso de Aprobación: Tilde la operación a ejecutar.

21 21 de 24 Después de tildar la solicitud Haga clic sobre el icono, que se encuentra en la barra de herramienta

22 22 de 24 REPORTES: Esta opción permite visualizar los reportes de los registros de Solicitud de Ejecución., según la necesidad del usuario. Cómo Hacerlo? Al posicionarse en la pestaña llamada y seleccionar la primera opción denominada EJECUCION PRESUPUESTARIA: En esta opción podrá visualizar todas las solicitudes que fueron emitidas y clasificar dicha información de acuerdo a la importancia requerida. Haga clic sobre la lupa para buscar las solicitudes Seleccione la opción de tipo para emitir el reporte Coloque las fechas de registros de SEP Coloque las unidades ejecutoras asociadas a la SEP registrada Coloque el intervalo del proveedor, beneficiario o todas Seleccione el usuario que registró la SEP Seleccione los tipos de SEP a mostrar en el reporte Tilde el tipo de ordenamiento a mostrar en el reporte Tilde los estatus en que se encuentra las solicitudes y las deseadas a mostrar en el reporte

23 23 de 24 Completados los datos haga clic en que se encuentra en la barra de herramienta

24 24 de 24 UBICACION DE SOLICITUDES: Esta opción permite generar reporte que indica el estatus y el documento relacionado en el que se encuentra la SEP Cómo Hacerlo? Al posicionarse en la pestaña llamada y seleccionar la segunda opción denominada Ubicación de Solicitudes observaremos los siguientes campos: Seleccione el intervalo de solicitudes a consultar Seleccione la opción correspondiente a consultar Seleccione el intervalo de proveedores o beneficiarios a consultar Completados los datos haga clic en que se encuentra en la barra de herramienta