INSTRUCTIVO DE TRABAJO MANUAL DE USO

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1 Código: PG15ITR001 Página 1 de 110 INSTRUCTIVO DE TRABAJO MANUAL DE USO Aplicación: Sistema de Logística Versión: 2.0 Fecha Versión: 08/2012 Nombre/ cargo Firma Elaboró Carlos Valenzuela Encargado de Desarrollo Revisó Néstor Namuncura Jefe de T.I. Fecha 08/ /2012

2 Código: PG15ITR001 Página 2 de 110 INDICE 1. OBJETIVO ALCANCE DOCUMENTOS DE REFERENCIA USO DE LA APLICACIÓN DESCRIPCION GENERAL INGRESO AL SISTEMA SELECCIÓN DE PROYECTO MODULO MENUS Y PERMISOS MENUS SUB MENUS PERMISOS DE MODULOS ACCESOS A OBRAS MODULO MANTENEDORES AVANCES FAMILIAS MATERIALES SUBIR FIRMAS DIGITALES UNIDAD DE MEDIDA MODULO PRESUPUESTO CAPITULOS PARTIDAS PRESUPUESTO MODULO PROVEEDORES RUBROS FORMAS DE PAGO... 29

3 Código: PG15ITR001 Página 3 de MODULO PROVEEDORES EVALUACION DE PROVEEDORES MODULO COMPRAS SOLICITUD MATERIALES VISACION DE MATERIALES GENERAR PROCESO DE COMPRA DESHABILITAR PROCESO DE COMPRA LIBERAR SOLICITUD DE MATERIAL MANTENEDOR DE PROCESOS DE COMPRA MIS PROCESOS DE COMPRA VISAR ANÁLISIS DE PRECIO ORDER DE COMPRAS MODULO ARRIENDOS ARRIENDOS SOLICITUD EXTENSIÓN DE ARRIENDO SOLICITUDES PENDIENTES EXTENSION DE ARRIENDO TERMINO DE ARRIENDO MODULO BODEGA ENTRADAS SALIDAS VALES MANTENEDOR DE PARTIDAS EN LOS COMPROBANTES MANTENEDOR DE MOVIMIENTOS DE BODEGA GENERAR INVENTARIO REGULARIZACIÓN DE INVENTARIO VISAR CONTROL DE INVENTARIO MODULO CAJAS CHICAS... 72

4 Código: PG15ITR001 Página 4 de CAJA CHICA MANTENEDOR CAJA CHICA VALES MODULO MANO DE OBRA CONTROL MANO DE OBRA EXAMINADOR MANO DE OBRA REPROCESAR MANO DE OBRA REPROCESAR MANO DE OBRA SUPERIOR MODULO REGULARIZACIONES PROVISIÓN Y OTROS ESTADOS DE PAGOS MODULO SUBCONTRATOS INGRESO DE SUBCONTRATO VISAR SUBCONTRATO MANTENEDOR SUBCONTRATO INGRESO ANEXO SUBCONTRATO MANTENEDOR ANEXO SUBCONTRATO VISAR ANEXO SUBCONTRATO MANTENEDOR ESTADO DE PAGO VISAR ESTADO DE PAGO MODULO REPORTES REPORTES

5 Código: PG15ITR001 Página 5 de OBJETIVO. Explicar al usuario el correcto uso del Sistema de Logística para los diversos módulos que este posee. 2. ALCANCE. Este manual abarca la totalidad del sistema con las últimas versiones realizadas. 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA PG15 Soporte Tecnológico y Comunicacional. 4. USO DE LA APLICACIÓN 4.1 DESCRIPCION GENERAL El sistema de Logística posee las siguientes funciones: Ingreso y Mantención de Arriendos. Extensiones de Arriendos. Control de Arriendos. Informes de Arriendos. Ingresos y Consumos de Bodega. Mantenedores de Movimientos de Bodega. Control y Regularización de Inventario. Visación Movimientos de Bodega. Contabilización de Facturas en Softland. Reporte de Inventario. Reportes de Movimientos de Materiales y Préstamos. Ingreso y Mantención de Cajas Chicas. Reporte de Cajas Chicas. Ingreso de Solicitudes de Materiales. Visación de Solicitudes de Materiales. Generación y Mantención de Procesos de Compra. Ingreso y Mantención de Cotizaciones. Ingreso de Análisis de Precios. Visación de Análisis de Precios.

6 Código: PG15ITR001 Página 6 de 110 Generación de Ordenes de Compras. Informes de Solicitudes de Materiales, Procesos de Compra y Ordenes de Compras. Ingreso y Mantención de Mano de Obra. Ingreso de Avances de Obra. Ingreso y Mantención de Recursos, Familias y Unidades de Medidas. Asignación de Módulos por Perfiles y Obras. Ingreso y Mantención de Capítulos y Partidas. Ingreso y Mantención de Presupuestos. Ingreso y Mantención de Proveedores. Evaluaciones de Proveedores. Ingreso y Mantención de Regularizaciones. Ingreso y Mantención de Subcontratos. Ingreso de Anexos de Subcontratos. Visaciones de Subcontratos y Anexos de Subcontratos. Ingreso y Mantención de Estados de Pagos. Visación de Estados de Pagos. Reportes de Subcontratos y Estados de Pagos. Reportes de Mano de Obra. Reportes de Compras, Partidas, Stock en Bodegas, Prestamos, etc. Reporte Copre.

7 Código: PG15ITR001 Página 7 de INGRESO AL SISTEMA El acceso al sistema se realiza a través de la intranet corporativa, el link de ingreso es Para acceder a la intranet debe ingresar el nombre de usuario y contraseña asignados por el departamento de informática, el tercer campo que debe ser llenado es el código de acceso, este código tiene un tiempo de caducidad de 24 horas y es enviado de forma automática todos los días a las 07:00 horas a todo el personal con acceso a intranet y que posea contrato laboral activo.

8 Código: PG15ITR001 Página 8 de 110 Una vez logueado en la intranet debe ubicar en el menú superior derecho la opción GESTIÓN DE PROYECTOS, al hacer click en la opción desplegara los sistemas asociados a la categoría, en ella debe seleccionar la opción LOGISTICA DE ABASTECIMIENTO. 4.3 SELECCIÓN DE PROYECTO El primer paso antes de acceder al sistema es seleccionar el proyecto u obra en la cual desea trabajar, para ello presiona en el menú superior izquierdo, imagen del casco, la cual desplegara el listado con las empresas que tiene asignadas, una vez ubicada la empresa debe presionar sobre ella y desplegara las obras o proyectos asignadas a la empresa y con acceso del usuario en sesión. Al presionar sobre el proyecto u obra el sistema dejara por defecto lo seleccionado y no será necesario seleccionar la obra cada vez que cambie de modulo. Perfiles: Todos.

9 Código: PG15ITR001 Página 9 de MODULO MENUS Y PERMISOS MENUS Modulo en el cual se realiza la mantención de los menús del sistema, dentro del mantenedor existen las opciones para crear, modificar o eliminar. Para acceder al mantenedor debe seleccionar el menú principal del sistema la opción Menús & Permisos, luego seleccionar en la opción Menús, la cual desplegara los menús creados y las opciones para realizar mantención. Perfiles Autorizados: Administrador de sistemas.

10 Código: PG15ITR001 Página 10 de SUB MENUS Modulo dependiente de Menús ya que al momento de crear o modificar un nuevo submenú debe quedar enlazado a un menú principal. Este modulo al igual que menús posee un mantenedor con las opciones de crear, modificar y eliminar. El acceso al mantenedor se realizara a través del

11 Código: PG15ITR001 Página 11 de 110 menú principal del sistema la opción Menús & Permisos, luego seleccionar en la opción Sub Menús, la cual desplegara los sub menús creados y las opciones para realizar mantención. Perfiles Autorizados: Administrador de sistemas. La mantención de los submenús se realiza a través de los formularios respectivos de cada opción, las cuales cuentan con 3 campos, el primero debe seleccionar el menú al cual será enlazado, el segundo campo debe ingresar el nombre del sub menú y el tercer campo el link del modulo del sistema.

12 Código: PG15ITR001 Página 12 de PERMISOS DE MODULOS Modulo en el cual se asignan los módulos a los diferentes perfiles que acceden al sistema, para ello deben están ingresados previamente los menús y submenús. El acceso a este modulo se realiza a través del menú principal Menús & Permisos, luego seleccionar el submenú Permisos y posteriormente a esto el sistema desplegara el modulo con los campos de selección de Menús y Sub menús, al seleccionar los dos campos el sistema listara los perfiles del sistema con los checklist en cada opción, los perfiles que ya posean acceso serán listados con la opción marcada. Para dar acceso a un modulo o varios deberán ser marcados en la opción que corresponda. Perfiles Autorizados: Administrador de sistemas.

13 Código: PG15ITR001 Página 13 de 110

14 Código: PG15ITR001 Página 14 de ACCESOS A OBRAS Modulo en el cual el administrador asigna proyectos u obras a los usuarios del sistema. Para acceder al modulo debe ubicar en el menú principal del sistema la opción Menús & Permisos, luego seleccionar en la opción Acceso a Obras, la cual desplegara la opción para seleccionar el usuario y las obras asignadas y disponibles. Para asignar una obra debe marcar la casilla ubicada a continuación del nombre del proyecto u obra. Perfiles Autorizados: Administrador de sistemas.

15 Código: PG15ITR001 Página 15 de MODULO MANTENEDORES AVANCES El modulo de avances despliega por pantalla las partidas cargadas al presupuesto del proyecto u obra seleccionada, cada partida tiene disponible la opción para generar avances, esta opción es el botón con la imagen (+), al presionar el botón el sistema desplegara una ventana emergente la cual cuenta con un formulario de ingreso, en él debe ingresar la fecha de avance, porcentaje y cantidad de avance, como campo no obligatorio esta disponible la Observación. El avance de este modulo es el que considera el informe copre para realizar los cálculos. Para acceder al modulo debe seleccionar la opción Mantenedores en el menú principal, luego presionar sobre el sub menú Avances. Perfiles Autorizados: Administrador de sistemas, Supervisor de Obra, Profesional de Obra, Profesional de Terreno, Gerente de Construcción y Control de Gestión.

16 Código: PG15ITR001 Página 16 de FAMILIAS El modulo de familias despliega por pantalla las familias creadas en el sistema, este modulo cuenta con la opción para crear y modificar, cada partida dispone de la opción modificar cuyo botón se encuentra al final de cada fila, el botón para crear nueva familia se encuentra en la parte superior izquierda del listado, ambas opciones cuentan con un formulario el cual debe ser completado. Los campos son el Nombre, Nombre Corto y Clase, cuyos campos son obligatorios, una vez completado el formulario debe presionar el botón Aceptar. Para acceder al modulo debe seleccionar la opción Mantenedores en el menú principal, luego presionar sobre el sub menú Familias. Perfiles Autorizados: Encargado de Abastecimiento.

17 Código: PG15ITR001 Página 17 de 110

18 Código: PG15ITR001 Página 18 de MATERIALES El modulo de materiales despliega por pantalla los materiales creados en el sistema, este modulo cuenta con la opción para crear y modificar, cada material dispone de la opción modificar cuyo botón se encuentra al final de cada fila, el botón para crear nuevo material se encuentra en la parte superior izquierda del listado, ambas opciones cuentan con un formulario el cual debe ser completado. Los campos son el Nombre, Referido, Familia, Días Solicitados, Días Negociados, Unidad de Medida Principal y Secundarias cuyos campos son obligatorios están marcados con asterisco, una vez completado el formulario debe presionar el botón Aceptar. Para acceder al modulo debe seleccionar la opción Mantenedores en el menú principal, luego presionar sobre el sub menú Recursos. Perfiles Autorizados: Administrador de sistemas y Encargado de Abastecimiento.

19 Código: PG15ITR001 Página 19 de SUBIR FIRMAS DIGITALES El modulo de para subir las firmas digitales despliega por pantalla un formulario con cuatro campos los cuales cada uno corresponde a una firma digital (imagen *.jpg), estas imágenes son insertadas en los comprobantes e informes que genera el sistema (según lo requiera), cada opción cuenta con un botón examinar el cual debe seleccionar la imagen previamente guardada en el equipo local, una vez cargadas las imágenes debe presionar el botón Subir Firmas, el cual el sistema desplegara un aviso ya sea por error de subida o bien por éxito en cargar las imágenes. Para acceder al modulo debe seleccionar la opción Mantenedores en el menú principal, luego presionar sobre el sub menú Subir Firmas. Perfiles Autorizados: Administrador de sistemas.

20 Código: PG15ITR001 Página 20 de UNIDAD DE MEDIDA El modulo de unidades de medidas despliega por pantalla las unidades de medidas creadas en el sistema, este modulo cuenta con la opción para crear y modificar, cada unidad de medida dispone de la opción modificar cuyo botón se encuentra al final de cada fila, el botón para crear una nueva unidad de medida se encuentra en la parte superior izquierda del listado, ambas opciones cuentan con un formulario el cual debe ser completado. Los campos son el Nombre y Nombre Corto, cuyos campos son obligatorios, una vez completado el formulario debe presionar el botón Aceptar. Para acceder al modulo debe seleccionar la opción Mantenedores en el menú principal, luego presionar sobre el sub menú Unidad Medida. Perfiles Autorizados: Administrador de sistemas y Encargado de Abastecimiento.

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22 Código: PG15ITR001 Página 22 de MODULO PRESUPUESTO CAPITULOS El modulo de capítulos despliega por pantalla todos los capítulos creados en el sistema, cada capítulo cuenta con la opción para ser editado y visualizado, los nuevos capítulos se deben generar en el botón superior izquierdo del modulo, el cual al presionar desplegara una ventana emergente, la cual posee un formulario que debe completar el nombre del capítulo, marcar las opciones de activar y por ultimo una opción para mostrar el capitulo en la zona inferior del presupuesto, esta opción se utiliza para no considerar los costos asociados al capítulo dentro del total de costos del Informe Copre. Para acceder al modulo debe seleccionar la opción Presupuesto en el menú principal, luego presionar sobre el sub menú Capítulos. Perfiles Autorizados: Administrador de sistemas, Estudio y Proyecto (Presupuesto).

23 Código: PG15ITR001 Página 23 de PARTIDAS El modulo de partidas despliega por pantalla todas las partidas creadas en el sistema, cada partida cuenta con la opción para ser editado y visualizado, las nuevas partidas se deben generar en el botón superior izquierdo del modulo, el cual al presionar desplegara una ventana emergente, la cual posee un formulario que debe completar el nombre de la partida, unidad de medida y descripción. Para acceder al modulo debe seleccionar la opción Presupuesto en el menú principal, luego presionar sobre el sub menú Partidas. Perfiles Autorizados: Administrador de sistemas, Estudio y Proyecto (Presupuesto).

24 Código: PG15ITR001 Página 24 de 110

25 Código: PG15ITR001 Página 25 de PRESUPUESTO El modulo de presupuesto despliega por pantalla todos los presupuestos cargados en el sistema, cada presupuesto cuenta con la opción para ser editado y visualizado, los nuevos presupuestos se deben generar en el botón superior izquierdo del modulo, el cual al presionar re direccionará al modulo donde despliega un formulario con el nombre de la presupuesto, proyecto u obra asociada, Presupuesto Base y valor UF. Para acceder al modulo debe seleccionar la opción Presupuesto en el menú principal, luego presionar sobre el sub menú Partidas. Perfiles Autorizados: Administrador de sistemas, Estudio y Proyecto (Presupuesto). La creación de un nuevo presupuesto consta de dos etapas, la primera es completar el formulario con los campos, Nombre Presupuesto, Selección de Proyecto, Valor Uf y como opción adicional se puede extraer un presupuesto creado en el sistema y cargarlo como base y sobre este realizaron los cambios. La segunda etapa es cargar los capítulos, partidas, materiales y mano de obra, todo lo anterior debe estar previamente cargado en el sistema y se va cargando con el botón (+) que tiene cada agrupación, la búsqueda se realiza en la ventana emergente que despliega el sistema y finalmente ingresa el rendimiento y cantidad.

26 Código: PG15ITR001 Página 26 de 110 Una vez cargado el presupuesto debe asignar el orden de los capítulos, esto se realiza en el botón superior izquierdo que posee el grupo, en el despliega una ventana emergente donde despliega los capítulos cargados y en cada registro dos botones, los cuales son para dar el orden. Orden el cual es desplegado en los reportes e informe copre.

27 Código: PG15ITR001 Página 27 de 110 Los cambios de precios en los materiales y mano de obra se pueden realizar de dos formas, la primera es de forma individual, esta modificación se realiza dentro del presupuesto, seleccionando capitulo, partida y por ultimo editando el valor del material o mano de obra que desea modificar. La segunda forma se realiza a través de la opción Mantención, ubicado en modulo principal de presupuesto, se debe seleccionar el presupuesto, presionar el botón mantención, cuya acción despliega una ventana emergente con todos los materiales y mano de obra cargados en el presupuesto, una vez ubicado el registro que desea modificar, realiza el cambio de precio en el campo al final del registro y el sistema actualizara todo el valor del material o mano de obra en el presupuesto seleccionado, esta actualización es de forma masiva. Perfiles Autorizados: Administrador de sistemas, Estudio y Proyecto (Presupuesto).

28 Código: PG15ITR001 Página 28 de MODULO PROVEEDORES RUBROS El modulo de rubros despliega por pantalla todos los rubros creados en el sistema, cada rubro cuenta con la opción para ser editado y visualizado, los nuevos rubros se deben generar en el botón superior izquierdo del modulo. Los rubros son necesarios para categorizar los proveedores y deben ser ingresados antes de registrar los proveedores. Para acceder al modulo debe seleccionar la opción Proveedores en el menú principal, luego presionar sobre el sub menú Rubro. Perfiles Autorizados: Encargado de Abastecimiento.

29 Código: PG15ITR001 Página 29 de FORMAS DE PAGO El modulo de formas de pago despliega por pantalla todos los registros creados en el sistema, cada forma de pago cuenta con la opción para ser editado y visualizado, las nuevas formas de pago se deben generar en el botón superior izquierdo del modulo. Estos datos son necesarios para completar la cotización al momento de generar las compras. Para acceder al modulo debe seleccionar la opción Proveedores en el menú principal, luego presionar sobre el sub menú Formas de Pago. Perfiles Autorizados: Encargado de Abastecimiento.

30 Código: PG15ITR001 Página 30 de MODULO PROVEEDORES El modulo de proveedores despliega por pantalla todos los registros creados en el sistema, cada proveedores cuenta con la opción para ser editado y visualizado, los nuevos proveedores se deben generar en el botón superior izquierdo del modulo. Estos datos son necesarios para completar la cotización al momento de generar las compras. Para acceder al modulo debe seleccionar la opción Proveedores en el menú principal, luego presionar sobre el sub menú Proveedores. Perfiles Autorizados: Encargado de Abastecimiento.

31 Código: PG15ITR001 Página 31 de EVALUACION DE PROVEEDORES El modulo de evaluación de proveedores despliega por pantalla un formulario con ítems para ser completados, el cual debe seleccionar el proyecto, proveedor y periodo, luego de esto debe responder una serie de preguntas las cuales deben ser respondidas con nota de 1 a 7, una vez finalizada la evaluación se debe guardar, cuyo evento genera un correo con la evaluación enviada al encargado de abastecimiento. Para acceder al modulo debe seleccionar la opción Proveedores en el menú principal, luego presionar sobre el sub menú Evaluación. Perfiles Autorizados: Administrador de sistemas y Encargado de Abastecimiento.

32 Código: PG15ITR001 Página 32 de MODULO COMPRAS SOLICITUD MATERIALES El modulo de solicitud de materiales consiste en realizar los pedidos de materiales y arriendos de equipos o maquinaria a través de un presupuesto cargado previamente en el sistema. Para ingresar una solicitud debe seleccionar la partida, una vez seleccionada el sistema desplegara los recursos cargados a la partida por presupuesto, en el listado debe ubicar el recurso que necesita e ingresar la cantidad a solicitar, seguido a esto la fecha en la cual desea que sea entregado y por ultimo una observación útil para la realizar las cotizaciones, adicionalmente a los recursos cargados en el presupuesto es posible solicitar materiales no disponibles en el presupuesto, para ello debe presionar el botón (+) ubicado en la zona derecha de pantalla, esta acción desplegara una ventana emergente con un campo para realizar búsquedas, esta debe

33 Código: PG15ITR001 Página 33 de 110 ser completada con el nombre del recurso que desea solicitar y presionar el botón buscar, el sistema listara los recursos encontrados en la base de datos, una vez ubicado el recurso debe ingresar la cantidad y presionar el botón agregar. Para finalizar la solicitud debe presionar la opción Activar botones y por último el botón Guardar. Para acceder al modulo debe seleccionar la opción Compras en el menú principal, luego presionar sobre el sub menú Solicitud Materiales. Perfiles Autorizados: Administrador de sistemas, Jefe de Bodega, Digitador, Auditor.

34 Código: PG15ITR001 Página 34 de VISACION DE MATERIALES El modulo de Visación de materiales consiste en aprobar o rechazar los pedidos de materiales y arriendos de equipos o maquinaria, el sistema despliega todas las solicitudes pendientes por visar, estas son listadas según el perfil y estado de cada solicitud. La primera Visación la realiza el Profesional de Obra, al momento de visualizar la solicitud puede editar las cantidades de los recursos solicitados y seguido a esto aprobar o rechazar. La segunda Visación la realiza el Subgerente y finalmente el Gerente, los pasos de aprobación o rechazo son iguales a los explicados anteriormente. Para acceder al modulo debe seleccionar la opción Compras en el menú principal, luego presionar sobre el sub menú Visar Solicitud Obra. Los estados y eventos se explican en el siguiente diagrama de actividad. Perfiles Autorizados: Administrador de sistemas, Profesional de Obra, Subgerente y Gerente.

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36 Código: PG15ITR001 Página 36 de GENERAR PROCESO DE COMPRA El modulo para generar proceso de compra consiste en agrupar recursos solicitados y aprobados en el sistema, el proceso de agrupación consiste en marcar los materiales y presionar el botón Asignar, esta acción desplegara en una ventana emergente con la opción para seleccionar el proceso de compra al personal de abastecimiento, una vez seleccionado debe presionar el Botón Aceptar. Para acceder al modulo debe seleccionar la opción Compras en el menú principal, luego presionar sobre el sub menú Generar Proceso Compra. Perfiles Autorizados: Administrador de sistemas y Encargado de Abastecimiento.

37 Código: PG15ITR001 Página 37 de DESHABILITAR PROCESO DE COMPRA El modulo para deshabilitar los procesos de compras consiste en un listado de todos los procesos de compra asignados y sin orden de compra, para deshabilitar un proceso de compra debe ubicar el folio en el listado y presionar sobre la opción Deshabilitar, la cual despliega una ventana emergente con la opción de ingresar un comentario, esto es obligatorio, al ingresar el comentario debe presionar el botón Aceptar. Para acceder al modulo debe seleccionar la opción Compras en el menú principal, luego presionar sobre el sub menú Deshabilitar Proceso Compra. Perfiles Autorizados: Administrador de sistemas y Encargado de Abastecimiento.

38 Código: PG15ITR001 Página 38 de 110

39 Código: PG15ITR001 Página 39 de LIBERAR SOLICITUD DE MATERIAL Todos los días viernes a las 11:00 horas, el sistema ejecuta automáticamente un proceso el cual libera todas las solicitudes de materiales ingresadas y aprobadas por los tres perfiles asignados, en los casos cuya compra sea de carácter urgente, existe la opción en el sistema para liberar solicitudes, este modulo despliega por pantalla todas las solicitudes aprobadas por todos los perfiles, y cada solicitud cuenta con una opción para liberar, esta opción es un botón el cual al presionarlo liberara la solicitud para realizar el proceso de compra. Para acceder al modulo debe seleccionar la opción Compras en el menú principal, luego presionar sobre el sub menú Liberar Solicitud Material. Perfiles Autorizados: Administrador de sistemas y Encargado de Abastecimiento.

40 Código: PG15ITR001 Página 40 de MANTENEDOR DE PROCESOS DE COMPRA El modulo mantenedor de procesos de compras consiste en un listado de todos los procesos de compra asignados y sin orden de compra, el modulo cuenta con dos opciones, la primera es para anular proceso de compra, y la segunda es para reasignar un proceso, para anular un proceso debe ubicar el folio en el listado y presionar sobre la opción Anular, la cual despliega una ventana emergente con la opción para ingresar un comentario, esto es obligatorio, al ingresar el comentario debe presionar el botón Aceptar. La segunda opción para reasignar un proceso se encuentra al final de cada registro y al presionarla despliega una ventana emergente, en la cual se debe seleccionar el personal de abastecimiento para reasignar. Para acceder al modulo debe seleccionar la opción Compras en el menú principal, luego presionar sobre el sub menú Mantenedor Proceso Compra. Perfiles Autorizados: Administrador de sistemas y Encargado de Abastecimiento.

41 Código: PG15ITR001 Página 41 de MIS PROCESOS DE COMPRA El modulo mis procesos de compras consiste en un listado de todos los procesos de compra asignados, el modulo cuenta una variedad de opciones, entre ellas se encuentran el ingreso de

42 Código: PG15ITR001 Página 42 de 110 cotizaciones, mantenedor de cotizaciones y generación de análisis de precios. Para acceder al modulo debe seleccionar la opción Compras en el menú principal, luego presionar sobre el sub menú Mis Proceso Compra. Ingreso de Cotización: Para realizar el ingreso de una cotización, debe presionar sobre el botón Ing. Cotización, esta acción desplegara una ventana emergente, donde debe seleccionar el proveedor e ingresar los valores y descuentos de los recursos. En los casos de los arriendos, debe llenar el campo cantidad de arriendo, el cual asocia la cantidad de maquinas o equipos, por ultimo debe presionar el botón guardar el cual habilita las opciones de análisis de precio y mantenedor de cotizaciones. Ver Cotización: Para realizar una modificación en alguna cotización o bien anularla, debe presionar el botón Ver Cotización(es), el cual posee las opciones para visualizar, modificar o eliminar. Análisis de Precio: El análisis de precio consiste en seleccionar o elegir los recursos de las cotizaciones, para ello debe presionar el botón Analis. De Precio, el cual despliega una ventana emergente donde lista el detalle de las cotizaciones agrupadas por estas, para generar el análisis debe presionar sobre los precios que desea elegir. Para realizar el análisis de precio debe haber ingresado por lo menos una cotización. Al momento de realizar el análisis de precio el sistema enviara un correo avisando al encargado de abastecimiento sobre un nuevo evento. Orden de Compra: una vez realizado y aprobado el análisis de precio, el modulo habilita la opción Orden de Compra, la cual al presionar el botón despliega una ventana emergente, con la opción de empresa a Facturar y observaciones, finalmente al presionar el botón generar, habilita el icono de pdf para imprimir la o las Orden de Compra dependiendo de los proveedores escogidos. Perfiles Autorizados: Administrador de sistemas, Encargado de Abastecimiento y Asistente de Abastecimiento.

43 Código: PG15ITR001 Página 43 de 110

44 Código: PG15ITR001 Página 44 de VISAR ANÁLISIS DE PRECIO El modulo visar análisis de compras consiste en un listado de todos los procesos de compra con análisis de precios pendientes por visar, para aprobar o rechazar debe presionar el botón visar el cual despliega una ventana emergente con el análisis de precio generado, para aprobar o rechazar debe presionar una de las dos opciones. En primera instancia debe Visar el encargado de abastecimiento, según decida deberá aprobar el gerente o de lo contrario será aprobado quedando en el estado para generar Orden de Compra.

45 Código: PG15ITR001 Página 45 de 110 Para acceder al modulo debe seleccionar la opción Compras en el menú principal, luego presionar sobre el sub menú Visar Análisis de Precio. Perfiles Autorizados: Administrador de sistemas, Encargado de Abastecimiento y Gerente de Construcción.

46 Código: PG15ITR001 Página 46 de 110

47 Código: PG15ITR001 Página 47 de ORDER DE COMPRAS El módulo ordenes de compras consiste en un listado con todas las ordenes de compras generadas, como opciones en modulo existe un buscador por numero de orden o proveedor, adicionalmente cuanta con opciones para imprimir la orden de compra, modificar observaciones, cambiar empresa de facturación y editar cantidades, cuyas opciones solo tiene acceso el perfil de encargado de abastecimiento. Para acceder al modulo debe seleccionar la opción Compras en el menú principal, luego presionar sobre el sub menú Ordenes de Compras. Perfiles Autorizados: Administrador de sistemas, Encargado de Abastecimiento y Gerente de Construcción.

48 Código: PG15ITR001 Página 48 de 110

49 Código: PG15ITR001 Página 49 de MODULO ARRIENDOS ARRIENDOS El modulo de arriendos consiste en registrar todos arriendos generados en las ordenes de compras, para ingresar un arriendo debe presionar el botón superior derecho (+), el cual despliega una ventana emergente con un formulario, en él debe ingresar el nombre del arriendo, guía de despacho, numero de orden de compra, periodo (Corrido, LunVie, LunSab.) y fecha desde cuando ingreso la maquina o equipo, al completar el formulario debe presionar el botón Aceptar, la cual desplegara en pantalla el detalle de los arriendos según orden de compra y deberá validar la cantidad de maquinas o equipos y por ultimo guardar. Una vez registrado el arriendo, el sistema habilita la opción para imprimir el comprobante de ingreso en un pdf. Los consumos se realizan seleccionando al arriendo, el cual despliega en la zona inferior las opciones de fecha de entrada, fecha de salida y partida asociada, la cual guardara en el sistema y listara en una tabla inferior del modulo, calculando de forma automática la cantidad de días según las fechas seleccionadas. Una vez ingresado el consumo, el sistema habilita la opción para imprimir el comprobante de consumo en un pdf. Para acceder al modulo debe seleccionar la opción Arriendos en el menú principal, luego presionar sobre el sub menú Arriendos. Perfiles Autorizados: Administrador de sistemas, Encargado de Bodega, Digitador, Auditor y Gerente de Construcción.

50 Código: PG15ITR001 Página 50 de 110

51 Código: PG15ITR001 Página 51 de 110

52 Código: PG15ITR001 Página 52 de 110

53 Código: PG15ITR001 Página 53 de SOLICITUD EXTENSIÓN DE ARRIENDO El modulo solicitud de extensión de arriendo consiste en un listado con todas los arriendos activos generados en el sistema, cada registro cuenta con la opción de extender solicitud, la cual el presionar el botón despliega una ventana emergente con los campos para ingresar cantidad de días a solicitar y comentario, por ultimo debe presionar el botón solicitar. Para acceder al modulo debe seleccionar la opción Arriendos en el menú principal, luego presionar sobre el sub menú Solicitar Extensión de Arriendo. Perfiles Autorizados: Administrador de sistemas, Encargado de Bodega, Digitador, Auditor y Gerente de Construcción SOLICITUDES PENDIENTES EXTENSION DE ARRIENDO El modulo solicitud pendientes de extensión de arriendo consiste en un listado con todas las solicitudes de extensión que están pendientes de aprobar, al aprobar la solicitud en el botón disponible, el sistema realizara una modificación en las cantidades de la orden de compra asociada, esta opción está disponible para el encargado de abastecimiento, de esta forma es posible seguir realizando consumos en el arriendo solicitado, Para acceder al modulo debe seleccionar la opción Arriendos en el menú principal, luego presionar sobre el sub menú Solicitudes Pendientes Extensión Arriendo. Perfiles Autorizados: Administrador de sistemas, Encargado de Abastecimiento

54 Código: PG15ITR001 Página 54 de TERMINO DE ARRIENDO El modulo de termino de arriendos consiste en desplegar todos arriendos activos en el sistema, para dar por finalizado el arriendo debe presionar el botón terminar, el cual desplegara una ventana emergente con un formulario que debe ser completado con el numero de guía de retiro, fecha de termino y comentario, por ultimo debe presionar el botón terminar. Para acceder al modulo debe seleccionar la opción Arriendos en el menú principal, luego presionar sobre el sub menú Termino de Arriendo. Perfiles Autorizados: Administrador de sistemas, Encargado de Bodega, Digitador, Auditor y Gerente de Construcción.

55 Código: PG15ITR001 Página 55 de 110

56 Código: PG15ITR001 Página 56 de MODULO BODEGA ENTRADAS El modulo de entradas de bodega genera los movimientos y comprobantes de ingreso en bodegas, existen diferentes tipos de movimientos, estos se explican a continuación. Compra Caja Chica: Son los ingresos realizados a través de facturas o boletas, el cual debe completar con tipo de respaldo (Boleta o Factura), numero de documento (folio factura o boleta), fecha de documento y proveedor, el detalle debe ser completado buscando los recursos, unidad de medida, cantidad, valor y moneda. Compra Orden de Compra: Son los ingresos realizados a través de las ordenes de compras generadas por el sistema, para ello debe completar en el documento de respaldo con guía de despacho, de esta manera el sistema habilita el campo numero orden de compra, el cual al ingresar el numero de orden autocompleta los datos del proveedor, el siguiente paso es ingresar numero de guía de despacho y fecha de documento, una vez completados los datos solicitados debe presionar el botón cargar, el cual mostrara en pantalla el detalle de la orden de compra (recursos), por lo tanto solo será necesario validar la cantidad despachada. Consumo No Realizado: Son los ingresos realizados a través de un vale de consumo (egreso) generado por sistema, el motivo as frecuente es por no realizar el consumo o bien el consumo no fue generado en el 100%, para registrar el ingreso debe seleccionar en el documento de respaldo vale de consumo, numero de documento (vale de consumo) y fecha de documento, una vez completados los datos solicitados debe presionar el botón cargar, el cual mostrara en pantalla el detalle de la consumo realizado(recursos), por lo tanto solo será necesario validar la cantidad a ingresar. Préstamo: Son los ingresos realizados a través de una guía de despacho interna generada por el sistema y son por motivos de préstamos entre obras, para registrar el ingreso debe seleccionar en el documento de respaldo guía de despacho interna, numero de documento (numero de vale) y fecha de documento, una vez completados los datos solicitados debe presionar el botón cargar, el cual mostrara en pantalla el detalle de la consumo realizado(recursos), por lo tanto solo será necesario validar la cantidad a ingresar. Finalmente se debe presionar el botón guardar para generar los movimientos, esta acción desplegara la opción del pdf para imprimir el comprobante. Para acceder al modulo debe seleccionar la opción Bodega en el menú principal, luego presionar sobre el sub menú Entradas.

57 Código: PG15ITR001 Página 57 de 110 Perfiles Autorizados: Administrador de sistemas, Encargado de Bodega, Digitador y Auditor.

58 Código: PG15ITR001 Página 58 de 110

59 Código: PG15ITR001 Página 59 de 110

60 Código: PG15ITR001 Página 60 de SALIDAS El modulo de salidas de bodega genera los movimientos y comprobantes de consumos en bodegas, existen diferentes tipos de movimientos, estos se explican a continuación. Consumo: Son los consumos realizados por vales de consumo u órdenes de trabajo, el cual debe completar con tipo de respaldo, numero de documento y fecha de documento, el detalle debe ser completado buscando los recursos, unidad de medida y cantidad. Los vales de consumo son para uso interno de las obras y ordenes de trabajos para los consumos relacionados con postventa y preparación y mantención de vivienda. Préstamo: Son los consumos realizados por préstamos a otras obras, el cual debe completar con tipo de respaldo (guía de despacho interna), numero de documento y fecha de documento, el detalle debe ser completado buscando los recursos, unidad de medida y cantidad. Devolución Proveedor: Son los consumos generados por devolución de material al proveedor, esto es solo necesario y debe ser realizado una vez que haya sido registrado el ingreso del material, para lo cual debe completar con tipo de respaldo (guía de despacho interna), numero de documento y fecha de documento, el detalle debe ser completado buscando los recursos, unidad de medida y cantidad. Finalmente se debe presionar el botón guardar para generar los movimientos, esta acción desplegara la opción del pdf para imprimir el comprobante. Para acceder al modulo debe seleccionar la opción Bodega en el menú principal, luego presionar sobre el sub menú Salidas. Perfiles Autorizados: Administrador de sistemas, Encargado de Bodega, Digitador y Auditor.

61 Código: PG15ITR001 Página 61 de 110

62 Código: PG15ITR001 Página 62 de 110

63 Código: PG15ITR001 Página 63 de 110

64 Código: PG15ITR001 Página 64 de VALES El modulo de salidas de bodega despliega todos los comprobantes de entrada y salida generados en bodega, el modulo incluye buscador por numero de folio o rangos de fechas, al final de cada registro o fila se encuentra disponible la opción del pdf para imprimir y visualizar el comprobante. Para acceder al modulo debe seleccionar la opción Bodega en el menú principal, luego presionar sobre el sub menú Vales. Perfiles Autorizados: Administrador de sistemas, Encargado de Bodega, Digitador, Auditor, Gerencia, Profesional de Obra, Consultor, Asistente de Abastecimiento y Encargado de Abastecimiento MANTENEDOR DE PARTIDAS EN LOS COMPROBANTES El modulo de mantenedor de partidas en los comprobantes, es un modulo que cuenta con las opciones para modificar la partidas seleccionadas en los consumos de bodega, este modulo despliega en pantalla todos los consumos generados y al final de cada fila dispone de una opción para editar las partidas, esta opción despliega una ventana emergente con los recursos consumidos y un selector de partidas por cada ítem. Una vez editadas las partidas debe

65 Código: PG15ITR001 Página 65 de 110 presionar el botón aceptar. Para acceder al modulo debe seleccionar la opción Bodega en el menú principal, luego presionar sobre el sub menú Mantenedor Materiales en Partidas. Perfiles Autorizados: Administrador de sistemas, Auditor.

66 Código: PG15ITR001 Página 66 de MANTENEDOR DE MOVIMIENTOS DE BODEGA El modulo de mantenedor de movimientos de bodega, es un modulo que cuenta con las opciones para modificar las cantidades, precios, numero de documento y fecha de movimiento, este modulo despliega en pantalla todos los consumos e ingresos generados y al final de cada fila dispone de una opción para editar y anular los registros, esta opción despliega una ventana emergente con los recursos generados en comprobante y campos editables de cantidad y precio por cada fila, además cuenta con un editor de nuevo de documento y fecha de movimiento. Una vez editado debe presionar el botón aceptar. Para acceder al modulo debe seleccionar la opción Bodega en el menú principal, luego presionar sobre el sub menú Mantenedor Mov.Bodegas. Perfiles Autorizados: Administrador de sistemas, Auditor.

67 Código: PG15ITR001 Página 67 de GENERAR INVENTARIO Modulo en el cual el despliega inventario de bodega, en este modulo se puede exportar la información a Excel o pdf, además para los perfiles con permisos pueden realizar un control de inventario en el botón superior derecho desplegado en pantalla. Al momento de presionar el botón control inventario el sistema realizara una validación sobre inventarios no finalizados en la obra, de existir inventarios en este estado entrega un aviso, de lo contrario entrega el número de folio que genero para esta operación. Para acceder al modulo debe seleccionar la opción Bodega en el menú principal, luego presionar sobre el sub menú Generar Inventario. Perfiles Autorizados: Administrador de sistemas, Auditor.

68 Código: PG15ITR001 Página 68 de 110

69 Código: PG15ITR001 Página 69 de REGULARIZACIÓN DE INVENTARIO Modulo en el cual el despliega un campo de búsqueda, en él debe ingresar el numero de folio generado por sistema al momento de generar inventario, esto queda asociado al usuario, por lo cual otro usuario no podrá intervenir la regularización. Una vez ingresado el folio y presionado el botón buscar inventario, el sistema desplegara en pantalla el inventario guardado, lo cual cada fila tiene un campo para ingresar la regularización de cantidades encontradas en bodega (cantidad física), al completar las cantidades debe presionar el botón siguiente ubicado al termino del listado de materiales, el cual mostrara en pantalla los materiales con diferencias encontradas, en ellos debe registrar los motivos por los cuales se encontraron diferencias. Una vez finalizado el proceso sebe presionar el botón finalizar inventario. Para acceder al modulo debe seleccionar la opción Bodega en el menú principal, luego presionar sobre el sub menú Regularización de Inventario. Perfiles Autorizados: Administrador de sistemas, Auditor.

70 Código: PG15ITR001 Página 70 de VISAR CONTROL DE INVENTARIO Modulo en el cual se encuentran disponibles los inventarios pendientes de visar, por motivos de control siempre será un inventario por obra pendiente por visar. Cada inventario cuenta con las opciones para revisar en Excel la regularización realizada y los botones para aprobar o rechazar. Existen diferentes perfiles y estados por los cuales debe ser aprobado el inventario el cual finalmente realizara los ajustes en bodega y enviara un correo al personal de obra, control de gestión y gerente general. Orden de Aprobación: Encargado de Bodega Profesional de Obra Supervisor de Obra o Subgerente Gerente de Construcción Encargado de Control de Gestión (Genera los movimientos y ajustes en bodega) Para acceder al modulo debe seleccionar la opción Bodega en el menú principal, luego presionar sobre el sub menú Visar Control de Inventario.

71 Código: PG15ITR001 Página 71 de 110 Perfiles Autorizados: Administrador de sistemas, Auditor, Encargado de Bodega, Profesional de Obra, Supervisor o Subgerente, Gerente de Construcción y Encargado de Control de Gestión.

72 Código: PG15ITR001 Página 72 de MODULO CAJAS CHICAS CAJA CHICA El modulo de cajas chica registra las compras realizadas con boletas o facturas, al realizar el ingreso queda automáticamente consumido lo cual no es necesario realizar consumo adicional, estos movimientos no se asocian a los movimientos de bodegas, lo cual su valor de ingreso no afecta los consumos de bodega. Para realizar el ingreso debe completar el formulario con la fecha de movimiento, documento (boleta o factura), recurso, folio del documento, partida, cantidad, precio unitario y proveedor, para finalizar debe presionar el botón (+). Para acceder al modulo debe seleccionar la opción Caja Chica en el menú principal, luego presionar sobre el sub menú Caja Chica. Perfiles Autorizados: Administrador de sistemas, Auditor, Encargado de Bodega, Profesional de Obra, Supervisor o Subgerente, Gerente de Construcción y Encargado de Control de Gestión.

73 Código: PG15ITR001 Página 73 de 110

74 Código: PG15ITR001 Página 74 de MANTENEDOR CAJA CHICA El mantenedor de cajas chica despliega los movimientos registrados por el modulo ingreso de caja chica, el cual cada fila consta de con las opciones para imprimir el comprobante, anular el registro o modificar. Para imprimir el comprobante debe buscar y ubicar el movimiento, una vez encontrado debe presionar el botón pdf ubicado en las opciones finales. Si desea modificar un comprobante debe buscar y ubicar el registro, una vez encontrado debe presionar el botón con la imagen editar, el cual desplegara una ventana emergente con el formulario y campos para realizar la edición, los campos que pueden ser editados son el numero de folio, fecha, tipo documento, partida, cantidad, precio unitario y proveedor. En el caso de anual un registro, debe presionar el botón con la imagen de eliminar, el cual realizara la acción solicitada. Para acceder al modulo debe seleccionar la opción Caja Chica en el menú principal, luego presionar sobre el sub menú Mantenedor Caja Chica. Perfiles Autorizados: Administrador de sistemas y Auditor.

75 Código: PG15ITR001 Página 75 de 110

76 Código: PG15ITR001 Página 76 de VALES El modulo de vales cajas chica despliega los movimientos registrados por el modulo ingreso de caja chica, el cual cada fila consta de con la opción para imprimir el comprobante. Para imprimir el comprobante debe buscar y ubicar el movimiento, una vez encontrado debe presionar el botón pdf ubicado en la opción final. Para acceder al modulo debe seleccionar la opción Caja Chica en el menú principal, luego presionar sobre el sub menú Vales. Perfiles Autorizados: Administrador de sistemas, Auditor, Encargado de Bodega, Profesional de Obra, Supervisor o Subgerente, Gerente de Construcción y Encargado de Control de Gestión.

77 Código: PG15ITR001 Página 77 de 110

78 Código: PG15ITR001 Página 78 de MODULO MANO DE OBRA CONTROL MANO DE OBRA El modulo de control de mano de obra cuenta con un formulario con 4 campos de entrada, los cuales son fecha, personal, turno (AM, PM y DIA) y Partida, todos los campos son obligatorios, una vez completados los cambios debe presionar el botón (+), el cual agregara en un listado inferior todo el personal que haya cargado. En caso de error cada personal agregado cuenta con un botón para quitar al final de cada registro. Por último para guardar debe presionar el botón Ingresar. Para acceder al modulo debe seleccionar la opción Mano de Obra en el menú principal, luego presionar sobre el sub menú Control Mano de Obra. El costo de la mano de obra el sistema la calcula automáticamente (no es digitada), y la realiza a través del sueldo del trabajador, estos montos se ajustan automáticamente una vez que remuneración termina el proceso de pago de sueldos. Perfiles Autorizados: Administrador de sistemas, Auditor, Digitador, Encargado de Bodega, Profesional de Obra, Supervisor o Subgerente, Gerente de Construcción y Encargado de Control de Gestión.

79 Código: PG15ITR001 Página 79 de EXAMINADOR MANO DE OBRA El modulo examinador de mano de obra cuenta con un rango de dos fechas, las cuales deben ser completadas con una fecha inicial y final de acuerdo a los días que vaya a cargar la mano de obra. Una vez seleccionadas las fechas y presionado el botón aceptar desplegara un listado con el personal activo y los días según el rango seleccionado. Para ingresar el personal debe presionar sobre el día ubicado en la fila del personal seleccionado y dependiendo del turno realizar el click en el campo que corresponda, ya sea AM, PM o Día, esta acción desplegara una ventana emergente la cual muestra un campo para seleccionar la partida. Para acceder al modulo debe seleccionar la opción Mano de Obra en el menú principal, luego presionar sobre el sub menú Examinador Mano de Obra. Perfiles Autorizados: Administrador de sistemas, Auditor, Digitador, Encargado de Bodega, Profesional de Obra, Supervisor o Subgerente, Gerente de Construcción y Encargado de Control de Gestión.

80 Código: PG15ITR001 Página 80 de 110

81 Código: PG15ITR001 Página 81 de REPROCESAR MANO DE OBRA El modulo reprocesar mano de obra consiste en recalcular los costos de mano de obra una vez terminado el periodo de remuneraciones, esto se debe ejecutar únicamente cuando existan diferencias entre los montos de remuneraciones y mano de obra cargada. Las diferencias pueden ser generadas por mano de obra no cargada o fuera de plazo. Para ejecutar el reproceso debe seleccionar el periodo y presionar el botón aceptar, una vez terminado el proceso desplegara la información de cantidad de trabajadores reprocesados. Para acceder al modulo debe seleccionar la opción Mano de Obra en el menú principal, luego presionar sobre el sub menú Reprocesar Mano de Obra.

82 Código: PG15ITR001 Página 82 de 110 Perfiles Autorizados: Administrador de sistemas, Auditor, Profesional de Obra, Supervisor o Subgerente, Gerente de Construcción y Encargado de Control de Gestión REPROCESAR MANO DE OBRA SUPERIOR El modulo reprocesar mano de obra superior consiste en recalcular los costos de mano de obra una vez terminado el periodo de remuneraciones, esto se debe ejecutar únicamente cuando existan diferencias entre los montos de remuneraciones y mano de obra cargada. Las diferencias pueden ser generadas por mano de obra no cargada o fuera de plazo.

83 Código: PG15ITR001 Página 83 de 110 Para ejecutar el reproceso debe seleccionar el periodo y presionar el botón aceptar, una vez terminado el proceso desplegara la información los trabajadores y montos reprocesados. Para acceder al modulo debe seleccionar la opción Mano de Obra en el menú principal, luego presionar sobre el sub menú Reprocesar Mano de Obra Superior. Perfiles Autorizados: Administrador de sistemas, Auditor, Profesional de Obra, Supervisor o Subgerente, Gerente de Construcción y Encargado de Control de Gestión..

84 Código: PG15ITR001 Página 84 de MODULO REGULARIZACIONES PROVISIÓN Y OTROS El modulo de provisión y otros tiene como finalidad registrar las regularizaciones de subcontratos que se generar a través de órdenes de compra. Para realizar un ingreso debe hacer click sobre el botón superior derecho (+), el cual desplegara una ventana emergente con los siguientes campos: nombre regularización, proveedor, número de factura, orden de compra, fecha desde, fecha hasta, monto contratado, monto mano de obra, monto material, por ultimo debe presionar el botón aceptar. Una vez ingresado el registro debe asignar las partidas a las cuales será cargado el costo para ello debe hacer click sobre el nombre del registro, esta acción desplegara en la zona inferior del modulo un campo de entrada donde debe buscar la partida y presionar el botón (+), pueden ser n partidas. Cada registro tiene disponible un comprobante en pdf el cual se encuentra al final de cada fila. Para acceder al modulo debe seleccionar la opción Regularizaciones en el menú principal, luego presionar sobre el sub menú Provisión y otros. Perfiles Autorizados: Administrador de sistemas, Auditor, Jefe de Bodega, Digitador, Profesional de Obra, Supervisor o Subgerente, Gerente de Construcción y Encargado de Control de Gestión.

85 Código: PG15ITR001 Página 85 de 110

86 Código: PG15ITR001 Página 86 de ESTADOS DE PAGOS El modulo de estados de pagos tiene como finalidad registrar los estados de pagos generados a través de los subcontratos. Al momento de ingresar al modulo desplegara en un listado con los todos los subcontratos ingresados, si desea ingresar un estado de pago debe presionar sobre el nombre del subcontrato, esta acción habilita las partidas asignadas al registro con los campos de ingreso de montos en cada partida, una vez ingresado los montos se debe presionar el botón aceptar, el cual registrará el pago. Para acceder al modulo debe seleccionar la opción Regularizaciones en el menú principal, luego presionar sobre el sub menú Estados de Pagos. Perfiles Autorizados: Administrador de sistemas, Auditor, Jefe de Bodega, Digitador, Profesional de Obra, Supervisor o Subgerente, Gerente de Construcción y Encargado de Control de Gestión.

87 Código: PG15ITR001 Página 87 de MODULO SUBCONTRATOS INGRESO DE SUBCONTRATO El modulo de ingreso de subcontrato se compone de un formulario con el fin de registrar los subcontratos sin orden de compra. El formulario se compone de una serie de campos los cuales son, nombre subcontrato, subcontratista, tipo subcontrato (Asesorías, otros, etc.), fecha de inicio, fecha de término, tipo de documentos en garantía, documentos anexos y porcentaje de retención. Completados los campos debe presionar el botón Aceptar el cual habilitara una tabla inferior, con el botón (+) para realizar el ingreso del detalle del subcontrato, presionado el botón desplegara una ventana emergente, el cual contiene un formulario con los siguientes campos, partida, descripción del detalle, unidad de medida, cantidad y precio unitario, por ultimo debe presionar el botón aceptar, una vez presionado el botón aceptar cerrara la ventana y listará en la pantalla principal el registro ingresado. La impresión del subcontrato se realiza a través del botón pdf desplegado una vez ingresado completados los campos. Para acceder al modulo debe seleccionar la opción Subcontratos en el menú principal, luego presionar sobre el sub menú Ingreso de Subcontrato. Perfiles Autorizados: Administrador de sistemas, Auditor, Profesional de Obra, Profesional de terreno.

88 Código: PG15ITR001 Página 88 de 110

89 Código: PG15ITR001 Página 89 de 110

90 Código: PG15ITR001 Página 90 de 110

91 Código: PG15ITR001 Página 91 de VISAR SUBCONTRATO Modulo en el cual se encuentran disponibles los subcontratos pendientes de visar, cada subcontrato cuenta con las opciones para revisar visualizar, aprobar o rechazar. La opción para visualizar el subcontrato es el botón con imagen de pdf, el cual al presionarlo despliega la opción para descargar o visualizar el documento en formato pdf, la opción para rechazar despliega una ventana emergente el cual debe completar la campo de comentario y presionar el botón aceptar, por último la opción de aprobación despliega un mensaje solicitando la confirmación del usuario para realizar la aprobación. Existen diferentes perfiles y estados por los cuales debe ser aprobado el subcontrato el cual finalmente al tener todas las aprobaciones es liberado en el sistema para realizar estados de pagos. Orden de Aprobación: Jefe Administrativo Profesional de Terreno Profesional de Obra Supervisor de Obra o Subgerente Gerente de Construcción Gerente General Para acceder al modulo debe seleccionar la opción Subcontratos en el menú principal, luego presionar sobre el sub menú Visar Subcontratos. Perfiles Autorizados: Administrador de sistemas, Jefe Administrativo, Profesional de Terreno, Profesional de Obra, Supervisor o Subgerente, Gerente de Construcción y Gerencia.

92 Código: PG15ITR001 Página 92 de 110

93 Código: PG15ITR001 Página 93 de 110

94 Código: PG15ITR001 Página 94 de MANTENEDOR SUBCONTRATO El modulo de mantenedor de subcontratos despliega por pantalla los subcontratos creados y visados, este modulo cuenta con la opción para descargar el documento en pdf y subir documentación, para subir documentación debe presionar el Doc. Anexos, el cual desplegara una ventana emergente con un formulario que cuenta los campos para nombrar el archivo y subir al servidor, una vez completados los datos debe presionar el botón Aceptar.

95 Código: PG15ITR001 Página 95 de 110 Para acceder al modulo debe seleccionar la opción Subcontratos en el menú principal, luego presionar sobre el sub menú Mantenedor Subcontratos. Perfiles Autorizados: Administrador de sistemas, Jefe Administrativo, Profesional de Terreno, Profesional de Obra, Supervisor o Subgerente, Gerente de Construcción y Gerencia.

96 Código: PG15ITR001 Página 96 de INGRESO ANEXO SUBCONTRATO El modulo de ingreso de anexo subcontrato se compone de un formulario con el fin de registrar los cambios asociados al subcontrato los cambios permitidos en este modulo son agregar nuevas partidas y modificar cantidades en las partidas que no cuenten con estados de pagos. Para crear un anexo debe seleccionar el subcontrato asociado, una vez seleccionado debe presionar el botón aceptar el cual cargara en la tabla inferior el detalle del subcontrato y la opción para agregar ítems. Para acceder al modulo debe seleccionar la opción Subcontratos en el menú principal, luego presionar sobre el sub menú Ingreso de Anexo Subcontrato. Perfiles Autorizados: Administrador de sistemas, Auditor, Profesional de Obra, Profesional de terreno.

97 Código: PG15ITR001 Página 97 de 110

98 Código: PG15ITR001 Página 98 de MANTENEDOR ANEXO SUBCONTRATO El modulo de mantenedor de anexo de subcontratos despliega por pantalla los anexos de subcontratos creados y visados, este modulo cuenta con la opción para descargar el documento en pdf. Para acceder al modulo debe seleccionar la opción Subcontratos en el menú principal, luego presionar sobre el sub menú Mantenedor Anexo Subcontratos. Perfiles Autorizados: Administrador de sistemas, Jefe Administrativo, Profesional de Terreno, Profesional de Obra, Supervisor o Subgerente, Gerente de Construcción y Gerencia.

99 Código: PG15ITR001 Página 99 de 110

100 Código: PG15ITR001 Página 100 de VISAR ANEXO SUBCONTRATO Modulo en el cual se encuentran disponibles los anexos de subcontratos pendientes de visar, cada anexo de subcontrato cuenta con las opciones para revisar visualizar, aprobar o rechazar. La opción para visualizar el anexo de subcontrato es el botón con imagen de pdf, el cual al presionarlo despliega la opción para descargar o visualizar el documento en formato pdf, la opción para rechazar despliega una ventana emergente el cual debe completar la campo de comentario y presionar el botón aceptar, por ultimo la opción de aprobación despliega un mensaje solicitando la confirmación del usuario para realizar la aprobación. Existen diferentes perfiles y estados por los cuales debe ser aprobado el anexo de subcontrato el cual finalmente al tener todas las aprobaciones es liberado en el sistema para realizar estados de pagos. Orden de Aprobación: Jefe Administrativo Profesional de Terreno Profesional de Obra Supervisor de Obra o Subgerente Gerente de Construcción Gerente General Para acceder al modulo debe seleccionar la opción Subcontratos en el menú principal, luego presionar sobre el sub menú Visar Anexo Subcontratos. Perfiles Autorizados: Administrador de sistemas, Jefe Administrativo, Profesional de Terreno, Profesional de Obra, Supervisor o Subgerente, Gerente de Construcción y Gerencia.

101 Código: PG15ITR001 Página 101 de 110

102 Código: PG15ITR001 Página 102 de MANTENEDOR ESTADO DE PAGO El modulo de mantenedor de estado de pago despliega por pantalla un listado con los subcontratos aprobados por sistema, cada registro cuenta la opción para imprimir, visualizar y crear un nuevo estado de pago. Para visualizar un estado de pago debe buscar y ubicar el subcontrato asociado, luego presionar el botón estados de pagos, el cual desplegara por pantalla una ventana emergente con los estados de pagos creados. Por último para crear un estado de pago debe presionar el botón (+) el cual se compone de un formulario el cual cargara el detalle del subcontrato y la opción para cargar el porcentaje de avance de cada ítems, el cual calculara de forma automática el monto a cancelar, una vez cargado los ítems, debe presionar el botón aceptar. Una vez ingresado el 100% de avance en todos los ítems del subcontrato, el botón para crear estados de pagos queda deshabilitado. Para acceder al modulo debe seleccionar la opción Subcontratos en el menú principal, luego presionar sobre el sub menú Ingreso de Mantenedor Estados de Pago. Perfiles Autorizados: Administrador de sistemas, Auditor, Profesional de Obra, Profesional de terreno.

103 Código: PG15ITR001 Página 103 de 110

104 Código: PG15ITR001 Página 104 de 110

105 Código: PG15ITR001 Página 105 de VISAR ESTADO DE PAGO Modulo en el cual se encuentran disponibles los estados de pagos pendientes de visar, cada estado de pago cuenta con las opciones para revisar visualizar, aprobar o rechazar. La opción para visualizar el estado de pago es el botón con imagen de pdf, el cual al presionarlo despliega la opción para descargar o visualizar el documento en formato pdf, la opción para rechazar despliega una ventana emergente el cual debe completar la campo de comentario y presionar el botón aceptar, por último la opción de aprobación despliega un mensaje solicitando la confirmación del usuario para realizar la aprobación. Existen diferentes perfiles y estados por los cuales debe ser aprobado el estado de pago el cual finalmente al tener todas las aprobaciones es carga las firmas digitales en el documento y es apto para realizar el proceso de pago. Orden de Aprobación:

106 Código: PG15ITR001 Página 106 de 110 Jefe Administrativo Profesional de Terreno Profesional de Obra Supervisor de Obra o Subgerente Gerente de Construcción Gerente General Para acceder al modulo debe seleccionar la opción Subcontratos en el menú principal, luego presionar sobre el sub menú Visar Estado de Pago. Perfiles Autorizados: Administrador de sistemas, Jefe Administrativo, Profesional de Terreno, Profesional de Obra, Supervisor o Subgerente, Gerente de Construcción y Gerencia.

107 Código: PG15ITR001 Página 107 de MODULO REPORTES REPORTES El modulo de reportes contiene diferentes informes con filtros de búsquedas y exportaciones a Excel y pdf, a continuación se detallan los módulos. Conciliación de Mano de Obra: informe el cual compara los costos por persona cargado en el copre vs el libro de remuneraciones por periodo. La información puede ser exportada en Excel y pdf. Conciliación de Mano de Obra Superior: informe el cual compara los costos de personal superior cargado en el copre vs el libro de remuneraciones por periodo. La información puede ser exportada en Excel y pdf.

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