CURSO INSTALACION E IMPLEMENTACION ALOJA SOFTWARE HOTEL MODULO 08- Cobranzas- front Desk [1]

Transcripción

1 MODULO 08- Cobranzas- front Desk [1] Cobrar cuentas de habitación: recibos internos y facturas. Para efectuar la cobranza de las cuentas de las habitaciones tenemos 2 opciones, emitir recibo interno (informal fiscalmente), o emitir factura (formal fiscalmente). En ambos casos se puede hacer una cobranza a cuenta de la cuenta de la habitación, o cobrar el saldo de la cuenta de la habitación. Estas opciones están así indicadas en el sistema, mostrando al usuario las 2 opciones para emitir recibos y las dos opciones para facturar. Emitir recibos a cuenta de la habitación. En la opción de cobrar a cuenta ingresamos en una ventana donde se traen todos los movimientos de la cuenta de la habitación. Tenemos tres opciones para modificar el costo: La primer es elegir los movimientos a cobrar, esto se hace pulsando el botón que dice cobrar/no cobrar la línea elegida, los movimientos a cobrar quedan en amarillo, y los movimientos que no se van a cobrar quedad en líneas en blanco, adicionalmente podemos observar la primer columna donde dice COBRAR, y cada línea dice SI, o no. La segunda opción es aplicar un importe, esto quiere decir que se van a cobrar por ejemplo 1000 pesos, entonces se le pide al programa que aplique ese importe a cobrar, y que se encargue el programa de administrar ese importe en los ítems adeudados. La tercera opción permite modificar puntualmente el importe a cobrar de los cada uno de los movimientos. Una vez definido el importe a cobrar, tenemos que elegir el botón que dice efectuar cobranza, emite recibo.

2 MODULO 08- Cobranzas- front Desk [2] Pulsando efectuar cobranza ingresamos a la siguiente ventana Arriba tenemos los siguientes datos: A la izquierda los datos de la persona a quién se le emitirá el recibo A la derecha los datos del recibo a emitir (fecha, tipo de comprobante a emitir, número de comprobante (los recibos internos se reinicia su numeración en cada cambio de turno), y en que impresora se va a imprimir el comprobante). En el centro de esta ventana las líneas muestran los detalles del recibo a emitir. FORMA DE PAGO: Cuando se ingresa a la ventana por defecto esta preseleccionado el pago en efectivo. Por lo tanto, si el pago se recibirá en efectivo, entonces no es necesario seleccionarlo. Adicionalmente el pago se puede recibir en efectivo, en otra moneda, en tarjetas de crédito, en cuenta corriente de empresa, en cuanta corriente de agencias de viajes, en vouchers, en depósito bancario, o en cheques. El pago se puede recibir en cualquiera de estas formas, o en cualquier combinación de estas formas.

3 MODULO 08- Cobranzas- front Desk [3] 1- Pago en efectivo Si el pago se recibe en efectivo, solo debe seleccionar esta pestaña, e indicar que todo el pago se hace en efectivo. (esta opción es preseleccionada al ingresar a esta ventana, y no hace falta hacer este proceso, salvo el caso de que hayamos elegido otra forma de pago, y queremos indicarle al programa que corrija nuestra selección previa, y que el pago lo recibiremos en efectivo. 2- Pago en otra moneda Si recibimos un pago en otra moneda entonces debemos elegir esta opción, además de elegir que moneda vamos a recibir. Podemos recibir el pago completo de la deuda en otra moneda, para esto pulsamos el botón que está indicado en el círculo verde indicar que todo el pago se hace en esta forma Si el pago que recibimos en otra moneda es solo de una parte de la deuda, entonces debemos seleccionar la opción que está indicada con un círculo azul, indicar que cantidad se hace en esta forma, al elegir esta opción el programa nos solicita que ingresemos la cantidad recibida en la moneda seleccionada.

4 MODULO 08- Cobranzas- front Desk [4] 3- Pago con tarjeta de crédito Para indicar que el pago, o parte de él se efectúa con tarjetas de crédito, debemos entonces seleccionar tarjetas, elegir la tarjeta, indicar los datos de la tarjeta (no se deben escribir todos los dígitos del número de tarjeta), y seleccionar, si todo el pago se recibe con la tarjeta, o solo parte de él, en este último caso, se debe indicar cuál es la cantidad que se recibe con la tarjeta de crédito. 4- Pago en cuenta corriente de otra empresa Para indicar que el pago, o parte de él se efectúa en cuanta corriente de una de las empresas, debemos entonces seleccionar cta cte empresa, elegir la empresa, y seleccionar, si todo el pago se recibe en la cuenta corriente, o solo parte de él, en este último caso, se debe indicar cuál es la cantidad que se recibe en la cuenta corriente de la empresa. 5- Pago en cuenta corriente de agencia de viajes Para indicar que el pago, o parte de él se efectúa en cuanta corriente de una de las agencias de viajes, debemos entonces seleccionar cta cte agencia, elegir la agencias de viajes, y seleccionar, si todo el pago se recibe en la cuenta corriente, o solo parte de él, en este último caso, se debe indicar cuál es la cantidad que se recibe en la cuenta corriente de la agencias de viajes.

5 MODULO 08- Cobranzas- front Desk [5] 6- Pago con voucher Para indicar que el pago, o parte de él se efectúa con voucher de agencia de viajes, debemos entonces seleccionar vouchers, elegir la agencia de viajes, indicar los datos del voucher, y seleccionar, si todo el pago se recibe con el voucher, o solo parte de él, en este último caso, se debe indicar cuál es la cantidad que se recibe con el voucher. 7- Pago con depósito bancario Para indicar que el pago, o parte de él se efectúa con depósito bancario, debemos entonces seleccionar depósito bancario, elegir el banco, indicar los datos del depósito bancario, y seleccionar, si todo el pago se recibe con el depósito bancario, o solo parte de él, en este último caso, se debe indicar cuál es la cantidad que se recibe con el depósito bancario. 8- Pago con cheque 9- Para indicar que el pago, o parte de él se efectúa con un cheque, debemos entonces seleccionar cheques, indicar los datos del cheque, y seleccionar, si todo el pago se recibe con el cheque, o solo parte de él, en este último caso, se debe indicar cuál es la cantidad que se recibe con el cheque..

6 MODULO 08- Cobranzas- front Desk [6] Una vez definido todos los datos respectivos, pulsar el botón que dice imprimir comprobante. Una vez efectuada la orden de enviar la impresión el programa retorna a la ventana esperando que el usuario confirme o no la correcta impresión del comprobante. Esto debe confirmarlo con estas opciones.. Una vez confirmada la impresión correcta del comprobante se ha finalizado la operación de emisión de recibos a cuenta. La segunda opción de emitir recibo por el total del saldo simplemente debe saltear la pantalla donde modifica el importe e ir directamente a imprimir el recibo.

7 MODULO 08- Cobranzas- front Desk [7] COBRANZA CON FACTURAS La cobranza con facturas genera algunas opciones adicionales. En el caso de los movimientos a facturar permite la unificación por rubro, (esto permite por ejemplo unificar todas las bebidas, o todas las comidas en un solo movimiento), adicionalmente permite cambiar la descripción de los movimientos a facturar en el caso de que el cliente necesite un cambio en el concepto de facturación, una función más también es la de unificar todo en un solo movimiento por el total de la factura (esta opción no puede ser utilizada en ALOJA SUITE, ya que el asiento contable requiere la discriminación de los movimientos según las cuentas contables que se le vayan a aplicar a cada uno). Adicionalmente en esta pantalla se elige a quién se le va a facturar, permitiendo las opciones facturar al pasajero, a su empresa, a otras empresas, o a agencia de viajes.

8 MODULO 08- Cobranzas- front Desk [8] Una vez seleccionado a quién le vamos a facturar pulsar el botón de imprimir comprobante que hayamos elegido. Esta ventana es similar a la que ya hemos visto en recibo, solo que tiene una opción más en la forma de pago, y es NO COBRA- SOLO EMITE FACTURA. Este caso es solamente para cubrir el requisito legal de la emisión de la factura, si es que la cobranza ya se le ha efectuado en realidad emitiendo un recibo interno.

9 MODULO 08- Cobranzas- front Desk [9] Front Desk del Hotel El front desk es una instantánea de lo que está sucediendo en el hotel en el momento. Cada habitación está representada en una cuadrícula donde están escritos todos los datos generales de la habitación, número de habitación, número de pasajeros, fechas de ingreso y egreso, nombre del pasajero, y saldo pendiente de la habitación. En cada cuadrícula adicionalmente hay unos dibujos representativos, una puerta significa que esa habitación hoy se retira, un colectivo significa que esa habitación será ocupada el día de hoy, un cesto de basura significa que la habitación debe ser limpiada, un rectángulo blanco con flechas verdes significan que deben cambiarse los blancos de la habitación. Adicionalmente al hacer click en una de las habitaciones muestra a la izquierda el estado de limpieza, si la llave de la habitación la tiene el pasajero o está en la conserjería (o lo que significa si el pasajero está o no en el hotel), un aviso de privacidad solicitado por el pasajero para saber si no se lo debe molestar, y también el recordatorio si el pasajero ha recibido un mensaje externo que le debe ser entregado. Haciendo doble click en una de las cuadrículas accedemos a la cuenta de la habitación, o accedemos a la reserva en el caso de que la habitación esté desocupada y tenga una reserva que se recibe el día de hoy.

10 MODULO 08- Cobranzas- front Desk [10] En el front desk además de la información gráfica tenemos 4 listados diferentes que podemos consultar. Habitaciones a ocuparse Esta pantalla se divide en dos listados, donde están listadas las habitaciones que se ocuparán el día de hoy el listado de habitaciones que se ocuparán mañana. Habitaciones ocupadas Este es el listado de todas las habitaciones ocupadas con los datos generales de ocupación. Habitaciones a desocuparse Esta pantalla se divide en dos listados, donde están listadas las habitaciones que se desocuparán el día de hoy el listado de habitaciones que se desocuparán mañana. Habitaciones Libres Este listado informa cuales habitaciones están libres hoy y cuantos días tiene libre cada una hasta su próxima reserva. Nota de los listados del programa: Todo listado que el usuario puede consultar en pantalla tiene un par de alternativas adicionales. Por un lado haciendo click en el título de cada columna podemos ordenar el listado en base a la columna donde estamos haciendo click, si queremos que el orden sea inverso al que estamos observando entonces se debe hacer también click en el título de la columna, pero con el botón derecho del mouse. Adicionalmente si hacemos click con el botón derecho del mouse dentro del listado ingresaremos a una pantalla donde podemos manejar este listado a criterio que se necesite, como primera medida se explica que el listado donde van a ingresar permite la eliminación de cualquier dato, esta eliminación de datos solo es del listado que están consultando, y de ninguna manera se elimina de la base de datos real, adicionalmente en esa ventana permite armar listados propios eliminando líneas o columnas, o adicionalmente sumando datos numéricos de columnas, tanto de todo el listado, como si queremos de un área seleccionada que hagamos. Permite también exportar la información del listado a una planilla de Excel. Este punto aquí explicado funciona para todos los listados del programa.