Manual de Operación del software para Ideal Internacional, S.A.

Transcripción

1 1 ERP Vescal Manual de Operación del software para Ideal Internacional, S.A. Iconos Generales: Salir Enviar a Excel Buscar Guardar o Actualizar Eliminar Eliminar un Registro Limpiar Pantalla Seleccionar Informacion Página 1

2 2 ERP Vescal Inicio del sistema Cuando iniciamos el sistema nos pide la compañía a trabajar Favor de digitar 01 y la tecla de Enter (Tecla ) A continuacion pide el usuario Actualmente el usuario es la palabra sistemas y dar Enter Solicitara la contraseña Digitar ppppcs Esto nos llevara al menu de aplicaciones o modulos del sistema, como se muestra a continuacion: Los modulos que nos atañen en este manual son Pedidos y Facturacion, los cuales tratamos a continuacion. Para ingresar al moduloo de pedidos, damos click con el mouse al modulo de pedidos Esto nos mostrara un submenu que es: Página 2

3 3 ERP Vescal Aquí inicia el proceso de Captura Captura de Pedidos 1) Observe que en la parte superior del lado derecho aparece si va a capturar un pedido o una cotización 2) Si se va a capturar una cotización me inhibe los botones de guardar, eliminar, eliminar un registro Página 3

4 4 ERP Vescal Pedido o Cotización Capturar el folio del pedido en caso de que exista en la captura un pedido que ya fue actualizado no lo va a mostrar en esta pantalla. Si deseamos capturar un nuevo pedido o cotización en este campo solo damos la tecla ENTER, en este caso el sistema nos enviara un mensaje de si deseamos dar de alta un nuevo pedido En caso de una respuesta afirmativa el sistema asigna un folio de pedido (consecutivo) En caso de una respuesta negativa el sistema regresara a pedir el folio del pedido. Página 4

5 5 ERP Vescal 3) Cliente: El sistema pide el número de cliente al que vamos a dirigir el pedido Si sabemos el numero de cliente lo digitamos aquí, en caso contrario, hacemos clic con mouse en el botón Este Botón es una generalidad del sistema, es decir, en el formulario donde usted lo encuentre quiere decir que hay un catalogo asociado al campo de la izquierda de este botón, por ejemplo en este caso el catalogo de clientes al darle clic nos muestra la siguiente pantalla: Aquí podremos buscar al cliente al cual vamos a generar un pedido. Lo podremos buscar por Nombre, ciudad, código postal, rfc o mail Página 5

6 6 ERP Vescal Arriba de cada encabezado existe un cuadro de texto el cual hace referencia a la búsqueda que necesitemos hacer Nótese el cuadro de texto que esta arriba del encabezado Nombre Cliente digitamos ferre al darle enter nos trae todos los clientes que en su nombre aparece la palabra ferre Para seleccionar el cliente damos doble clic en el renglón y así nos llevara de nuevo a la pantalla de pedidos con el cliente seleccionado Página 6

7 7 ERP Vescal Mostrando Nombre, Calle, Ciudad, Rfc, agente, etc. Una vez seleccionado el cliente, nos pide: 4) Fecha del Pedido Este campo nos muestra la fecha de hoy automáticamente la cual podremos cambiar si es necesario 5) Fecha de entrega: Al igual este campo nos muestra la fecha de hoy automáticamente la cual podremos cambiar si es necesario 6) Llamar Plantilla Al darle clic a este botón nos muestra el siguiente formulario: Página 7

8 8 ERP Vescal En este formulario el sistema nos pide la línea de los artículos a ingresar en el pedido del cliente ahí digitaremos la línea a consultar, por ejemplo 01 y le damos la tecla ENTER, esto nos desplegara: Página 8

9 9 ERP Vescal Aquí capturaremos las piezas para cada artículo que pidió el cliente en esta línea en la columna que dice Piezas Pedidas siempre dando tecla ENTER cuando capturemos las piezas Una vez terminada la captura damos el botón de salir Y el sistema nos mandara el mensaje: Se transferirán solo los productos que tiene piezas capturadas y reemplazaran los existentes en captura de Pedidos, seguro que es lo que sesea hacer? Debe dar clic en la palabra SI para proceder una vez hecho esto nos mostrara: Página 9

10 10 ERP Vescal Una vez capturado lo podemos imprimir Página 10

11 11 ERP Vescal Cuando captura una cotización y una vez impresa esta el sistema no guarda la información, solo limpia los campos y se posiciona en al cuadro de texto de pedido Como ve el proceso de captura realmente es muy sencillo ya tiene capturado su pedido. Ahora deberá proceder a actualizarlo, esto se hace dando el botón de guardar (Diskette) Página 11

12 12 ERP Vescal Como puede ver esta pidiendo el password de actualización del pedido, este password lo deberá tener la persona encargada de autorizar el pedido. Una vez que se actualiza el pedido se limpian los campos de la pantalla para capturar un nuevo pedido. Página 12

13 13 ERP Vescal Consultas de Pedidos Consulta de pedidos por número de pedido En esta pantalla podremos consultar pedidos ya actualizados en el campo Pedido le digitamos el pedido a consultar y nos muestra la siguiente pantalla Página 13

14 14 ERP Vescal En esta pantalla podemos agregar artículos a un pedido ya actualizado Página 14

15 15 ERP Vescal Acabamos de digitar el articulo 101-hs-32 con 400 piezas, le vamos a dar clic en botón guardar y lo va a anexar al pedido. Automáticamente limpia los campos y podremos volver a consultarlo Para ver que el articulo fue anexado al pedido del cliente. Página 15

16 16 ERP Vescal En la siguiente Consulta podremos consultar pedidos por diferentes filtros, como son: Por Pedido, Por Producto, Por descripción, Por Status, Por Vencimiento Vamos a Filtrarlo por Pedido: Página 16

17 17 ERP Vescal Ahora limpiamos el filtro por cliente Vamos a filtrar por producto Página 17

18 18 ERP Vescal Y así por cada uno de los filtros que existen en el formulario Página 18

19 19 ERP Vescal Modulo de Ventas y Facturación Para Ingresar al modulo damos clic al modulo llamado facturación y nos aparecen los diferentes submenús de este modulo como se muestra a continuación Catálogos El catalogo que se da mantenimiento es el de vendedores, como se muestra 1) Vendedor: es la clave de cada vendedor Página 19

20 20 ERP Vescal Como ya vimos anteriormente tiene un botón de Con el cual podremos ir a consultar todos los vendedores que en este momento estén dados de alta en el sistema Al igual podremos seleccionar un agente dando doble clic en el registro seleccionado. Página 20

21 21 ERP Vescal Una vez seleccionado no lo mostrara en la pantalla de agentes Nos solicitara: 1) El nombre del vendedor 2) % de comisión al facturar 3) % de comisión a la cobranza 4) Numero de Empleado 5) % de comisión que es el que actualmente maneja el sistema y es a la cobranza. Página 21

22 22 ERP Vescal Página 22

23 23 ERP Vescal Captura de facturas Al dar clic en el submenú capturas entramos al programa de facturación el cual nos mostrara la siguiente pantalla: Posicionándose el cursor en el cuadro de texto factura Para generar una factura nueva damos la tecla ENTER en dicho campo y nos aparecerán las siguientes opciones: Página 23

24 24 ERP Vescal Si damos clic en Factura Nueva en Blanco nos permitirá hacer una factura que no va a afectar pedido Si damos Clic en Facturar un Pedido nos pedida el numero de pedido que deseamos facturar Vamos a hacer un ejemplo con Facturar un Pedido al darle clic nos solicitara el pedido a facturar Página 24

25 25 ERP Vescal Digitamos el numero de pedido y nos trae a la pantalla todos los productos que fueron solicitados por el cliente Una vez hecho lo anterior podremos pasar a su revisión las facturas y en la siguiente pantalla se Capturan el o los comentarios de corrección a factura e información de talones de embarque Se digita la factura a revisar y nos muestra la siguiente pantalla: Página 25

26 26 ERP Vescal Se indican los cambios a realizar en la factura, así como, observaciones para el talón de embarque y se da clic en el botón de Confirme su Comentario Página 26

27 27 ERP Vescal Al terminar damos el botón de salir Regresamos a la captura de facturas y hacemos las modificaciones correspondientes, como son cambio de piezas Página 27

28 28 ERP Vescal Eliminamos el renglón del producto 102-L-12 Página 28

29 29 ERP Vescal Primero seleccionamos el registro, como se ve en la figura anterior y damos clic al botón de eliminar un registro al terminar de eliminarlo nos desaparece de pantalla dicho renglón o registro Imprimir Factura Al imprimir Actualiza automáticamente la factura afectando saldos de clientes, inventario y estadísticos de ventas. Página 29

30 30 ERP Vescal Preparación y emisión de etiquetas Es la tercera opción del submenú de captura Ahora solicitamos de que numero de folio a que numero de folio de facturas se van a generar etiquetas Página 30

31 31 ERP Vescal Una vez seleccionados de que folio a que folio damos clic en el botón que dice Siguiente y nos muestra la siguiente pantalla Página 31

32 32 ERP Vescal Aquí podremos modificar información referente a la etiqueta folio por folio (como se hace en este momento en bbx) Una vez modificadas las etiquetas procederemos a imprimirlas dando clic en el botón de Siguiente Al dar clic en el botón Siguiente nos mostrara las impresoras instaladas en su equipo Página 32

33 33 ERP Vescal Entonces seleccionamos la impresora a utilizar y una vez que se imprimieron las etiquetas damos el botón de salida Página 33

34 34 ERP Vescal Captura de Devoluciones Cuarta opción submenú de capturas (modulo de facturación) Cuando entramos a este formulario el apuntador de posiciona en el campo (texto) Devolución, vamos a crear una devolución Al dar la tecla ENTER en dicho campo nos muestra el siguiente cuadro Página 34

35 35 ERP Vescal Vamos a dar clic en el botón devolución Sobre una Factura y nos hará la petición en el campo Sobre Factura Página 35

36 36 ERP Vescal En este caso elegimos la factura 74 y al darle la tecla de ENTER nos muestra el cliente y los productos que se facturaron en dicho folio. Vamos a suponer que nos devolvieron la partida 102-L-08, esto nos lleva a eliminar de esta pantalla las demás partidas, sin que esto quiera decir que las vamos a eliminar del historial de la factura. Seleccionamos el o los renglones a quitar de la pantalla Página 36

37 37 ERP Vescal Y damos clic en el botón de eliminar uno Página 37

38 38 ERP Vescal El sistema nos dejara únicamente el producto que el cliente nos está devolviendo, ahora procederemos a imprimir Página 38

39 39 ERP Vescal Nos muestra la pantalla previa a impresión para checar piezas e importes y damos clic al botón de la impresora Al igual que las facturas una vez impreso el reporte se actualiza la información en la cartera, inventarios y estadísticos de ventas. Página 39

40 40 ERP Vescal Notas de Crédito Quinta opción submenú de capturas (modulo de facturación) Cuando entramos a este formulario el apuntador de posiciona en el campo (texto) Nota Crédito, vamos a crear una Nota de Crédito Página 40

41 41 ERP Vescal Damos clic en la opción SI y nos regresa el numero de folio de captura de la nota de crédito Capturamos el numero de cliente en caso de no conocer el numero de cliente digitamos el botón de los puntos para ir al catalogo de clientes, seleccionamos al cliente y nos muestra Página 41

42 42 ERP Vescal Procedemos entonces a capturar un documento al cual le aplicaremos el abono por nota de crédito Página 42

43 43 ERP Vescal Una vez afectado el documento procedemos a imprimir Página 43

44 44 ERP Vescal Nos muestra la pantalla previa a impresión para checar partidas e importes y damos clic al botón de la impresora Al igual que las facturas una vez impreso el reporte se actualiza la información en la cartera y estadísticos de ventas. Página 44

45 45 ERP Vescal Notas de Cargo Sexta opción submenú de capturas (modulo de facturación) Cuando entramos a este formulario el apuntador de posiciona en el campo (texto) Nota Cargo, vamos a crear una Nota de Cargo nueva Página 45

46 46 ERP Vescal Damos clic en la opción SI y nos regresa el numero de folio de captura de la nota de cargo Capturamos el numero de cliente en caso de no conocer el numero de cliente digitamos el botón de los puntos para ir al catalogo de clientes, seleccionamos al cliente y nos muestra Página 46

47 47 ERP Vescal Procedemos entonces a capturar un documento al cual le aplicaremos el abono por nota de crédito Página 47

48 48 ERP Vescal Una vez afectado el documento procedemos a imprimir Página 48

49 49 ERP Vescal Nos muestra la pantalla previa a impresión para checar partidas e importes y damos clic al botón de la impresora Al igual que las facturas una vez impreso el reporte se actualiza la información en la cartera y estadísticos de ventas. Página 49

50 50 ERP Vescal Consulta del Diario de Ventas Una vez hecho clic en esta opción nos muestra la siguiente pantalla Seleccionamos el rango de fechas a consultar en este caso escogimos del día 1 de agosto al 2 de agosto Esto nos regresa la información de facturas, devoluciones notas de crédito y cargo que fueron realizados en este rango de fechas, además de un resumen de total bruto, importe descuentos (generales), subtotal, iva y totales de cada tipo de documento mostrados en la cuadricula. Aquí podremos imprimir el reporte dándonos un total por cada tipo de documento mostrado. Página 50

51 51 ERP Vescal Resumen de Ventas Damos clic en la opción de resumen de ventas y nos muestra la siguiente pantalla Seleccionamos el mes y año a consultar y nos muestra la siguiente información. Página 51

52 52 ERP Vescal Nos muestra comparativos del mismo mes del año anterior vs. Año actual. Comparativos de acumulados de enero al mes que solicitamos año anterior vs. Año actual Página 52

53 53 ERP Vescal Podremos obtener una grafica con hacer clic en el botón Esto nos mostrara la grafica de la siguiente forma Página 53

55 55 ERP Vescal Estadísticas de Ventas En las siguientes pantallas se dan las consultas a las que se refiere cada pantalla en cada una de ellas tendremos que dar el rango de fechas de consulta una vez seleccionado el periodo damos clic en el botón BUSCAR Página 55