Manual del Usuario. Su Sistema Facturación Electrónica (CFDI)

Transcripción

1 Manual del Usuario Su Sistema Facturación Electrónica (CFDI) Guía del sistema para la creación y configuración de facturas electrónicas por Internet (CFDI) de Su Sistema por medio de nuestro sistema en la página de Internet Abril del 2014

2 Tabla de Contenido Introducción 3 Acceso al sistema 3 Facturación 4 Visualización de facturas 6 Crear Factura 8 Paso 1 para crear una factura 8 Paso 2 para crear una factura 9 Clientes 12 Agregar Cliente 12 Cobros a Facturas 14 Aplicar cobro y mandar factura por correo 14 Cancelar el cobro de una factura 15 Cancelaciones de facturas 17 Cancelar factura 17 Obtener acuse de cancelación del SAT 17 Página 2 de 17 Publicado el: 16 de abril de 2014

3 Introducción Este manual del Usuario está diseñado para los Usuarios del servicio de facturación electrónica por Internet CFDI de Su Sistema que se encuentra en línea en la página de Internet este servicio está principalmente dirigido a pequeñas y medianas Empresas que buscan una solución rápida y efectiva para la elaboración de sus facturas, recibos de honorarios, recibos de arrendamiento, etc. Acceso al sistema Para entrar al sistema vía Internet se pueden utilizar los navegadores más populares como son Internet Explorer, Google Chrome y Mozilla Firefox, entrando a la dirección de Internet posteriormente se debe de dar clic en el menú que está arriba en donde dice Acceso al sistema : El sistema solicitará el Usuario y contraseña que previamente le serán asignados por el Administrador, es importante que la contraseña sea escrita tal y como se registró porque el sistema distingue entre mayúsculas y minúsculas, dar clic en Entrar : Página 3 de 17 Publicado el: 16 de abril de 2014

4 Facturación Cuando el Usuario haya ingresado le aparecerá una pantalla como esta que muestra que el Usuario ingresó correctamente: En este módulo se podrán crear las facturas, así como agregar Clientes y productos a sus facturas, también podrá cobrarlas y enviarlas por correo electrónico a sus Clientes. Nótese que en la imagen anterior en la parte izquierda de abajo del menú aparece el Usuario registrado, así como las últimas facturas del mes que haya realizado la Empresa. Usted puede filtrar las facturas en la pantalla de Administración de facturas por Estatus, No. de Factura, por fecha, por Cliente, debe de dar clic en Consultar facturas para visualizarlas. Cada factura tiene a su derecha diferentes opciones que se le pueden realizar, solo tiene que dar clic en la imagen para procesar la solicitud, a continuación se muestran los procesos que se realizan: Esta imagen es para realizar cambios a la factura aparece cuando por algún motivo no se finalizó la factura y esta se encuentra en Estatus En proceso. Esta imagen muestra una vista preliminar de los datos de la factura (no es la representación impresa de un CFDI), es muy util para visualizar todos los datos de la factura incluyendo el timbre fiscal del SAT (UUID). Con esta imagen se puede descargar la Representación Impresa del CFDI en formato PDF, para visualizarla se deberá de tener el programa Acrobat Reader instalado en su comptadora, lo puede descargar de la sigueinte dirección de Internet: más adelante se explica como se puede enviar por correo electrónico. Con esta imagen se descarga el CFDI en formato XML que es el que el Contribuyente está obligado a dar al Cliente, más adelante se explica como se puede enviar por correo electrónico. Página 4 de 17 Publicado el: 16 de abril de 2014

5 Aunque la factura se encuentre en estatus de Emitido o no se hayan realizado cobros a la factura el archivo XML estará disponible. Es imagen es para visualizar los detalles de la factura, como son la factura en si y los cobros efectuados en ella así como las fechas. Página 5 de 17 Publicado el: 16 de abril de 2014

6 VISUALIZACIÓN DE FACTURAS Si a una factura no se le ha aplicado el cobro estára Bloqueada, en otras palabras en la Representación Impresa del CFDI no se incluiran los datos fiscales del SAT para que la factura sea totalmente válida (funciona como un contra recibo), se anexa un ejemplo de una factura bloqueada: Página 6 de 17 Publicado el: 16 de abril de 2014

7 Una vez que se le hayan aplicado los cobros respectivos a la factura se desbloqueara y aparecerán los datos fiscales necesarios para que sea totalmente válida, se anexa un ejemplo de una factura: Página 7 de 17 Publicado el: 16 de abril de 2014

8 Crear Factura Para crear una factura posicione el puntero del mouse en el menú de la izquierda en Facturación y le aparecerán más opciones, luego de clic en Crear factura como lo muestra la siguiente imagen: O bien en la pantalla principal de facturación de clic en el botón: PASO 1 PARA CREAR UNA FACTURA Aparecerá la siguiente imagen cuanda se cree una factura: Página 8 de 17 Publicado el: 16 de abril de 2014

9 En esta pantalla los datos a ingresar son: Datos del Cliente. Fecha de vencimiento de la factura. En dónde fue expedida la factura. Se puede seleccionar la casilla si en la Representación Impresa del CFDI se requieren imprimir los porcentajes de los impuestos. Se agregan o quitar las leyendas respectivas por cada Empresa. Se agregan observaciones adicionales que aparecen impresas en la Representación Impresa del CFDI. Se selecciona la forma de pago, metodo de pago. Para terminar con el Paso 1 dar clic en el botón: PASO 2 PARA CREAR UNA FACTURA Esta es la pantalla del paso 2 en dónde se deberán de agregar los productos o servicios: En esta pantalla aparecerán los productos o servicios (partidas) que se incluiran en la factura, si se ingresaron datos que no son correctos en el producto o servicio, este se puede eliminar dando clic en la imagen que se encuentra al lado derecho de cada producto o servicio: Para empezar puede agregar sus productos o servicio dando clic en el botón: Página 9 de 17 Publicado el: 16 de abril de 2014

10 Aparecerá una pantalla para agregar el producto o servicio como la siguiente: Su Sistema maneja plantillas para su Empresa y así facilitarle al Usuario el ingreso de los datos de sus productos o servicios, en la imagen de arriba se muestra una plantilla especialmente diseñada para la venta de autos y contiene campos como Marca, Serie, No. de Motor, etc, Así mismo podrá teclear la cantidad y el precio del producto o servicio en sus respectivos campos. Notese en este caso especial de esta plantilla que existe un cuadro para poder teclear el IVA, estos casos dependeran de cada Empresa, también puede cambiar el porcentaje del IVA según las necesidades de la Empresa. Si Usted requiere agregar un nuevo producto o servicio en el sistema de clic en el botón: Página 10 de 17 Publicado el: 16 de abril de 2014

11 Agregar un producto o servicio al sistema es como si se agregara una plantilla del producto, lista para poder complementarla y así agregar el producto a la factura sin tener que teclear muchos datos. Al capturar la información solicitada y para agregar el producto o servicio dar clic en el botón: Usted puede cambiar algunos datos de la factura dando clic en al botón: Aparecerá la pantalla para cambiar los datos: Cuando se hayan agregado todos los productos necesarios y para terminar con el Paso 2, dar clic en Finalizar factura : La factura pasará al estatus Emitido, el tiempo para que en la página del SAT se vea reflejada la factura puede variar dependiendo de diveros factores, más sin embargo no debe de exceder las 72 hrs. Página 11 de 17 Publicado el: 16 de abril de 2014

12 Clientes El sistema maneja un catálogo de Clientes completo con muchas opciones como editar los datos, dar de baja, etc., para visualizarlo posicione el puntero del mouse en el menú de la izquierda en Facturación y le aparecerán más opciones, luego de clic en Catálogo de Clientes como lo muestra la siguiente imagen: Aparecerá el listado de Clientes dados de alta en el sistema, esta lista parecerá de la siguiente manera: AGREGAR CLIENTE Cuando se requiere agregar un Cliente a la facura que no está dado de alta en el sistema se tienene 2 opciones; en el Paso 1 para crear una factura dar clic en el botón siguiente: Página 12 de 17 Publicado el: 16 de abril de 2014

13 O bien en la pantalla principal de administración de Clientes de clic en el botón: Aparecerá la siguiente imagen en donde se deben de teclear los datos del Cliente: Ya que se hayan tecleado los datos del Cliente dar clic en: Página 13 de 17 Publicado el: 16 de abril de 2014

14 Cobros a Facturas APLICAR COBRO Y MANDAR FACTURA POR CORREO Cuando se haya finalizado la factura en el Paso 2 para crear una factura aparecerá una pantalla como está: La factura pasará al estatus Emitido, si se requiere realizar el cobro de esta factura e inmediatemente mandarla por correo electrónico dar clic en el botón: Otro modo de aplicar el cobro a la factura es posicionar el puntero del mouse en el menú de la izquierda en Facturación y le aparecerán más opciones, luego de clic en Aplicar cobro a factura como lo muestra la siguiente imagen: Página 14 de 17 Publicado el: 16 de abril de 2014

15 Aparecerá una pantalla como esta: Si requiere enviar la factura por correo a su Cliente puede dar clic en la casilla Mandar factura por correo al Cliente posteriormente clic en el botón: CANCELAR EL COBRO DE UNA FACTURA Se pueden cancelar los cobros a las facturas facilmente, este proceso no cancela la factura solamente el cobro, para realizar la cancelación del cobro posicione el puntero del mouse en el menú de la izquierda en Facturación y le aparecerán más opciones, posicione el puntero del mouse en Aplicar cobro a factura, luego de clic en Cancelar cobro a factura como lo muestra la siguiente imagen: Página 15 de 17 Publicado el: 16 de abril de 2014

16 Aparecerá una pantalla como esta: Deberá de ingresar el No. de factura (no teclear la serie) y dar clic en el botón: Aparecerá abajo el cobro que ya se habia realizado, de clic en: Le aparecerá un mensaje confirmando la eliminación del cobro, de clic en Si, este proceso es muy util por si se requiere cancelar la factura. Página 16 de 17 Publicado el: 16 de abril de 2014

17 Cancelaciones de facturas El sistema permite cancelar las facturas desde el propio sistema sin necesidad de hacerlo en el SAT además de obtener el acuse de cancelación, para la cancelación se deben de contemplar las siguientes características: En el sistema se cancela la factura normalmente. El sistema envia la cancelación al SAT, esta puede tardar hasta 72 hrs. en verse reflejada en los sistemas del SAT. Posteriormente de que en el SAT se vea reflejada la cancelación, Usted puede solicitar el acuse de cancelación que es un archivo XML que da certidumbre de la factura cancelada ante el SAT. CANCELAR FACTURA Para cancelar una factura, en la pantalla de Administración de facturas de clic en la imagen el sistema cancelará automáticamente su factura tanto en nuestro sistema como en el SAT (El tiempo para que en la página del SAT se vea reflejada la cancelación puede variar sin embargo no debe de tardar más de 72 hrs.). La factura no se puede cancelar si existen cobros aplicados a la factura, para cancelarla deberá de cancelar dichos cobros. Cuando se cancele la factura se mostrarán una o más respuestas del sistema dependiendo de cada factura y el estatus en que se encuentre, aclarando que la cancelación es en 2 lados, en el propio sistema y en el SAT. Si la factura cancelada no se finalizó completamente o no pasó al estatus EMITIDO, no existe problema solo se cancelará en el sistema. OBTENER ACUSE DE CANCELACIÓN DEL SAT Como se mencionó despues de que la cancelación de la factura se vea reflejada en el SAT, se podrá solicitar el acuse de cancelación de la factura para dar certidumbre de la cancelación ante el SAT, para realizar esto vaya a la Administración de facturas, en cada factura con estatus CANCELADO aparece 2 opciones adicionales. con esta opción se solicita el acuse de cancelación al SAT, si la factura cancelada no se finalizó completamente o no paso al estatus EMITIDO esta opción no es necesaria. ya que se solicitó el acuse de clic en esta imagen para descargar el archivo XML del acuse de cancelación de factura. Página 17 de 17 Publicado el: 16 de abril de 2014