Documento Tecnico Delta ADM

Transcripción

1 Documento Tecnico Delta ADM Manual de Usuario Martes, 05 de julio de 2011 Página 1

2 Información General Objetivo de este documento Especificar el funcionamiento de DeltaADM Nombre del Proyecto Delta ADM Responsables de este documento Edgar Leonel Ramírez Rodríguez Versión Ver: 1.0 Última fecha de modificación: [05/07/2011] Dirigido a Usuario del Sistema Página 2

3 Módulos Módulo de Mantenimiento Módulo de Caja y Bancos Módulo de Punto de Venta Módulo de Cuentas por Cobrar Módulo de Cuentas por Pagar Módulo de Compras y Ventas (IVA) Módulo de Planillas Módulo de Contabilidad Información Técnica Delta ADM: Es un sistema modular que le permitirá manejar procesos administrativos y contables mediante el servicio diario que se registre por medio de cada sucursal. Es un aplicativo realizado con tecnología.net y SQL Server Database para un mejor rendimiento y para brindar estabilidad y confianza en el almacenamiento de datos y reporting por medio de Crystal Reports permitiendo crearse reportes estadísticos que pueden ser exportados a Excel, PDF, entre otros. Delta ADM es completamente modificable para acoplarlo a la necesidad del negocio y facilidad de uso por medio de los usuarios que interactúan con el sistema. Módulo de Mantenimiento Mediante éste módulo se podrá parametrizar permisos de usuario, habilitación y deshabilitación de usuarios e Ingreso de Sucursales, como la configuración de Procesos Automáticos. Página 3

4 Sub módulo de Usuarios: Desde ésta opción se pueden crear, eliminar, activar, desactivar o modificar los usuarios que tendrán permiso para el ingreso al sistema. También puede definir la fecha de vencimiento del usuario y sus permisos para restringir ciertas áreas del sistema. Si desea modificar un usuario existente debe hacer doble click sobre el usuario y el sistema recuperará el resto de la información. Para entrar a la opción de permisos solo debe hacer click en el botón que dice Permisos y se le mostrará la siguiente pantalla. Desde ésta opción puede definir si el usuario puede acceder a la información de una o varias sucursales, e incluso, puede parametrizar los permisos sobre los Módulos del sistema y así limitarlo solo a ciertas actividades dentro del programa. Página 4

5 Sub módulo de Empresas: Desde ésta opción se pueden crear, eliminar el listado de sucursales con su información más general como lo es la dirección, teléfonos, fax, y correo electrónico. Sub módulo de Backup / Restore: Desde ésta opción se pueden crear o restaurar copias de seguridad del programa. Para generar una copia de seguridad debe hacer click en el botón Generar Backup y el sistema al finalizar la copia le dirá en que ruta se encuentra para que usted la pueda grabar a un CD, DVD, USB o Disco Duro. Para restaurar una copia de seguridad debe hacer click en el botón Restaurar Backup y el sistema le preguntará en que ruta se encuentra la copia de seguridad que desea montar. Usted selecciona la copia a restaurar y el sistema le avisará cuando haya finalizado el proceso. Página 5

6 Sub módulo de Configuración de Partidas Automáticas: Desde ésta opción se pueden parametrizar los movimientos de caja ingresos, caja egresos, correlativos y otras configuraciones varias, ésta opción aunque el sistema ya viene con una configuración predeterminada y lista para ser usada debido que esta opción es solo para usuarios avanzados. También desde esta opción pueden parametrizar el listado de bancos, bodegas, tipos de clientes, distribuciones para los libros de compras y ventas, planes de pago para créditos entre otros. Basta con ingresar haciendo click a cualquiera de los botones y en la pantalla presionar nuevo para que sea habilitado el ingreso de los datos del nuevo componente y luego presione Agregar para guardar los cambios. Página 6

7 Para modificar los planes de créditos debe seleccionarlo primero de la lista de selección que tiene la etiqueta Código y luego presionar el botón Cuotas para que le muestre la pantalla de parametrización de las cuotas donde podrá definir la configuración porcentual de cada cuota y sus componentes. Sub módulo de Configuraciones Varias: Desde ésta opción se pueden configurar los datos varios para la planilla, información adicional de la sucursal, parametrización de las impresoras para las distintas bodegas de la sucursal y generar recordatorios ordenados por fecha. Incluye una opción avanzada para crear nuevos movimientos contables para asientos de diario. Página 7

8 Módulo de Caja y Bancos Módulo que contempla ingresos y egresos de caja, parametrización de cuentas bancarias y registro de más de una chequera por cuenta bancaria, generación e impresión de cheques y su sub-módulo de Reportes. También contempla el ingreso Depósitos, de Notas de Crédito y Débito bancarias. Sub módulo de Cuentas Bancarias: Desde ésta opción se pueden configurar cada una de las cuentas bancarias que posee. Si desea ingresar una nueva, solo debe llenar todas las casillas de datos y luego presionar el botón Save. Si desea eliminar o modificar alguna ya existente debe hacer click sobre el botón con puntos suspensivos al lado derecho de la etiqueta Cuenta Bancaria. Luego de hacer click el sistema le mostrará el listado de las cuentas existentes de las cuales puede hacer doble click para elegir una. El sistema recuperará la información que grabó por última vez y la mostrará en pantalla. Página 8

9 Al finalizar sus modificaciones presione Save para que sean grabadas o Delete para eliminar la cuenta definitivamente del sistema. *** Se utiliza la misma lógica de uso para todas las ventanas de los sub módulos de DeltaADM.*** Sub módulo de Chequeras: Desde ésta opción se pueden configurar las chequeras activas para cada cuenta bancaria que se haya parametrizado con anterioridad. Sub módulo de Caja: Desde ésta opción se registran los movimientos del ingreso a caja, para ello seleccione el concepto de ingreso o egreso de caja, monto, fecha y la descripción del movimiento. Sub módulo de Depósitos: Desde ésta opción se registran los depósitos bancarios realizados, para ello seleccionamos primero la cuenta donde se realizó el depósito, ingresamos el número de boleta, el concepto asociado para el registro del depósito, fecha, monto de depósito y descripción del mismo. Página 9

10 Sub módulo de Notas de Crédito: Desde ésta opción se registran las notas de crédito bancarias, para ello seleccionamos primero la cuenta donde se realizó la nota, ingresamos el número de documento, el concepto asociado para el registro de la misma, fecha, monto y descripción. Sub módulo de Notas de Débito: Desde ésta opción se registran las notas de débito bancarias, para ello, de igual forma seleccionamos primero la cuenta donde se realizó la nota, ingresamos el número de documento, el concepto asociado para el registro de la misma, fecha, monto y descripción. Página 10

11 Sub módulo de Cheques: Desde ésta opción se generan los cheques para el pago de servicios entre otros, debemos seleccionar la cuenta bancaria y la chequera a utilizar (botón de consulta ), luego seleccionamos el concepto del gasto, definimos si es negociable y si lo ponemos en circulación por medio de un Check, llenamos los datos del nombre del beneficiario, monto, fecha del cheque y la descripción del gasto luego presionamos grabar ( Save ). Sub módulo de Control de Cheques: Desde ésta opción se administran los cheques emitidos seleccionando la cuenta y la chequera bancaria, tecleando el número de cheque a ser administrado. Con estos datos el sistema recuperará los datos del cheque y le dejará ponerlo o quitarlo de circulación e incluso anularlo. Módulo de Punto de Venta Módulo que incluye la parametrización de Productos de Inventario, permitiendo tener más de un precio por producto, el manejo de sub productos y además también la parametrización de servicios mediante códigos. También incluye dos opciones de cotización y/o Facturación con captura de registro de pagos para ambas, es decir, una para productos de inventario y otra para servicios. También su sub-módulo de reportes para el módulo en mención. Sub módulo de Inventario: Desde ésta opción se administran los insumos o productos con sus respectivos sub productos si tuviesen. Desde aquí se pueden parametrizar recargos, descuentos, existencias, alertas y costos por producto. Página 11

12 Sub módulo de Servicios: Desde ésta opción se administran el inventario de servicios a ser comercializados. Poseen los mismos datos de captura que el inventario de productos. Sub módulo de Precios: Desde ésta opción se administran los distintos precios que se le darán a un producto, esta opción no aplica para el inventario de servicios pues es exclusiva del inventario de productos. Puede parametrizar mas de un precio por producto a ser comercializado y definir si la ganancia será por medio de un cálculo porcentual automática en base al precio costo o si usted le pondrá un precio predeterminado y manual. También se parametriza si el producto consta de una o varias unidades a ser vendidas por el precio definido. El precio debe ser sin IVA. Página 12

13 Sub módulo de Cotización y Facturación Inventario: Desde ésta opción se realizan las ventas y cotizaciones de los productos de inventario. Podemos registrar clientes nuevos desde esta misma pantalla en caso que el cliente no exista, podemos definir si lo que estamos capturando es una cotización o si es una venta neta. Para ingresar los datos del producto a vender debemos ingresar lo siguiente: La bodega del producto a vender, el código o nombre del producto, el tipo de precio a ser calculado en caso de tener parametrizados distintos tipos de precio y la cantidad del producto a ser vendido. Con estos datos el sistema hará los cálculos y generará los recargos o descuentos si el producto a ser vendido los tuviese asociados, de no ser así solo sumará al precio de venta el IVA. Al darle grabar a la facturación el sistema nos pedirá los datos del pago, para registrar la forma en que se pagó dicha facturación. Y calculará si debemos dar vuelto o no en caso de efectivo. Sub módulo de Cotización y Facturación Servicios: Desde ésta opción se realizan las ventas de servicios parametrizados con anterioridad. De igual forma solicita los datos para los servicios a ser facturados. Página 13

14 Sub módulo de Anulación de Facturas: Desde ésta opción se realizan la búsqueda y anulación de facturas realizadas desde ambos sub módulos de Facturaciones. Solo seleccionamos a que sub módulo pertenece la factura, la fecha y número de la misma. Al ser recuperada debemos hacer click en el botón Anular y de esta forma se registrará que la factura fue anulada en el sistema. Sub módulo de Cierre diario (Contabilizar): Desde ésta opción se realiza la contabilización automática de lo facturado en el día por ambos sub módulos de facturaciones. Solo debemos hacer click en el botón Generar para que inicie el proceso, aquí se genera la información para el Libro de Ventas. Módulo de Cuentas por Cobrar Permite la gestión de documentos generados desde el punto de venta (Cuenta corriente de Clientes), Parametrización de cartera de clientes, recargos y descuentos sobre clientes, créditos y sus reportes. Sub módulo de Catálogo de Clientes: Desde ésta opción se realiza el ingreso de información de la cartera de clientes, sus datos generales, personales, límites y días de crédito, como una sección para observaciones y calificación del cliente. Página 14

15 Sub módulo de Recargos y Descuentos: Desde ésta opción se realiza la parametrización de recargos y/o descuentos que serán aplicados a clientes en específico, estos se aplicarán adicionalmente al precio final de venta de productos. Se puede parametrizar que sea calculado por porcentaje o por importe fijo al valor de la venta por realizar a ese cliente. Sub módulo de Créditos: Desde ésta opción se realiza la parametrización del plan de pagos a ser aplicado a la cotización autorizada para un cliente, solo debe ingresar el número de la cotización, la fecha de inicio de la primera cuota y seleccionar el plan de pagos a ser aplicado, si desea ver como quedará el plan de pagos seleccionado haga click en Ver plan de pagos. Al presionar el botón Save grabará el crédito dado al cliente. Sub módulo de Cobros: Desde ésta opción se realiza el cobro exclusivo de aquellos clientes que fueron registrados en el sistema con un plan de crédito, basta solo con buscar el cliente por y Página 15

16 seleccionar de la lista la cuota a ser pagada, hacer doble click sobre la cuota, llenar los datos de la forma de pago y grabar la transacción. Módulo de Cuentas por Pagar Módulo que permite la gestión de compras a proveedores (Cuenta corriente de proveedores), parametrización de Proveedores, ingreso de documentos que servirán para alimentar tanto el IVA como la contabilidad. Sub módulo de Catálogo de Proveedores: Desde ésta opción se realiza la parametrización de proveedores de igual forma que se hace con el sub módulo de clientes. Sub módulo de Ingreso de documentos: Desde ésta opción se realiza el registro de aquellos documentos que representan una compra de mercaderías, debemos ingresar los datos de la factura de compra y si nos dieron crédito con ella y llenamos la distribución de la factura para que sea registrada en el libro contable de compras. Página 16

17 Desde aquí mismo podemos actualizar el inventario con aquellos productos que fueron comprados con este documento. Debemos ingresar el número de bodega y el nombre o código de producto a ser actualizada su existencia, ingresamos la cantidad total comprada con su precio por todas las unidades ingresadas y presionamos Guardar. Por otra parte también podemos realizar traslados de mercadería entre bodegas llenando la información de la bodega y el producto donde se tomará el físico a ser trasladado (Bodega Orígen o Desde), la bodega, cantidad y producto destino de igual forma (Bodega Destino o Hasta). Luego presionamos Trasladar. Página 17

18 Sub módulo de Pagos: Desde ésta opción se realiza el registro del pago realizado y que fue ingresado como una cuenta por pagar en el sub módulo de Ingreso de documentos. Ingresamos la serie y el número de la factura para que el sistema recupere el resto de la información y le damos grabar para que actualice el estado de la factura de pendiente de pago a pagada totalmente. Módulo de Compras y Ventas (IVA) Permite la gestión de documentos tanto de compras como de ventas y sus respectivas distribuciones de factura, dichos documentos servirán para que se generen los libros de Impuestos sobre Ventas. Ambos poseen una ventana donde se pueden registrar ingresos / egresos de mercaderías. Página 18

19 Módulo de Planilla Módulo por el cual puede ser ingresada la información correspondiente a la planilla, es decir, el alta y baja de empleados y la sistematización del pago de la planilla. Sub módulo de Alta / Modificación de Personal: Desde ésta opción se realiza el registro del personal que labora para la compañía. Aquí se captura la información para la planilla, es decir, los datos generales de la persona, los datos laborales como la fecha de ingreso, motivo de baja, departamento donde labora, puesto, los datos adicionales como por ejemplo, el estado civil y el cálculo para la liquidación de dicha persona. Página 19

20 Sub módulo de Impresión y Pago de Planilla: Desde ésta opción se realiza el registro del pago de planilla activa. Esta permite trabajar en la planilla, imprimir los vouchers y realizar el pago de la misma. Página 20

21 Módulo de Contabilidad Módulo por el cual pueden ser ingresadas pólizas contables manuales o de ajuste y generación de cierres mensuales y anuales con sus respectivos reportes contables, como los son el libro diario, el mayor, balance general y estado de resultados analítico, balance general y estado de resultados condensado y movimientos por cuenta contable. En este módulo es donde se centralizan los movimientos contables generados automáticamente por el resto de módulos mencionados con anterioridad. Sub módulo de Nomenclatura: Desde ésta opción se realiza la configuración del catálogo contable de la sucursal, se define si una cuenta es cuenta maestra (de mayor) o si es de detalle, si la cuenta debe aparecer en el balance general o estado de resultados, los saldos iniciales por cuenta y si esta cuenta acumula el valor de una de mayor o rango superior. Cabe, mencionar que en esta pantalla se definen cuales son las cuentas de pérdidas o ganancias mensual o del ejercicio, como también la configuración contable del libro de IVA. Página 21

22 DeltaADM viene precargado con una nomenclatura contable y si genera una nueva sucursal, le permitirá importar el catálogo contable de otra sucursal hacia la nueva. Sub módulo de Ingreso de Diario: Desde ésta opción se realiza el registro de movimientos contables manualmente o de ajuste. Usted puede buscar por código o por descripción de cuenta contable. Sub módulo de Modificación de Diario: Desde ésta opción se realizan las modificaciones a movimientos de registros contables que pertenezcan al mes en curso solamente. Esta opción está deshabilitada al igual que la anterior para aquellos meses que ya hayan sido cerrados. Puede seleccionar solo una partida contable haciendo doble click sobre ella en la grilla debajo de la etiqueta Todos los movimientos de diario y el sistema cargará la información en la grilla de arriba donde podrá modificar dicha transacción contable o agregarle mas cuentas contables si fuese el caso. Página 22

23 Sub módulo de Cierres: Desde ésta opción se realizan los cierres contables y cambia la fecha de trabajo para trabajar un nuevo mes o año. Adicionales El sistema puede configurarse para ser puesto en línea permitiendo de ésta manera consultas y monitoreo remotamente por el medio de internet o la interacción con una página web (todo esto por un cargo adicional, consulte a su proveedor). Página 23