MANUAL CAJAS DOKA PHARMA

Transcripción

1 CAJA a- Apertura de Caja Ventas / caja / apertura de caja Se debe abrir caja antes de comenzar a facturar. Si se desea facturar sin caja abierta, el sistema emitirá un mensaje avisando que no se encuentra ninguna caja abierta. Una vez seleccionada la opción apertura de caja, el cajero deberá completar los datos solicitados. o o o o Numero de Cajero Password Cód. De Caja: el sistema desplegara la opción de seleccionar entre caja con grilla o caja sin grilla. De acuerdo a la modalidad de trabajo de caja farmacia, deberán seleccionar la opción correcta. Monto inicial: se debe completar el importe con el que abrimos la caja al comenzar el día. 1

2 b- CIERRE DE CAJA: Ventas / caja / cierre de caja Al finalizar el turno del cajero se debe cerrar la caja para realizar posteriormente la rendición. Solo se debe completar el campo de código de cajero, y el resto de los campos los trae automáticamente el sistema. Es muy importante antes de cerrar caja, hacer todas las notas de crédito e ingresar todos los movimientos de caja realizados durante el día desde el facturador / otros movimientos de caja. (Ej: gastos) Si comienza a operar otro cajero, se debe hacer el cierre de caja e instantáneamente abrir la caja del cajero del turno siguiente. La rendición de caja se podrá realizar posteriormente. 2

3 c- CIERRE FISCAL: Ventas / caja / cierre Fiscal Desde esta pantalla se puede realizar el cierre Z y X. También podemos hacerlo desde el facturador en SOLAPA: Otros Procesos / Cierre Fiscal. El cierre Z se debe realizar obligatoriamente cada 24 horas, de no ser así el sistema no permitirá facturar. d- GRILLA DE CAJA: Ventas / caja / Grilla de Caja La grilla de caja le permite a los cajeros ver las operaciones que se van realizando en el mostrador y poder ir marcando como pagadas, las operaciones que van cobrando. Estas operaciones cobradas se incorporan a la caja del cajero que las cobro, haciendo que en el caso de haber más de un cajero, cada uno pueda rendir su caja en función de las operaciones que el mismo marco como cobradas. La grilla de caja se adapta a los procesos de cada farmacia para lo cual cuenta con dos formas diferentes de trabajo que se selecciona al momento de armar la Base de la farmacia. 1- Grilla de Caja utilizando F7 Cuando el ticket fiscal se imprime desde el puesto de venta, con F7, en la Grilla de caja el cajero simplemente va marcando los tickets que cobra. 2- Grilla de Caja utilizando F8 Cuando el ticket fiscal se imprime desde la caja, en el puesto de venta oprimen la tecla F8 y se imprime un ticket interno con el que el cliente va a la caja para ahí recién imprimir el ticket fiscal. El Ticket o comprobante interno tiene un número de movimiento y puede tener un código de barras, que sirve para localizar la operación en la grilla. 3

4 En la Grilla Podemos ver: Numero de Movimiento Fecha del Ticket Monto a pagar Total del Ticket Puesto de Venta Impreso: Figura un tilde si el TKT ya fue impreso fiscalmente. Pago: Figura un tilde si el TKT ya fue cobrado Sumar: Cuando se desea cobrar mas de un TKT a la vez, se debe tildar donde dice sumar para que el sistema muestre el monto total a cobrar en el extremo derecho de arriba de la pantalla.(s/suma:$0.00) Usuario que realizo la operación de venta. Call Center: Figura un tilde si el ticket fue un envió a domicilio Efectivo: Figura un tilde si la forma de pago del TKT fue efectivo. Las Botones que vemos en la Grilla de Caja se utilizan para las siguientes funciones: Actualiza Movimiento Todo Ticket que no haya sido impreso fiscalmente, puede ser modificado por el cajero antes de su impresión. Es decir agregar productos, modificar cantidades etc. De esta forma seleccionando el botón de Actualiza movimiento el cajero accede al ticket desde la pantalla de facturación. Una vez efectuada las modificaciones necesarias, el cajero seleccionara F7 para imprimir fiscalmente. Refrescar Datos El botón de refrescar daros se utiliza para actualizar la información de la Grilla de Caja. Facturación Con este botón accedemos directamente al facturador para generar una nueva venta. 4

5 Forma de Pago Al igual que en el facturador con la función F3 podemos modificar la forma de pago. Ver formas de Pago Este botón sirve para ver la forma de pago de un ticket. Pagar S. Suma Como hemos explicado anteriormente, cuando se desea cobrar mas de un TKT a la vez, se debe tildar donde dice sumar para que el sistema muestre el monto total a cobrar en el extremo derecho de arriba de la pantalla (S/Suma:$0.00). Una vez que seleccionamos los tickets a cobrar, se debe oprimir el botón Pagar S. suma para que el sistema marque como cobrados a todos los tickets a la vez. e- RENDICIÓN DE CAJA: Ventas / caja / rendición de caja La rendición de caja la debe realizar el cajero o la persona encargada de la caja, luego de hacer el cierre. La misma es una rendición a ciegas, donde basándose en la existencia física del efectivo; cupones de tarjeta etc., el cajero debe completar la información requerida por el sistema en esta pantalla. Una vez completada la información, se debe seleccionar aceptar y el sistema generara un reporte que mostrara las diferencias entre la información que el usuario volcó (Columna de: Entregado) y la información registrada por el sistema (Columna: A Presentar). El reporte se analizara mas adelante. En la rendición se vuelca la información que surge de la sumatoria del recuento físico de: Efectivo existente al cierre Cupones de tarjetas (Monto y cantidad) Cheques (Monto y cantidad) Notas de crédito (Monto y cantidad) Recetas de O. S. Tickets asignados a una cuenta corriente. Monto de efectivo que pasara a la caja siguiente Otras formas de pago 5

6 Si al realizar la apertura de caja completamos el monto inicial con el cual abrimos la caja, el mismo se traslada automáticamente a la planilla de Rendición de caja apareciendo como Fondo de Caja. Se deberán realizar todas las Notas de Crédito correspondientes previo al cierre y rendición de caja. f- Reporte Rendición de Caja: 6

7 En este caso vemos que tenemos un faltante en efectivo de $ Los motivos pueden ser diversos, como por ejemplo que el ticket figure como efectivo y se haya cobrado en otra forma de pago, que falte hacer alguna Nota de crédito etc. Para encontrar las causas la persona encargada de supervisar al cajero, puede utilizar los reportes del sistema para buscar la diferencia. (Ej. El reporte de movimientos detallados y el control de caja). g- CONTROL DE CAJA: Ventas / caja / Control de caja El control de caja es un reporte que nos brinda información sobre ciertas cuentas tales como: Egresos, ingresos, bancos, tarjetas, etc. relacionadas con la caja que nos servirán para el posterior control de la misma y conciliación de información. La información puede ser de un solo día o de más, de acuerdo a los parámetros que seleccionemos en el filtro del reporte. Igualmente podemos optar por ver la información de uno a varios puestos de venta, cajeros y cajas. El reporte cuenta con un resumen general y varios auxiliares. Resumen General: 7

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9 En este reporte vemos información sobre: El total de Z Cantidad de operaciones Exentas / Gravadas Cantidad de operaciones Exentas / Gravadas NC Total de ventas por Rubro Descuentos Recargos Distribución Z por formas de pago Distribución de NC por formas de pago Otros movimientos no incluidos en Z Netos finales por Formas de Pago Auxiliares de: Facturas Manuales Cobranzas en Cuenta Corriente Egresos Varios Ingresos Varios Notas de Crédito Otras formas de Pago Ventas en Cuenta Corriente Obras Sociales Bancos Tarjetas de crédito 9

10 h- RENDICIÓN DE CAJA (REIMPRESION): Ventas / caja / rendición de caja (Reimpresión). Desde esta opción podemos reimprimir todas las Rendiciones realizadas anteriormente. 10