Manual de Usuario UCMCompra

Transcripción

1 Manual de Usuario UCMCompra Este manual está orientado a los usuarios iniciales del sistema tales como Secretarias y Jefes de Área y le introducirá en los conceptos básicos del uso de la plataforma UCMCompra, en temas tales como: Ingreso a la plataforma Solicitud Aprobación Seguimiento Solicitud de Servicios y Otros Aprobación de Servicios y Otros Seguimiento de Servicios y Otros 1. Ingreso a la Plataforma Para ingresar a la plataforma debe utilizar su RUN sin guión, puntos, ni dígito verificador (ej ) y la contraseña es la misma que se utiliza en AplicaMemo, luego presionar entrar. Imagen 1: Pantalla de ingreso al sistema La pantalla de entrada es tal como muestra la imagen 1.

2 2. Inicio de Solicitud Los usuarios autorizados a crear una solicitud de compra son: Secretarias, Jefes de Unidad y Adquisiciones. Una vez que ha ingresado a la plataforma, para iniciar o crear una solicitud debe ir al Menú Solicitudes->Iniciar Solicitud->Estandar. Imagen 2: Menú Solicitudes Estandar Luego de esto verá un menú lateral con los ítems de artículos a elegir y en la zona central el listado de artículos correspondiente al ítem seleccionado. El listado por defecto tiene todos los artículos. Imagen 3: Formulario de Inicio de Solicitud En el listado de artículos se pueden ver el Nombre y el precio referencial. Para seleccionar un artículo debe pinchar en la caja de selección ubicada al costado izquierdo del nombre.

3 Imagen 4: Formulario de Inicio de Solicitud con artículos seleccionados Una vez que tiene todos los artículos que desea debe hacer click en el botón Comenzar Compra. Cabe señalar que si cambia de categoría de artículos sin haberlos agregado antes al carro la selección se perderá. Imagen 5: Formulario de Inicio de Solicitud con artículos en carro de compra Cuando se cargue nuevamente el listado de artículos, los que ya estén en el carro se verán con una imagen de un tick tal como muestra la imagen más abajo. Además el botón Comenzar Compra cambia por los botones Ver Carro y Agregar al Carro

4 Para agregar más artículos a la compra debe seleccionar el o los artículos y presionar el botón Agregar al Carro, si presiona este botón sin artículos seleccionados no se ejecutará ninguna acción. Para verificar que artículos tiene seleccionados debe presionar el botón Ver Carro, al hacer esto se verá un formulario con los: Artículos seleccionados Valor referencial Cantidad Solicitada: Por defecto en 1, la cual podrá ser modificada de acuerdo a lo requerido, simplemente cambiando la cantidad solicitada y presionando el botón Actualizar. Total de la línea La opción de quitar un artículo del listado Imagen 6: Vista del Carro de Compra Si necesita continuar agregando artículos al carro debe pinchar en el botón Seguir Comprando y realizar los pasos mencionados anteriormente. Cuando ya están listos todos los artículos en el carro puede presionar el botón Generar Solicitud y con esto irá a un formulario que le permitirá crear la cabecera y el detalle de la solicitud.

5 Imagen 7: Creación encabezado Solicitud En este formulario podrá asignar a que centro de costo se imputará la compra, en el caso de esta aplicación se tomará el centro de costo de la persona que esté generando la solicitud y si tiene asociado más de un Centro de Costo podrá elegir cual. En este paso además podrá agregar comentarios referentes a la solicitud. Se verá también un detalle de la compra a solicitar con el Artículo, Precio referencia, Cantidad y Total de línea. Además de un totalizador general con Neto, IVA y Total. Mientras no sea presionado el botón Guardar será posible seguir agregando artículos presionando el botón Seguir Comprando. Al presionar el botón Guardar se creará la solicitud, se le asignará un Nro de pedido, pero ésta aún no será enviada a adquisiciones hasta que no sea aprobada por el jefe de la unidad a la que fue cargada la solicitud. Nota: Si la solicitud está siendo creada por un jefe de unidad o Adquisiciones junto con el botón Iniciar Nueva Solicitud aparecerá el botón Aprobar y Crear OC.

6 Imagen 8: Confirmación de creación de Solicitud Imagen 9: Opción de botones para jefe de unidad

7 3. Aprobación La aprobación de la Solicitud respectiva será de responsabilidad del jefe de la unidad o Centro de Costo. Para aprobar una solicitud el jefe de la unidad debe ingresar a la plataforma usando el mismo procedimiento descrito en el punto 1. Luego debe seleccionar el Menú Solicitudes->Seguimiento de Solicitudes->Estandar Imagen 10: Menú Solicitudes Luego de esto verá un listado con la fecha de la Solicitud, el Nro, el estado de ésta, las opciones (ver, editar) y si tiene o no OC creado. Imagen 11: Listado de solicitudes Para aprobar directamente una solicitud Pendiente debe pinchar en la opción Ver Solicitud y verá una imagen como la siguiente y luego presionar el botón Aprobar y Crear OC.

8 Imagen 12: Vista de Solicitud lista para aprobar En cambio si desea modificar la Solicitud en el listado de la Imagen 11 debe pinchar en la Opción Editar Solicitud. Con esto verá el carro de compra creado para la solicitud, así es que además de aprobar podrá agregar o quitar artículos antes de aprobar la solicitud. Imagen 13: Vista de Carro de Compra Luego presionar Generar Solicitud para ver la solicitud que como ya fue creada tiene asignado Nro de Solicitud y Centro de Costo. Imagen 14: Edición de encabezado de Solicitud En este paso podrá cambiar el Centro de Costo, si tiene más de uno o seguir comprando. Al presionar Guardar muestra el resumen de la Solicitud y las Opciones de Iniciar Nueva Solicitud o Aprobar y Crear OC.

9 Imagen 15: Confirmación de edición de Solicitud Iniciar Nueva Solicitud, vuelve al formulario de creación de Solicitud y deja en estado Pendiente la Solicitud actual. Aprobar y Crear OC, aprueba la Solicitud y crea automáticamente la Orden de Compra de los artículos que hayan sido seleccionados y que estén en convenio Marco.

10 4. Seguimiento El seguimiento de una solicitud puede se hecho por la Secretaria o el Jefe de una Unidad o la Unidad de Adquisiciones. Para hacer el seguimiento debe seleccionar el Menu Solicitudes->Seguimiento de Solicitudes->Estandar Imagen 16: Menú Solicitudes En si es el mismo listado que se usa para buscar las solicitudes a autorizar. Imagen 17: Listado de Solicitudes La idea del seguimiento es ver el avance de una solicitud por lo que cuando ésta es aprobada se puede ver la solicitud, además de ver que Ordenes de Compra (OC) tiene enlazadas y la opción de descargar en pdf estos documentos. En caso que la Solicitud esté enviada pero aún no se ha hecho la compra aparecerá la leyenda Sin OC creada en la celda correspondiente la las OC. Al pinchar en Ver solicitud podrá ver la Solicitud en formato web, además podrá bajar las OC asociadas a la Solicitud pinchando en Ver documento junto al Nro de OC.

11 Imagen 18: Vista de Solicitud

12 5. Inicio de Solicitud de Servicios y Otros Los usuarios autorizados a crear una solicitud de compra son: Secretarias, Jefes de Unidad y Adquisiciones. Una vez que ha ingresado a la plataforma, para iniciar o crear una solicitud debe ir al Menú Solicitudes->Iniciar Solicitud->Servicios. Imagen 19: Menú Solicitudes Servicios y Otros Luego de esto verá un formulario similar a la imagen 20, en el que podrá ingresar una descripción del servicio o artículo fuera del listado, además de la cantidad y el precio, si este último no aplica puede quedar vacio, pero Detalle Artículo o Servicio y Cantidad son obligatorios. Imagen 20: Formulario solicitud de Servicios y otros Al agregar un detalle, cantidad y precio debe pinchar el botón Agregar a Listado y se creará una solicitud pendiente a la cual se le podrán seguir agregando Artículos o Servicios. Imagen 21: Ejemplo ingreso datos Una vez agregado se verá de la siguiente forma.

13 Imagen 22: Formulario con datos ingresados Para finalizar solo debe pinchar Volver a Principal, si desea iniciar una nueva Solicitud pinche Crear nueva Solicitud. Si desea adjuntar algún archivo importante para la solicitud, favor pinchar en Agregar adjunto donde se abrirá un formulario para seleccionar el archivo a subir, luego presione el boton Subir. Imagen 23: Formulario para adjuntar archivos

14 6. Aprobación de Servicios y Otros La aprobación de la Solicitud respectiva será de responsabilidad del jefe de la unidad o Centro de Costo. Para aprobar una solicitud el jefe de la unidad debe ingresar a la plataforma usando el mismo procedimiento descrito en el punto 1. Luego debe seleccionar el Menú Solicitudes->Seguimiento de Solicitudes->Servicios y Otros Imagen 24: Menú Solicitudes Luego de esto verá un listado con la fecha de la Solicitud, el Nro, el estado de ésta, quien lo solicitó y las opciones (ver, editar). Imagen 25: Listado de seguimiento de Solicitudes Para aprobar una solicitud de servicios debe ubicar la solicitud Pendiente que busca y pinchar en Ver solicitud, luego de esto verá un formulario similar al siguiente en que se puede elegir el centro de costo y aprobar la solicitud para que pase a Adquisiciones. Imagen 26:Visualización de Solicitud Pendiente

15 Una vez que ha sido aprobrada la solicitud pasa a la bandeja de Adquisiciones y Ud podrá visualizar e imprimir la solicitud.

16 7. Seguimiento de Servicios y Otros El seguimiento de una solicitud puede se hecho por la Secretaria o el Jefe de una Unidad o la Unidad de Adquisiciones. Para hacer el seguimiento debe seleccionar el Menu Solicitudes->Seguimiento de Solicitudes->Servicios y Otros Imagen 27: Menú Solicitudes En si es el mismo listado que se usa para buscar las solicitudes a autorizar. Imagen 28: Listado solicitudes La idea del seguimiento es ver el avance de una solicitud, por lo que cuando ésta es aprobada se puede ver la solicitud. Al pinchar en Ver solicitud podrá ver la Solicitud en formato web, además podrá ver la Solicitud en formato imprimible pinchando en Ver documento.