SISTEMA INTEGRADO DE REGISTRO LABORAL INSTRUCTIVO PARA EL REGISTRO DEL DGT-3

Transcripción

1 SISTEMA INTEGRADO DE REGISTRO LABORAL INSTRUCTIVO PARA EL REGISTRO DEL DGT-3 PRESENTACION El Ministerio de Trabajo pone a la disposición de los Empleadores, una nueva versión mejorada del Sistema Integrado de Registro Laboral (SIRLA). Por ahora solo la aplicación para el registro del DGT-3 está habilitada, aprovechamos para recordar que este formulario solo se registra una vez por año. Las ventajas que ofrece el nuevo SIRLA son las siguientes: Facilita el proceso de registro de empresa y/o establecimientos, mediante una herramienta sencilla y funcional. Facilita el registro de nóminas extensas mediante la carga de archivos en plantillas TXT. Permite realizar el proceso de registro parcialmente y retomarlo después, sin que se pierdan las informaciones registradas previamente. Permite modificar las informaciones registradas previo al pago, momento a partir del cual, no se podrá modificar ningún dato. Esta iniciativa nos permitirá continuar cumpliendo el rol de regulador de las relaciones laborales sin perder de vista las necesidades de los usuarios de nuestros servicios. El proceso de mejora continuará hasta completar la automatización de los servicios que ofrecemos a la ciudadanía y todos los formularios diseñados por este Ministerio para reportar las incidencias de las empresas y sus trabajadores. INSTRUCCIONES PARA EL REGISTRO Paso 1: Ingreso al Sistema a) Acceder a la WEB b) Hacer Click en la opción ingresar. Aparecerá la siguiente Pantalla: c) Los usuarios que ya se han registrado y por lo tanto, tienen contraseña, digitar su usuario y contraseña y hacer Click en Acceder. 1

2 d) Los usuarios que todavía no tienen contraseña en esta versión del SIRLA, hacer Click en el botón Registrarse. Paso 2. Registro de Empresas a) Al hacer Click en la opción Registrarse, aparecerá la Pantalla: b) Identificar el tipo de documento con el que desea registrarse: RNC, si se trata de una persona moral. Cédula, si se trata de una persona física o número de pasaporte si se trata de un empleador extranjero. c) Llenar los campos con los datos del empleador. El campo Usuario se llenará automáticamente con el número del documento de identidad que haya registrado en el campo del mismo nombre. d) Número del documento de identidad que haya registrado en el campo del mismo nombre. e) Seleccionar y digitar una contraseña alfanumérica de cuatro a nueve dígitos. Introducir el texto de verificación y hacer Click en el botón Registrar. Aparece la siguiente Pantalla: 2

3 f) Hacer Click sobre la ícono aparece la siguiente pantalla: Si la empresa se ha registrado antes en la TSS o en el Ministerio de Trabajo, algunas informaciones generales de la empresa aparecerán automáticamente. Proceder a modificar las informaciones que considere necesarias y a completar las que aparezcan en blanco. 3

4 g) El valor de las instalaciones y/o existencias debe ser llenado con un mínimo de 4 dígitos, sin comas ni puntos. h) El Apartado Dirección, corresponde a la dirección de la empresa. Hacer Click en cada campo y seleccionar en el orden siguiente: Provincia, Municipio, Distrito Municipal, Sección, Sector. i) Por referencia se entiende, cualquier dato adicional a la dirección que ayude a localizar la empresa más fácilmente. j) El Apartado Contactos de la Empresa se refiere a las vías de comunicación con la empresa. Para llenar este apartado: a) Hacer Click en el botón b) Seleccionar una vía de contacto, digitar el dato correspondiente a la vía seleccionada y hacer Click en guardar. Nota: Este procedimiento debe realizarlo para cada Vía seleccionada siendo obligatoria, la dirección electrónica y el teléfono de la empresa. Para eliminar o modificar un dato de este apartado, hacer Click en el ícono rojo de al lado de cada dato. k) En el campo Persona de Contacto, digitar el nombre de la persona que representa legalmente a la empresa. Puede ser el mismo empleador u otra persona designada por él. l) El Apartado Distribución del Horario de Trabajo se refiere a todos los turnos de horarios en que la empresa desarrolla sus actividades. Para agregar los horarios: a) Hacer Click en el botón. b) Llenar todos los campos del apartado y hacer Click en guardar. Para visualizar u ocultar los horarios guardados, hacer Click en el botón Notas: La jornada laboral no puede exceder de 10 horas diarias, sin incluir el periodo de descanso intermedio. El descanso semanal no puede ser menor de 36 horas. Si el turno es menor de 4 horas diarias, el campo correspondiente al descanso intermedio puede quedar en blanco. El campo Observaciones se utilizará para las aclaraciones que sean necesarias hacer respecto a las condiciones de los horarios de trabajo. 4

5 Paso 3. Registro de Establecimientos: Al terminar de agregar los horarios de trabajo, aparecerá la pantalla para agregar los establecimientos: a) Si la empresa había sido registrada en años anteriores en la TSS, aparecerán los establecimientos creados con su número de Registro Nacional Laboral (RNL) asignado, solo tienen que editar y completar todos los datos haciendo Click en el ícono. b) Si se trata de una empresa nunca registrada en TSS, hacer Click en el botón y aparecerá la pantalla siguiente con el número de Registro Nacional Laboral (RNL) asignado automáticamente. c) Llenar todos los campos para cada uno de los establecimientos y hacer Click en Nota: Los campos correspondientes a la dirección y contactos del establecimiento se llenarán exactamente igual como se explicó en los literales b y d del Paso No. 4 5

6 d) Al guardar el registro de Establecimiento aparecerá la siguiente Pantalla: Paso 4. Registro de Trabajadores: a) Hacer Click en, y seleccionar DGT-3. Aparecerá la Pantalla: b) Hacer Click en y aparecerá la Pantalla: 6

7 b.1 Apartado Datos del Trabajador: Registro de Trabajadores usando la cédula: a) Seleccionar la opción cédula b) Digitar el número c) Hacer Click en el botón de búsqueda Nota: Todos los campos del apartado Datos del Trabajador se llenarán automáticamente siempre. Registros de trabajadores usando el Pasaporte: a) Seleccionar la opción Pasaporte b) Digitar el número y todos los demás datos del apartado Datos del Trabajador. b.2 Apartado Elementos del Contrato de Trabajo: a) Digitar la fecha o seleccionar usando el calendario. b) Seleccionar el turno del trabajador. c) Seleccionar la ocupación del trabajador (se refiere a la calificación formal del trabajador). d) Digitar el cargo que el trabajador desempeña en la empresa. e) Digitar el salario sin puntos ni comas. f) Digitar o seleccionar las fechas de las vacaciones correspondientes al año en curso, aunque inicien en diciembre 2015 y terminen al inicio del año En caso de que al trabajador no le corresponda vacaciones durante el año reportado, dejar los campos de las fechas en blanco. g) Hacer Click en Nota: Para Modificar, eliminar o desplegar las informaciones de un trabajador, hacer Click en los botones verde, rojo o naranja que aparecen al lado de cada trabajador. 7

8 PASO 5. Pago de DGT-3: Después de registrar todos los trabajadores, Aparece la Pantalla: a) Hacer Click en el botón, aparece la Pantalla: b) Hacer Click en y aparecerá la Pantalla: 8

9 c) Digitar el número de recibo, el número o código de aprobación y seleccionar la Representación Local donde fue hecho el pago. d) Hacer Click en el botón, Aparece la siguiente Pantalla: e) Si el balance disponible es suficiente para el pago, hacer Click en. Si el balance no es suficiente, trasladarse a cualquier Representación Local y adquirir el recibo. Reingresar al sistema en el Paso 5, acápite b y c para terminar el proceso. Nota: Una vez procesado el pago, no podrá hacer ninguna modificación en la Planilla. f) Hacer Click en el botón Procesar, aparecerá la pantalla con todos los establecimientos creados. PASO 6. Imprimir Formulario DGT-3 a) Click en el ícono del establecimiento que desea imprimir. 9

10 b) Hacer Click en Reportes, aparecerá la siguiente pantalla c) Hacer Click en el botón Planilla d) Hacer Click en el botón Formularios y Anexo respectivamente, para imprimirlos. 10

11 INSTRUCCIONES PARA LA CARGA DE ARCHIVOS Las empresas que dispongan de una nómina numerosa, o aquellas que tengan más de un establecimiento, podrán adjuntar sus archivos utilizando el procedimiento de carga masiva para realizar en menos tiempo, el registro de los trabajadores. Recuerde verificar que los macros de su programa de Excel estén habilitados, porque en caso contrario no podrá convertir el archivo a TXT. 1. Buscar la siguiente pantalla al inicio del sistema y hacer Click en el ícono Aparece la siguiente Pantalla: A. Opción carga de archivo usando Plantilla: 11

12 1. Para las empresas que no tienen un archivo TXT predeterminado, hacer Click en el ícono Plantilla DTG-3, se descargará la siguiente plantilla: 2. Seleccionar la opción ingreso en el la columna Tipo de Novedad, para todos los trabajadores, por tratarse de un DGT Llenar la columna número de documento con la letra inicial del documento que corresponda: Cédula de identidad y electoral (C), el Número de Seguridad Social (NSS) o el número del pasaporte (P), si se trata de un trabajador extranjero. Nota: Al digitar el número de cédula o el NSS el sistema completará los datos generales del trabajador hasta la Columna Sexo. Sin embargo, esta acción no se visualizará hasta el momento de la carga del archivo. En el caso de trabajadores extranjeros sin cédula, las columnas correspondientes a los datos generales del trabajador, deben ser llenadas una por una. 4. Completar los datos de cada trabajador de las columnas siguientes: o Nacionalidad o o o o o o Salario Fecha de ingreso Ocupación, según catálogo de ocupaciones. Este dato se puede seleccionar del combo de la misma plantilla o descargar el catálogo de ocupaciones que se encuentra en el MENU del sistema. Ocupación real, la que desempeña el trabajador en la empresa Fechas de inicio y fin de vacaciones ID del Turno. Código del turno del trabajador, según los turnos que reportó la empresa al registrar el establecimiento. 12

13 o ID del establecimiento. Últimos dos dígitos del RNL que le fue asignado al establecimiento por el Sistema. 5. Hacer Click en el recuadro Generar Archivo que aparece en la parte superior de la Plantilla. El archivo quedará convertido al formato TXT. 6. Guardar el archivo en la ubicación deseada de su equipo personal. 7. Cargar el archivo haciendo Click en el botón y verificar que todos los datos son correctos. 8. Hacer Click en el botón y aparece la pantalla: 13

14 9. Hacer Click en el botón y seguir las instrucciones descritas en el Paso número 5 (Pago DGT-3) y del Paso número 6 para la impresión del formulario. B. Opción carga de archivo preexistente desde el equipo del usuario: 1. Hacer Click en ícono y seleccionar el archivo que previamente creado en el formato TXT desde la ubicación en que se encuentre. Aparece la pantalla con el resumen de los registros de trabajadores que contiene el archivo 14

15 2. Verificar que los datos subieron de forma correcta, hacer Click al botón, se desplegará la lista de los trabajadores que se han insertado en el formulario, como en la siguiente Pantalla: 3. Hacer Click en el botón y seguir las instrucciones descritas en el Paso número 5 para el Pago de la Planilla de Personal Fijo (DGT-3) y del Paso número 6 para la impresión del Formulario. 15