SIIGO Dejando huella... SIIGO ESTANDAR WINDOWS PROCESO DE FACTURACION Y RECAUDO. Caminando hacia el futuro...

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1 SIIGO ESTANDAR WINDOWS PROCESO DE FACTURACION Y RECAUDO 5 1

2 TABLA DE CONTENIDO TEMARIO Pag. 1. FACTURA DE VENTA CRUCES EN SIIGO ESTANDAR ELABORACION DE LA FACTURA DE VENTA COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE UNA FACTURA 13 2 RECIBO DE CAJA ELABORACION DEL RECIBO DE CAJA COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DEL RECIBO DE CAJA 18 3 MANEJO DE ANTICIPO DE CLIENTES EFECTO DEL ANTICIPO EN LA FACTURA DE VENTA 24 4 ELABORACION DE COTIZACIONES MANTENIMIENTO DE COTIZACIONES 33 5 ORDENES DE PEDIDO MANTENIMIENTO DE PEDIDOS NOTAS DE REMISION 6.1 COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE UNA NOTA DE REMISION 48 7 NOTAS DE DEVOLUCION COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE UNA NOTA DE DEVOLUCION 54 8 NOTAS CREDITO COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE UNA NOTA CREDITO 62 9 LIQUIDACION DE COMISIONES COMISION SOBRE FACTURACION Y RECAUDO COMISION SOBRE RANGO DE DIAS COMISION SOBRE PRODUCTOS INFORME DE VENTAS ESTADISTICA DE VENTAS INFORMES DE PARTICIPACION ADMINISTRACION DE VENDEDORES 11 GESTION DE COBRANZA SEGUIMIENTOS INFORME DE SEGUIMIENTOS 84 2

3 11.3 MARCA SEGUIMIENTOS INFORME DE COBRANZA ESTADISTICAS INTERFASES TALLER 92 3

4 INTRODUCCIÓN 1.Optimizar el proceso de facturación desde la solicitud del cliente hasta la salida de la mercancía, contabilizando lo correspondiente a la cartera y los impuestos. 2. Identificar los diferentes documentos que existen en el movimiento de la facturación para realizar un adecuado cruce entre ellos. 3. Conocer el procedimiento de recaudo de la compañía. 4. Evaluar el desempeño de los diferentes cobradores de la empresa a través de diferentes informes que evalúan la gestión. 5. Tomar decisiones con base en los números generales. 4

5 1.FACTURA DE VENTA La factura de venta es un documento contable, donde quedaran registrados todos los movimientos generados en una venta como la cartera, los impuestos, los ingresos, descuentos cargos y demás. El efecto en el inventario depende de la parametrizacion del documento y del cruce que se haya colocado en su creación: 1.1CRUCES EN SIIGO ESTANDAR La Factura de Venta en un SIIGO ESTANDAR puede cruzar directamente con: Documento Documento Efecto en el inventario FACTURA Cruce COTIZACION La factura descarga el inventario FACTURA Cruce PEDIDO La factura descarga el inventario FACTURA Cruce REMISION La remisión descarga el inventario FACTURA SIN CRUCE La factura descarga el inventario FACTURA COTIZACION: La factura descarga el inventario y realiza las demás contabilizaciones como cartera, ventas, IVA, descuentos en ventas, cargos, etc, ya que la cotización es un documento extracontable. FACTURA PEDIDO: La factura descarga el inventario y realiza las demás contabilizaciones como cartera, ventas, IVA, descuentos en ventas, cargos, etc ya que el pedido es un documento extracontable. FACTURA REMISION: La remisión descarga el inventario ya que es un documento contable, pero la factura a su vez contabiliza la cartera, ventas, IVA, descuentos en ventas, cargos, etc. Estos cruces se definen en la creación del documento Contabilidad- Definición de Documentos. 5

6 Para que la factura cruce directamente con la remisión se deba marcar R. Para que la factura cruce directamente con el pedido se deba marcar P. 6

7 Para que la factura cruce directamente con la cotización se deba marcar C. Para que la factura no cruce con ningún documento se debe marcar N. Para elaborar la factura de venta se debe haber parametrizado previamente el documento por la opción Contabilidad- Definición de Documentos. 1.2 ELABORACIÓN DE LA FACTURA DE VENTA Para elabora la factura de venta en SIIGO se debe ingresar a la opción de Documentos- Factura de Venta. 7

8 Se debe elegir el tipo de factura a utilizar. Al ingresar a elaborar la factura el sistema preguntas los siguientes campos: CAMPOS GENERALES : Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración de la factura. Nit: Se debe ingresar el nit o c.c del tercero al cual se vaya a facturar. El sistema permite crearlo directamente en la elaboración de la factura, solamente digitando él numero del tercero, y colocándole los datos principales, si ya esta creado se puede llamar con la tecla de función F2 (alfabéticamente) F3 (numéricamente) o con binoculares. Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con F2 o binoculares permite consultarlos. 8

9 Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado al nit antes digitado. Vendedor: Se debe colocar el código del vendedor, con F2 o binoculares permite consultar. Dirección- Ciudad-Teléfono: El sistema trae automáticamente estos datos sí se digitaron en la creación del tercero. CAMPOS DE TRANSACCIONES: Producto: Se debe colocar el producto que se desea facturar, para esto el sistema permite consultar los productos que están creados con las teclas de función F2 (alfabéticamente), F3 (numéricamente),f4(referencia de fabrica), F5 (código de barras) o con los iconos correspondientes. Con la tecla de función F7 permite cambiar la búsqueda por código, referencia, código de barras o cuenta contable en el caso que no se manejen productos en la empresa. 9

10 Bodega: Se debe colocar el código de la bodega de donde se va a facturar, con F2 consulta o binoculares. Descripción : el sistema trae automáticamente el nombre del producto o de la cuenta contable según sea el caso. Cantidad: Se debe colocar él numero de unidades a facturar. Valor unitario: Se debe colocar el valor unitario del producto, si se tiene parametrizado una lista de precios en el tercero el sistema lo trae automáticamente. Valor total: El sistema realiza automáticamente el calculo del valor total del producto. Porc. Descuento : Permite colocarle un porcentaje de descuento, si parametrizo en el momento de la creación de la factura. Valor del descuento: Permite colocarle un valor en el descuento, sí parametrizo en el momento de la creación de la factura. Porc. Cargo: Permite colocarle el porcentaje de un cargo, sí parametrizo en el momento de la creación de la factura. Valor del cargos: Permite colocarle un valor en un cargo, sí parametrizo en el momento de la creación de la factura. 10

11 Porcentaje de IVA: El sistema trae automáticamente el porcentaje del IVA que se haya colocado en la creación del producto. Valor del IVA: El sistema calcula automáticamente el valor del IVA. NOTA: Al terminar de ingresar cada uno de los productos de la factura se debe grabar con la tecla de función f1 o con el icono de bandera. EL SISTEMA MOSTRARA LOS VALORES TOTALES DE LOS DESCUENTOS CALCULADOS PRODUCTO POR PRODUCTO Y LOS CARGOS, LOS CUALES SI NO TIENEN ALGUNA MODIFICACION SE DEBEN REPASAR CON ENTER. Forma de Pago: Se debe escoger la forma de pago que se vaya a utilizar, con F2 consulta. 11

12 Vencimiento: se debe colocar el numero de vencimiento. Fecha de Vencimiento: se debe colocar la fecha de vencimiento. Valor : se debe colocar el valor el valor a pagar el primer vencimiento. 12

13 Por ultimo el sistema pregunta sí el documento esta correcto. El sistema traerá automáticamente el numero de la factura si la numeración esta parametrizada como automática, en caso contrario pedirá el consecutivo. El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión, vista preliminar. 13

14 En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedirá un comentario, para pasar con la tecla de función F COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE UNA FACTURA Para verificar la contabilización de una factura, se debe ingresar a la opción de Contabilidad-Generación de Comprobantes- Entrada de Comprobantes. 14

15 Se debe indicar el tipo del documento (F) y numero con el cual fue actualizado, en esta opción el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero la factura. 15

16 2.RECIBO DE CAJA El Recibo de Caja es un documento contable que se utiliza para contabilizar los diferentes recaudos de dinero que tenga la empresa por concepto de cualquier transacción comercial. Para la elaboración de este documento se debe haber parametrizado previamente por la opción de Contabilidad Definición de Documentos ELABORACIÓN DEL RECIBO DE CAJA Para la elaboración del Recibo de Caja se debe ingresar a la poción de Documentos Recibo de Caja. Se debe elegir el tipo de recibo que se desea elaborar. Al ingresar a elaborar el recibo de caja el sistema pregunta los siguientes campos: CAMPOS GENERALES: 16

17 Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración del recibo. Cuenta: Se debe digitar la cuenta donde quedara contabilizado el ingreso del dinero por concepto del recaudo. Generalmente se coloca la cuenta de Caja General. Nit: Se debe ingresar el nit o c.c del tercero del cual se vaya a recaudar. El sistema permite crearlo directamente en la elaboración del recibo de caja, solamente digitando el numero del tercero, y colocándole los datos principales, si ya esta creado se puede llamar con la tecla de función F2 (alfabéticamente) F3 (numéricamente) o con binoculares. Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con F2 o binoculares permite consultarlos. Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado al nit antes digitado. Vendedor: Se debe colocar el código del vendedor, con F2 o binoculares permite consultar. Es importante digitar el vendedor correspondiente, en el caso de liquidar comisiones por vendedores sobre recaudo en el modulo de ventas. SIIGO en el Recibo de Caja permite trabajar dos tipos de contabilizaciones que son: Contabilización Tipo A Contabilización Tipo O Contabilización Tipo A: Esta opción se utiliza para que el sistema traiga automáticamente cada una de las facturas que estén pendientes por cancelar por parte de un cliente determinado. Cada una de estas facturas el sistema las muestra por orden de vencimiento automáticamente digitando la tecla enter. Vale la pena aclarar que la contabilización Tipo A solo aplica cuando se tiene el modulo de Cuentas por Cobrar. Al terminar el sistema muestra el mensaje: 17

18 NOTA: CON LA TECLA DE FUNCION F9 EL SISTEMA PERMITE PASAR DE UNA FACTURA A OTRA, YA QUE EN LA MAYORIA DE OCASIONES NO SE CANCELAN TODAS LAS FACTURAS. Contabilización Tipo O: Esta opción se utiliza cuando se necesita realizar dentro del recibo de Caja contabilizaciones como: Descuentos comerciales condicionados, intereses por mora, impuestos ect. Para esto el sistema pregunta la cuenta contable que se desea utilizar con F2 Alfabéticamente F3 numéricamente consulta. Para grabar el documento con la tecla de función F1 o el Icono de banderita. 18

19 El sistema traerá automáticamente el numero del Recibo de Caja si la numeración esta parametrizada como automática, en caso contrario pedirá el consecutivo. El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión, vista preliminar. En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedirá un comentario, para pasar con la tecla de función F COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DEL RECIBO DE CAJA Para verificar la contabilización del recibo de Caja, se debe ingresar a la opción de Contabilidad-Generación de Comprobantes- Entrada de Comprobantes. 19

20 Se debe indicar el tipo del documento (R) y numero con el cual fue actualizado, en esta opción el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero el Recibo. 3. MANEJO DE ANTICIPO DE CLIENTES Para realizar y cruzar automáticamente los anticipos recibidos por parte de los clientes la cuenta debe estar marcada como por Cobrar. 20

21 Adicionalmente se debe crear con esta cuenta una forma de pago de anticipo de clientes por la ruta Parametrizacion Formas de Pago. 21

22 En el momento de recibir el anticipo a través de un Recibo de Caja se debe realizar la siguiente contabilización. Se debe elegir el tipo de recibo que se desea elaborar. 22

23 Al ingresar a elaborar el recibo de caja el sistema pregunta los siguientes campos: CAMPOS GENERALES : Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración del recibo. Cuenta: Se debe digitar la cuenta donde quedara contabilizado el ingreso del dinero por concepto del recaudo. Generalmente se coloca la cuenta de Caja General. Nit: Se debe ingresar el nit o c.c del tercero del cual se vaya a recaudar. El sistema permite crearlo directamente en la elaboración del recibo de caja, solamente digitando el numero del tercero, y colocándole los datos principales, si ya esta creado se puede llamar con la tecla de función F2 (alfabéticamente) F3 (numéricamente) o con binoculares. Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con F2 o binoculares permite consultarlos. Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado al nit antes digitado. Vendedor: Se debe colocar el código del vendedor, con F2 o binoculares permite consultar. Es importante digitar el vendedor correspondiente, en el caso de liquidar comisiones por vendedores sobre recaudo en el modulo de ventas. Se debe realizar una contabilización Tipo O, utilizando la cuenta (anticipo de clientes), y colocarle el valor correspondiente al anticipo. 23

24 Para grabar el documento con la tecla de función F1 o el Icono de banderita. El sistema traerá automáticamente el numero del Recibo de Caja si la numeración esta parametrizada como automática, en caso contrario pedirá el consecutivo. 24

25 El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión, vista preliminar. En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedirá un comentario, para pasar con la tecla de función F EFECTO DEL ANTICIPO EN LA FACTURA DE VENTA Para cruzar el anticipo en la factura de venta se debe realizar la elaboración de la factura por la opción de Documentos- Factura de Venta. Después de elaborar la factura de venta y de ingresarle cada uno de los productos nos debemos ubicar el la opción de forma de pago: 25

26 Se debe escoger la forma de pago de anticipo de clientes, la cual debe estar amarrada a la cuenta

27 Después de escoger la forma de pago con la tecla de función F9 o el icono correspondiente el sistema mostrara el recibo de caja con el cual fue contabilizado el anticipo. Se debe escoger el anticipo correspondiente: 27

28 Para verificar la contabilización del anticipo se debe ingresar a Contabilidad- Generación de Comprobantes Entrada de Comprobantes y llamar la factura. 28

29 4. ELABORACIÓN DE COTIZACIONES Las cotizaciones son documentos extracontables, los cuales no registran ningún tipo de contabilización. En SIIGO no tienen ningún efecto contable, mas su efecto es a nivel administrativo para controlar lo cotizado vs lo facturado. Para realizar un Cotización se debe ingresar a la opción de Ventas- Administración de cotizaciones-elaboración. En esta opción se debe escoger la cotización,la cual debe estar previamente parametrizada por Contabilidad- Definición de Documentos. 29

30 CAMPOS GENERALES : Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración de la cotización. Nit: Se debe ingresar el nit o c.c del tercero al cual se vaya a cotizar. El sistema permite crearlo directamente en la elaboración de la cotización, solamente digitando el numero del tercero, y colocándole los datos principales, si ya esta creado se puede llamar con la tecla de función F2 (alfabéticamente) F3 (numéricamente) o con binoculares. Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con F2 o binoculares permite consultarlos. Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado al nit antes digitado. Vendedor: Se debe colocar el código del vendedor, con F2 o binoculares permite consultar. Fecha de Entrega: Se debe digitar la fecha probable de entrega de la mercancía. Dirección- Ciudad-Teléfono: El sistema trae automáticamente estos datos si se digitaron en la creación del tercero. 30

31 CAMPOS DE TRANSACCIONES: Producto: se debe colocar el producto que se desea cotizar, para esto el sistema permite consultar los productos que están creados con las teclas de función F2 (alfabéticamente), F3 (numéricamente),f4(referencia de fabrica), F5 (código de barras) o con los iconos correspondientes. Con la tecla de función F7 permite cambiar la búsqueda por código, referencia. Descripción : el sistema trae automáticamente el nombre del producto. Cantidad: Se debe colocar el numero de unidades a cotizar. Valor unitario: Se debe colocar el valor unitario del producto, si se tiene parametrizado una lista de precios en el tercero el sistema lo trae automáticamente. Valor total : El sistema realiza automáticamente el calculo del valor total del producto. Porc. Descuento : Permite colocarle un porcentaje de descuento, si parametrizo en el momento de la creación de la cotización. Valor del descuento: Permite colocarle un valor en el descuento, si parametrizo en el momento de la creación de la cotización. Porc. Cargo: Permite colocarle el porcentaje de un cargo, si parametrizo en el momento de la creación de la cotización. Valor del cargos: Permite colocarle un valor en un cargo, si parametrizo en el momento de la creación de la cotización. 31

32 Porcentaje de IVA: El sistema trae automáticamente el porcentaje del IVA que se haya colocado en la creación del producto. Valor del IVA: El sistema calcula automáticamente el valor del IVA. NOTA: AL TERMINAR DE INGRESAR CADA UNO DE LOS PRODUCTOS DE LA COTIZACION SE DEBE GRABAR CON LA TECLA DE FUNCION F1 O CON EL ICONO DE BANDERA. EL SISTEMA MOSTRARA LOS VALORES TOTALES DE LOS DESCUENTOS CALCULADOS PRODUCTO POR PRODUCTO Y LOS CARGOS, LOS CUALES SI NO TIENEN ALGUNA MODIFICACION SE DEBEN REPASAR CON ENTER. 32

33 Por ultimo el sistema pregunta si el documento esta correcto. El sistema traerá automáticamente el numero de la cotización si la numeración esta parametrizada como automática, en caso contrario pedirá el consecutivo. En la impresión de la cotización el sistema pide datos como días de validez de la oferta el nombre de quien va dirigida, días para la entrega, forma de pago y cargo de la persona que elabora la cotización. 33

34 . El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión,o vista preliminar. En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedirá un comentario, para pasar con la tecla de función F MANTENIMIENTO DE COTIZACIONES Esta opción se utiliza para modificar o borrar una cotización que este grabada en el sistema, para esto se debe ingresar a la opción Ventas Mantenimiento. 34

35 Se debe ingresar el numero de cotización que se desea modificar y digitar enter. El sistema mostrara automáticamente los productos que se realizaron en la cotización, y preguntara si desea anularlo si o no. Al responder la pregunta desea anularlo SI sistema borra este documento. Al responder desea anularlo NO permite repasar el documento y realizar diferentes tipos de modificaciones como cantidad, valor, producto etc. 35

36 NOTA: La opción de cantidad entregada, valor entregado, documento y fecha de entrega, lo muestra sin información en el caso de que la cotización, no este siendo cruzada con otro documento ( Remisión- Factura). Al finalizar de repasar el documento el sistema realizara los cambios correspondientes en la cotización. 36

37 5. ORDENES DE PEDIDO Las ordenes de Pedido son documentos extracontables, los cuales no registran ningún tipo de contabilización. En SIIGO no tienen ningún efecto contable, mas su efecto es a nivel administrativo para controlar los diferentes pedidos de cada uno de los clientes. Para realizar un Pedido se debe ingresar a la opción de Ordenes de Pedido Elaboración de Ordenes de Pedido. En esta opción se debe escoger el pedido,el cual debe estar previamente parametrizada por Contabilidad- Definición de Documentos. CAMPOS GENERALES: Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración del pedido Nit: Se debe ingresar el nit o c.c del tercero al cual se le elabora el pedido. El sistema permite crearlo directamente en la elaboración del pedido, solamente digitando el numero del tercero, y colocándole los datos principales, si ya esta creado se puede llamar con la tecla de función F2 (alfabéticamente) F3 (numéricamente) o con binoculares Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con F2 o binoculares permite consultarlos Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado al nit antes digitado Vendedor: Se debe colocar el código del vendedor, con F2 o binoculares permite consultar Fecha de Entrega: Se debe digitar la fecha probable de entrega de la mercancía. 37

38 Dirección- Ciudad-Teléfono: El sistema trae automáticamente estos datos si se digitaron en la creación del tercero. CAMPOS DE TRANSACCIONES: Producto: se debe colocar el código del producto, para esto el sistema permite consultar los productos que están creados con las teclas de función F2 (alfabéticamente), F3 (numéricamente),f4(referencia de fabrica), F5 (código de barras) o con los iconos correspondientes. Con la tecla de función F7 permite cambiar la búsqueda por código, referencia. Descripción : el sistema trae automáticamente el nombre del producto. Cantidad: Se debe colocar el numero de unidades del pedido. Valor unitario: Se debe colocar el valor unitario del producto, si se tiene parametrizado una lista de precios en el tercero el sistema lo trae automáticamente. Valor total: El sistema realiza automáticamente el calculo del valor total del producto. Porc. Descuento : Permite colocarle un porcentaje de descuento, si parametrizo en el momento de la creación del pedido. Valor del descuento: Permite colocarle un valor en el descuento, si parametrizo en el momento de la creación del pedido. Porc. Cargo: Permite colocarle el porcentaje de un cargo, si parametrizo en el momento de la creación del pedido. 38

39 Valor del cargos: Permite colocarle un valor en un cargo, si parametrizo en el momento de la creación del pedido. Porcentaje de IVA: El sistema trae automáticamente el porcentaje del IVA que se haya colocado en la creación del producto. Valor del IVA: El sistema calcula automáticamente el valor del IVA. NOTA: AL TERMINAR DE INGRESAR CADA UNO DE LOS PRODUCTOS DEL PEDIDO SE DEBE GRABAR CON LA TECLA DE FUNCION F1 O CON EL ICONO DE BANDERA. EL SISTEMA MOSTRARA LOS VALORES TOTALES DE LOS DESCUENTOS CALCULADOS PRODUCTO POR PRODUCTO Y LOS CARGOS, LOS CUALES SI NO TIENEN ALGUNA MODIFICACION SE DEBEN REPASAR CON ENTER. 39

40 Por ultimo el sistema pregunta si el documento esta correcto. El sistema traerá automáticamente el numero del pedido si la numeración esta parametrizada como automática, en caso contrario pedirá el consecutivo. 40

41 El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión,o vista preliminar. En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedirá un comentario, para pasar con la tecla de función F MANTENIMIENTO DE PEDIDOS Esta opción se utiliza para modificar o borrar una pedido que este grabado en el sistema, para esto se debe ingresar a la opción Pedidos Mantenimiento de Ordenes de Pedido. 41

42 Se debe ingresar él numero del pedido que se desea modificar y digitar enter. El sistema mostrara automáticamente los productos que se realizaron en el pedido, y preguntara si desea anularlo si o no. Al responder la pregunta desea anularlo SI el sistema borra este documento. Al responder desea anularlo NO permite repasar el documento y realizar diferentes tipos de modificaciones como cantidad, valor, producto etc. 42

43 NOTA: La opción de cantidad entregada, valor entregado, documento y fecha de entrega, lo muestra sin información en el caso de que el pedido, no este siendo cruzada con otro documento ( Remisión- Factura). Al finalizar de repasar el documento el sistema realizara los cambios correspondientes en el pedido. 43

44 6. NOTAS REMISION La Nota de Remisión es un documento contable el cual descarga el inventario Se utiliza cuando la empresa realiza entregas parciales o totales de mercancía a un cliente determinado, para luego realizar la correspondiente factura de venta. Para la elaboración de la Nota de Remisión se debe ingresar a la opción de Documentos- Notas Documentos Notas. Se debe escoger el documento de nota de remisión Tipo (S). 44

45 Al ingresar al documento Nota de Remisión el sistema muestra la siguiente pantalla. CAMPOS GENERALES : Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración de la Nota de Remisión. Nit: Se debe ingresar el nit o c.c del tercero al cual se le elabora la Nota de Remisión. El sistema permite crearlo directamente en la elaboración de la Nota de Remisión, solamente digitando el numero del tercero, y colocándole los datos 45

46 principales, si ya esta creado se puede llamar con la tecla de función F2 (alfabéticamente) F3 (numéricamente) o con binoculares. Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con F2 o binoculares permite consultarlos. Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado al nit antes digitado. Vendedor: Se debe colocar el código del vendedor, con F2 o binoculares permite consultar. Dirección- Ciudad-Teléfono: El sistema trae automáticamente estos datos si se digitaron en la creación del tercero. CAMPOS DE TRANSACCIONES: Producto: se debe colocar el código del producto, para esto el sistema permite consultar los productos que están creados con las teclas de función F2 (alfabéticamente), F3 (numéricamente),f4(referencia de fabrica), F5 (código de barras) o con los iconos correspondientes. Con la tecla de función F7 permite cambiar la búsqueda por código, referencia. Centro de Costo: Con la tecla de función F2 (permite consulta). O binoculares. Con enter el sistema trae el centro de costo ingresado en los campos generales Nit: Con la tecla de función F2 (alfabéticamente) o F3 (numéricamente)permite consulta. O binoculares. Con enter el sistema trae el Nit ingresado en los campos generales. Descripción : El sistema trae automáticamente el nombre del producto Debito/Credito: El sistema genera un crédito, ya que se esta descargando mercancía del inventarios. 46

47 Bodega: Se debe ingresar el código de la bodega de la cual se descarga los productos. Con la tecla de función F2 (permite consulta) o binoculares. Cantidad: Se debe colocar el numero de unidades que se descargan de la Nota de Remisión. 47

48 NOTA: AL TERMINAR DE INGRESAR CADA UNO DE LOS PRODUCTOS DE LA NOTA DE REMISION SE DEBE GRABAR CON LA TECLA DE FUNCION F1 O CON EL ICONO DE BANDERA. Por ultimo el sistema pregunta si el documento esta correcto El sistema traerá automáticamente el numero del pedido si la numeración esta parametrizada como automática, en caso contrario pedirá el consecutivo. El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión,o vista preliminar. En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedirá un comentario, para pasar con la tecla de función F1. 48

49 NOTA: La Nota de Remisión es un documento contable el cual descarga los productos del inventario. 6.1 COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE LA NOTA DE REMISION Para verificar la contabilización de la Nota de Remisión, se debe ingresar a la opción de Contabilidad-Generación de Comprobantes- Entrada de Comprobantes. Se debe indicar el tipo del documento (S) y numero con el cual fue actualizado, en esta opción el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero la Nota de Remisión. 49

50 7. NOTAS DE DEVOLUCION La Nota de Devolución es un documento contable, el cual reversa todos los movimientos contabilizados en una factura de venta (cartera IVA-descuentos cargos fletes). Adicionalmente. Para elabora la Nota de Devolución en SIIGO se debe ingresar a la opción de Documentos- Devolución de Facturas. 50

51 Al ingresar a la opción el sistema pide el tipo y numero de la factura que se desea afectar para la devolución. Con F2 consulta o con icono de binoculares. El sistema pide el numero de la factura que se desea devolver. 51

52 El sistema muestra automáticamente con enter los datos de la factura que se esta devolviendo como nit, centro de costo, nombre, vendedor, dirección, ciudad, teléfonos, producto, bodega, cantidad y valor. Se debe indicar el producto y el numero de unidades que se desean devolver. 52

53 NOTA: AL TERMINAR DE INGRESAR CADA UNO DE LOS PRODUCTOS DE LA NOTA DE DEVOLUCION SE DEBE GRABAR CON LA TECLA DE FUNCION F1 O CON EL ICONO DE BANDERA Forma de Pago: El sistema trae automáticamente la forma de pago que se utilizo en la factura de venta. 53

54 Por ultimo el sistema pregunta se el documento esta correcto SI-NO. El sistema traerá automáticamente el numero de la nota de devolución si la numeración esta parametrizada como automática, en caso contrario pedirá el consecutivo. 54

55 El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión, vista preliminar. En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedirá un comentario, para pasar con la tecla de función F COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE LA NOTA DE DEVOLUCION Para verificar la contabilización de la Nota de Devolución, se debe ingresar a la opción de Contabilidad-Generación de Comprobantes- Entrada de Comprobantes. Se debe indicar el tipo del documento (J) y numero con el cual fue actualizado, en esta opción el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero la Nota de Devolución. 55

56 NOTA: La Nota de Devolución es un documento contable que permite devolver diferentes artículos, los cuales se hallan vendido en una factura de venta, adicionalmente reversa las contabilizaciones como cartera, IVA, devoluciones en ventas etc. 8. NOTAS CREDITO La Nota Crédito es un documento contable el cual es utilizado para registrar diferentes contabilizaciones que afecten la cartera, impuestos, inventarios ect. Se utiliza cuando la empresa necesita realizar diferentes tipos de registros como un mayor valor cobrado a un cliente, castigo de cartera, descuentos no registrados en la factura ect. Para la elaboración de la Nota Crédito se debe ingresar a la opción de Documentos- Notas Documentos Notas. 56