Sistema de Gestión Integral STI NETWORK

Transcripción

1 Sistema de Gestión Integral STI NETWORK Nota: El presente documento pretende presentar solo algunas características principales del software y de la empresa proveedora. Para mayor información serán provistos otros documentos detallando los alcances y servicios para cada caso en particular.

2 1. INTRODUCCIÓN PRINCIPALES MÓDULOS SEGURIDAD DE ACCESO VENTAS Catálogo de Artículos Maestro de Clientes Pedidos de Venta/Presupuestos Facturación con remito Facturación sin remito Notas de crédito Notas de débito COMPRAS Maestro de Proveedores Catálogo de Compras Solicitudes de compras Cotizaciones a proveedores Ordenes de compras Recepciones Facturas, Notas de Crédito y Notas de Débito de proveedores ACTIVOS BANCOS Y MANEJO DE CHEQUES Manejo de Cheques COBRANZAS Cuenta Corriente de Cliente PAGO A PROVEEDORES Definición de Regimenes de Retenciones Cuenta Corriente por proveedor STOCK Registro de Devoluciones y Salidas de Stock Ítems de stock Consulta a Movimientos de Stock CONTABILIDAD Periodos Contables Libros Contables Plan de Cuentas Asientos Contables Copia Masiva de Asientos Estructuras Contables Plantillas Contables Listados de Contabilidad Proceso de Contabilización TABLAS AUXILIARES

3 1. INTRODUCCIÓN El Sistema de Gestión Integral de STI Network es una herramienta informática para auxiliar y optimizar las tareas administrativas y financieras de su empresa. Soporta la utilización multiusuario, con un motor de base de datos de última tecnología (Microsoft SQL Server), programado en herramientas visuales de Microsoft Visual FoxPro y ASP.Net, de excelente rendimiento y estabilidad, logrando de esta forma un producto final optimizado de excelentes prestaciones. En cuanto a la forma de operar el sistema, es amigable e intuitiva, dentro del entorno Windows. Las pantallas fueron diseñadas de modo que la forma de utilizarlas sea estándar para todas las funcionalidades. Todos lo módulos cuentan con exportación a Microsoft Excel, logrando de esta forma una herramienta dinámica y funcional para la extracción y tratamiento de la información, permitiendo generar informes ad-hoc en el momento que sea necesario. Es importante destacar que STI Network no vende productos enlatados, en todos los casos las soluciones son integrales para el cliente, es decir, se desarrollan a medida según relevamientos y diseños detallados. 1.1 Metodología La implementación del software es en si un proyecto, utilizando una metodología clara y entendible por el usuario. La aplicación de la misma se define en 5 etapas claramente definidas y administran todas las etapas del proyecto: Relevamiento, Diseño, Construcción, Pruebas y Puesta en Marcha. 1.2 Equipo de trabajo El equipo de trabajo está compuesto por profesionales con mas de 10 años de experiencia en el área informática, especializados en sistemas de gestión, ERP y tecnologías de última generación. También contamos con asesoramiento actualizado del área de impuestos y contables a fin de mantener los sistemas en concordancia con las necesidades de áreas gubernamentales y socios de negocio. 1.3 Manuales Todos nuestros sistemas se entregan con manuales detallados de utilización, dónde se muestran la pantallas y sus correspondientes funcionalidades, permitiendo un esquema de consulta muy útil en todo momento. 1.4 Capacitación Durante el proyecto de implementación se hará especial hincapié en el traspaso de conocimiento a las personas involucradas directamente, de esta forma se logrará el citado método Train de Trainners, los cuales serán referencia para el resto de la organización. La metodología y receptores serán definidos en conjunto durante el proyecto. 1.5 Soporte Todos nuestros productos cuentan con soporte y actualización durante la relación comercial con el cliente. Las actualizaciones legales serán evaluadas en complejidad junto al cliente, aquellas de impacto leve serán disponibilizadas dentro del mantenimiento. La funcionalidad de nuestros productos tienen garantía total, siempre y cuando se demuestre que la falla es propia del sistema, y serán solucionadas sin costo alguno. 3

4 2. PRINCIPALES MÓDULOS Los módulos encontrados en el Sistema de Gestión Integral son: Seguridad de acceso al sistema Ventas Compras Cobranzas Pagos a Proveedores Stock Manejo de Bancos y Cheques Contabilidad Activos Configuración de datos auxiliares A continuación se detallan las principales funciones de cada módulo. 4

5 3. SEGURIDAD DE ACCESO El sistema permite la creación y mantenimiento de usuarios y sus correspondientes perfiles de acceso. Para ingresar es necesario poseer un usuario y clave, dado del alta previamente por el Administrador del Sistema. Cada usuario puede tener 1 o más perfiles de acceso, lo que determinan a que pantallas puede ingresar y en que modo. Pantalla de ABM de usuarios y sus correspondientes perfiles. Los perfiles se definen independientemente de los usuarios y es donde se definen las pantallas a la cuales se puede acceder y el tipo de acceso: solo consulta, alta, baja, modificación, eliminación e impresión de datos. 5

6 4. VENTAS Como funcionalidades dentro del Módulo de Ventas podemos encontrar: Catálogo de Artículos Maestro de Clientes Pedidos de Venta/Presupuestos Facturación con remito Facturación sin remito Notas de Crédito Notas de Débito Generación de IVA Ventas Proceso de Ajuste de precios A continuación se detallan algunas de estas funcionalidades de Ventas Catálogo de Artículos Descripción: Alta, baja y modificación y búsqueda de artículos o productos. Generación de listados y lista de precios. Exportación de datos a Excel. Conversión a múltiples unidades de medida. Componentes de costo. Pantalla principal del Catálogo de Artículos 6

7 4.2. Maestro de Clientes Descripción: Alta, baja y modificación y búsqueda de clientes. Datos de teléfonos e y e- mails. Múltiples direcciones de envío y facturación. Impresión de listados. Exportación de Datos a Excel. Pantalla principal del Maestro de Clientes. 7

8 4.3. Pedidos de Venta/Presupuestos Descripción: Alta, baja y modificación y búsqueda de pedidos o presupuestos. Impresión de pedido y presupuesto. Listados de control. Control de ítems no atendidos. Datos de entrega y preparación del pedido. Aplicación de descuentos. Pantalla principal de Pedidos. 8

9 4.4. Facturación con remito Descripción: Carga de remitos en base a ítems de pedidos no atendidos. Carga libre sin depender de pedidos. Elección de dirección de envío y facturación entre las definidas previamente en el Maestro de Clientes. Impresión de remito. Generación conjunta de factura. Facturación parcial de pedidos, control de remanentes. Integración con cuenta corriente de cliente. Pantalla principal de facturación con remito 4.5. Facturación sin remito Descripción: Carga de facturas en base a ítems de pedidos no atendidos. Carga libre sin depender de pedidos. Elección de dirección de facturación entre las definidas previamente en el Maestro de Clientes. Impresión de facturas. Facturación parcial de pedidos, control de remanentes. Anulación de facturas. Integración con cuenta corriente de cliente Notas de crédito Descripción: Carga de notas de crédito de cliente. Impresión de nota de crédito. Anulación de notas de crédito. Integración con cuenta corriente de cliente Notas de débito Descripción: Carga de notas de débito de cliente. Impresión de nota de débito. Anulación de notas de débito. Integración con cuenta corriente de cliente. 9

10 5. COMPRAS El módulo de Compras contempla las siguientes funciones: Maestro de proveedores Catálogo de Compras Solicitudes de Compras Cotizaciones (a proveedores) Ordenes de Compras Recepciones Facturas Notas de Crédito Notas de Débito Consulta a Historial de Compras y Listados de Control Generación del Libro IVA Compras 5.1. Maestro de Proveedores Descripción: Alta, baja y modificación y búsqueda de proveedores. Impresión de listados. Exportación de Datos a Excel Catálogo de Compras Descripción: Alta, baja y modificación de ítems de compras. Impresión de listados. Exportación de Datos a Excel. Permite definir proveedores de cada ítem. Información de última compra. 10

11 5.3. Solicitudes de compras Descripción: Alta, baja y modificación de solicitudes de compras. Impresión de solicitud. Visualización de pendientes Cotizaciones a proveedores Descripción: Alta, baja y modificación y búsqueda de cotizaciones a proveedores. Impresión de cotización. Se puede armar la cotización en base a solicitudes pendientes por atender Ordenes de compras Descripción: Alta, baja y modificación y búsqueda de órdenes de compras. Impresión de la orden. Se puede armar la orden de compras en base a cotizaciones con respuesta o solicitudes pendientes Recepciones Descripción: Alta, baja y modificación y búsqueda de recepciones. 11

12 5.7. Facturas, Notas de Crédito y Notas de Débito de proveedores Descripción: Carga de comprobantes de proveedores. Integración con Cuenta Corriente de con proveedor. Anulación de comprobante. 12

13 6. ACTIVOS En el módulo de Activos se podrá realizar todo el manejo de cada activo de la empresa, darlo de alta, activarlo (calculando sus amortizaciones), modificar sus datos y darlo de baja. 13

14 7.BANCOS Y MANEJO DE CHEQUES Este módulo contempla: La definición de los bancos existentes y carga de datos de cuentas bancarias y chequeras. Registro automático de cheques recibidos de clientes en la Cartera de Cheques. Consulta online de la Cartera de Cheques. Registro automático de cheques emitidos a proveedores, con control de numeración de cheques por chequera utilizada. Destinación de Cheques. Ingreso de saldos bancarios diarios Informe de Estado Bancario 7.1.Manejo de Cheques Descripción: Consulta de cheques que maneja la empresa, tanto los recibidos como los emitidos. Destinar cheques en forma masiva a una cuenta bancaria propia. Generación de listados. Exportación de datos a Excel. 14

15 8.COBRANZAS El módulo de Cobranzas contempla las siguientes funciones: Consulta de movimientos de cuenta corriente por cliente Ingreso de los cobros, modificación y anulación Aplicación de nota de crédito o pagos para cancelar facturas y/o notas de débito Ingreso de ajustes en la cuenta corriente Emisión de Listados de Control de Cuentas Corrientes Control de Talonarios de Recibos Provisorios 8.1. Cuenta Corriente de Cliente La cuenta corriente de cliente y su saldo total son actualizados en las siguientes operaciones: Alta, baja, modificación y anulación de facturas de ventas Alta, baja, modificación y anulación de notas de crédito de ventas Alta, baja, modificación y anulación de notas de debito de ventas Aplicación de un pago o nota de crédito contra una factura o nota de débito Alta, modificación y anulación de cobros Ingreso de ajustes Ejemplo de búsqueda de movimientos de un cliente, para una unidad de negocio especifica. 15

16 9. PAGO A PROVEEDORES El módulo de Pago a Proveedores contempla las siguientes funciones: Definición de Regimenes de Retenciones Consulta de movimientos de cuenta corriente por proveedor Ingreso de pagos y anulación (por proveedor) Pago Masivo a Proveedores 9.1. Definición de Regimenes de Retenciones Los pagos efectuados a los proveedores pueden requerir o no la aplicación de retenciones del Impuesto a las Ganancias. Para que el sistema pueda detectar la necesidad de calcular retenciones y generarlas se permite definir previamente los regimenes de retenciones aplicables a la realidad de la empresa. Se carga el porcentaje a retener y el monto no sujeto o las escalas, según el tipo de régimen. 16

17 9.2. Cuenta Corriente por proveedor La cuenta corriente de proveedor y su saldo total son actualizados en las siguientes operaciones: Alta, baja, modificación y anulación de facturas de compras Alta, baja, modificación y anulación de notas de crédito de compras Alta, baja, modificación y anulación de notas de debito de compras Aplicación de un pago o nota de crédito contra una factura o nota de débito Alta, modificación y anulación de pagos Ejemplo de búsqueda de movimientos de un proveedor, para una unidad de negocio especifica. 17

18 10. STOCK El módulo de Stock contempla las siguientes funciones: Registro de devoluciones y salidas de stock por depósito Consulta y actualización de ítems de stock por depósito Consulta a movimientos de stock Listados de Control de Inventario A continuación, detallamos cada una de ellas Registro de Devoluciones y Salidas de Stock Esta funcionalidad tiene como objetivo permitir el registro de la salida de ítems de stock de un depósito y en caso que el motivo sea por devolución indicarle explícitamente al sistema tal condición Ítems de stock A través de esta funcionalidad, se podrá tener acceso al inventario de la empresa, acceder a cada ítem de stock de cada depósito definido en el sistema. 18

19 10.3. Consulta a Movimientos de Stock La consulta Movimientos de Stock tiene como objetivo mostrar los movimientos de stock ocurridos, en base a las recepciones y salidas registradas. 19

20 11. CONTABILIDAD El módulo de Contabilidad contempla las siguientes funcionalidades: Definición de periodos contables Definición de libros contables Definición de plantillas contables Definición del Plan de Cuentas Contables Definición de Estructuras Contables Asientos Contables Copia Masiva de Asientos Reglas de Combinación Listados de Contabilidad (Diario, Mayor y Balance) Proceso de Contabilización Periodos Contables Un periodo contable se refiere a un rango de fechas dentro del cual ocurrirán movimientos contables. Es un dato que forma parte de un asiento contable. Un periodo puede referirse a 1 mes, 1 trimestre, 1 año, etc Libros Contables Se definen libros contables en el sistema para que sea posible llevar distintas versiones de la contabilidad. Por lo menos 1 libro contable debe de existir para que se pueda utilizar el Módulo de Contabilidad. 20

21 11.3. Plan de Cuentas Con esta funcionalidad es posible mantener el plan de cuentas contables de la empresa, no solamente definiendo que cuentas lo componen pero también la jerarquía entre ellas. 21

22 11.4. Asientos Contables Descripción: alta, baja, modificación y búsqueda de asientos. Contabilización individual. Copia de asiento a otro libro contable. Anulación de asientos. Impresión Copia Masiva de Asientos Esta funcionalidad copia un grupo de asientos contables de un libro a otro Estructuras Contables Una estructura contable es un conjunto de cuentas contables y la jerarquía entre ellas. Se pueden crear cuantas estructuras sean necesarias para posteriormente tomarlas como base en la generación de los listados contables (Diario, Mayor y Balance) Plantillas Contables En una plantilla contable se define que cuentas son válidas para que el proceso de contabilización genere los asientos, es decir, la plantilla contable guía la generación de un asiento, indicando que cuentas deben constar en el asiento cuando se procesa una operación. Además se define para cada cuenta contable si es una cuenta Debe o Haber y su tipo. 22

23 11.8. Listados de Contabilidad Los listados disponibles son: Libro Diario Libro Mayor Balance Proceso de Contabilización El proceso de Contabilización procesa operaciones registradas en los distintos módulos del sistema y, guiado por la plantilla contable que corresponda a cada origen, genera como resultado asientos contables. Operaciones Plantilla Contable Contabilización Asientos También está disponible simular la contabilización antes de hacerla efectiva. 23

24 12. TABLAS AUXILIARES Para que el sistema se pueda poner en marcha y utilizar sus funcionalidades, existe una serie de datos básicos que deben ser ingresados previamente. A continuación se detallan cuales son estos datos y como mantenerlos. Centros de costo Cobradores Componentes de costos de artículos Compradores Condiciones de compra Condiciones de venta Depósitos Monedas y cotizaciones Operaciones (formas de cobro y pago) Preparadores de pedido Rubros de artículos Rubros de clientes/proveedores Rubros de activos Solicitantes (compras) Tipos de Impuesto Tipos de inscripción en el IVA Transportistas Unidades de medida Unidades de negocio Últimos números (pedido, remito, facturas, notas de crédito, notas de débito, pagos y cobros) 24