SISTEMA DE ATENCIÓN y GESTIÓN MANUAL DEL USUARIO. SAyGeS v2.0

Transcripción

1 SAyGeS v Usuario 1.1. INGRESO Ingrese usuario y contraseña. Posteriormente hacer click en Conectar. El sistema le mostrará su pantalla principal, compuesta de Cinco pestañas: Alta Ticket Alta Tramite Tickets Tareas Tareas Vencidas La visualización de las pestañas depende de los permisos que se haya otorgado el administrador Pagina 1

2 MENU TICKETS 2.2 ALTA DE TICKETS El primer paso para poner en funcionamiento el Sistema es entregarle al cliente un Nº de Ticket para que sea atendido, ingresando a la solapa de Alta de Ticket, ingrese Tipo y Nº de Documento del cliente en la opción Documento; si ya existe en la Base de Datos, automáticamente aparecerá el Apellido y Nombre de la persona, de lo contrario, deberá llenar Ud. los datos correspondientes al Apellido, Nombre y Teléfono (no obligatorio), luego debe seleccionar el trámite que desee realizar. Pagina 2

3 Luego de ingresar los datos personales del cliente, deberá definir que tipo de trámite desea realizar. Los tramites se puede agrupar para una mejor localización de los mismos. Por ejemplo si el cliente necesita realizar una Cambio de Domicilio, deberá seleccionar el grupo Catastro y luego la opción correspondiente. En nuestro caso es Cambio de domicilio. Al hacer clic en la opción correspondiente, automáticamente se completará la caja de texto de Buscar trámite. Usted también puede buscar el tipo de trámite desde la opción de Buscar trámite, colocando una palabra relacionada. Pagina 3

4 Finalmente, una vez seleccionado el tipo de trámite, hacer clic en el botón Guardar. Usted observará que la pantalla se blanqueará para iniciar una nueva alta. En caso de ser un usuario autorizado a imprimir los tickets generados, el le preguntara si desea imprimir el ticket. sistema Pagina 4

5 Para limpiar lo ingresado puede hacer clic en el botón Limpiar 2.3 TICKETS Hacer clic en la solapa de Ticket, si existe algún trámite relacionado a la oficina que tenemos asociada, aparecerá en la parte inferior de la pantalla. Cada usuario está asociado a una o más oficinas, los clientes que puede atender es según la oficina en la que se encuentra asociado. En el siguiente ejemplo el usuario está asociado a la oficina CATASTRO, por lo tanto puede ver todos aquellos tickets generados pertenecientes a tramites de Catastro. Como podrá observar, Ud. cuenta con los datos de Nº de Ticket DNI Nombre Apellido, Trámite Estado Fecha de entrada, botón de Llamar y cantidad de llamados. y Cuando hacemos clic en Llamar todos los datos del turno pendiente pasan a la ventana de atención y se pinta la fila de color rojo para indicar a otros usuarios que la persona ha sido llamada para su atención al mismo tiempo se visualiza en los monitores de llamado. Pagina 5

6 En la sección atender tenemos 2 opciones posibles Atender o Volver. Al hacer clic en el botón Atender, aparecerá una ventana con los siguientes datos: ID Documento Apellido Nombre Trámite y Estados. En relación con la opción Estados existen tres opciones: Atendido, No presente Sin Atender de acuerdo a lo que desee asentar. Luego haga clic en Aceptar. y Pagina 6

7 Si selecciona el Estado de Atendido o No Presente, automáticamente el turno desaparecerá de la pantalla. En el caso que seleccione el Estado Sin Atender, el turno seguirá en pantalla hasta ser atendido. Si por error se le asigno al cliente un trámite no le correspondía, Usted tendrá la posibilidad de reasignar el trámite correspondiente cambiando en la lista trámites, de esta manera el cliente podrá ser atendido por el operador correcto respetándose su posición de turno según el horario que saco el ticket. 2.4 DIFERIDOS El sistema da la posibilidad de otorgar turnos diferidos, al hacer click en el menú de la Izquierda en la opción Diferidos se despliega una pantalla donde se completa los datos del turno. Pagina 7

8 Esta misma opción está habilitada para ser incorporada en su sitio web institucional Pagina 8

9 MENU TRAMITE 2.5 PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Desde esta opción se puede dar de alta una solicitud de trámite sin la necesidad de generar un turno de atención, esta funcionalidad es útil cuando los tramites tienen configurado un flujo de trabajo Pagina 9

10 Al hacer click en alguno de los tramites se despliega el primer formulario que da inicio a tramite 2.6 TAREAS Desde esta opción se puede ver las tareas Pendientes de asignación, esto quiere decir que todavía no tienen ningún usuario asignado para su tratamiento y/o resolución y las tareas Activas que son aquellas que ya se Ha asignado el usuario para su tratamiento y/o resolución. Pagina 10

11 Al hacer click en el nombre de la tarea pendiente automáticamente se pasa como tarea activa del usuario, de esta manera ningún otro usuario la podrá seleccionar. Una vez que la tarea esta en la lista de activas, el usuario hará un click sobre la tarea donde se desplegara el formulario correspondiente a la tarea. Cada tarea puede estar debidamente documentada que será visible en la sección ayuda y de esta manera evitar errores involuntarios en la carga de datos Pagina 11

12 2.7 IMPRESION TAREAS SISTEMA DE ATENCIÓN y GESTIÓN Desde esta opción se puede buscar los procesos generados y las tareas de cada uno de ellos. Al hace click en el proceso se puede visualizar las tareas que lo componen, se puede imprimir la información almacenada en cada tarea haciendo click en el botón imprimir Se puede editar la tarea para por ejemplo cambiar la asignación de usuario Pagina 12

13 MENU CONFIGURACION 2.8 CONFIGURACION TRAMITES Desde esta opción se puede configurar los Grupos de trámites, los tramites y los sectores de atención (Grupo_monitor) Alta Grupo Al hacer click en el botón Agregar grupo se despliega una pantalla que permite dar de alta un grupo que agrupara trámites Alta Sector Al hacer click en el botón Agregar Grupo Monitor se puede dar de alta a los diferentes sectores. Por cada sector se debe indicar el rango de boxes. Pagina 13

14 Agregar Tramite Para dar de alta un trámite se debe hacer click en el boton Agregar Tramite del grupo al cual se quiera agregar Se deberá indicar el nombre completo del trámite, un nombre abreviado que será el Pagina 14

15 visible en el sistema, seleccionar el grupo o sector al cual pertenece el trámite, se deberá cargar el archivo.bar generado por el motor de flujo Bonita, indicar si esta activo o no y si tiene otras tareas aparte de la atención indicar que inicie proceso 2.9 CONFIGURACION USUARIOS Desde esta opción se puede configurar los Grupos de usuarios, los usuarios y relacionar los mismos con las diferentes tareas de los procedimientos administrativos Alta Grupo Al hacer click en el botón Agregar grupos se despliega una pantalla que permite dar de alta un grupo de usuarios. Agregar usuarios Al hacer click en el botón Agregar usuarios se despliega una pantalla que permite dar de alta un usuario asociado al grupo. Se deberá indicar además en número de box al que pertenece. Pagina 15

16 Agregar Integrante Para asociar un usuario a un grupo se deberá hacer click en el botón Agregar Integrante del grupo al cual se desea agregar. Luego de deberá seleccionar el integrante y presionar el botón aceptar. Pagina 16

17 Para ver los integrantes que componen a cada grupo se debe hacer click en el registro del grupo y automáticamente se actualizara la lista de integrantes pertenecientes al grupo. Si desea modificar un usuario deberá hacer click en el botón Modificar Integrante Pagina 17

18 Se despliega una pantalla donde podrá modificar los datos básicos del usuario, desvincularlo del grupo, desactivarlo o cambiar el box al cual pertenece ADMINISTRACIÓN TAREAS Desde esta sección se configura todos lo referido a las tareas de cada procedimiento, al seleccionar el proceso y la versión el sistema trae todas las tareas que lo componen, esto es posible dado que cuando se configurado el tramite se cargo el archivo.bar diseñado con bonita Pagina 18

19 Se indica cual es la tarea de inicio, si la van a ser visible por todos, si va a ser visible por el iniciador externo, si es la última tarea y si se le habilita la opción de imprimir. Se adjunta el reporte correspondiente a la tarea y se carga la documentación correspondiente para que sea visualizada en el sector ayuda del usuario. Asociar Grupos a Tareas Pagina 19

20 Para asociar a cada grupo de integrantes a cada tarea del proceso se debe seleccionar el proceso o tramite, luego la versión del mismo y por último la tarea Se puede indicar cual es el grupo o individuo responsable de resolver la tarea 2.11 ADMINISTRACION DE PERMISOS Desde esta opción se puede configurar el acceso a los usuarios. En primer lugar se debe selección el usuario al cual se le quiere dar permisos de acceso, luego deberá indicar a que aplicación podrá acceder tildando lectura / escritura según el nivel que se le quiera dar. Para simplificar la operatoria se puede Pagina 20

21 indicar que tiene los mismos permisos que otro usuario. Por último deberá presionar el botón Guardar para confirmar los permisos del usuario ADMINISTRACION DE DIFERIDOS Desde esta opción se podrá configurar el rango del horario de atención y el intervalo de cada turno, de esta manera se puede limitar la cantidad de turnos diferidos que se otorgan. A los turnos que se saquen desde la web se les enviara un mail para la confirmación del mismo, en Parámetros Mail se debe indicar los datos del servidor de correo. MENU SISTEMAS 2.13 AUTOCONSULTA Desde esta opción se puede acceder a la pantalla con opciones disponibles para Pagina 21

22 puestos de auto consulta. SISTEMA DE ATENCIÓN y GESTIÓN Al presionar cada botón se imprime un ticket con el tramite genérico correspondiente MONITOR Desde esta opción se puede acceder a la pantalla del monitor de llamadas, cada vez que el usuario hace click en el botón llamar de la interfaz de ticket se muestra en el monitor en el sector correspondiente el numero de ticket y el puesto del cual fue llamado. Pagina 22

23 2.15 TURNOS WEB La interfaz web esta disponible para las personas que quieran sacar un turnos desde la pagina web institucional. Pagina 23

24 Una vez cargado todos los datos del turno, el sistema enviara un mail pidiendo confirmación, al confirmarlo el turno queda efectivo, en el caso de no confirmarlo dentro de las 24 horas desde que fue dado de alta, el sistema automáticamente anulara el turno. MENU INFORMES 2.16 INFORMES TICKETS Desde esta opción se puede generar diferentes informes estadísticos de atención Pagina 24