TPVFÁCIL. Caja Real. Definiciones.

Transcripción

1 TPVFÁCIL. Caja Real. TPVFÁCIL incluye desde la versión la posibilidad de manejar dos cajas, la Caja Real y la Caja normal. La idea es esconder los datos de caja que pueden alcanzar los usuarios no administradores, para que vean sólo la información que el Administrador ha decidido. Definiciones.

2 La Caja Real será la realidad de ventas de su TPVFÁCIL. Ahí deben estar todas las ventas reales, tal y como fueron hechas durante el funcionamiento diario del programa. Hasta la versión la caja era única e invariable, y todo queda registrado en las bases de datos del programa. De esta forma los listados, las consultas o las estadísticas leen de esa información. Es lo que ahora llamaremos Caja normal. A partir de ahora, cuando estamos trabajando, se trabaja sobre esa Caja normal. Será una Caja normal que puede modificarse, de forma que se puede esconder la realidad a usuarios no deseados, que no acceden a la Caja Real, porque el acceso es restringido, y listan resultados de la Caja que el Administrador ha querido que vean. Para ver la realidad, el usuario debe acceder como Administrador a la Caja Real, desde donde básicamente se pueden hacer dos cosas: Se listan las ventas reales. Se modifica la Caja normal. Como se ha dicho, cuando trabajamos normalmente, las facturas se están grabando visibles a todos. ventas Facturas Facturas no modificables Listados, consultas y cierres Sin embargo, cuando entramos en la Caja Real, ya no podemos hacer ventas, pero podemos traerlas de la Caja normal para guardar la realidad de las ventas, y poder retocar la Caja normal después. Facturas Pasar facturas Facturas Reales Recuperar y/o modificar facturas Facturas no modificables Listados, consultas y cierres Facturas modificables Facturas reales no modificables Listados, consultas y cierres reales Cierres diferidos Acceder a la Caja Real.

3 El acceso a la Caja Real se consigue identificándose como Administrador en la selección de usuario y marcando una R (con un clic) que está oculta bajo los números. También se puede marcar la R pulsando la tecla R del teclado. Una vez marcado Administrador, la R, y la clave de Administrador, se pregunta por la clave de acceso a Caja Real, que es: La misma clave que la de administración pero con un 6 añadido al final, y teniendo en cuanta que si la longitud de la clave es 7 (siete caracteres), recortaremos la misma quitándole el primer carácter (con lo que quedan sólo 6 caracteres) De todas formas, si olvida esta regla, esta clave de acceso a Caja Real aparece en las opciones de configuración, junto a la clave de Administración. Hay una forma de localizar rápidamente que se está trabajando en la Caja Real, y es mirando la esquina superior derecha de la pantalla principal (inicial) y observar si a la palabra TPVFÁCIL le acompaña una (R). Además, en la Caja Real, no se puede vender, hacer caja, cambiar de usuario o configurar el programa, luego veremos que estas opciones están restringidas. Salir de la Caja Real.

4 Para abandonar la Caja Real, y volver a la Caja normal, podemos hacer dos cosas: Salir del programa. Al volver a entrar, basta identificarse de forma normal, y estaremos de nuevo listos para seguir vendiendo. Hacer doble clic sobre la palabra TPVFÁCIL (R) de la esquina superior derecha de la pantalla principal del programa. Esto hará que desaparezca la (R) de dicha esquina, y esto significará la salida de la Caja Real. Trabajar en la Caja Real. Una vez dentro de la Caja Real, aparecen nuevas opciones en el menú de Administración > Ventas/Caja > Facturas. Estas opciones Pasar Facturas a Real. Como las ventas se están dando de alta en la Caja normal y no en la Caja Real, debemos preocuparnos de ir incorporando las ventas de cada día a la realidad que guarda la Caja Real. En esta opción es donde lo haremos. Recuperar Facturas de Real. Como veremos ahora, desde la Caja Real se podrán modificar la ventas de la Caja normal. Qué pasa si he modificado las que no quería? Pues puede recomponer esas ventas desde la Caja Real. Cierre diferido. Permite hacer cierres de caja (Z) diferidos. Esto por ejemplo permite que se hagan de nuevo cierres Z de la Caja normal ya revisada (modificada). Revisar facturas. En esta opción podemos retocar o modificar, en bloque, grupos de facturas, sustituyéndolas por ejemplo por facturas especiales ya definidas (denominadas facturas tipo ), o eliminándole artículos de los tickets. Facturas. Es el mantenimiento habitual de Facturas, que accede a las facturas de la Caja normal, y que además permite la modificación de las mismas. Facturas Reales. Es el mantenimiento habitual de Facturas, pero que accede a las facturas de la Caja Real, y que además no permite la modificación de las mismas. A continuación se detallan las opciones de trabajo con la Caja Real. Pasar facturas a Real.

5 Las ventas, como se ha indicado, se están dando de alta en la Caja normal y no en la Caja Real, debemos preocuparnos de ir incorporando las ventas de cada día a la realidad que guarda la Caja Real. En realidad, este proceso tampoco tiene por qué ser diario. Es decir, se puede entrar una vez a la semana, o al mes, a la Caja Real, pasar las facturas de esa última semana o mes, modificar o revisar la Caja normal, y seguir trabajando. En la ventana para pasar facturas, basta indicar el rango de fechas a pasar, y pulsar el botón de traspaso. Además, y como datos orientativos, en la parte superior se indican los datos de la última ejecución de este mismo proceso. Recuperar facturas de Real.

6 Desde la Caja Real se podrán modificar la ventas de la Caja normal, pero qué pasa si he modificado las que no quería? Puede que por error haya alterado facturas que no quería. En esta opción tiene, dado que esas facturas seguro que fueron pasadas a la Caja Real, la posibilidad de recomponer su situación inicial, con sólo indicar el rango de códigos de facturas a recuperar. Cierre diferido.

7 Permite hacer cierres de caja (Z) diferidos, es decir, que se hagan de nuevo cierres Z de la Caja normal ya revisada (modificada). En el trabajo normal con el programa, al finalizar un día, o turno, se suele hacer un cierre Z. Este cierre Z ofrece un resumen de la caja hecha durante ese tiempo, leyendo de los datos de la Caja normal. Luego es posible que se revise esa Caja normal, alterando los totales de productos y de caja realizada. Esa opción que se ha comentado ya varias veces y que se explica más adelante, hace que puede ser necesario una nuevo cierre Z, que lea de esas nuevas ventas. Puede ser necesario por ejemplo, porque se guarden esos cierres hechos en papel junto a la máquina o PC. Poco sentido tiene poder modificar la caja que en el programa pueden ver los usuarios, si no concuerda con los papeles de cierre que están a su alcance. Esta opción de cierre Z diferido es similar a la de cierre de caja Z de la Caja normal, pero mientras antes la apertura se localizaba automáticamente (la última hecha), en el

8 cierre Z diferido debemos decirle al programa desde qué apertura ya hecha queremos el nuevo cierre. Para esto último está el botón de Apertura, que ofrece una ventana donde elegir la apertura deseada. Revisar facturas.

9 Desde la Caja Real podemos, como ya se ha dicho, por un lado retocar, desde el mantenimiento de facturas, las ventas hechas y por otro, hacer una revisión de varias facturas en bloque. Ambas opciones sobre la Caja normal, para que lo que vean los demás usuarios no administradores no sea la realidad que se quiere esconder. Describimos la opción de Revisión de facturas. Lo primero es listar el rango de facturas donde esté incluido el grupo que se quiere modificar, en este listado se informa de los datos generales de cada venta y de cierta información adicional útil para saber si son candidatas a ser modificadas, como son si ha sido impresa (ticket o factura) o si se marcó como revisable. Para listar las facturas deseadas, se ofrece una ventana similar a las que se usan en listados y estadísticas, donde filtramos según varias posibilidades las condiciones que cumplan las facturas. Indicados los filtros, pulsamos F2 o el icono de Buscar (lupa), y se listan las facturas: Este listado muestra las facturas, pero no marca ninguna para modificar. Debe ser el administrador el que marque como modificables las facturas que considere.

10 Al respecto el propio listado muestra las columnas de si esas facturas han sido impresas (en ticket o en factura) o han sido marcadas como revisables, en ambos casos se entiende que en caso afirmativo de alguna de las opciones, son claras candidatas a ser modificadas, pues no hay ticket que lo contradiga. Marcadas como revisables estarán las facturas pagadas en efectivo que a la hora de finalizar se decidió marcarlas como tal, marcando una R en esa ventana. Esta R se marca bien haciendo clic en ese hueco, o bien pulsando la tecla R. Una vez listadas las facturas, con doble clic de ratón sobre cada factura se confirma que se quiere modificar. Y se marca en rojo. Abajo a la izquierda aparecen dos botones que al pulsarlos marcan automáticamente como facturas a modificar todas las listadas y no impresas, o todas las listadas y revisables. No es más que un par de utilidades de marcado rápido. Cada vez que marco o desmarco una factura, en la última línea del listado se totalizan los importe totales del total de facturas listadas, y total de facturas marcadas a modificar, lo que siempre es un apoyo para decidir si seguir marcando o no. Una vez marcadas las facturas, se procederá al proceso de revisión, con el botón Revisión Facturas. Pero antes, debemos tener configurado cómo vamos a hacer el proceso de revisión. La configuración, que en principio basta hacer una sóla vez, consiste en decidir entre las dos políticas de revisión existentes:

11 Sustitución de las facturas marcadas por una factura elegida aleatóriamente de entre las elegidas como facturas tipo. Esta sustitución se refiere sólo al contenido. Es decir, la cabecera de código de factura, fecha, hora, camarero,... permanece igual. Pero los productos son sustituidos por los de otra factura, se entiende que con coste total distinto. Esto permite cambiar el total de la caja, sin cambiar el número de documentos, ni la secuencialidad de las facturas en cuanto a código y fecha y hora. Eliminación aleatória de una de las líneas de producto de la factura, si tiene más de una línea de detalle. Para acceder a la ventana de configuración basta pulsar el botón Configuración de la Revisión de Facturas y elegir la política de revisión: Botones para añadir o quitar facturas tipo En la Configuración entonces decidimos por qué ventas (tickets o facturas tipo ) se sustituirán las que vamos a revisar o modificar, o si eliminaremos una línea de cada una de las facturas marcadas.

12 El botón Revisión de Facturas inicia el proceso de cambio de las ventas, y termina con una información sobre el porcentaje de cambio de los importes totales. Al salir del programa, e iniciar la sesión como Administrador y entrar en la Caja normal, se podrá comprobar que las ventas que se ven no son las reales, sino las que se ha deseado que se vean. Querry, S.A. Dpto. de Desarrollo. Telf.: