Manual Sistema de Planillas

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1 Manual Sistema de Planillas Ingrese al sistema de planillas haciendo doble clic sobre el icono. Seguidamente mostrará la información de la licencia, datos como el número de serie y versión instalada. La primera vez que se ingresa, muestra la lista de compañías, seleccione la compañía sobre la que desea trabajar y dé clic sobre el botón ACEPTAR.

2 Posteriormente, digite el nombre de usuario y contraseña para poder ingresar a la compañía. Si es la primera vez que se ingresa al sistema, se mostrará un mensaje que indica que el paso a seguir es ingresar la configuración del sistema. Se carga la ventana principal del sistema, es aquí donde se muestran las opciones principales del sistema de planillas

3 El paso a seguir es ingresar en el menú Configuración, en la opción Configuración General Debe indicar todos los datos solicitados en la ventana de configuración general. Porcentajes de Anualidad y Quinquenio: en caso de que la compañía aplique anualidades y quinquenios, indique los valores solicitados en estos campos, de lo contrario digite cero. Porcentajes de Aguinaldos, Cesantía, Vacaciones y Cargas Sociales: digite los valores correspondientes a estos rubros según la ley vigente.

4 Redondeo: digite cero para que calcule los salarios con todos los decimales, o indique un valor al cual usted desea redondear los montos. Debe indicar las horas semanales y la forma de pago, ya sea por transferencia, cheque, efectivo o planilla electrónica. La siguiente pestaña es para indicar la integración con el módulo de contabilidad. Si el sistema de planillas se integra al Sistema de Contabilidad, debe indicar cada una de las cuentas que se solicitan, estas son necesarias para el debido registro del asiento contable de la planilla. Además indicar el número de asiento donde se guardará el movimiento. Una vez terminada la configuración, debe darle clic al botón ACEPTAR.

5 Posteriormente, debe registrar los diferentes rubros que se solicitan, en el mismo orden que se muestran en pantalla. DEPARTAMENTOS En esta opción se encuentra el mantenimiento de los diferentes departamentos: agregar, modificar y eliminar. Por cada departamento, indique código del departamento y descripción del mismo. Si esta integrado a Contabilidad seleccione la cuenta contable para los sueldos y/o salarios del departamento, finalmente haga clic en ACEPTAR.

6 Una vez creado el departamento, con la opción de editar puede modificar la descripción del departamento y la cuenta contable. PUESTOS En esta opción se da mantenimiento a los diferentes puestos de la empresa. Desde aquí se pueden crear, modificar y eliminar puestos. Cuando desee crear un puesto, debe indicar un código alfanumérico, se recomienda que utilice el código que el sistema muestra de manera automática. Además indicar un nombre o descripción del puesto y salario por hora, finalmente se hace clic en ACEPTAR.

7 Una vez creado el puesto, con la opción de editar puede modificar la descripción y salario base por hora. DEDUCCIONES E INGRESOS En esta opción se da mantenimiento a las diferentes Deducciones e Ingresos que se aplican sobre los salarios. Desde aquí se pueden crear, modificar y eliminar dichos rubros. Cuando desee crear una nueva deducción y/o ingreso, debe dar clic a nuevo e ingresar los diferentes datos solicitados

8 Código: se recomienda que utilice el que aparece de manera automática. Obligatoria: si es una deducción o ingreso obligatorio hacer clic sobre el check, lo que significa que en cada pago de planilla debe será aplicado al salario del empleado. Tipo: indicar si corresponde a DEDUCCION o INGRESO. Monto: indicar el valor correspondiente al monto, si es un porcentaje debe chequear la casilla que se encuentra a la par. Cuenta Contable: si se integra a contabilidad debe indicar la cuenta donde debe cargarse el monto calculado por la deducción o ingreso. De ser un ingreso, por ejemplo Bonificaciones o Incentivos, se solicita más información De ser un ingreso debe indicar si éste es exento de Cargas Sociales, Prestaciones y Deducciones. Si es exento de deducciones, debe indicar los códigos de éstas separadas por punto y coma - en caso de ser varias. Finalmente darle clic al botón ACEPTAR.

9 HORARIOS En esta opción se da mantenimiento a los diferentes horarios. Desde aquí se pueden crear, modificar y eliminar. Si desea crear un nuevo Horario, debe dar clic a nuevo e ingresar los valores solicitados, entre los cuales podemos mencionar código y descripción del horario, en el caso del código se recomienda que se utilice el generado automáticamente por el sistema.

10 Seleccionar el tipo de Horario, para cada uno indicar los días que se laboran. Fijo: al igual que se indica en la pantalla, el empleado que tenga este horario deberá cumplir con la entrada y salida indicada. Variable: significa que no importa la entrada y salida, solamente importa que el empleado cumpla con una cantidad específica de horas. En este caso el rango que se utilice entre hora de entrada y salida no importa, lo que se necesita es que el tiempo que transcurra entre entrada y salida sea equivalente a la cantidad de horas que el empleado debe trabajar al día. Además, se solicita el tiempo de Almuerzo, vale mencionar que éste debe ser indicado con base 100, por ejemplo: 1 hora = 1 45 minutos = 0.75 ½ Hora = minutos = 0.25 EMPLEADOS En esta opción se da mantenimiento a los diferentes empleados. Desde aquí se pueden crear, modificar y eliminar, además realizar búsquedas por ID o Nombre del Empleado. Existe la opción de activar empleados.

11 Aunque la opción de Activar empleados no se muestra en pantalla, basta con presionar las teclas ctrl. + A (tecla control y tecla A) El sistema solicitara el ID del Empleado que desea activar, se debe digitar dicha información y hacer clic sobre OK y con eso el empleado queda activo, vale mencionar que esto sucederá siempre y cuando el sistema no haya llegado a su límite en cantidad de empleados. Cuando se agrega un empleado, se deben digitar cuatros rubros de información a cerca del empleado, la primera son los DATOS DEL EMPLEADO

12 Debe digitarse todos los datos personales del empleado. En el caso de los números telefónicos pueden ser Celular, Habitación y Emergencia, debe ingresar el número y luego agregar a la lista, puede registrar la cantidad que desee. En el caso de los correos electrónicos es igual, pueden agregarse la cantidad que desee por cada empleado. Como se puede ver en el ejemplo, se puede agregar la fotografía del empleado, para esto se deben seguir las siguientes indicaciones: 1. En la carpeta donde se instaló el sistema de Planillas, crear una carpeta nueva. 2. A la carpeta nueva asignarle el nombre FOTOS. 3. Colocar en esta carpeta FOTOS, todas las fotografías del empleado que vayan a ser utilizadas en el sistema de planillas. 4. Finalmente, agregar la fotografía del empleado, haciendo clic sobre el botón Agregar Foto que se encuentra en los datos del empleado.

13 La segunda parte en información del empleado son los DATOS LABORALES. Acá se debe indicar el departamento al que pertenece y el puesto que ocupa. En la información de Forma de Pago se indica el tipo de salario, si es mensual, quincenal, etc. Si es salario fijo la cantidad de horas que se indiquen tiene mucha importancia, porque con base en éstas se sabrá cuando el empleado realiza horas extras. Ahora bien, si el salario NO es fijo, se debe digitar si se le paga por hora o actividad, en caso de ser por Actividad, posteriormente se explica como crearlas. El salario por hora se toma del puesto. No pueden existir dos empleados con el mismo puesto y salarios diferentes, dado este caso, se deben crear dos diferentes puestos. Tipo, indica si se hace el pago por transferencia, cheque, efectivo o planilla electrónica, esto al igual que el número de cuenta es de carácter informativo.

14 Los montos digitados en Anualidad, Exclusividad y Quinquenio serán montos adicionales que se sumarán en cada periodo de pago. Si el empleado trabaja por Servicios Profesionales, debe chequear dicha opción y además indicar en el botón que se encuentra a la par, si este pago es exento de otros rubros como por ejemplo Aguinaldo, Cesantía y Vacaciones. Básicamente esta información es necesaria cuando se está integrado al Módulo de Contabilidad General, al momento de hacer el asiento contable. Fuera de esto es de carácter informativo. Si el sistema se integra a Contabilidad General, se debe indicar por cada empleado la cuenta contable de Sueldos (por defecto carga la cuenta indicada en configuración general del sistema, pero puede ser modificada) y el código de Auxiliar. Como información adicional, se debe indicar los días por vacaciones acumuladas hasta el momento y la fecha de Ingreso a la compañía.

15 La tercera parte, serían las DEDUCCIONES HORARIOS Desde este formulario, se pueden agregar o quitar horarios asignados a un empleado, con las opciones a la derecha del monitor.

16 Si desea agregar un nuevo horario, simplemente debe hacer clic sobre la opción Agregar, posteriormente llenar los valores solicitados. Se debe seleccionar el horario, la fecha a partir de la cual el empleado va a empezar en este horario. Posteriormente, hacer clic en el botón Aceptar. Se pueden agregar los horarios que desee para cada empleado. Es acá donde también pueden agregar o quitar deducciones e ingresos, con las opciones que se muestran a continuación

17 Si desea agregar un nuevo ingreso o deducción simplemente debe hacer clic sobre el botón Agregar y digitar la información solicitada. Al agregar una nueva deducción o ingreso, debe seleccionarlo de la lista, indicar el plazo (por periodo de pago) en los cuales debe ser aplicado y si éste es indefinido indicar un número alto como por ejemplo El Monto puede ser un monto definido o bien un porcentaje, este se carga automáticamente, de acuerdo al configurado para dicho rubro, pero puede ser modificado para cada empleado. Finalmente, si esta integrado a contabilidad general, solicita la cuenta contable a la cual se hará el cargo de la deducción o ingreso. Luego de indicar estos datos, dar clic sobre el botón Aceptar y se aplicará a la información del empleado.

18 Como información adicional del empleado, se pueden indicar nombre y fecha de nacimiento del Cónyuge e hijos. Una vez hecho esto, se procede a darle ACEPTAR, esto almacena toda la información del empleado.

19 ASIGNACIÓN DE HORAS Esta opción es obligatoria cuando el empleado no tiene configurado un salario fijo, es la única manera de calcular el salario. En caso de empleados que tienen salario fijo es necesario para cálculo de horas extras. Para este procedimiento, se debe indicar la identificación del empleado, lugar de trabajo (esto puede servir en caso de trabajar fuera de la empresa o bien en otra sucursal). En Actividad se debe seleccionar la jornada la cual por defecto es Diurna y tiene el código 000. Posteriormente indicar fecha y hora de entrada, al igual que fecha y hora de salida, automáticamente el sistema calcula la cantidad de horas. Seguidamente dar clic al botón Agregar.

20 Las horas serán aplicadas hasta que se de clic sobre el botón Aceptar. Y con el botón Ver que se encuentra en esta misma pantalla, se muestra la lista de horas registradas para cada empleado, Desde esta ventana se puede buscar por nombre de Empleado, el primer recuadro muestra la lista de empleados, en el segundo recuadro se listan las fechas donde tiene horas registradas y el detalle de estas en el tercer recuadro. Desde acá se pueden eliminar o bien modificar con solo seleccionar al empleado y presionar el botón correspondiente.

21 GENERAR PLANILLAS Esta es la función para la cual fue diseñado el sistema. Es muy sencilla aplicarla simplemente se selecciona el periodo de pago que se desea generar y de forma automática se carga el rango de fechas que aplica el periodo. Hacer clic en el botón Generar, el sistema carga la lista de empleados de acuerdo al periodo que se va a calcular, muestra el total a pagar incluyendo ingresos y deducciones. Prácticamente se genera un borrador de la planilla. Esta opción muestra el reporte de la planilla que se está generando y en caso que existan horas registradas muestra un detalle de éstas.

22 Finalmente, Aplicar registra la planilla y aplica los movimientos correspondientes al pago de ésta, en caso de afectar el sistema de contabilidad registra los asientos de planilla. REPORTES Acá se muestra la lista de reportes del sistema, cada uno de ellos se puede exportar a Excel, Word, verlos pon pantalla o mandarlos a directamente a una Impresora.

23 Entre las opciones del menú horizontal, podemos mencionar: Seleccionar Compañía: permite cambiar de compañía. Respaldo Datos: crea un respaldo de la información de la compañía que se desee, en el disco y carpeta que se indique. Recuperación Datos: esta opción solamente se recomienda bajo supervisión técnica, se utiliza en casos como perdida de información por daños de equipo, cambio de equipo.

24 En Configuración, se puede dar mantenimiento a las compañías, esta opción resulta muy útil cuando no se tiene el módulo de contabilidad general. Configuración General: esta es la primera acción a realizar antes de empezar a utilizar el sistema, anteriormente fue explicada. Configuración IMP/Salario: es aquí donde se configura el impuesto de ley sobre el salario, los datos digitados deben estar sujetos a la ley vigente. Configuración Bancos: esta opción sirve para aplicar el sistema de Planilla Electrónica, si desea utilizarla es necesario que se comunique a nuestras oficinas y solicite asistencia. En Mantenimiento, se encuentran varias de las opciones que ya se han explicado, como por ejemplo: Departamentos, Puestos y Deducciones/Ingresos.

25 Lugar de Trabajo: permite crear diferentes ubicaciones de trabajo, los cuales son utilizados al asignar horas. Desde acá se pueden crear, modificar y eliminar diferentes ubicaciones. Para crearla solamente solicita un código (el cual es generado automáticamente) y una breve descripción del lugar. Finalmente, hacer clic sobre Aceptar para que la información sea almacenada.

26 Días Feriados: con esta opción se registran los diferentes feriados de ley, los cuales son pagados como dobles, esto es necesario al momento de asignar horas. Actividades: es aquí donde se le da mantenimiento a las actividades que realizan los empleados que no tienen salario fijo ni trabajan por horas.

27 Al crear una nueva actividad, se debe indicar el código de actividad, una descripción o nombre, costo y la forma de medirla (por ejemplo: horas, cursos, etc.). Una vez digitada la información se da clic sobre Aceptar para que la información sea almacenada en la base de datos. En Misceláneos, se pueden realizar diferentes operaciones adicionales.

28 Aumento de Salario: esta acción se realiza por puesto, puede ser para un puesto específico, rango de puestos o bien todos los puestos registrados en el sistema. Si desea aplicar el aumento a todos los puestos, simplemente marca Todos, o bien si desea aplicarlo a un puesto o rango de puestos específicos, marca la segunda opción, e indica los rangos: De y A, indica el monto o porcentaje de aumento y dé clic en Aceptar. Liquidación Laboral: con esta opción se realiza el cálculo por tiempo laborado de un empleado. Se debe digitar la identificación del empleado o bien seleccionarlo de la lista, indicar fecha de la carta de Renuncia/Despido y fecha a partir de la cual se hace efectiva. Con el botón Calcular se generan los montos correspondientes a la liquidación. Algo importante que se debe tener en cuenta

29 es que para este cálculo se debe tener los salarios de los últimos doce meses, si estos no fueron generados con el sistema, se debe hacer el registro en la opción Misceláneos/Levantar Saldos. Con el botón Ver, se puede ver la lista de liquidaciones generadas por el sistema, para cada empleado. Desde aquí se pueden reimprimir los comprobantes de liquidación, así mismo eliminarla. Adelanto de Aguinaldo: con esta opción se pueden llevar un historial de documentos, los cuales se toman en cuenta al hacer el pago.

30 El adelanto se aplica con solo hacer clic en el botón Aceptar. En el botón Ver se puede listar todos los aguinaldos que se han girado. Desde acá se puede imprimir un estado de cuenta con los adelantos que se han realizado, eliminar alguno de la lista o editar un adelanto realizado. Levantar Saldos: cuando se empieza a utilizar el sistema, para cada empleado se necesita tener información de salarios de los últimos doce meses, esto es necesario para una futura liquidación, esto solamente se realiza una vez, posteriormente cada vez que se genera la planilla el sistema guarda dicha información de forma automática. Para guardar la información solamente debe dar clic en Aceptar.

31 Fórmulas: esta opción contiene los parámetros necesarios para cálculo de Vacaciones, Preaviso y Cesantía. Para manipular esta fórmulas se debe hacer bajo supervisión técnica. En Planilla, las opciones son las mismas que se muestran en la ventana principal del sistema. Correspondientes a Asignación de Horas y Generar Planillas. Además está la opción de Eliminar Planilla, esto nos permite eliminar la última generada para un periodo específico. Solamente tiene que elegir el periodo a eliminar y automáticamente el sistema carga el rango de fechas correspondiente a la última planilla generada para ese periodo. Se pueden eliminar las planillas que desee pero solamente de la última hacia la primera. Para confirmar la eliminación se debe dar clic en Aceptar.

32 En Vacaciones, existen diferentes opciones relacionadas a vacaciones y permisos solicitados por los empleados. Vacaciones/Permisos: desde esta opción se registra cualquier salida de los empleados por diferentes razones. Así mismo se modifican o eliminan movimientos.

33 Para crear un nuevo registro, el sistema solicita el departamento, el código de empleado y el concepto del movimiento que se desea registrar, este puede ser: Vacaciones, Incapacidad, Falta y Otros. En el caso de ser vacaciones, se debe indicar si estas van a ser pagas o no. Además la cantidad de días y la fecha de inicio y fin de vacaciones. Para guardar la información se debe hacer clic en Aceptar. Días de Vacaciones: desde acá se pueden ver la cantidad de días utilizados por un empleado y la cantidad de días que tiene a favor como vacaciones.

34 En Seguridad, se encuentran todas las opciones de configuración de permisos del sistema. La primera opción sirve para cambiar la contraseña del usuario activo. Debe indicar los valores solicitados, entre ellos la contraseña actual y la nueva contraseña. El cambio queda aplicado en el momento que le dé clic en Aceptar. Esta opción junto con el resto de Seguridad, solamente están abiertas para los usuarios Administradores. Usuarios: Desde acá se crean, modifican y eliminan usuarios del sistema, al crearlos por primera vez debe asignar el nombre, login y contraseña para acceder a la información. Cuando se crea por primera vez, el sistema solicita seguidamente los permisos a asignar al usuario. Permisos: Estos corresponden a los permisos por usuario, por compañía. Configurar Permisos: es acá donde se le indica al sistema en que momento debe solicitar contraseña al usuario. Bitácora: muestra listado de acciones realizadas por uno o todos los usuarios en un rango de fechas.

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