Manual Básico de Facturación Electrónica

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1 Manual Básico de Facturación Electrónica 14 VENEGAS & CHÁVEZ CONSULTORES, S.C.

2 Contenido Generales... 2 Unidades de Venta... 4 Catálogo de Servicios... 5 Catálogo de Clientes... 8 Facturación Desbloquear contraseña Respaldar una empresa...

3 A continuación se detallarán algunas de las operaciones básicas para realizarse en el programa de Facturación Electrónica de Contpaqi. Generales El icono del programa es una esfera de color morado, para iniciarlo hay que darle doble clic al que dice CONTPAQi FACTURA ELECTRÓNICA. Una vez ingresado al programa aparecerá una ventana de registro en la cual seleccionará Aceptar sin modificar nada, en caso de que tenga un Código de usuario y Clave de acceso deberá llenar los campos correspondientes y luego dar clic en Aceptar. A continuación aparecerá una ventana de información en la cual solamente daremos en Cerrar, en caso de que no quiera que aparezca puede deseleccionar la casilla Mostrar

4 La interfaz del programa es como la siguiente, aquí podremos identificar varias secciones, las que veremos más adelante son Configuración, Catálogos, Empresas y FACTURA ELECTRÓNICA. Nota: Si al entrar a la interfaz solicita una contraseña pueden ingresarla en caso de conocerla o dar clic en el botón Cancelar

5 Unidades de Venta Dar de alta una unidad de venta es un paso que se hace solamente una vez por cada nueva unidad de venta requerida, por ejemplo, si ya has dado de alta la unidad Kilogramo ya no es necesario darla de alta cada nueva factura, sin embargo si no tenemos dada de alta la unidad Tonelada y vamos a facturar en esa unidad, es necesario darla de alta y asignarla al servicio (esto último lo explicaremos más adelante). Para dar de alta una unidad nueva la ruta a seguir es Configuración Unidades de venta Nos aparecerá una ventana como la siguiente, en la cual para dar de alta una nueva unidad deberemos ingresar el nombre en el campo Nombre, por ejemplo PIEZA, y en el campo Captura la abreviatura, por ejemplo PZA. Al tenerlo listo damos clic en el botón Nuevo, nos abrirá una ventana y damos clic en la opción Sí.

6 Catálogo de Servicios Al igual que las Unidades de Venta, los servicios (productos) se dan de alta solamente una vez por cada nuevo registro requerido, por ejemplo, si ya está registrado el servicio Jitomate no es necesario darlo de alta cada factura, sin embargo si vamos a facturar por concepto de Lechuga y no lo tenemos registrado, sí es necesario darlo de alta por primera vez. Es importante recalcar que cada servicio registrado tiene su Unidad de Venta asignada, si desea cambiar la unidad es necesario dar de alta otro servicio con el mismo nombre y distinta unidad, por ejemplo si tiene registrado Jitomate con la unidad Kilogramo y desea realizar una factura en Toneladas deberá registrar otro servicio de Jitomate pero asignándole ahora la Unidad deseada. Para dar de alta un servicio nuevo la ruta a seguir es Catálogos Servicios Nos aparecerá una ventana como la siguiente, Ahí veremos una lista de los servicios que tenemos dados de alta, para dar de alta uno damos clic en el botón Nuevo

7 En la ventana que se abrirá deberemos introducir el campo de Código y Nombre, el primero será un número el cual dependerá de cada organización el código que desee asignar al servicio, normalmente se recomienda llevar un control consecutivo (1, 2, 3, ). En el caso del Nombre irá el concepto del Servicio/Producto por ejemplo Servicio Contable o Lechuga. Una vez ingresados los dos campos anteriores, damos clic en el botón guardar de la parte superior, luego en la sección Unidad de venta: seleccionamos la casilla Manejar unidad en el campo Unidad podremos ingresar la abreviatura de ésta, ejemplo PZA o dar clic en el botón que dice F3 el cuál nos abrirá la lista de unidades registradas que tenemos.

8 Una vez terminado lo anterior bastará con dar clic en el botón Guardar para que quede registrado

9 Catálogo de Clientes Los clientes también se registrarán solamente una vez por cada registro nuevo requerido, por ejemplo si tiene registrado al cliente Juan Pérez y va a hacerle una factura, no es necesario registrarlo de nuevo; Sin embargo si va a facturar al cliente Pedro López y no está registrado, deberá primero registrarlo para poder facturarle. Para dar de alta a un cliente nuevo la ruta a seguir es Catálogos Clientes Nos aparecerá una ventana como la siguiente, Ahí veremos una lista de los clientes que tenemos dados de alta, para dar de alta uno damos clic en el botón Nuevo En la ventana que se abrirá deberemos introducir el campo de Código y Nombre, el primero será un número el cual dependerá de cada organización el código que desee asignar al cliente, normalmente se recomienda llevar un control consecutivo (1, 2, 3, ). En el caso del Nombre irá el nombre del Cliente u Organización por ejemplo Juan Pérez López o Venegas & Chávez Consultores, S.C. Además se deberá poner el RFC en el campo correspondiente de la sección Datos del cliente

10 Una vez realizado lo anterior debemos dar clic en el botón Guardar, luego en el botón Domicilio y nos abrirá una ventana como la siguiente, en ésta deberemos registrar los datos solicitados.

11 Una vez llenados los datos damos clic en el botón Guardar y nos regresará a la ventana anterior, verificamos que todo esté correcto y damos clic en el botón Guardar para que quede registrado nuestro nuevo cliente.

12 Facturación Una vez que tenemos registrados nuestras unidades de venta, clientes y servicios podemos proceder a realizar la facturación. Nuestro primer paso es buscar el icono, en el panel del lado izquierdo, que se llama FACTURA ELECTRONICA una vez ahí nos abrirá una ventana con la lista de facturas realizadas. Para realizar una factura debemos dar clic en el botón Nuevo.

13 Si el sistema está protegido por contraseña aparecerá una ventana como la siguiente, en la cual deberemos ingresar la Contraseña de clave privada y luego dar clic en el botón Aceptar A continuación se abrirá una ventana con los generales de la factura en donde encontrarás Fecha, Serie, Folio, estos datos aparecen automáticamente, luego viene el campo de Cliente en este debemos ingresar el código (número) de cliente a quien vayamos a facturar o podemos seleccionarlo dando clic en el botón F3 el cual abrirá una lista con los clientes que tenemos. Una vez seleccionado el cliente al dar Enter varias veces o Doble clic en la zona blanca (debajo del texto Código en la pestaña Movimientos ) se abrirá una

14 ventana como la siguiente. En esta registraremos uno por uno los movimientos de la factura, en el campo Observaciones pondremos cualquier observación referente al movimiento, en el campo Servicio pondremos el código del Servicio/Producto o lo seleccionamos de la lista dando clic en F3. Después de eso llenamos el campo Cantidad y Precio. Cuando terminamos de registrar la operación damos clic en el botón Guardar y luego en Cerrar (si desea agregar más movimientos, en vez de Cerrar deberá dar clic en Nuevo y repetir el paso anterior). Cuando se haya terminado de registrar los movimientos y cerrado la ventana de movimientos nos regresará a la pantalla principal de las facturas, ahí debemos localizar las 5 pestañas que están debajo de los datos generales de la factura, estas son 1 Movimientos, 2 Generales, 5 Información Adicional, 6 Usuario y 7 Pagos. Al identificarla deberemos dar clic en la tercer pestaña 5 Información Adicional y nos aparecerá una pantalla como la siguiente. En esta debemos llenar los campos Lugar de expedición con el lugar en donde se expida la factura, por ejemplo Cortazar, Guanajuato, México.

15 Luego en el campo de Método de pago y Número de cuenta de pago debemos llenarlo, por ejemplo Transferencia para el método y 0123 en el número de cuenta (ya que este sólo requiere los últimos 4 dígitos de la cuenta). En caso de no conocer estos datos deberá escribir NO IDENTIFICADO. También en esta pantalla se deberá elegir la Forma de Pago de una lista desplegable, la opción Pago en una sola exhibición es la seleccionada por defecto, si desea cambiarla deberá dar clic en la flecha que apunta hacia abajo al lado de la leyenda anterior. Por último en el campo Observaciones podremos agregar alguna observación de la factura en general. Una vez verificado todo y teniendo lista la factura, vamos a dar clic en el botón Guardar y luego en el botón Timbrar nos aparecerá la ventana siguiente y damos clic en el botón Timbrar y/o entregar

16 Si todo sale bien se cerrará la ventana y nos regresará a la anterior, para obtener la factura damos clic en el botón Entregar (que antes era Timbrar ) y nos abrirá de nuevo la ventana pero con más opciones. Ahí en la sección Información del medio de entrega debemos buscar el campo Por medio de: lo seleccionamos y en la lista desplegable seleccionamos la opción Archivo en disco, luego damos clic en el botón Timbrar y/o entregar y así ya tendremos nuestro archivo en formato PDF y XML. La ruta por defecto en donde se guardan los archivos PDF y XML del software es: C:\Compacw\Empresas\[Nombre de la empresa] O en caso de que se le haya modificado será: C:\Compacw\Empresas\[Nombre de la empresa]\facturas

17 Desbloquear contraseña Si nuestro software está configurado para solicitarte contraseñas existe la posibilidad de bloquear la contraseña si erramos en 3 ocasiones al ingresarla. En el primer error aparecerá el siguiente mensaje. Después de eso se recomienda revisar que la tecla Bloq Mayús no esté activada e intentar de nuevo cuidadosamente. Si erramos en la segunda ocasión aparecerá el siguiente mensaje. Llegados a este punto se recomienda dar clic en Cancelar lo que cerrará la ventana y así podremos repetir el proceso. Sin embargo si por algún descuido se introduce de nuevo la contraseña incorrecta aparecerá el siguiente mensaje. Si cancelamos la operación e intentamos de nuevo nos dará el siguiente mensaje.

18 Para solucionar este problema debemos ir a la siguiente ruta Configuración Conceptos Factura Nos abrirá una ventana en donde buscamos el campo Código e ingresamos el código del concepto bloqueado (regularmente el de FACTURA ELECTRONICA es 100 o 101), si se desconoce el código podemos hacer clic en F3 y se nos desplegará una lista en donde seleccionaremos el concepto.

19 Se actualizarán los campos de la ventana, aquí debemos buscar la pestaña 4 Comprobante Fiscal Digital / CFDi e ir a ella

20 Por último ya estando en la pestaña en la sección de Datos Generales del Certificado damos clic en el botón Activar.

21 Respaldar una empresa Para respaldar una empresa guardada en el programa debemos seguir los siguientes pasos. Primero hay que colocarse en la interfaz principal del programa y dar clic en el botón de Catálogo de Empresas (Ícono de una casa) que está ubicado en la parte superior izquierda de la interfaz. A continuación en la ventana que se nos abre seleccionaremos (con un clic) la empresa que deseamos respaldar y damos clic en el botón Respaldar Nos abrirá una ventana como la siguiente en donde daremos clic en el botón Procesar sin modificar nada más

22 Aparecerá y desaparecerá esta ventana automáticamente, una vez que desaparezca el respaldo estará hecho Para localizar la carpeta con el respaldo deberemos ir a la ruta: C:\Compacw\Empresas\[Nombre de la empresa]\respaldo

23 Este manual será actualizado conforme el programa lo requiera, para descargar una copia o actualización puede ir a:

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