INVENTARIO INTRODUCCIÓN RESUMEN DE PASOS

Transcripción

1 INVENTARIO INTRODUCCIÓN Es habitual que en las empresas realicen a final de año un Inventario. Con este proceso se pretende controlar el nivel de stock existente, para iniciar el nuevo ejercicio, conociendo las existencias reales que se tienen en el almacén. RESUMEN DE PASOS 1.1. Paso 1: Creación Regularización y Conteo Creación de la Regularización en la aplicación y recuento de las unidades existentes de cada artículo en el almacén Paso 2: Introducción Regularizaciones Una vez realizado el conteo, se deben introducir en la aplicación los datos obtenidos. Este proceso no genera movimientos de almacén hasta su validación definitiva. La introducción de estos datos se realiza de forma diferente en función de si el recuento se hace de forma manual o mediante dispositivos lectores de códigos de barras. Ambos procesos están contemplados en este documento Paso 3: Actualización Regularizaciones Finalmente, deberemos ratificar los datos introducidos, generando movimientos en el almacén. Esto significa que modificaremos el stock registrado en la aplicación. Edición Características Recuento (Cabecera Regularizaciones) Impresión Propuesta de Regularización Conteo Stock Introducción Stock (Líneas Regularización) Actualización Regularización Movimientos Almacén Stock Desactualización Traspaso Histórico

2 OPERATIVA RECOMENDADA: PASOS A SEGUIR A continuación detallamos la operativa recomendada para la realización del proceso de inventario. Incluye algunos pasos no indicados en el resumen. Paso 1. Congelación inventario Antes de iniciar el proceso de inventario, recomendamos hacer una fotografía de la situación del stock antes de iniciar el recuento. Como veremos más adelante, esto nos servirá para poder comparar las diferencias detectadas en cuanto a la cantidad de stock. Almacén -> Inventario -> Congelación de Inventario Además, recomendamos que este proceso se valore a Coste Medio, para que el proceso de congelación sea prácticamente inmediato. En el caso de querer guardar la congelación con la Condición de Compra o al Último Precio de Compra, el proceso es más lento. Paso 2. Inicialización a 0 del Stock Al Inicializar a 0 el Stock se asegura que los artículos no recontados queden con un stock a 0, y no puedan quedarse con un Stock erróneo. Ficheros -> Utilidades -> Funciones especiales -> Almacén -> Stocks -> Inicialización a 0 del Stock Este proceso debe realizarse con Fecha un día anterior a la Fecha de la Regularización del Inventario. Nota: La inicialización a O del Stock no se ejecuta sobre aquellas ubicaciones de Reserva Obras, Reserva Depósitos ó Reserva Producción. Si quiere dejarse a 0 el stock de estas ubicaciones deberá procederse retornando material de estas ubicaciones con el documento correspondiente a cada caso. Nota: En el caso de emplear la gestión de Albaranes Únicos el programa genera un movimiento de reserva correspondiente a los Albaranes que están en situación de Asignación Incompleta, es decir, Albaranes de material preparado pero que no ha salido del almacén. El stock en esta situación tampoco se inicializa a 0 por lo que debe tenerse en cuenta a la hora de realizar el proceso de inventario.

3 Paso 3. Proceso de Creación de Regularizaciones Almacén -> Regularizaciones -> Mantenimiento Antes de iniciar el conteo de las unidades de cada artículo debemos: Paso 3.1.: Crear en la aplicación una Regularización a. Pulsar el botón Alta e informar de los campos de la Cabecera b. Pulsar el botón Guardar Una vez dada de alta la regularización, informaremos sobre los datos de carácter general: - Cód. Recuento: Código identificativo de la Regularización dentro de la Aplicación. - Motivo: Descripción del motivo de la Regularización. - Fecha Recuento: Como los movimientos de almacén se realizarán con la fecha aquí informada, debemos tener en cuenta que las cantidades introducidas deben reflejar la situación del almacén al final de este día. - Ordenación: Orden que tendremos que seguir al listar e introducir las cantidades: - Código Propio: Los artículos se ordenan según su código propio. - Ref. Fabricante: Los artículos se ordenan según la Referencia del Fabricante. - Marca-Referencia: Los artículos se separan por marcas y dentro de cada marca se ordenan según la Referencia del Fabricante. - Manual: Los artículos los vamos seleccionando uno a uno. -

4 - Ubicación: Los artículos se ordenan por Ubicación y dentro de cada ubicación aparecen los artículos con su stock ordenados por código propio. - Marca-Código Propio: Los artículos se ordenan por Marca y dentro de cada marca se ordenan por Código Propio. En el caso que el recuento se efectúe mediante el uso de Terminales Lectores de Códigos de Barras el tipo de ordenación seguido no es relevante, por lo que se recomienda en estos casos utilizar la ordenación por Código Propio. - Sólo Artículos con Stock: Si activamos esta opción en la regularización únicamente propondrá recontar los artículos que tengan stock 0. - Desde / Hasta Situación: únicamente introduciremos los artículos incluidos en el rango informado. Si incluyéramos un artículo que no corresponde a esas situaciones, aparecerá un aviso. Paso 3.2.: Impresión de listado Finalmente, antes del recuento imprimiremos un listado con todos los artículos a controlar. Estos artículos aparecerán ordenados según la ordenación establecida al crear la regularización (paso anterior). Funciones > Impresiones --> Propuesta de Regularización En este listado impreso anotaremos las cantidades recontadas de cada artículo. En el caso de efectuar el recuento con Terminales Lectores de Códigos de Barras en principio ese Listado no es necesario, aunque puede utilizarse como refuerzo. El Listado dispone de las siguientes opciones: Mostrar Cantidades Recontadas: Muestra en el Listado el dato contado y que se ha introducido en el detalle de esta Regularización de Inventario. Sólo Artículos sin Recuento: Únicamente muestra artículos que no estén incluidos en el detalle de la Regularización de Inventario.

5 Nota: En el caso de instalaciones con las ubicaciones activas, en este Listado únicamente salen los artículos que tengan un registro de stock para el artículo y la ubicación. Por tanto, un artículo sólo aparecerá asociado a las ubicaciones en las que tiene o hayan tenido stock. Paso 4A. Introducción Manual de los Datos del Recuento Una vez hayamos recontado la cantidad de material que tenemos en nuestro almacén, será el momento de ajustar el stock informado en la aplicación. Paso 4.1.: Crear en la aplicación una Regularización Selecciona la regularización de la cual quieres informar su detalle y pula el botón Detalle Recuento. Seleccionar la Regularización y pulsar el botón Detalle Recuento Paso 4.2.: Introducir datos (introducción manual) Pulsar el botón Alta e informar del detalle

6 Exceptuando el caso en que hayamos elegido Ordenación Manual, nos aparecerá el artículo a regularizar según el criterio de ordenación seleccionado. En el caso de Ordenación Manual debemos introducir el código del artículo a regularizar. Si el artículo está incluido en un contenedor además deberemos identificar la matrícula. Una vez seleccionado el artículo debe introducirse la Cantidad de Recuento del artículo. Por defecto en este campo aparece el stock real del artículo en el almacén en la fecha informada en la cabecera de la regularización. En el campo Coste Difer. Material podemos informar del coste del Artículo de forma que se valora el movimiento de regularización del artículo según el coste aquí indicado. El coste aquí informado afectará sobre el coste de la ficha del artículo según la fórmula habitual de cálculo de Coste Medio Ponderado en el caso de realizarse un movimiento de entrada de material. Si está habilitado el Módulo de Ubicaciones el stock que aparece corresponde al de la ubicación indicada. Atención: En el proceso de Regularización de Inventario, no se pueden recontarse las Ubicaciones que estén marcadas como Reservada Obras, Reservada Depósitos y Reservada Producción. Estas ubicaciones deben regularizarse con las opciones correspondientes del Módulo de Depósitos, Control Stock en Obras o en Producción. En caso de no querer regularizar un determinado artículo mediante el botón Omitir Línea podemos saltarnos el artículo en cuestión y pasar al siguiente artículo según el criterio de ordenación. Paso 4.3.: Guardar. Pulsar el botón Guardar y repetir el proceso descrito hasta haber regularizado todos los artículos. Paso 4B. Introducción Recuento mediante Terminales Vía Radio Los Terminales Lectores Vía Radio funcionan conectados On-Line con la aplicación, esto implica, que los datos que se van indicando desde el operario que está en el Almacén se registran automáticamente en la aplicación. Para introducir los recuentos en el terminal deberán seguirse los siguientes pasos: - Acceder a la opción Almacén Regularización - Introducir el Código de Recuento informado en el Paso 1. - Posteriormente se solicita el Código de Ubicación (si está activado este módulo), Artículo, y Cantidad Recontada.

7 Paso 5. Actualización Regularización Si queremos que se realicen los movimientos de almacén consecuencia de la regularización debemos seleccionar la regularización y pulsar el botón Actualizar. La actualización genera movimientos de almacén en la fecha de recuento indicada y con la descripción correspondiente al motivo de la regularización. Si cometiéramos algún error, podríamos volver atrás. Para ello se deberá desactualizar pulsando el botón Actualizar con lo que se eliminan los movimientos de almacén. Botón actualizar Atención: Antes de actualizar es recomendable asegurarse de que el recuento se ha efectuado correctamente en todo el almacén. Para efectuar esta comprobación, disponéis del Listado Propuesta Regularización. Este listado permite visualizar únicamente aquellos artículos de una determinada marca que no hayan sido modificados en el recuento. Para crear este listado deben informarse los siguientes límites: -Activar opción Mostrar Cantidades Rencontadas. -Activar opción Sólo Artículos Sin Recuento. Paso 6. Comparativa de inventario La comparativa nos permitirá ver las diferencias detectadas entre el stock registrado en la aplicación antes de hacer el Recuento (fecha en la que se realizó la Congelación de Stock Paso 1), y el Stock

8 finalmente establecido después de hacer el Recuento. Esta comparativa puede realizarse por Marcas, y puede valorarse la diferencia. Imprimir -> Comparativa Congelación Inventario Esta Comparativa puede efectuarse indistintamente, antes o después de actualizar la Regularización. LISTADO DE INVENTARIO Almacén > Inventario --> Listado a una Fecha Si nos interesa, podemos agrupar los artículos a nivel de Delegación (y se mostrará solamente el stock existente en cada delegación) o bien a nivel de Ubicaciones (y se mostrará el stock existente en cada ubicación del almacén). El listado muestra el stock existente al inicio del día indicado (o lo que es lo mismo, al final del día anterior) La valoración del inventario puede realizarse a: Coste: Coste Medio Ponderado del Artículo en la fecha del Listado. Condición de Compra: Coste en función de la Condición actual de Compra ofrecida por el Proveedor Habitual del Artículo. A última Condición de Compra: Recupera el coste de la última Factura de Compra del artículo en cuestión.

9 OTRAS CONSIDERACIONES ESPECIALES: ALBARANES ÚNICOS En algunos almacenes puede ser habitual disponer de una gestión de Albaranes Únicos que permita incluir varias Asignaciones de Pedido en un único Albarán final. Esta gestión implica la generación de unos movimientos de reserva de material para poder diferenciar el stock incluido en esas Asignaciones Incompletas del resto del material del Almacén, de forma que no pueda estar disponible para servir en otros Pedidos o en ventas directas. Esta gestión de reservas incluidas en los Albaranes Únicos genera una serie de movimientos contra una ubicación de reserva denominada alb-uni-co, tanto si la instalación utiliza Ubicaciones en el Almacén como si no se tienen activadas. De esta manera, el stock reservado del material se ve incrementado a partir de las Asignaciones Incompletas decrementándose una vez se marque el Albarán como Entrega Completa. Recomendación de Uso Pese a que el stock existente en esa reserva sigue incluyéndose dentro del stock real de nuestro Almacén, esta reserva únicamente se puede incrementar/decrementar mediante las Asignaciones Incompletas y su posterior Entrega Completa, por lo que el material incluido en la Gestión no deberá recontarse dentro de los procesos de Regularización de Inventario. De esta forma, en las Regularizaciones de Inventario únicamente se deberá recontar aquel material realmente disponible en el Almacén sin incluir los stocks reservados en Asignaciones Incompletas. Se recomienda por tanto, que al efectuar el inventario se aparte físicamente el material que está en albaranes en Asignación Incompleta, y por tanto no se cuente este stock, de forma que en el detalle de la Regularización únicamente informamos del stock que no está en Reserva. Recuento con Reservas en Instalación Sin Ubicaciones Tal como hemos indicado anteriormente, aunque la instalación no disponga de Ubicaciones, el programa genera stock en la ubicación alb-uni-co, por tanto, cuando introducimos datos de recuento en un artículo que está en un albarán único, se debe considerar que en la ubicación del Almacén (ubicación blancos) únicamente se debe informar el stock no incluido en Albaranes Únicos pendientes de completar. El stock reservado correspondiente a estos Albaranes Únicos se regularizará una vez se completen estos Albaranes y por lo tanto se haga la salida final del material.

10 Recuento con Reservas en Instalación Con Ubicaciones El programa muestra el registro de stock contra la ubicación alb-uni-co, pero no deja modificar su valor puesto que controla que esta ubicación está marcada como reservada. Por tanto, en instalaciones con ubicaciones activas no es posible alterar el valor de la cantidad reservada en un recuento de inventario. Este stock reservado correspondiente a Albaranes Únicos se regularizará una vez se completen estos Albaranes y por lo tanto se haga la salida final del material.