L U I S P A T I Ñ O IN FOR M Á T I C A SIS T E M A S AVA N Z A DOS

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2 1 EFACTURA ONLINE INTERFACE DE EFACTURA ONLINE BARRA SUPERIOR ÁREA DE TRABAJO. PESTAÑAS EMPRESAS PERSONALIZAR FACTURA CLIENTES FACTURAR CREAR UNA NUEVA FACTURA GESTIONAR MIS SERIES DE FACTURAS BUSCAR IMPRIMIR FACTURA FACTURA ELECTRÓNICA ENVIAR FACTURA POR

3 1 efactura Online efactura Online es una herramienta web para gestionar la facturación de pymes y autónomos. En el diseño de efactura Online se han cuidado al máximo los principios de usabilidad y sencillez. Para conseguirlo se han seguido las líneas más innovadoras y la tecnología de desarrollo más avanzada del mercado, lo que permite crear herramientas de fácil el manejo desde el primer momento. efactura Online nos permite realizar las siguientes operaciones: Creación de facturas con opción de incluir retenciones y recargo de equivalencia. Impresión de facturas en formato PDF. Generación de factura electrónica firmada con certificados digitales y DNI electrónico. Envío por de facturas en PDF y factura electrónica. Contabilización de las facturas en ContaOnline. Creación, modificación y eliminación de empresas. Creación, modificación y eliminación de clientes. 1.1 Interface de efactura Online Al acceder a la aplicación puede observar el área general de trabajo que el programa presenta. Esta pantalla consta de varias partes. Una es la barra superior y otra el área de trabajo propiamente dicha. 3

4 1.2 Barra Superior En este apartado puede observar las distintas opciones generales de la usabilidad de la aplicación. Las distintas opciones que puede encontrar son: Empresa. En este apartado se nos muestra la empresa activa en ese momento y con la que va a trabajar. Al pulsarlo puede modificarla o cambiarla. Fecha. Muestra la fecha que figurará en las operaciones contables que esté introduciendo en ese momento. Puede modificarla si lo desea, pulsando sobre la opción. Usuario. Esta parte nos informa sobre el usuario activo que está trabajando. Puede cambiarlo si lo desea. Sage Responde. Área de ayuda Técnica al usuario a través de la suscripción del servicio de soporte de Sage. Salir. Desde este apartado cerrará su sesión y saldrá de la aplicación. Ayuda. Al pulsar esta opción le permitirá consultar dudas sobre el manejo de la aplicación. 1.3 Área de Trabajo. Pestañas En el área de Trabajo propiamente dicha encontramos en la parte superior una serie de pestañas con las opciones de la aplicación. 4

5 2 Empresas Desde esta pestaña de efactura Online, puede Añadir, Modificar o Eliminar los datos fiscales de la empresa con la que quiere trabajar y que serán los que aparezcan como emisor de las facturas. Si quiere Añadir una empresa nueva, pulse sobre la ventana de Qué puedo hacer aquí?, donde le indica Nueva Empresa. Acceda a los datos de la empresa pulsando el botón modificarlos. y podrá completar o 5

6 Al pulsar Acceder, efactura le direcciona a la pestaña de Personalizar Factura. Es decir, que puede cambiar los datos de su empresa desde ambos lados y el resultado es el mismo. Dentro de las opciones de los datos de la empresa, puede, pulsando sobre este botón. Para Eliminar una empresa y sus datos, pulse sobre la opción en el listado. 6

7 3 Personalizar Factura Desde esta pantalla podemos cambiar los datos fiscales de la empresa con la que estamos trabajando en efactura y que serán los que aparezcan como emisor de la factura. Simplemente tendremos que modificarlos y pulsar sobre el botón de aceptar. Puede hacer estas modificaciones también desde Empresas. El resultado es el mismo. 7

8 4 Clientes En esta pestaña cuenta con el listado de Clientes a los que ha facturado. Puede exportar este listado a un archivo Excel con la opción exportar. Si quiere Añadir un nuevo cliente, hágalo desde la ventana de Qué puedo hacer aquí?, situada a la izquierda de la opción. También puede realizar una Búsqueda de Clientes, utilizando la misma ventana de Añadir Cliente. Si necesita Modificar o Eliminar los datos de un Cliente, acceda a él desde el listado y en la parte izquierda, en la ventana de Qué puedo hacer aquí?, pulse sobre la opción elegida. 8

9 5 Facturar Esta pestaña de efactura Online es la que abre por defecto. Desde aquí podemos realizar la factura propiamente dicha. Debemos indicar los datos del cliente, que al pulsar Aceptar, se quedarán guardados. Puede exportar si lo quiere a Excel el Listado de facturas emitidas. 5.1 Crear una nueva factura Desde la ventana de la izquierda, podemos acceder a esta opción: 9

10 Desde esta opción damos de alta una nueva factura. Es tan sencillo como rellenar una factura en papel. Primero indicaremos el NIF del cliente y efactura nos presentará automáticamente los datos fiscales del cliente si ya le hemos facturado previamente, en el caso de que sea la primera vez que le facturamos indicaremos los datos fiscales del cliente y efactura guardará automáticamente su ficha. efactura nos presenta automáticamente el siguiente número de factura, aunque si queremos cambiarlo no hay ningún inconveniente. También podemos seleccionar otra serie de factura y efactura presentará el número correspondiente para dicha serie. Con respecto a los artículos de la factura, si indicamos la referencia, efactura nos presenta automáticamente los datos del artículo que indicamos en la última factura que utilizamos esa referencia de artículo. Si indicamos una referencia que no hayamos utilizado para facturar previamente, entonces, efactura queda a la espera de que se indiquen la descripción, las unidades, el precio y el porcentaje de IVA. Opcionalmente se puede aplicar un descuento por cada línea de pedido. Además, podemos incluir retenciones y recargo de equivalencia en la factura según nuestras necesidades. Para esto, simplemente pulsamos sobre el menú de la derecha: "Mostrar IRPF" o "Mostrar Recargo de Equivalencia" y efactura recalcula automáticamente los datos L Ude I la Sfactura. P A Si T queremos I Ñ O quitar las retenciones o el recargo pulsaremos sobre:"ocultar IRPF" o "Ocultar Recargo de Equivalencia". Por último, es importante indicar que al crear una nueva factura efactura descontará una unidad a las facturas que tenemos contratadas. Antes de pulsar el botón "Aceptar", efactura nos avisará con un mensaje. Siempre podremos consultar el número de facturas que tenemos disponibles y los consumos en el cuadro de la derecha. 5.2 Gestionar mis series de facturas En la misma ventana de la izquierda, donde aparece Crear una nueva factura, debajo tenemos la opción Gestionar mis series de facturas. Desde esta opción podremos modificar los datos de las series de facturas que vayamos creando para la empresa con las que estemos trabajando. Por defecto, la serie que utiliza efactura es una serie en blanco. Para modificar los datos de una serie, después de pulsar "Gestionar mis series de facturas", seleccionamos la serie que vamos a modificar utilizando la lista desplegable que aparece en: "Seleccionar serie", después pulsaremos sobre la opción de "Modificar datos de la serie" del submenú de la izquierda. Para crear una nueva serie de facturas, pulsaremos sobre la opción del menú de la derecha: "Nueva serie". Es importante indicar que efactura Online sólo gestiona series 10

11 con un único carácter alfanumérico por lo que sólo se permitirá indicar un carácter al nombre de la serie. Otro punto importante es que podemos indicar el número de factura inicial que será el primero que presentará efactura Online cuando realicemos una factura con esta serie. Cuando estemos facturando y necesitemos utilizar una de las series de facturas que hemos creado simplemente la seleccionaremos utilizando el desplegable que tenemos a la izquierda del número de factura. 5.3 Buscar En la ventana donde están las anteriores opciones, cuenta también con un potente filtro para buscar, bien por una palabra clave, por un periodo de tiempo, por un estado contable, y puede elegir si desea agrupar su búsqueda o no. 5.4 Imprimir factura Una vez creada la factura podemos generar el fichero en formato PDF pulsando el botón que se incluye en la página de la factura. Es importante indicar que una vez que pulsemos sobre esta opción la factura no será modificable. 5.5 Factura electrónica Una vez creada la factura podemos generar su factura electrónica y firmarla. Esta firma se puede realizar tanto con certificados digitales como con el edni. Es importante indicar que una vez que pulsemos sobre esta opción la factura no será modificable. La firma electrónica funciona con la aplicación JAVA, si no la tiene instalada efactura lo detectará automáticamente y le enviará a la página para su instalación. Una vez instalada la máquina de JAVA le presentamos los pasos que se requieren para firmar la factura electrónica. Los pasos a seguir son: En la primera pantalla debemos indicar que aceptamos ejecutar la aplicación y marcaremos el check si no queremos que vuelva a preguntárnoslo. En la segunda pantalla debemos también indicar que aceptamos ejecutar la aplicación y marcaremos el check si no queremos que vuelva a preguntarnos. A continuación y dependiendo de la versión de la máquina de JAVA instalada nos aparecerá una última pantalla a la que debemos contestar "No" para finalizar el proceso de firma. 11

12 5.6 Enviar factura por Si necesita enviar una factura por correo electrónico, sitúese dentro del documento a enviar y en la ventana de la izquierda de Qué puedo hacer aquí?, existe una opción que es Enviar factura por . Púlsela y siga los sencillos pasos para realizarlo. Pantalla principal: Esta pantalla consta de varias partes. Una es la barra superior y otra el área de trabajo propiamente dicha. 12

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