SIIGO Pyme. Elaboración Comprobante de Egreso - Cheque. Cartilla I

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1 SIIGO Pyme Elaboración Comprobante de Egreso - Cheque Cartilla I

2 Tabla de Contenido 1. Presentación 2. Qué es un Comprobante de Egreso? 3. Qué es un Cheque? 4. Qué Aspectos se Deben Tener en Cuenta al Momento de Elaborar un Comprobante de Egreso? 5. Cuál es la Ruta para Elaborar un Comprobante de Egreso? 6. Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Elaborar un Comprobante de Egreso?

3 Presentación Este instructivo es una guía para explicar al usuario el proceso de pagar obligaciones de la compañía mediante la elaboración del comprobante de egreso y su correspondiente tipo de contabilización.

4 ELABORACIÓN COMPROBANTE DE EGRESO - CHEQUE Qué es un Comprobante de Egreso? El Comprobante de Egreso es un documento contable que se utiliza para pagar las diferentes obligaciones que adquiere el ente económico como: cuentas por pagar a proveedores, obligaciones laborales, cancelación de los diferentes Gastos Operacionales (servicios, papelería, etc.), transacciones comerciales, causar anticipos, etc. Qué es un Cheque? El cheque es una especie de título valor de contenido crediticio, que solo puede ser expedido en formularios impresos de cheques o chequeras y a cargo de un banco; que solo puede ser pagado a la orden o al portador De acuerdo con lo previsto en el Articulo 621 Requisitos de los Títulos Valores y Artículo 713 Contenido del Cheque del Código de Comercio, el cheque debe contener los siguientes requisitos: La orden incondicional de pagar una determinada suma de dinero El nombre del banco La indicación de ser pagadero a la orden o al portador Qué Aspectos se Deben Tener en Cuenta al Momento de Elaborar un Comprobante de Egreso? Para elaborar un Comprobante de Egreso se debe conocer en forma clara la siguiente información: El Tipo de egreso a utilizar de los definidos en el programa (Ejemplo. G 001 / G 002). Conocer la fecha correspondiente en que se causara la salida de dinero. Saber o conocer el Nit o C.C del tercero Confirmar el tipo de contabilización a realizar (Pago, Abono o Anticipo). En SIIGO se utiliza el Documento Tipo E como Comprobante de Egreso, este documento se debe parametrizar por el Modulo de Contabilidad Parámetros de Documentos Definición de Documentos. Cuál es la Ruta para Elaborar un Comprobante de Egreso? Para la elaboración del Comprobante de Egreso se debe ingresar a la ruta: Documentos Comprobante de Egreso - Cheque.

5 Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Elaborar un Comprobante de Egreso? Al momento de elaborar un Comprobante de Egreso el sistema habilita la siguiente pantalla en la cual se debe seleccionar el Tipo de egreso a elaborar: Al ingresar a elaborar un egreso el sistema solicita la siguiente información: DATOS GENERALES O DE ENCABEZADO: Fecha: Se debe digitar la fecha correspondiente a la elaboración del documento.

6 El sistema toma la fecha con la que se ingresa al Sistema, pero de igual forma salvo que no se tenga restricción con clave de usuario el sistema permite cambiar solo el día de elaboración del documento. Banco: El sistema trae automáticamente la cuenta contable digitada en la definición del documento en el campo, de igual forma este campo es editable y esta cuenta puede ser modificada al momento de elaborar el documento Centro de costo: El sistema inicialmente trae estos datos de los digitados en el registro de control como principales, de igual forma estos pueden ser modificados digitando, realizando la búsqueda o creando el código del centro y subcentro de costos (este último si el centro de costos lo maneja) al cual se desea asociar la contabilización del documento. El sistema permite crear el centro de costos directamente en la elaboración del documento solamente digitando el código o al momento de realizar la búsqueda se habilita el icono el cual permite realizar la creación del centro y subcentro de costos Cheque: El sistema trae en forma automática el número de cheque, solo si en la definición de la cuenta contable esta se marcó como cuenta de bancos y se asignó el rango inicial y final de los números de cheque para la chequera que se esté utilizando en el momento

7 Nit: Si el tercero ya está creado se puede digitar el Nit o se puede realizar la búsqueda con el icono o con las teclas de función F2 (búsqueda alfabética) o F3 (búsqueda numérica). El sistema permite crear el tercero directamente en la elaboración del documento, solamente digitando el número de identificación o al momento de realizar la búsqueda se habilita el icono creación del tercero el cual permite realizar la Sucursal: Este campo se habilita solo si el tercero en la creación se definió que maneja sucursales. Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado al Nit antes digitado.

8 Aparece de manera informativa: Saldo: Corresponde al saldo que se encuentra en el momento en la cuenta de bancos que está moviendo el comprobante de egreso Saldo Tercero: Corresponde al valor total de la deuda que la empresa tiene con el proveedor o tercero seleccionado para elaborar el comprobante de egreso. SIIGO en el comprobante de egreso permite trabajar dos tipos de contabilizaciones que son: 1. Contabilización Tipo P 2. Contabilización Tipo O 1. Contabilización Tipo P: La contabilización Tipo P solo aplica cuando se tiene el módulo de Cuentas por Pagar. Al momento de iniciar la contabilización Tipo P, al digitar enter el sistema trae automáticamente cada una de las facturas de compra que están pendientes por cancelar por parte de la empresa al proveedor. Cada una de estas facturas el sistema las muestra automáticamente tomando en cuenta la fecha de vencimiento. Con la tecla ESC o F9 el sistema permite pasar de una factura a otra sin contabilizarla, esto en caso que se desee cancelar algunas facturas o una en especial.

9 Cada vez que se da enter va mostrando una factura más, hasta mostrar todas las facturas pendientes por cancelar luego. Al terminar el sistema muestra el mensaje: No hay más facturas Pendientes AL TERMINAR DE INGRESAR TODAS LAS FACTURAS A CANCELAR, EL COMPROBANTE DE EGRESO SE DEBE GRABAR CON LA TECLA DE FUNCION F1 O CON EL ICONO DE BANDERA Por último el sistema pregunta si el documento esta correcto y luego realiza la impresión del documento

10 2. Contabilización Tipo O: La contabilización Tipo O aplica con o sin el Módulo de Cuentas por Pagar. Esta opción se utiliza cuando se necesita realizar dentro del comprobante de egreso contabilizaciones como: Pago de intereses de mora, impuestos o retenciones no practicadas en el registro de compra, anticipos a proveedores, cancelación de facturas cuando no se tiene el módulo de Cuentas por Pagar, etc. Para esto el sistema pregunta la cuenta contable que se desea utilizar; con el ícono las teclas de función F2 (Búsqueda Alfabética) F3 (Búsqueda numérica). o con Anticipos: Para realizar la contabilización de un anticipo es necesario manejar la Contabilización Tipo O, y llamar la cuenta contable creada con anterioridad en la formas de pago como Anticipo Proveedores En el detalle del documento NO se debe incluir la cuenta de BANCOS el sistema la toma del encabezado del documento para realizar la contabilización del documento, en caso de incluir la cuenta de BANCOS con el movimiento CREDITO, el sistema al momento de grabar el documento indicara que se encuentra descuadrado. AL TERMINAR DE INGRESAR TODAS LAS CUENTAS CONTABLES, EL COMPROBANTE DE EGRESO SE DEBE GRABAR CON LA TECLA DE FUNCION F1 O CON EL ICONO DE BANDERA

11 Por último el sistema pregunta si el documento está correcto El programa traerá automáticamente el número del Comprobante de Egreso si en la definición del documento se marcó la casilla numeración automática, en caso contrario solicitara el número del consecutivo. COMPROBANTE DEFINIDO A MEDIA PAGINA Cuando en la definición del documento se parametrizo media página, el sistema habilita la siguiente pantalla:

12 Para ingresar comentarios adicionales, los cuales son opcionales y se reflejan en la impresión del documento. Cada vez que se reimprima el documento el sistema mantiene las observaciones digitadas en estos campos. Por último el programa me permite imprimir el documento Original y las copias que se parametrizaron en la Definición del Documento. El documento se puede enviar a vista preliminar, impresión o Excel; este último siempre y cuando se haya definido el template para el documento. COMPROBANTE DEFINIDO A PAGINA COMPLETA

13 El programa traerá automáticamente el número del Comprobante de Egreso si en la definición del documento se marcó la casilla numeración automática, en caso contrario solicitara el número del consecutivo. Luego presenta la opción para imprimir cheques Cuando en la pregunta anterior se acepta, el sistema permite elegir el tipo de cheque que se requiere imprimir (Es el tamaño del cheque)

14 Luego el sistema confirma el formato de la fecha, en caso de no aceptar el programa imprime Año Mes Día (Son Datos para el cheque) Posteriormente el sistema confirma a quien se pagara el cheque El comprobante de egreso se puede girar a un tercero y solo para la impresión del cheque se puede cambiar el nombre del tercero De igual forma también se habilitan campos para ingresar comentarios adicionales, los cuales son opcionales y se reflejan en la impresión del documento. Cada vez que se reimprima el documento el sistema mantiene las observaciones digitadas en estos campos. Por último el programa me permite imprimir el documento Original y las copias que se parametrizaron en la Definición del Documento.

15 El documento se puede enviar a vista preliminar, impresión o Excel; este último siempre y cuando se haya definido el template para el documento.

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