CUENTAS POR COBRAR. Funcionalidad por Módulo

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1 VENTAS Permite el registro de la información general de grupos empresariales, clientes, sucursales, contactos, canales de venta, clasificación por sectores y documentos asociados al cliente. Configuración de matrices de precios y ofertas por volumen, cliente y rango de fechas. Ingreso de cargos misceláneos en la orden de venta por conceptos configurables como: maniobra, embalaje, fletes, instalación, entrenamiento y los que la empresa requiera definir. Impresión de orden de venta, remisiones, facturas y notas de crédito con controles de series, folios y periodos de uso. Control de límites de crédito al momento de emitir el orden de venta o el envío. Planeación de pagos especiales: anticipos, pagos por avance y pagos diferidos. Planeación de entregas en múltiples fechas por orden de venta. Análisis de disponibilidad de producto desde el momento de hacer el orden de venta. Impresión de reportes de ventas por cliente, clasificaciones de producto, vendedores, orden de ventas, marcas, modelos, líneas, proveedores y rangos de fecha. Reportes diarios de ventas, impuestos de venta, notas de crédito. Si se cuenta con el módulo de Contabilidad, se realiza la aplicación contable de ventas, inventarios, costos de ventas e IVA por producto y familia de productos. Control de ventas por proyecto y contratos. CUENTAS POR COBRAR Aplicación del pago por factura y con diversos instrumentos (efectivo, cheque, transferencia electrónica, intercambio, tarjetas bancarias). Aplicación de anticipos de clientes a facturas. Aplicación de notas de crédito a facturas. Re asociación de pagos a facturas. Reportes diarios de cobranza. Impresión de análisis de antigüedad de saldos por cliente, vendedor, representante, número de días por ciclo, con el cálculo de antigüedad por fecha de factura o de vencimiento, en la moneda origen o local y con la posibilidad de ver el reporte sin los pagos efectuados posteriormente a la fecha de antigüedad definida por el usuario. Reporte de proyección de ingresos de acuerdo a los planes de pago que se hayan contratado con los clientes. Lleva el registro de los documentos cobrados y los relaciona con fichas de depósito. Página 1 de 5

2 COMPRAS Permite el registro de la base de datos de proveedores, contactos, datos bancarios para ejecución de pagos y almacenamiento de documentos relacionados con el proveedor. Permite registrar descuentos en 3 niveles, así como decidir si el descuento requiere de la entrega de notas de crédito del proveedor. Emisión de órdenes de compra. Seguimiento de órdenes de compra por estatus de recepción y pagos. Recepción de órdenes de compra con asociación a los documentos del proveedor y certificados de origen, informando si la orden ha sido recibida a tiempo, anticipada o retrasada. Análisis de Disponibilidad de Producto. Historiales de compras por producto, servicios, proveedores, compradores y períodos de tiempo. Análisis de proveedores indicando montos de compra, entregas a tiempo, atrasadas y anticipadas, montos y % de devoluciones y rechazos por períodos de tiempo e índices de rendimiento. Control de rechazos y devoluciones. CUENTAS POR PAGAR Permite la revisión de documentos para pago con el ingreso de facturas y comparación entre los montos de la factura y los negociados en la orden de compra. Selección de órdenes de pago en función de las fechas de descuento, vencimiento, montos, con autorización de pago urgente, por moneda, por proveedor o montos. Aplicación de pagos parciales o totales con o sin descuentos por pronto pago. Emisión de notas de cargo, cancelación de facturas y cheques. Análisis de antigüedad de saldos por proveedor y número de días por ciclo, con el cálculo de antigüedad por fecha de factura o de vencimiento, en la moneda origen o local y con la posibilidad de ver el reporte sin los pagos efectuados posteriormente a la fecha de antigüedad definida por el usuario. Impresión de etiquetas para correspondencia con Word. Actividad de cuentas por pagar y análisis de pagos con días de flotación. Listados de cheques pagados o pendientes de pago; Listados de facturas no cuadradas y variaciones en precio; Impresión de cheques y notas de cargo. Reporte de proyección de pagos de acuerdo a los planes de pago que se hayan contratado con los proveedores. Página 2 de 5

3 INVENTARIOS Agrupación de productos por familias, categorías, grupos o subgrupos. Agrupación de productos por marcas, líneas y modelos. Control de múltiples almacenes y ubicaciones. Identificación de la unidad de medida de almacenamiento, de compra, venta y producción con los respectivos factores de conversión, incluso para equivalencias no constantes. Permite seleccionar el método contable de costeo: UEPS, PEPS y Promedio; así como conocer el costo último. Permite el ingreso de transacciones que no se hacen a través de los módulos de Compras y Ventas, sin perder detalles de los documentos que les dan origen. Permite registrar los ajustes de inventario por razón y documento. Permite la depuración de productos y actualización de su estado (activo, inactivo, obsoleto). Permite el rastreo de todas las transacciones de inventario por tipo de transacción, producto y rangos de fechas. Lista el valor de existencias por producto, familia, categoría, tipo, estado y cuenta contable de inventario. Permite controlar características de productos como son: lotes, fechas de caducidad, números de serie y pedimentos aduanales. Obtención de reportes de las actividades de lotes y series por producto, transacciones de almacenes y rangos de fechas. Si se cuenta con el módulo de Compras; se pueden hacer las recepciones basadas en las órdenes de compra y controlar si se desea que el usuario vea información de costos. Si se cuenta con el módulo de Distribución; se puede hacer la preparación de materiales para embarque y la salida del producto al cliente; así como gestionar las devoluciones. Permite asociar subtipos de movimientos a clientes, proveedores, proyectos y órdenes (de producción, de servicio o de mantenimiento). Página 3 de 5

4 DISTRIBUCIÓN Procesos para preparación de orden de ventas y prevenir faltantes. Envíos con diferentes direcciones de entrega. Impresión de listas de embarque, backorder, historia de órdenes, facturas, notas de crédito, etiquetas de correo para clientes. Registro de las devoluciones y rechazos de productos vendidos con un número de autorización de devolución. Registro de quién autoriza el retorno de la mercancía, en qué embarque se hace, la orden de venta, orden de compra o factura a que corresponde, las causas del retorno y las acciones a tomar, ya sea reprocesar, darle entrada al almacén o disponer para otra acción. Control del estado de la devolución desde la autorización, la recepción y disposición. Creación automática de la nota de crédito, la entrada al almacén, la actualización de las ventas y las cuentas contables si se cuenta con los módulos de Inventario y Contabilidad. Impresión de reportes para evaluar los montos y cantidades del back order por familia de productos, clientes y rangos de fechas. Planeación y programación de entregas con múltiples fechas y destinos. Seguimiento de entregas y cálculo de variaciones en fechas. Página 4 de 5

5 ADMINISTRADOR DEL SISTEMA Contiene utilerías para el control de acceso a usuarios, la personalización del sistema a las políticas de la empresa y su propia terminología de operación, la importación de datos estáticos para el inicio de operación con el sistema y la creación de múltiples empresas. Permite el ingreso de información general de los empleados de la empresa que interactúan como usuarios del sistema para definir atributos de vendedores, compradores, planeadores, usuarios, o trabajadores. Contiene los controles maestros de los módulos del DataFlow ERP en donde se definen las características de operación general de cada módulo, tales como: las cuentas contables por default, la posibilidad de cambiar la fecha de la orden de compra o de venta, los números consecutivos de transacciones, la opción de llevar historia de transacciones, opciones de auto numeración para clientes, proveedores, artículos, órdenes de trabajo, de compra y de venta y en general valores por omisión de cada módulo operacional. Contiene formas básicas para ingresar los datos de las listas desplegables que sirven para identificar o agrupar, tales como: cuentas contables, términos de cuentas por pagar y cobrar, unidades de medida, leyendas de encabezados y pies de página en órdenes de venta, de compra y cheques, las monedas y sus tipos de cambio, territorios de venta, entre otros. Permite la importación de los catálogos de empleados, clientes, proveedores, productos y servicios, catálogo contable, saldos iniciales de inventarios, clientes, proveedores, cuentas contables a partir de datos de Excel. Permite cambiar las leyendas o títulos de los campos de formularios o reportes por la terminología empleada por el usuario, así como también cambiar los mensajes de error o advertencia por los que el usuario desee. Se pueden crear grupos de usuarios y configurar el acceso al sistema por cada uno de ellos. El Administrador del Sistema puede ver la relación de eventos inesperados para detectar la causa de errores de ejecución del sistema. Permite registrar información básica de contratos o proyectos, clientes, proveedores, cuentas contables y sucursales para los registros en los módulos que los requieran y si no cuenta con los módulos completos que los administran. Permite administrar documentos por proceso y tema para facilitar su búsqueda. Permite visualizar las consultas de los reportes y listados de cada módulo a efecto de facilitarle la emisión de reportes con Excel, Access u otro reporteador. Permite agregar el logotipo por empresa y la cláusula de propiedad de documentos para ser impreso en los reportes de cada módulo. Permite organizar el menú del sistema y personalizar los objetos de acuerdo a los procesos de cada departamento y terminologías de su empresa. Página 5 de 5

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