SIIGO ESTÁNDAR WINDOWS PROCESO DE CAPACITACION INVENTARIOS

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1 SIIGO Versión 6.1 ESTÁNDAR WINDOWS PROCESO DE CAPACITACION INVENTARIOS 8

2 TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCION INVENTARIOS INVENTARIO PERIODICO INVENTARIO PERMANENTE MANEJO DEL INVENTARIOS EN SIIGO SISTEMAS DE INVENTARIOS EN SIIGO SISTEMA EN LINEA EFECTO DE LOS AJUSTES POR INFLACION EN SISTEMA LINEA EFECTO DEL SISTEMA EN LINEA EN LA FACTURACION SISTEMA BATCH COMPRA EFECTO DE LOS AJUSTES POR INFLACION EN SISTEMA BATCH EFECTO EN COSTO DE LOS AJUSTES POR INFLACION EN BATCH COSTEO DE INVENTARIOS CONTABILIZACION DEL COSTEO SISTEMA PREDETERMINADO COMPRA EFECTO DE LOS AJUSTES POR INFLACION EN SISTEMA PREDETERMINADO EFECTO EN COSTO DE LOS AJUSTES POR INFLACION EN PREDETERMINADO MANEJO DEL COSTO PREDETERMINADO CONTABILIZACION DEL COSTO PREDETERMINADO EN LA FACTURA ANALISIS AL PREDETERMINADO CONTABILIZACION DEL COMPROBANTE PREDETERMINADO DESAGREGA EFECTO DEL DESAGREGA PASOS PARA EJECUTAR EL PROCESO DE DESAGREGA NOTAS DE PRODUCCION REQUERIMIENTOS DE MATERIA PRIMA NOTA DE TRASLADO CONTEO FISICO LISTADO DE SALDOS INCORPORA AJUSTES CALCULA SALDOS GRABA CONTEO CIERRE CONTEO VERIFICACION DE AJUSTES INFORME DE AJUSTES COMPROBANTE DE AJUSTES... 71

3 INTRODUCCION Conocer y controlar los diferentes sistemas de costeo que maneja SIIGO, para tener un buen funcionamiento de los costos. Obtener el control en el manejo de los inventarios de materias primas, productos en proceso y productos terminados a través de las Notas de producción. Aprender el funcionamiento del proceso de desagrega. Tomar decisiones con base a los informes que genera el sistema.

4 1. INVENTARIOS El inventario de mercancías constituye la existencia, a precio de costo, de los artículos comprados o producidos por una empresa, para su comercialización. Se incluye en el inventario todas las mercancías de propiedad de la empresa que se encuentren en el almacén, bodegas, en transito (cuando se han comprado fuera del país) o entregadas en consignación; así mismo se excluyen del inventario las mercancías que no son de su propiedad y se encuentran en su poder porque se han recibido en consignación o están vendidas y aun no se han remitido a los clientes. Con el fin de registrar y controlar los inventarios, de acuerdo con la magnitud de los negocios, el volumen de ventas y de existencias de mercancías, los comerciantes pueden elegir el sistema que mejor se adapte a sus necesidades. Los sistemas más utilizados son: Sistema de inventario Periódico Sistema de inventario Permanente 1.1. INVENTARIO PERIODICO Mediante este sistema, los comerciantes determinan el valor de las existencias de mercancías mediante la realización de un conteo físico en forma periódica, el cual puede denominarse inventario inicial o inventario final, según el caso. Inventario Inicial: es la relación detallada y minuciosa de las existencias de mercancías que tiene una empresa al iniciar sus actividades, después de hacer un conteo físico. Inventario Final: es la relación de existencias al finalizar un periodo contable. Cuando se utiliza este sistema, la cuenta mercancías no fabricadas por la empresa no se emplea durante el ejercicio; los registros de entradas y salidas de mercancía se hacen en las cuentas Compras y Comercio al por mayor y al por menor, respectivamente. EJEMPLO COMPRA DE MERCANCIA INVENTARIO PERIODICO CUENTA DETALLE DEBITO CREDITO COMPRAS IVA DESCONTABLE PROVEEDORES NAC RETENCION 3.5% EJEMPLO VENTA DE MERCANCIA INVENTARIO PERIODICO CUENTA DETALLE DEBITO CREDITO CLIENTES NAC VENTAS IVA GENERADO 16%

5 1.2. INVENTARIO PERMANENTE Mediante este sistema la empresa conoce el valor de la mercancía en existencia en cualquier momento, sin necesidad de realizar un inventario físico, por que los movimientos de compra venta de mercancías se registra directamente en la cuenta Mercancía no Fabricadas por la Empresa, a precio de costo. La empresa que adopta este sistema, requiere un fichero o auxiliar de mercancías denominado Kárdex, en el cual se registra el movimiento de cada artículo. Cuando se utiliza este sistema, se registra el costo en la cuenta mercancías no fabricadas por la empresa. EJEMPLO COMPRA DE MERCANCIA INVENTARIO PERMANENTE CUENTA DETALLE DEBITO CREDITO INVENTARIOS IVA DESCONTABLE PROVEEDORES NAC RETENCION 3.5% EJEMPLO VENTA DE MERCANCIA INVENTARIO PERMANENTE CUENTA DETALLE DEBITO CREDITO COSTO DE VENTAS INVENTARIOS CLIENTES NAC VENTAS IVA GENERADO 16%

6 2. MANEJO DEL INVENTARIOS EN SIIGO En SIIGO el sistema de inventarios se define en el momento de la instalación de la empresa, solo en este proceso sé párametriza si va a manejar sistema de inventarios permanente o periódico. Dentro del sistema de inventarios permanente el SIIGO maneja el sistema de valuación de inventarios Promedio Ponderado, que consiste en hallar el costo promedio de cada uno de los artículos que hay en el inventario final, cuando dichas unidades son idénticas en apariencia pero no en el precio de adquisición, por cuanto se han comprado en distintas épocas y a diferentes precios. Para fijar el costo de la mercancía por este método, se efectúa la siguiente operación: valor total de la mercancía del inventario inicial, mas las compras del periodo, dividido por la cantidad total de unidades del inventario inicial más las compras del mismo periodo SISTEMAS DE INVENTARIOS EN SIIGO En inventario permanente el SIIGO utiliza el sistema de valuación de inventarios Promedio Ponderado el cual lo puede trabajar de tres (3) formas diferentes que son: Sistema en Línea Sistema Batch Sistema Predeterminado Para elegir el sistema de costeo a utilizar, se debe ingresar al Registro de Control de la empresa, donde el programa realizara tres preguntas, de cuya respuesta depende el sistema de costeo que se va a utilizar: LINEA BATCH PREDETERMINADO Actualiza costo de factura en línea S N S Actualiza costo de remisión en línea S N S Aplica costo predeterminado N N S Ruta Menú Nuevo: Administración Parámetros Parámetros Generales Registro de Control.

7 Ruta Menú Tipo Explorador: Parametrización Registro de Control Para utilizar sistema de costeo en Línea se debe responder: Para utilizar sistema de costeo en Batch se debe responder:

8 Para utilizar sistema de costeo en Predeterminado se debe responder:

9 3. SISTEMA EN LINEA En sistema de costeo en Línea el programa en tiempo real contabiliza las salidas de mercancía tanto en cantidades como en valores. Para este efecto toda entrada de mercancía debe estar valorizada ya que estas tienen incidencia en el costo promedio del producto. Es importante registrar todos los documentos que intervienen en los inventarios en tiempo real (Registro de Compras, Remisiones, Facturas, Devoluciones etc.) NOTA: En este sistema de costeo el usuario no debe facturar en rojo, ya que si lo hace los costos de los productos se dañan. Para tal efecto se recomienda crear una clave de acceso que tenga restricción de no facturar en negativo. Para crear esta clave con la restricción de Facturar en Rojo se debe ingresar a la opción: Ruta Menú Nuevo: Administración Parámetros Parámetros Generales Registro de Claves. Ruta Menú Tipo Explorador: Parametrización Registro de Claves- Parámetros.

10 Al ingresar a la opción de creación de claves de acceso se debe responder negativamente a la pregunta saldos crédito, para que el sistema no permita Facturar o Remisionar en rojo. En sistema de costeo en Línea el programa toma en cuenta el saldo inicial, mas las compras que se realicen en el periodo para hallar el costo promedio. Ejemplo:

11 PRODUCTO CANTIDAD VLR. UNIT VR TOTAL MARMITA KADELL 20 LTS COMPRA IMPORTANTE. Para calcular el costo promedio del producto el sistema aplica la siguiente fórmula = $ UN El costo unitario es de $ cada uno.

12 3.1. EFECTO DE LOS AJUSTES POR INFLACION EN SISTEMA LINEA RECUERDE. Si su empresa decide que a partir del año 2007 no realizará el proceso de Ajustes por Inflación, favor hacer caso omiso al presente punto. Cada mes se deben realizar los ajustes por inflación de los inventarios, ya que estos afectan directamente el costo de los productos. Para esto se debe ingresar a la opción: Antes de correr el proceso de ajustes por inflación se debe diligenciar primero los porcentajes de Ajuste por inflación por la opción: Ruta Menú Nuevo: Contabilidad - Parámetros Captura de Índices Ruta Menú Tipo Explorador: Ajustes por Inflación Captura de índices, Donde se debe parametrizar los diferentes porcentajes del P.A.A.G que se maneje en el mes. Con enter se repasan todos los meses, con el icono o con la tecla de función F1. Paso seguido se debe ingresar a la opción de Inventarios, donde se ejecutara el proceso de ajustes por inflación.

13 Ruta Menú Nuevo: Contabilidad Procesos Ajuste por Inflación A Inventario. Ruta Menú Tipo Explorador: Contabilidad- Ajustes por Inflación. En esta opción el sistema pide el Tipo de Documento donde se contabilizara el ajustes por inflación (Tipo A), adicionalmente pide Nit, centro de costo y bodega.

14 Para mirar la contabilización de los ajustes por inflación se debe ingresar a la opción de Ruta Menú Nuevo: Contabilidad - Procesos Generación de comprobantes Entrada de comprobantes. Ruta Menú Tipo Explorador: Contabilidad Generación de comprobantes Entrada de comprobantes. Se debe ingresar el Tipo y numero del documento con el cual quedo contabilizado los ajustes por inflación.

15 EFECTO EN EL COSTO DE LOS AJUSTES POR INFLACION EN LINEA RECUERDE. Si su empresa decide que a partir del año 2007 no realizará el proceso de Ajustes por Inflación, favor hacer caso omiso al presente punto. Cada vez que se contabilicen los ajustes por inflación el costo promedio del producto varía. Para ejecutar el proceso de ajustes por inflación de los inventarios el sistema toma el saldo del mes anterior y le aplica el PAAG correspondiente. Ejemplo: SALDO DEL MES ANTERIOR PRODUCTO CANT COST UNIT VLRO TOTAL MARMITA KADELL 20 LTS 10 $ $ AJUSTES X INFLACION $ TOTALES 20 $ $

16 El nuevo costo promedio del producto es $ , por efecto de los ajustes por inflación. Al elaborar la Factura de Venta o la Nota de Remisión, el programa toma este nuevo costo para su contabilización EFECTO DEL SISTEMA EN LINEA EN LA FACTURACION Al realizar una factura en Sistema de Costeo en Línea el sistema toma el costo promedio del producto, y lo multiplica por el número de unidades vendidas. VENTAS PRODUCTO CANT. COST.UNIT COSTO DE VENTAS FACTURA MARMITA KADELL 20 LTS 5 $ $ IMPORTANTE Se debe aclarar que el valor unitario que aparece en la factura es el precio de venta ( ) diferente al costo de venta del producto. CONTABILIZACION DEL COSTO EN LA FACTURA En sistema de costeo en Línea, el programa contabiliza automáticamente el costo en el momento del descargue de los inventarios, ya sea con el documento Factura o la Nota de Remisión. Ejemplo: CUENTA DETALLE Debito Crédito Inventarios $ Costo de Ventas $

17 4. SISTEMA BATCH En sistema de costeo en Batch el programa puede facturar productos con cantidades negativas, pero a diferencia del costeo en Línea que realiza la contabilizac ión de las cantidades y los costos en tiempo real, en Batch solamente descarga unidades mas no valores en el momento de realizar el documento (Nota de Remisión o Factura de Venta). La contabilización del costo de ventas en sistema de costeo en Batch sé realizar solamente hasta final de mes cuando se realice un proceso llamado COSTEO. En este proceso de COSTEO, que se debe realizar mensualmente el sistema calcula el costo promedio de cada uno de los productos, y dependiendo de cada una de las salidas de inventario que se efectuaron calcula el costo de ventas. En sistema Batch el programa toma en cuenta el saldo inicial, mas las compras que se realicen en el periodo para hallar el costo promedio. Ejemplo: PRODUCTO CANTIDAD VLR.UNIT VALOR TOTAL Mesa Isabelina

18 COMPRA 1 IMPORTANTE. Para calcular el costo promedio del producto el sistema aplica la siguiente fórmula = $ UN El costo unitario es de $ cada uno.

19 4.1. EFECTO DE LOS AJUSTES POR INFLACION EN SISTEMA BATCH RECUERDE. Si su empresa decide que a partir del año 2007 no realizará el proceso de Ajustes por Inflación, favor hacer caso omiso al presente punto. Cada mes se deben realizar los ajustes por inflación de los inventarios, ya que estos afectan directamente el costo de los productos. Para esto se debe ingresar a la opción: Contabilidad- Ajustes por Inflación. Ruta Menú Nuevo: Contabilidad Parámetro Captura de Índices Ruta Menú Tipo Explorador: Contabilidad- Ajustes por Inflación Captura de Índices. Dentro de la opción de ajustes por inflación, se debe ingresar al menú Ajustes por Inflación Captura de índices, donde se debe parametrizar los diferentes porcentajes del P.A.A.G que se maneje en el mes. Dentro de la opción de ajustes por inflación, se debe ingresar al menú Ajustes por Inflación Captura de índices, donde se debe parametrizar los diferentes porcentajes del P.A.A.G que se maneje en el mes. Con enter se repasan todos los meses, con el ícono o con la tecla de función F1.

20 Paso seguido se debe ingresar a la opción de Inventarios, donde se ejecutara el proceso de ajustes por inflación. Ruta Menú Nuevo: Contabilidad Procesos Ajuste por Inflación A Inventario. Ruta Menú Tipo Explorador: Contabilidad- Ajustes por Inflación. En esta opción el sistema pide el Tipo de Documento donde se contabilizara el ajustes por inflación (Tipo A), adicionalmente pide Nit, centro de costo y bodega.

21 Para mirar la contabilización de los ajustes por inflación se debe ingresar a la opción: Ruta Menú Nuevo: Contabilidad - Procesos Generación de comprobantes Entrada de comprobantes. Ruta Menú Tipo Explorador: Contabilidad Generación de comprobantes Entrada de comprobantes. Se debe ingresar el Tipo y numero del documento con el cual quedo contabilizado los ajustes por inflación EFECTO EN COSTO DE LOS AJUSTES POR INFLACION EN BATCH RECUERDE. Si su empresa decide que a partir del año 2007 no realizará el proceso de Ajustes por Inflación, favor hacer caso omiso al presente punto.

22 Cada vez que se contabilicen los ajustes por inflación el costo promedio del producto varia. Para ejecutar el proceso de ajustes por inflación de los inventarios el sistema toma el saldo del mes anterior y le aplica el PAAG correspondiente. Ejemplo: SALDO DEL MES ANTERIOR PRODUCTO CANT COST UNIT VLRO TOTAL Mesa Isabelina 10 $ $ AJUSTES X INFLACION $ TOTALES 10 $ $ El nuevo costo promedio del producto es $ , por efecto de los ajustes por inflación. EFECTO DEL SISTEMA BATCH EN LA FACTURACION Al realizar una factura en Sistema de Costeo Batch, el programa solo descarga el inventario en cantidades, mas no descarga el costo de ventas. Ejemplo: Vamos a realizar un ejemplo donde se van a vender 10 unidades de Televisores Sony, las cuales tienen un precio de venta de $ , por lo tanto el valor de la venta es de $ VENTAS PRODUCTO CANT. COST.UNIT COSTO DE VENTAS FACTURA Televisores Sony $ $ IMPORTANTE Se debe aclarar que el valor unitario que aparece en la factura es el precio de venta ( ) diferente al costo de venta del producto.

23 CONTABILIZACION DEL COSTO EN LA FACTURA En sistema de costeo en Batch, el programa NO contabiliza el costo de ventas en el momento de realizar el documento (Factura de Venta- Nota de Remisión) por lo tanto la contabilización del documento queda de la siguiente manera. Ejemplo: CUENTA DETALLE Debito Crédito Inventarios 0 IMPORTANTE El sistema solo descarga el inventario en unidades pero no en valores. El programa realiza el cálculo y contabilización de los costos solamente a final de mes cuando se corre un proceso de COSTEO DE INVENTARIOS.

24 4.3. COSTEO DE INVENTARIOS En sistema Batch es necesario realizar mensualmente un proceso de costeo de inventarios para que automáticamente calcule y contabilice el costo de ventas, sin embargo para realizar este proceso se deben tener en cuenta los siguientes pasos: Haber ingresado todos los documentos del mes que afecten el inventario (Registro de Compras, Facturas de Venta, Notas de Remisión, Notas de Entrada, Notas de Devolución etc.) Generar un consecutivo de comprobantes para verificar su contabilización por: Ruta Menú Nuevo: Contabilidad Informes y Consultas Comprobantes Consecutivo de Comprobantes Ruta Menú Tipo Explorador: Contabilidad - Generación de Comprobantes- Consecutivo de Comprobantes. Verificar que no existan productos negativos en cada una de las bodegas Si existen productos con unidades negativas se deben arreglar estas unidades Ruta Menú Nuevo: Inventario Informes y Consultas Por Bodegas Por renglón

25 Ruta Menú Tipo Explorador: Inventarios - Administración de Bodegas - Saldos por renglón). Se deben crear los documentos para la contabilización del costeo los cuales son documentos L-Otros. Se debe tener en cuenta que si se manejan Notas de producción se debe crear un documento L para costear las notas de producción y otro documento L para costear la Facturas, Remisiones etc. Realizar el proceso de costeo Ruta Menú Nuevo: Inventario Procesos Administración de Costeo En Batch. Ruta Menú Tipo Explorador: Inventarios - Administración de costeo - Mensual (Batch.)

26 Ejecución del Costeo Promedio al mes Anterior o Presente: Es tomar los promedios de los movimientos de los inventarios para realizar él cálculo de los costos de ventas del mes. El sistema da la opción de realizarlo con el costo del mes anterior o con el costo del mes presente (generalmente se escoge el costo del mes presente porque puede haber compras en el mes que afecten el costo del producto. Mes del Costeo: El mes que se va efectuar el proceso de costeo de los inventarios.

27 Tipo de Comprobantes de Notas de Producción y Comprobantes Generales: Se deben digitar los comprobantes tipos L donde se va a realizar la contabilización del costeo. Desea Costear a un Nit: (S/N): Al digitar N el sistema toma Nit por Nit y genera el costo por cada uno de ellos (sin embargo el sistema pide un Nit genérico el cual solo tiene efecto en la impresión del documento de costeo), de lo contrario al digitar S lo acumula a un solo Nit, este proceso tiene efecto en el modulo de ventas para efectos de estadísticas de ventas. (Generalmente se responde N). Desea Costear a un Centro de Costo(S/N): Al digitar N el sistema toma centro de costo por centro de costo y genera el costo de ventas por cada uno de ellos (sin embargo el sistema pide un centro de costo genérico el cual solo tiene efecto en la impresión del documento de costeo), de lo contrario al digitar S lo acumula a un solo centro de costo, este proceso tiene efecto en el modulo de ventas para efectos de estadísticas de ventas. (Generalmente se responde N). Vendedores (S/N): Al digitar N el sistema toma vendedor por vendedor y genera el costo de ventas por cada uno de ellos, de lo contrario al digitar S lo acumula a un solo vendedor, este proceso tiene efecto en el modulo de ventas para efectos de estadísticas de ventas. (Generalmente se responde N). Bodega (S/N): Al digitar N el sistema toma bodega por bodega y genera el costo de ventas por cada uno de ellas, de lo contrario al digitar S lo acumula a una sola bodega, este proceso tiene efecto en el modulo de ventas para efectos de estadísticas de ventas. (Generalmente se responde N).

28 Incluir Conteo Físico: El sistema pregunta si se quiere llevar el valor del ajuste del inventario contra la cuenta de costo de inventarios. Al marcar esta opción, el sistema solicita el tipo de comprobante con el cual se realizó el conteo físico y adicionalmente dos cuentas contables, una de utilidad y otra de pérdida en las que se contabilizará el valor del ajuste. Si se encontraron menos unidades en el conteo físico que saldos en el SIIGO el sistema hará una salida del inventario, contra la cuenta de perdida que se halla digitado, con base al costo promedio de cada producto. Ejemplo: CUENTA NOMBRE DEBITO CREDITO Costo de Ventas $ Inventarios $ Si se encontraron más unidades en el conteo físico, que saldos de inventario en SIIGO, el sistema realiza una entrada a la cuenta de inventarios y una salida a la cuenta de perdida con el costo promedio que tenga cada producto. Ejemplo: CUENTA NOMBRE DEBITO CREDITO Inventarios $ Ingresos Elementos $ Al NO marcar dicha opción, el sistema lleva el valor del ajuste contra la cuenta de costo de ventas. Si se encontraron menos unidades en el conteo físico que saldos en el SIIGO el sistema hará una salida del inventario, contra una entrada al costo de ventas, con base al costo promedio de cada producto. Ejemplo: CUENTA NOMBRE DEBITO CREDITO Costo de Ventas $

29 Inventarios $ Si se encontraron más unidades en el conteo físico, que saldos de inventario en SIIGO, el sistema realiza una entrada a la cuenta de inventarios y una salida a la cuenta de costo de ventas con el costo promedio que tenga cada producto. Ejemplo: CUENTA NOMBRE DEBITO CREDITO Inventarios $ Costo de Ventas $ Desea incluir los Traslados(S/N): Al responder S el sistema valoriza los traslados entre bodegas los cuales no tienen efecto en el costo ya que al realizar estos traslados solamente sé esta cambiando la mercancía de bodega. Consolida Productos: En el momento de realizar el proceso de Costeo, el sistema genera unos comprobantes realizando la contabilización de los productos por cada factura emitida. Ejemplo: Cuenta DOCUMENTO PRODUCTO VALOR Factura No Mesa Isabelina $ Factura No Mesa Isabelina $ Factura No Mesa Isabelina $ TOTAL $ Al hacer clic a esta opción, la contabilización genera el costo acumulado por producto, es decir se genera un solo registro contable para el producto que se movió en varias facturas u otros documentos que lo afectaron, y no uno por uno, como se presentó en el anterior ejemplo. DOCUMENTOS PRODUCTO VALOR Facturas Nos , Mesa Isabelina $

30 Por ultimo el sistema pregunta si esta SEGURO SI/NO. IMPORTANTE Si se tienen Notas de Producción el sistema realiza su correspondiente costeo, ya que de este documento se generan los costos de los productos en proceso y productos t erminados que se manejan en las Facturas de Venta o Remisiones. El sistema pregunta si desean verificar los costos de los productos afectados en las Notas de Producción, en caso de tener movimiento de las mismas en el mes. (Permite realizarlo impreso o por pantalla).

31 Después de la verificación de los costos de los productos el sistema pregunta si desea continuar con el costeo SI o NO, para realizar el costeo general. RECUERDE El sistema realiza en dos partes el Costeo Mensual Batch: En primer lugar costea las Notas de Producción, en caso de utilizarlas, y en segundo lugar costea los demás documentos que afectaron inventario (Facturas de Venta, Nota de Salida, entre otros) CONTABILIZACION DEL COSTEO Al utilizar la opción de COSTEO el sistema calcula el costo promedio de cada uno de los productos y dependiendo de salidas de inventario que haya tenido, calcula el costo de ventas. El sistema toma la factura en la cual se vendieron 5 unidades de Mesa Isabelina y lo multiplica por el costo promedio $ , por lo tanto el costo de ventas de esta factura es de $

32 RECUERDE.. Dentro del proceso de Costeo se Incluyeron las siguientes validaciones: 1. Al realizar el proceso de costeo valida el saldo en cantidad del producto y valor del producto 2. Posterior a la validación identifica si hay negativos, en caso de encontrar cantidades o valores negativos genere mensaje aclarativo antes de proceder a la contabilización. Se encontraron cantidades y/o saldos negativos e incluir las opciones continuar proceso, listar y salir ' 3. Al seleccionar la opción de listar genera un informe en el cual refleja: Código del producto Descripción del producto Cantidad: Debe reflejar el saldo del producto en cantidad negativa Valor: Debe reflejar el saldo negativo del producto

33 5. SISTEMA PREDETERMINADO El sistema de costeo predeterminado consiste en asignarle individualmente a cada producto en su creación un costo predeterminado. Dicho costo lo debe calcular la empresa dependiendo de un estudio de costos previo realizado a cada uno de los productos. Sin embargo SIIGO calcula independientemente el costo promedio de cada producto dependiendo del movimiento que haya tenido. Ejemplo: PRODUCTO CANTIDAD VLR.UNIT VALOR TOTAL Mesa Isabelina COMPRA 1 IMPORTANTE. Para calcular el costo promedio del producto el sistema aplica la siguiente fórmula = $ UN El costo unitario es de $ cada uno EFECTO DE LOS AJUSTES POR INFLACION EN SISTEMA PREDETERMINADO

34 RECUERDE. Si su empresa decide que a partir del año 2007 no realizará el proceso de Ajustes por Inflación, favor hacer caso omiso al presente punto. Cada mes se deben realizar los ajustes por inflación de los inventarios, ya que estos afectan directamente el costo de los productos. Dentro de la opción de ajustes por inflación, se debe ingresar al menú: Ruta Menú Nuevo: Contabilidad Parámetros Captura de Índices Ruta Menú Tipo Explorador: Contabilidad- Ajustes por Inflación Captura de Índices. Con enter se repasan todos los meses, con el icono o con la tecla de función F1. Paso seguido se debe ingresar a la opción de Inventarios, donde se ejecutara el proceso de ajustes por inflación. Ruta Menú Nuevo: Contabilidad Procesos Ajuste por Inflación A Inventario. Ruta Menú Tipo Explorador: Contabilidad- Ajustes por Inflación.

35 En esta opción el sistema pide el Tipo de Documento donde se contabilizara el ajustes por inflación (Tipo A), adicionalmente pide Nit, centro de costo y bodega. Para mirar la contabilización de los ajustes por inflación se debe ingresar a la opción: Ruta Menú Nuevo: Contabilidad - Procesos Generación de comprobantes Entrada de comprobantes.

36 Ruta Menú Tipo Explorador: Contabilidad Generación de comprobantes Entrada de comprobantes. Se debe ingresar el Tipo y numero del documento con el cual quedo contabilizado los ajustes por inflación EFECTO EN COSTO DE LOS AJUSTES POR INFLACION EN PREDETERMINADO RECUERDE. Si su empresa decide que a partir del año 2007 no realizará el proceso de Ajustes por Inflación, favor hacer caso omiso al presente punto. Cada vez que se contabilicen los ajustes por inflación el costo promedio del producto cambia. Para ejecutar el proceso de ajustes por inflación de los inventarios el sistema toma el saldo del mes anterior y le aplica el PAAG correspondiente.

37 Ejemplo: SALDO DEL MES ANTERIOR PRODUCTO CANT COST UNIT VLRO TOTAL Mesa Isabelina 10 $ $ AJUSTES X INFLACION $ TOTALES 10 $ $ El nuevo costo promedio del producto es $ , por efecto de los ajustes por inflación MANEJO DEL COSTO PREDETERMINADO Antes de digitar los movimientos de inventario del mes, es necesario registrar el costo predeterminado o presupuesto de cada uno de los productos terminados, por la opción: Ruta Menú Nuevo: Inventarios Parámetros Apertura de Productos.. Ruta Menú Tipo Explorador: Inventarios Catálogos Apertura de Productos:

38 El sistema permite colocar un costo predeterminado a cada uno de los meses. IMPORTANTE El programa en SISTEMA DE COSTEO PREDETERMINADO cada vez que se realice una salida de inventarios, utiliza el costo predeterminado asignado a cada producto para su contabilización. Para explicar mejor el anterior enunciado, se realizará un ejercicio en el cual se venderán 5 unidades de Mesa isabelina, las cuales tienen un precio de venta de $ , por lo tanto el valor de la venta es de $ VENTAS PRODUCTO CANTIDAD PRE. VENTA VLR. VENTA FACTURA Mesa Isabelina 5 $ $

39 5.3. CONTABILIZACION DEL COSTO PREDETERMINADO EN LA FACTURA Podemos concluir que el sistema en la Factura de Venta calcula y contabiliza el costo de ventas con base al costo predeterminado colocado en la apertura del producto. Por lo tanto la contabilización de la factura será la siguiente: DOCUMENTO CANTIDAD COST PREDETER. COSTO TOTAL PREDETERMINADO Factura No un $ La contabilización de la factura será así: Al final del mes se debe correr el proceso de Ajuste al Predeterminado donde el sistema automáticamente ajusta los valores de los documentos (Facturas, Remisiones etc.) que hayan contabilizado el costo predeterminado y lo ajusta al costo real.

40 5.4. ANALISIS AL PREDETERMINADO La opción de análisis al predeterminado se debe correr mensualmente para determinar la diferencia entre el costo predeterminado utilizado en las facturas y el costo promedio calculado por el sistema. Ruta Menú Nuevo: Inventarios Procesos Administración de Costeo Análisis Predeterminado Ruta Menú Tipo Explorador: Inventario - Administración de Costeo - Análisis al Predeterminado En esta opción el sistema nos muestra la diferencia entre las salidas de inventarios al costo predeterminado con respecto al costo promedio.

41 Salidas al Costo Predeterminado Cant Cost. Pred. Vlr Total Pred 5 ud $ $ Cant Cost Vlr Total Promed Promedio Salidas al Costo Promedio 5 ud $ $ Al restar el valor La diferencia entre las salidas al predeterminado y el costo promedio es de $ por lo tanto es el ajuste que se debe realizar. Después de haber generado este informe Análisis al Predeterminado se debe ejecutar la opción Comprobante Predeterminado donde el sistema contabiliza el valor de la diferencia entre lo predeterminado y el Costo promedio, esto lo realiza a través de un comprobante tipo L-Otros. Ruta Menú Nuevo: Inventario Procesos Administración de Costeo Comprobante Ajuste Predeterminado Ruta Menú Tipo Explorador: Inventario - Administración de Costeo - Comprobante Predeterminado

42 5.5. CONTABILIZACION DEL COMPROBANTE PREDETERMINADO Al ser mayor el costo predeterminado que el costo promedio, el programa contabiliza una entrada en valores a los Inventarios y una salida al costo de Ventas. CUENTA NOMBRE DEBITO CREDITO Inventarios $ Costo de Ventas $

43 Este proceso se debe realizar mensualmente para ajustar el costo promedio al real.

44 6. DESAGREGA El DESAGREGA es un proceso automático de SIIGO para llevar la proporción del ajustes por inflación de la cuenta de ajustes por inflación de inventarios a la cuenta de inventarios que maneje la empresa, esto proporcional a las ventas realizadas en el mes. RECUERDE. Si su empresa decide que a partir del año 2007 no realizará el proceso de Ajustes por Inflación, favor hacer caso omiso al presente punto. Ejemplo: PRODUCTO CANT COST UNIT VLRO TOTAL Mesa Isabelina 10 $ $ AJUSTES X INFLACION $ TOTALES 10 $ $ Contabilización de los Ajustes por inflación: Al realizar los ajustes por inflación se realiza la siguiente contabilización: CUENTA NOMBRE DEBITO CREDITO Ajust. X Inflac de Inventarios $ Corrección Monetaria $ En el Balance General la cuenta de inventarios muestra los siguientes valores: 14 Inventarios $ Mercancías $ Ajustes Por Inflac $ El nuevo costo promedio del producto es $ , por efecto de los ajustes por inflación. Al elaborar la Factura de Venta o la Nota de Remisión, el programa toma este nuevo costo para su contabilización Al realizar una Factura de Venta o una Nota de Remisión (según el documento con el cual se descargue el inventario) el sistema realizara la siguiente contabilización. Al elaborar una factura en la cual se vendan 5 unidades de Marmitas el sistema con base al costo promedio realiza la siguiente operación: Mesa Isabelina 5 Unid x $ = $ CUENTA DETALLE DEBITO CREDITO Inventarios $

45 Costo de Ventas $ IMPORTANTE Vale la pena aclarar que del costo de ventas $ pertenecen al costo unitario del producto, y $2.000 pertenecen a los ajustes por inflación, sin embargo todo el valor se contabiliza en la cuenta de Inventarios. Para las 5 unidades vendidas, el costo de ventas, por lo tanto, es de $ , y el del ajuste por inflación, $ Este último se tendrá en cuenta para el registro del desagrega, el cual se presenta a continuación EFECTO DEL DESAGREGA El proceso de desagrega que realiza el sistema contabiliza la proporción de los ajustes por inflación a la cuenta de inventarios. Registro Contable del Desagrega: CUENTA DETALLE PRODUCTO DEBITO CREDITO Inventarios Mesa Isabelina $ A x I Inventarios Mesa Isabelina $ RECUERDE Es muy importante realizar este proceso ya que si no se hace la cuenta de ajustes por inflación de los inventarios (143599) aumentará todos los meses PASOS PARA EJECUTAR EL PROCESO DE DESAGREGA Este proceso se debe ejecutar el último día del mes. Se debe haber ingresado todo el movimiento que afecte los inventarios (Facturas, Remisiones, Registro de Compra, Notas de Entrada, etc.). Para realizar el proceso de Desagrega es muy importante haber realizado los ajustes por inflación del mes correspondiente. Si se esta utilizando sistema de costeo en Batch o Predeterminado, se debe haber realizado antes el proceso de costeo. Para realizar el proceso de desagrega se debe ubicar en la opción:

46 Ruta Menú Nuevo: Inventarios Procesos- Desagrega Ajustes por Inflación Desagrega. Ruta Menú Tipo Explorador: Inventarios Valorización de saldos Desagrega. Al ingresar a la opción el sistema pide el documento donde quedará contabilizado el desagrega, el cual es un documento tipo L, y debe estar creado previamente. Paso seguido el sistema pide Nit (se debe incluir el Nit de la empresa), centro de costo principal y bodega principal. El sistema pregunta sí esta seguro SI o NO.

47 Por último solicita digitar los comprobantes tipo L que intervienen en el proceso, los cuales son los utilizados al correr el proceso de Costeo, para el caso de costeo en Batch. Verificación del Proceso de Desagrega Para verificar el comprobante generado por el desagrega, se debe ingresar a la opción:

48 Ruta Menú Nuevo: Contabilidad - Procesos Generación de comprobantes Entrada de comprobantes. Ruta Menú Tipo Explorador: Contabilidad Generación de comprobantes Entrada de comprobantes. Se debe ingresar el tipo del documento y él numero con el cual fue actualizado.

49 7. NOTAS DE PRODUCCION 7.1. REQUERIMIENTOS DE MATERIA PRIMA La Nota de Producción es un documento contable el cual registra la transformación de la Materia Prima en productos en proceso o productos terminados. Para poder realizar la Nota de Producción se debe crear previamente una formulación del producto terminado. Esta formulación se debe realizar por la ruta: Ruta Menú Nuevo: Inventarios Procesos- Formulación de Materia Prima - Requerimientos de Materia Prima Ruta Menú Tipo Explorador: Inventarios Requerimientos de Materia Prima Graba Requerimientos. Se debe indicar si se desea llamar el producto por código o por referencia. El sistema pregunta el código del producto terminado (con icono de binoculares consulta).

50 Materia Prima: Se debe ingresar código de las materias primas necesarias para realizar el producto terminado (con icono de binoculares consulta). Cantidad: Se debe ingresar el número de unidades de Materia Prima para realizar una unidad de producto terminado. Peso Representativo: Se debe indicar el porcentaje de la materia prima sobre el producto terminado que se esta creando. Ejemplo: del 100% de la Vajilla Valladolid 10 puestos a la caliza mineral le corresponden un 60%. RECUERDE Se deben ingresar de la misma manera cada una de las materias primas, que componen el producto terminado. Para verificar que haya quedado correctamente se puede consultar con el icono de

51 Después de Realizar la formulación del producto terminado se debe ingresar a la ruta Ruta Menú Nuevo: Documentos Documentos - Notas Documentos Notas. Ruta Menú Tipo Explorador: Documentos-Notas Documentos Notas.

52 Se debe elegir el documento Tipo O Nota de Producción. Se debe indicar el producto que se desear crear (con icono de binoculares consulta).

53 Debe digitarse el número de unidades del producto terminado que se desean construir. Fecha: Debe colocarse la fecha del documento. Centro de Costo: Con icono de binoculares consulta los centros de costo. Nit: Con icono de binoculares consulta los terceros (generalmente el Nit de la empresa por ser un movimiento interno. Se debe repasar con Enter el documento y el sistema trae automáticamente cada una de las materias primas con sus respectivas cantidades que son necesarias para ensamblar el producto terminado. Por ultimo traerá el producto terminado y realizara el correspondiente ingreso en cantidades.

54 Para terminar se debe digitar el icono o con la tecla de función F1. El sistema preguntara si el documento esta OK, y traerá automáticamente el numero del consecutivo de la Nota de Producción.

55 El sistema permite enviar el documento a la impresora o a la vista preliminar 7.2 NOTA DE TRASLADO La Nota de Traslado es un documento contable, que permite cambiar la ubicación física de los productos realizando el traslado respectivo de estos de una bodega a otra. Para realizar este documento nos debemos ubicar en la ruta: Ruta Menú Nuevo: Documentos - Documentos Notas Documentos Notas. Documento tipo T. Ruta Menú Tipo Explorador: Documentos Notas Documentos Notas. Documento tipo T.

56 Al ingresar al documento el sistema pregunta: Fecha: Se debe indicar la fecha de elaboración del documento. Centro de Costo: Con la tecla de función F2 o icono de binoculares permite consultar los centros de costo creados. Nit: Con la tecla de función F2 (alfabéticamente), F3 (numéricamente), permite consultar los terceros creados. Vendedor: Con la tecla de función F2 consulta.

57 El sistema preguntara el código de la bodega donde sale la mercancía y el código de la bodega donde entra. Con la tecla de función F2 o icono de binoculares permite realizar la consulta. Adicionalmente el sistema pregunta el código del centro de costo desde donde sale la mercancía y el código del centro de costo donde ingresa la mercancía. Con la tecla de función F2 o binoculares permite realizar la consulta. Cuando se termina de registrar la anterior información el sistema presenta el siguiente mensaje: Paso seguido el sistema muestra una pantalla donde pide la referencia de fabrica o el código del producto (con la tecla de función F2 Alfabéticamente, F3 Numéricamente, F4 Referencia de Fabrica o binoculares permite consulta).

58 El sistema volverá a pedir el centro de costo, nit a lo cual se repasara con enter esta opción ya que el sistema trae automáticamente esta información. Se debe repasar con enter los campos de código y bodega. Cantidad: Se deben digitar las cantidades a trasladar del producto. Valor: se debe dejar en ceros el campo de valor, ya que las notas de traslado solo cambian la mercancía de sitio, permite dejar el campo en ceros.

59 Con la tecla de función F1 o icono de bandera permite terminar el documento. El sistema trae automáticamente el número del consecutivo del documento.

60 El sistema permite enviar el documento a la impresora, Excel o vista preliminar. Por ultimo el sistema pregunta si el documento se imprimió correctamente.

61 RECUERDE Se realizo la modificación en el programa para que en la Nota de Traslado se pueda realizar el cruce con la Orden de Pedido. En el Parámetros de los documentos se habilito la opción de cruce con la Orden de Pedido (Contabilidad- Definición de Documentos) Al realizar la Nota de Traslado muestra como documento cruce las Ordens de Pedido

62

63 8. CONTEO FISICO El Conteo físico es una opción en la cual la empresa a una fecha determinada puede ajustar su inventario en unidades y en valores. Para esto la empresa debe realizar un inventario físico de la totalidad de las existencias, para luego ingresarlas en el sistema. Para realizar este proceso se debe ingresar a la opción Ruta Menú Nuevo: Inventarios Procesos Conteo Físico Ruta Menú Tipo Explorador: Inventarios - Conteo Físico 8.1 LISTADO DE SALDOS Esta opción genera un informe donde el sistema lista cada uno de los productos que se encuentren creados. En este informe se muestra el código del producto, la referencia de fábrica, descripción del producto, y trae una columna para colocarle manualmente las cantidades encontradas en el conteo.

64 Este informe se puede llevar a Excel, vista preliminar o impresión INCORPORA AJUSTES En esta opción se debe ingresar el Conteo físico que haya realizado la empresa, este inventario se debe realizar por cada una de las bodegas que se estén utilizando. Al ingresar a la opción Incorpora Ajustes se debe correr obligatoriamente la opción Calcula Saldos CALCULA SALDOS

65 Esta opción calcula las existencias del producto por cada una de las bodegas que existan a la fecha. Es la primera opción que se debe utilizar para incorporación de los ajustes.

66

67 8.4. GRABA CONTEO En esta opción se debe ingresar el conteo realizado por la empresa en cantidades. El sistema permite trabajar hasta tres diferentes conteos, ya que en la mayoría de las empresas se realiza mínimo dos conteos, esto con la finalidad de tener una mayor confiabilidad. Se debe ingresar a la opción de Graba Conteo Físico.

68 El sistema traerá uno a uno los productos para digitar el número de unidades encontradas en el conteo, este proceso lo realiza por cada una de las bodegas que maneje la empresa. RECUERDE Para arreglar la cantidad de un producto que haya quedado mal digitado se debe, ingresar a la misma opción Graba Conteo Físico y corregirlo CIERRE CONTEO La opción Cierre de Conteo sirve para proteger la información del conteo que se haya realizado. Ya que al usar esta opción el sistema no permite realizar ningún tipo de modificación o incorporación de unidades en el conteo. Se debe indicar el número del conteo que se desea cerrar.

69 Si se trata de ingresar al conteo que se cerro el sistema genera un mensaje el cual nos indica que el conteo esta cerrado. NOTA: Si se después de Cerrar un conteo se quiere otra vez abrir se debe ingresar por la opción de Cierre de Conteo y colocar el icono correspondiente.

70 8.6. VERIFICACION DE AJUSTES Después de haber ingresado el conteo físico, la opción Verificación de Ajustes permite verificar los saldos de inventario de SIIGO, contra los saldos encontrados en el conteo físico. Este informe solo lo genera por pantalla. También permite generar un informe donde se pueden combinar varios conteos.

71 Para esto el sistema pregunta el número de los conteos que se quieren generar en el informe INFORME DE AJUSTES Esta opción permite generar un informe impreso por vista preliminar o Excel, de las diferencias entre los saldos de inventario de SIIGO y los incorporados al sistema por la opción de conteo físico COMPROBANTE DE AJUSTES Después de haber incorporado en su totalidad el conteo físico, y haber realizado los ajustes correspondientes se debe ingresar a la opción de Comprobante de Ajustes, donde se realizaran contablemente los ajustes correspondientes en valores y cantidades.

72 El sistema pregunta la fecha en la cual se realizara el ajuste, el documento tipo L donde quedara registrado, centro de costo, numero de conteo, nit de la empresa. Al realizar este comprobante el sistema también actualiza los saldos de inventarios en cantidades.

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