SIIGO GESTION DE NOMINA Y RECURSOS HUMANOS. PROCESO No. 3 NOVEDADES Y LIQUIDACION

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1 SIIGO GESTION DE NOMINA Y RECURSOS HUMANOS PROCESO No. 3 NOVEDADES Y LIQUIDACION

2 1. REGISTRO DE NOVEDADES DE NÓMINA Ruta: Nómina Manejo de Novedades Captura de Novedades Como complemento a la captura de novedades del módulo de Nómina, Recursos Humanos presenta la captura de novedades de los siguientes conceptos, los cuales deben ser parametrizados previamente por la opción Nómina Catálogos Apertura de Conceptos. 1.1 REGISTRO NOVEDADES DE INCAPACIDAD Ruta: Nómina Manejo de Novedades Captura de Novedades - Captura Novedad de Incapacidad A través de esta opción se realizarán los registros de las novedades de los empleados activos de la compañía por concepto de Incapacidades, así mismo la consulta de las mismas.

3 Inicialmente el sistema presenta una ventana donde se registrará la cédula de empleado o se utiliza la búsqueda respectiva con el ícono en forma alfabética (nombre) o numérica (identificación). Así mismo, habilita el icono (Búsqueda de Novedades), el cual permite visualizar en pantalla las novedades de incapacidades que tiene creadas el empleado seleccionado. Posteriormente solicitará el registro de la información relacionada con la novedad generada por incapacidades, que se presenta a continuación: Concepto: Código del concepto por el cual se registrará en las novedades de la Nómina, en este caso se utilizará el concepto de Incapacidades, previamente creado en la opción Nómina Catálogos Apertura de Conceptos. Tipo: Tipo de incapacidad, según la legislación laboral: Incapacidad General Licencia de Maternidad Accidente de Trabajo Enfermedad Profesional.

4 Centro de Costo: Centro de costo relacionado. Grupo Contable: del empleado en el momento de la incapacidad Fecha Inicial: Fecha a partir de la cual se genera la incapacidad Días de Incapacidad: Número de días de duración de la incapacidad. Fecha Final: Fecha en que termina la incapacidad. El sistema la calcula automáticamente. Prórroga: Indicar si es prórroga de una capacidad anterior a la que se está registrando. Días Empleador /A.R.P: Número de días que pagara el empleador por el concepto de incapacidad. Dias E.P.S : Número de días a partir de los cuales pagará la E.P.S. Según la normatividad la E.P.S., pagará la incapacidad a partir de los tres (3) días, dato que el sistema calcula dependiendo el numero de días que se asuma el empleador en la incapacidad. Concepto Días EPS: Permite seleccionar el concepto de incapacidad al cual se llevaran el calculo de los días los cuales cubre el empleador. Observaciones: Comentarios adicionales a la novedad digitada. Luego de digitar la novedad se graba con el icono No. Del Documento: Número del documento de la incapacidad. Se digita ENTER y el sistema actualiza el registro de la novedad de Incapacidad. Para verificar el correcto registro de las novedades por Incapacidades, se genera el informe ubicado en la opción Nómina Manejo de Novedades Informe de Novedades. El listado genera la siguiente información:

5 Identificación del Empleado Nombres y Apellidos Sucursal Tipo de Incapacidad Descripción Fecha Inicial Fecha Final Días Incapacidad Prórroga Número Incapacidad Días Empresa Días E.P.S. Observaciones IMPORTANTE Para digitar novedades de incapacidad pagadas al 100%, como en el caso de las pagadas por Riesgo Profesional (ARP), se indica en el cuadro Concepto, aquel que tiene la fórmula 1/30 en su parametrización: Y en el cuadro Días EPS/ARP, el número de días de la incapacidad que va a cubrir el ARP, por lo tanto los campos Días EPS y Concepto Días EPS, deben quedar sin información; de igual manera, al digitar el número de días total de la incapacidad en el primer cuadro, son deshabilitados los dos siguientes:

6 Para el caso de las incapacidades por Enfermedad General, es necesario digitar en el campo Concepto, aquel destinado para tal fin, con la fórmula 1/30, con el objeto de pagar al 100% los tres (3) primeros días, de los cuales es responsable el empleador: En el campo Días Empleador/ARP, el sistema por defecto registra los tres días que paga el Empleador, y el número restante lo registra en el campo Días EPS, que son los que cubrirá la EPS; asimismo, en el campo Concepto Días ESP se debe colocar el concepto que en su fórmula se encuentre definido como 1/45 y destinado para la

7 liquidación de esta novedad, que va a realizar el cálculo del valor de la incapacidad pagada por la EPS: 1.2 REGISTRO NOVEDADES DE VACACIONES Ruta: Nómina Manejo de Novedades Captura de Novedades Captura Novedad de Vacaciones A través de esta opción se realizarán los registros de las novedades de los empleados activos de la compañía por concepto de Vacaciones. Inicialmente el sistema presenta una ventana donde se registrará la cédula de empleado o se utiliza la búsqueda respectiva con el ícono en forma alfabética (nombre) o numérica (identificación). Asi mismo, habilita el icono ( Búsqueda de Novedades), el cual permite visualizar en pantalla las novedades de Vacaciones que tiene creadas el empleado seleccionado. Posteriormente solicitará el registro de la información relacionada con la novedad generada por vacaciones, que se presenta a continuación:

8 Concepto: Código del concepto por el cual se registrará en las novedades de la Nómina, en este caso se utilizará el concepto de Vacaciones, previamente creado en la opción Nómina Catálogos Apertura de Conceptos. Tipo: Vacaciones que se van a registrar en la novedad, disfrutadas o compensadas. Centro de Costo: Centro de costo relacionado. Grupo Contable: del empleado en el momento de tomar las vacaciones. Fecha Inicial: Fecha a partir de la cual se tomarán las vacaciones, en caso de ser disfrutadas. Fecha Final: Fecha de terminación de las vacaciones, en caso de ser disfrutadas. Fecha de Aprobación- Fecha Final: Fecha en la cual fue aprobado el pago compensatorio de las vacaciones.

9 Días Tomados: Número de días laborales que comprende el periodo de vacaciones, calculados por el sistema. Según la legislación el período establecido para las vacaciones disfrutadas es de 15 días por período causado, de igual forma el empleado puede tomar menor cantidad de días, para este efecto, el sistema descontará de los días causados de vacaciones. Este número de días es calculado por el sistema de acuerdo con la definición del Calendario por la opción Recursos Humanos Parámetros Calendario, adicionalmente con los datos ingresados en la Hoja de Vida del Empleado. Días Disfrutados: Son los días calculados por el sistema a partir de la fecha inicial. Estos días disfrutados incluyen los días no laborables para el empleado (sábado en caso de ser no laborable -, domingos y festivos). Días a pagar: La cantidad de días a pagar en las vacaciones compensadas. Periodo de Causación: El sistema trae a manera informativa la relación de los períodos de vacaciones del empleado, según su histórico, los días causados, tomados y pendientes: Según el histórico el sistema informa cuántos quedan pendientes por tomar de vacaciones del periodo indicado, o también lo hace en el caso que sean anticipadas: Observaciones: Comentarios adicionales a la novedad digitada. Luego de digitar la novedad se graba con el icono No. De Resolución: Corresponde al número de autorización entregado por el Ministerio de Trabajo. Aplica para vacaciones compensadas en dinero.

10 No. De Cheque: Número del Cheque con el cual se cancelarán las vacaciones compensadas. Banco: Nombre del Banco correspondiente al cheque con el que se cancelarán al empleado las vacaciones compensadas. Para verificar el correcto registro de las novedades por Vacaciones, se genera el informe: El listado presenta la siguiente información: Nit del empleado Nombres y Apellidos Tipo Fecha Inicial Fecha Final Fecha de Autorización (vacaciones compensadas) Días Tomados Días Disfrutados Días a Pagar (vacaciones compensadas) Período Inicial Período Final Número de Resolución (vacaciones compensadas) Número de Cheque (vacaciones compensadas) Nombre del Banco (vacaciones compensadas) Observaciones RECUERDE Para que el sistema tome las vacaciones que tiene pendientes el empleado es necesario haber digitado los periodos completos y/o parciales que ha tomado el empleado por la opción de Recursos Humanos Históricos - Captura de Histórico Libro de Vacaciones

11 Ruta: Recursos Humanos Históricos Libro de Vacaciones En este informe se puede verificar la información registrada en la novedad de Vacaciones, que alimentará de igual forma el histórico de cada empleado. Este informe presenta la siguiente información, empleado por empleado: Nombre Identificación Total tiempo trabajado Total tiempo de vacaciones Fecha de Ingreso Total días de licencia Fecha Vacaciones Tipo Periodo Días Causados Periodo Días Días pendientes 1.3 REGISTRO NOVEDADES DE LICENCIAS Ruta: Nómina Manejo de Novedades Captura de Novedades Captura Novedad de Licencias A través de esta opción se realizarán los registros de las novedades de los empleados activos de la compañía por concepto de Licencias. Inicialmente el sistema presenta una ventana donde se registrará la cédula de empleado o se utiliza la búsqueda respectiva con el icono en forma alfabética (nombre) o numérica (identificación) Asi mismo, habilita el icono ( Búsqueda de Novedades), el cual permite visualizar en pantalla las novedades de Licencias que tiene creadas el empleado seleccionado.

12 Posteriormente solicitará el registro de la información relacionada con la novedad generada por licencias, que se presenta a continuación: Concepto: Código del concepto por el cual se registrará en las novedades de la Nómina, en este caso se utilizará el concepto de Licencias, previamente creado en la opción Nómina Catálogos Apertura de Conceptos. Tipo: Se indica si corresponde a una licencia remunerado o no remunerada. Centro de Costo: Centro de costo relacionado. Grupo Contable: del empleado en el momento de tomar la licencia. Fecha Inicial: Fecha a partir de la cual se hará efectiva la licencias Fecha Final: Fecha hasta de terminación de la licencia. Días Laborables: Número de días laborables que comprende la licencia

13 Días Disfrutados: Número total de días de la licencia, incluyendo los días no laborales (sábados, domingos y festivos). En caso de ser una licencia no Remunerada, se indica si es voluntaria o disciplinaria, para efectos de presentación de informes: Observaciones: Comentarios adicionales a la novedad digitada. Luego de digitar la novedad se graba con el icono Para verificar el correcto registro de las novedades por Licencias, se genera el informe ubicado en la opción Recursos Humanos Novedades Informe de Novedades. El listado presenta la siguiente información: NIT del Empleado Nombres y Apellidos Tipo de Licencia Concepto Utilizado Descripción del Concepto Fecha de Inicio Fecha Final Días Laborales Días Disfrutados Observaciones 1.4 REGISTRO NOVEDADES DE CESANTIAS Ruta: Nómina Manejo de Novedades Captura de Novedades Captura Novedad de Cesantías A través de esta opción se realizarán los registros de las novedades de los empleados activos de la compañía por concepto de Anticipo de Cesantías.

14 Inicialmente el sistema presenta una ventana donde se registrará la cédula de empleado o se utiliza la búsqueda respectiva con el icono en forma alfabética (nombre) o numérica (identificación). Asi mismo, habilita el icono ( Búsqueda de Novedades), el cual permite visualizar en pantalla las novedades de Ceantias que tiene creadas el empleado seleccionado. Posteriormente solicitará el registro de la información relacionada con la novedad generada por Anticipo de Cesantías, que se presenta a continuación:

15 Concepto: Código del concepto por el cual se registrará en las novedades de la Nómina, en este caso se utilizará el concepto de Cesantías, previamente creado en la opción Nómina Catálogos Apertura de Conceptos. Tipo: La novedad a registrar, en este caso es Anticipo de Cesantías. Fecha de Corte: Fecha de corte para el cálculo de cesantías Fecha Inicial: Fecha a partir de la cual se realiza el cálculo de cesantías; este registro lo calcula el sistema automáticamente a partir de la fecha de corte. Por lo general la fecha inicial es el primer día del año (2004/01/01/) Fecha de Ingreso del Empleado: Fecha de ingreso del empleado a la compañía; esta fecha la toma el sistema de la Hoja de Vida del empleado. Total Días: Número total de días que se tomarán para el cálculo de las cesantías por un período. Este campo es calculado por el sistema. Sueldo: Sueldo del empleado tomado como base para el cálculo de las cesantías. El sistema toma este dato de la Hoja de Vida del empleado.

16 Valor Cesantías: Valor calculado de cesantías a anticipar; en este campo se confirma el valor que se va a anticipar al empleado. Valor Intereses: Valor calculado de intereses de cesantías a anticipar; en este campo se confirma el valor que se anticipará al empleado por este concepto. Observaciones: Comentarios adicionales a la novedad digitada. Luego de digitar la novedad se graba con el icono No. Resolución: Número de Autorización del anticipo de las cesantías. No. Cheque: Número del cheque con el que se pagará el anticipo de cesantías al empleado. Banco: Nombre del Banco correspondiente al cheque con el que se pagará al empleado el anticipo de cesantías. Para verificar el correcto registro de las novedades por Licencias, se genera el informe : El listado presenta la siguiente información: Nit del Empleado Nombres y Apellidos Concepto Descripción del Concepto Fecha Novedad (fecha corte) Fecha Ingreso (del empleado) Total días Sueldo (salario básico) Valor Cesantías Valor Intereses Observaciones

17 1.5 REGISTRO NOVEDADES DE PRÉSTAMOS Ruta: Nómina Manejo de Novedades Captura de Novedades Captura Novedad de Préstamos A través de esta opción se realizarán los registros de las novedades de los empleados activos de la compañía por concepto de Préstamos. Inicialmente el sistema presenta una ventana donde se registrará la cédula de empleado o se utiliza la búsqueda respectiva con el ícono en forma alfabética (nombre) o numérica (identificación). Asimismo, habilita el icono (Búsqueda de Novedades), el cual permite visualizar en pantalla las novedades de Prestamos que tiene creadas el empleado seleccionado. Posteriormente solicitará el registro de la información relacionada con la novedad generada por Préstamos, que se presenta a continuación:

18 Concepto: Código del concepto por el cual se registrará en las novedades de la Nómina, en este caso se utilizará el concepto de Préstamos, previamente creado en la opción Nómina Catálogos Apertura de Conceptos. Clase : La modalidad de liquidación de intereses que se trabajará con el préstamo, se puede elegir del combo que aparece a continuación: Fecha Préstamo: Fecha inicial del préstamo. Activo: En esta opción se puede activar o desactivar la novedad. Concepto de Interés: Código del concepto por el cual se registrará en las novedades de la Nómina los intereses originados por el préstamo, en este caso se utilizará el concepto de Interés Préstamos, previamente creado en la opción Nómina Catálogos Apertura de Conceptos.

19 Valor Total: Valor total del préstamo solicitado por el empleado. Porcentaje Interés a Capital: Porcentaje a aplicar sobre el monto del préstamo. Saldo Actual: Calculo realizado por el sistema, donde indica el total acumulado por concepto de saldo pagado. Número de Cuotas: Cantidad de cuotas a diferir para realizar el pago del préstamo. Total de Interés Pagado: Calculo realizado por el sistema, donde indica el total acumulado por concepto de interés pagado. Valor Cuota Capital: El sistema calcula el valor de la cuota que se descontará al empleado, a partir del valor del préstamo y del número de cuotas. La cuota que se trabaja en esta opción puede variar ya que se puede definir una cantidad o un valor y el sistema realiza los cálculos en forma automática. IMPORTANTE Para los casos en los cuales la cuota de capital no es fija, no se debe digitar la Cantidad de Cuotas, pero si es necesario digitar el Valor de la Cuota, para que el sistema, asimismo determine o calcule automáticamente la primera. Periocidad del Descuento: Hace referencia a los periodos de pago en los cuales se hará efectivo el descuento para el empleado. El sistema valida el registro de la siguiente forma: al digitar 1 se descontará la cuota durante todos los periodos, ya sean quincenales, mensuales, decanales o semanales; 2 cuando se descuenta la cuota cada dos períodos, tomando como referencia, al igual que el anterior, el tipo de nómina a utilizar (quincenal, mensual, decanal o semanal); y así en forma secuencial. Aplica a partir de: Fecha a partir de la cual se tomará dentro de las novedades de Nómina del empleado, para su respectivo descuento.

20 Observaciones: Comentarios adicionales a la novedad digitada. Luego de digitar la novedad se graba con el icono Abonos a Préstamo Para realizar abonos a préstamo se realiza la búsqueda del empleado, al igual que del código del préstamo y la fecha, una vez se tenga esta información se hace click sobre el icono. En este momento, el sistema presenta la siguiente ventana: Se registra el concepto de Préstamo creado por el módulo de Nómina, la fecha de abono, el valor y si se quiere aplicar. De igual forma para realizar modificaciones sobre el abono, se ingresa por la misma opción y se hace doble clic sobre el abono practicado.. Luego de digitar la novedad se graba con el ícono Abonos con Recibo de Caja

21 Para realizar abonos con Recibo de Caja, se ingresa por la opción Documentos Recibo de Caja, para elaborar el documento: En el momento de registrar el tipo de Operación, se utiliza O- otros, y se digita la cuenta que está asociada en la creación del concepto Préstamos; con base a esta información el sistema indica: Y se digita la información solicitada en la siguiente ventana: 1.6 REGISTRO NOVEDADES DE EMBARGOS Ruta: Nómina Manejo de Novedades Captura de Novedades Captura Novedad de Embargos A través de esta opción se realizarán los registros de las novedades de los empleados activos de la compañía por concepto de Embargos.

22 Inicialmente el sistema presenta una ventana donde se registrará la cédula de empleado o se utiliza la búsqueda respectiva con el icono en forma alfabética (nombre) o numérica (identificación). Asimismo, habilita el icono ( Búsqueda de Novedades), el cual permite visualizar en pantalla las novedades de Embargos que tiene creadas el empleado seleccionado. Posteriormente solicitará el registro de la información relacionada con la novedad generada por Préstamos, que se presenta a continuación: Concepto: Código del concepto por el cual se registrará en las novedades de la Nómina, en este caso se utilizará el concepto de Préstamos, previamente creado en la opción Nómina Catálogos Apertura de Conceptos. Tipo: El sistema registra novedades por dos tipos de embargos: Judicial y de Alimentos.

23 Fecha del Embargo: Fecha en la cual se realiza el registro de la novedad. Fecha Final: Fecha de la última cuota que pagará el empleado por concepto de Embargo. Valor Cuota Embargo: Valor de la cuota a descontar por nómina. Valor Total Embargo: Valor por el cual esta la orden de Embargo. Porcentaje Embargo: Valor del porcentaje a aplicar sobre el saldo del Embargo Número de Cuotas: Número de cuotas a diferir para el pago del Embargo. Periodos de Nómina: Hace referencia a los periodos de pago en los cuales se hará efectivo el descuento para el empleado. El sistema valida el registro de la siguiente forma: al digitar 1 se descontará la cuota durante todos los periodos, ya sean quincenales, mensuales, decanales o semanales; 2 cuando se descuenta la cuota cada dos períodos, tomando como referencia, al igual que el anterior, el tipo de nómina utilizar (quincenal, mensual, decanal o semanal); y así en forma secuencial. Juzgado: Registro de Juzgado que emitió la Orden de Embargo. Ciudad: Ciudad donde se emitió la Orden de Embargo Sueldo Mínimo Exento: Aplica en el caso que el empleado tenga descuentos adicionales al embargo y su sueldo no alcanza a cubrirlos por completo, y quede por ese periodo exento del pago de la cuota del Embargo. Aplica a partir de: Fecha a partir de la cual se hará efectivo el descuento por nómina del Embargo. Observaciones: Comentarios adicionales a la novedad digitada. Luego de digitar la novedad se graba con el icono Para verificar el correcto registro de las novedades por Licencias, se genera el informe ubicado en la opción Recursos Humanos Novedades Informe de Novedades.

24 El listado presenta la siguiente información: Nit del Empleado Nombres y Apellidos Concepto Descripción del Concepto Clase Fecha Fecha Desde Fecha Final Valor del Embargo Valor de la Cuota Porcentaje Juzgado Sueldo Mínimo Exento Observaciones 1.7 REGISTRO NOVEDADES DE AHORROS Ruta: Nómina Manejo de Novedades Captura de Novedades Captura Novedad de Ahorros A través de esta opción se realizarán los registros de las novedades de los empleados activos de la compañía por concepto de Ahorros.

25 Inicialmente el sistema presenta una ventana donde se registrará la cédula de empleado o se utiliza la búsqueda respectiva con el icono en forma alfabética (nombre) o numérica (identificación). Asi mismo, habilita el icono ( Búsqueda de Novedades), el cual permite visualizar en pantalla las novedades de Ahorros que tiene creadas el empleado seleccionado. Posteriormente solicitará el registro de la información relacionada con la novedad generada por Ahorros, que se presenta a continuación: Concepto: Código del concepto por el cual se registrará en las novedades de la Nómina, en este caso se utilizará el concepto de Ahorros, previamente creado en la opción Nómina Catálogos Apertura de Conceptos. Fecha Inicial: Fecha de registro de la novedad en el sistema. Fecha Final: Ultima fecha en la que se descontará dicha novedad. Valor Cuota: Valor de la cuota a ahorrar que será descontada por nómina. Porcentaje Cuota: Valor del porcentaje por cada cuota del ahorro. Periodos de Nómina: Hace referencia a los periodos de pago en los cuales se hará efectivo el descuento para el empleado. El sistema valida el registro de la siguiente forma: al digitar 1 se descontará la cuota durante todos los periodos, ya sean quincenales, mensuales, decanales o semanales; 2 cuando se descuenta la cuota cada dos períodos, tomando como referencia, al igual que el anterior, el tipo de nómina utilizar (quincenal, mensual, decanal o semanal); y así en forma secuencial. Aplica a partir de: Fecha a partir de la cual se descontará por nómina el valor de la cuota de ahorro. Observaciones: Comentarios adicionales a la novedad digitada. Luego de digitar la novedad se graba con el icono

26 Para verificar el correcto registro de las novedades por Licencias, se genera el informe ubicado en la opción Nómina Manejo de Novedades Informe de Novedades - Informe de Novedades. El listado presenta la siguiente información: Nit del Empleado Nombres y Apellidos Concepto Descripción Fecha Inicial Fecha Desde ( Aplica a partir de) Valor de la Cuota Porcentaje de Interés Observaciones

27 Concepto: Préstamos Nro. Pago: Es el número del abono que se definió en el préstamo, los abonos se definen como pagos especiales no periódicos o de diferente valor a la cuota pactada. Cantidad: Es el Valor pagado por el concepto de abono. Inmediatamente se registran estos datos se digita Enter Se indica posteriormente la descripción que aparecerá en el documento Una vez se digita el valor se procede a grabar el comprobante con.

28 Se indica si el pago pertenece a un Préstamo de Nómina: Se registran los datos de la ventana que se presenta a continuación: Clase de abono Concepto de nómina Fecha del abono Valor del abono Una vez digitados los campos se guarda con el icono

29 Informes de Préstamos Para verificar el correcto registro de las novedades por Préstamos, se genera el informe ubicado en la opción Recursos Humanos Históricos - Préstamos En caso de tener registrados abonos a préstamos el sistema permite la opción de incluirlos en el informe. El listado presenta la siguiente información: Nit del Empleado, Nombres y Apellidos, Concepto, Descripción del Concepto, Fecha, Fecha desde, # Cuotas, Valor del Préstamo, Valor Cuota, Interés, Saldo Actual, Observaciones. Para consultar por pantalla el histórico de préstamos que se han efectuado a un empleado, se puede revisar por el informe ubicado en Recursos Humanos Histórico- Consulta Historia de Préstamos, donde presenta la siguiente información:

30 Presenta la información de: concepto, tipo de préstamo, monto total del préstamo, valor de los intereses, fecha de abono, valor de la cuota, valor del abono, valor de abono pagado y saldo final. De igual forma, para verificar los pagos que tendrá que realizar el empleado, se el sistema genera un informe para determinar la proyección de pagos por la opción Recursos Humanos Histórico Préstamos - Informe Proyección de Pagos Se registran los datos solicitados por el sistema como NIT del empleado, tipo de préstamo, fecha inicial:

31 y se obtiene el presente informe con fecha de pago, valor de la deuda, saldo actual. Periodo de pago, número de cuota, abono a capital, cuota, interés y saldo final. 1.8 REGISTRO NOVEDADES FORMULADAS Ruta: Nómina Manejo de Novedades Captura de Novedades Captura Novedades Formuladas Consiste en la digitación de novedades en forma periódica, es posible en forma diaria, de aquellos conceptos que así lo requieran, y al final del periodo, el sistema realice la sumatoria y se liquiden en forma acumulada. Inicialmente el sistema presenta una ventana donde se registrará la cédula de empleado o se utiliza la búsqueda respectiva con el ícono en forma alfabética (nombre) o numérica (identificación) Posteriormente solicitará el registro de la información relacionada con la novedad generada por Novedades Acumulables, que se presenta a continuación:

32 Concepto: Código del concepto por el cual se registrará en las novedades de la Nómina, previamente creado en la opción Nómina Catálogos Apertura de Conceptos. Tipo: El tipo de concepto que se registrará en esta opción. Se encuentran dos opciones: horas extras y otras. Fecha Inicial Fecha Final: Fechas para las cuales se generará el acumulado de los conceptos. No. de Horas: Para los conceptos como horas extras se indicará el número de horas que laboró el empleado durante el rango de fechas que se digitó en las opciones anteriores. Documento Cruce: Es el Documento que sirve como soporte para un pago de Abono, Ahorro u otro concepto sin formula. Observaciones: Comentarios adicionales a la novedad digitada. Luego de digitar la novedad se graba con el icono

33 1.9 REGISTRO NOVEDADES DE ANTICIPO DE PRIMAS Ruta: Nómina Manejo de Novedades Captura de Novedades Captura Novedad Anticipos de Primas A través de esta opción se realizarán los registros de las novedades de los empleados activos de la compañía por concepto de Anticipo de Primas. Inicialmente el sistema presenta una ventana donde se registrará la cédula de empleado o se utiliza la búsqueda respectiva con el icono en forma alfabética (nombre) o numérica (identificación). Asi mismo, habilita el icono ( Búsqueda de Novedades), el cual permite visualizar en pantalla las novedades de Primas que tiene creadas el empleado seleccionado. Posteriormente solicitará el registro de la información relacionada con la novedad generada por Anticipo de Primas, que se presenta a continuación:

34 Concepto: Código del concepto por el cual se registrará en las novedades de la Nómina, en este caso se utilizará el concepto de Primas, previamente creado en la opción Nómina Catálogos Apertura de Conceptos. Tipo: La novedad a registrar, en este caso es Anticipo de Cesantías. Fecha de Corte: Fecha de corte para el cálculo de prima de servicios. Fecha Inicial: Fecha a partir de la cual se realiza el cálculo de primas; este registro lo calcula el sistema automáticamente a partir de la fecha de corte. Fecha de Ingreso del Empleado: Fecha de ingreso del empleado a la compañía; esta fecha la toma el sistema de la Hoja de Vida del empleado. Total Días: Número total de días que se tomarán para el cálculo de la primas por un período. Este campo es calculado por el sistema. Sueldo: Sueldo del empleado tomado como base para el cálculo de la prima. El sistema toma este dato de la Hoja de Vida del empleado. Valor Prima (al corte): Valor calculado de la prima a anticipar. Valor de este Anticipo: En este campo se confirma el valor que se va a anticipar al empleado. Valor Intereses: Valor calculado de intereses de cesantías a anticipar; en este campo se confirma el valor que se anticipará al empleado por este concepto. Observaciones: Comentarios adicionales a la novedad digitada. Luego de digitar la novedad se graba con el icono Informes de Anticipo de Primas Para verificar el correcto registro de las novedades por anticipo de primas, se genera el informe de la novedad:

35 IMPORTANTE Todas Las Novedades Vistas Anteriormente están Ligadas Al Concepto, Y A Su Vez El Concepto Y Su Base De formulación, Con excepción A Aquellos Que Usan Un Valor Fijo, Como El Caso De Los Prestamos:

36 2. LIQUIDACION DE NÓMINA 2.1 CONFIGURAR LIQUIDACION AUTOMÁTICA DE NÓMINA RUTA: Nómina Liquidación de Nómina Liquidación Automática de Nómina Por la opción Nómina Manejo de Novedades, se debe realizar la configuración para la liquidación de nómina, la cual consiste en definir los parámetros sobre los cuales se liquidarán conceptos como el subsidio de transporte, retención en la fuente, seguridad social, entre otros. Con la configuración de nómina, se deben registrar los siguientes campos para la correcta liquidación: Generales: Indicar la forma de pago. Recuerde que existen cinco: Semanal, decanal, catorcenal, quincenal y mensual. Pago por Horas/ Días Compensados.

37 Pago por Horas: Se selecciona este parámetro cuando las nominas que se manejan se hacen por horas trabajadas. H/D: Digitar el numero de horas por día que se laboran. Separar sueldo (Días Compensados): Esta opción aplica cuando se desea en la liquidación liquidar aparte el sueldo de los días que se han dado en compensación. Días Compensados: Digitar el número de días se dieron en compensación. Concepto Compensados: Seleccionar el concepto de nomina creado para los Días que se dan en compensación. Subsidio de Transporte: Indicar si se pagará este concepto, y en caso de hacerlo, en qué periodo o periodos se pagará(n) el subsidio de transporte, dependiendo de la forma de pago seleccionada anteriormente. Retención en la Fuente: o Calcular retención en la fuente?: Indicar SI se requiere calcular en el momento retención en la fuente. o Pagar en el Periodo: Número del periodo en el que se descontará retención en la fuente. o Proyectar Pagos parciales: Se realiza esta marcación si se necesita hacer pagos anticipados de retención en la fuente cuando se tienen periodos diferentes al mensual. Para tal efecto el sistema calculará el descuento anticipado en el primer periodo del mes, y realizará un ajuste, el cual puede ser un deducido o un devengo, en el segundo periodo. o Por Valor o Porcentaje: En esta opción se determina el cálculo de la retención en la fuente: aplicando el porcentaje o el valor establecido en la tabla de retención, únicamente para procedimiento No. 1 de Retención.

38 Fondos: En esta opción se seleccionan el (los) periodos de liquidación en los cuales se descontarán los siguientes conceptos: o Fondo de Pensión: En qué periodo desea descontar el aporte de Pensión o Aporte Voluntario AFP: En qué periodo desea descontar Aporte Fondo de Pensión. o Fondo de Solidaridad Pensional: En qué periodo desea descontar Fondo de Solidaridad Pensional. o Aporte Fondo Salud: En qué periodo desea descontar Aporte Fondo Salud. o Aporte Fondo de la Construcción: En qué periodo desea descontar Aporte Fondo de la Construcción AFC. IMPORTANTE Existe una marca general para la novedad (ejemplo Fondos de Pensión) y otra para el periodo de liquidación ( ), en caso de no marcar la inicial, el sistema no liquidará por cada periodo.

39 Recursos Humanos: Cargar novedades de Recursos Humanos: Es decir cargar las novedades digitadas por la opción Nómina Manejo de Novedades, especificadas anteriormente: Permite seleccionar el tipo de novedades de recursos humanos que se desean tener en cuenta para la liquidación de la nomina. Una vez definidos estos campos, hace clic sobre el icono Auditor De Nomina: El auditor de nómina es una funcionalidad que permite detectar posibles equivocaciones y errores en los registros de las novedades, como la doble digitación de los mismos, en el momento de liquidar nómina. RECUERDE El cálculo de la retención en la fuente y del fondo de solidaridad pensional únicamente se realizarán en el último periodo de nómina de cada mes, cuando se trabajan periodos de pago quincenales, semanales, decanales y/o catorcenales. 2.2 CARGUE AUTOMÁTICO DE NOVEDADES RUTA: Nómina Manejo de Novedades Captura de Novedades Cargue Automático de Novedades para Nómina El cargue automático de novedades tiene el propósito de verificar, incluir y modificar novedades de nómina ya cargadas por los procesos anteriormente descritos. Permite realizar cargue de cuatro formas:

40 2.2.1 Cargue Automático por Empleado Permite registrar las novedades de todos los empleados que pertenezcan un perfil de nomina especifico. En primer lugar se debe indicar el periodo o tipo de nómina creado previamente y con el perfil de nómina relacionado. Es posible realizar búsqueda con el icono. Se ubica al empleado para que en la parte inferior aparezcan las novedades cargadas hasta en momento:

41 Digitación de Novedades Con el icono se pueden ingresar novedades nuevas, las cuales serán calcularan automáticamente por el sistema, de acuerdo a la parametrización del concepto. En este proceso se descargan aquellas novedades que son exclusivas para el periodo que se está registrando, por ejemplo: bonificaciones, horas extras, etc. Se debe registrar la siguiente información una vez se hace click sobre dicho icono: Concepto: Se digita el código o con el icono se realiza la búsqueda del mismo. Centro de Costo: El sistema presenta el Centro de Costo que se encuentra registrado en la hoja de vida del empleado. En caso de ser necesario el cambio del mismo, se digita el código o con el icono se realiza la búsqueda del mismo. Grupo: El sistema presenta el Grupo que se encuentra registrado en la hoja de vida del empleado. En caso de ser necesario el cambio del mismo, se digita el código o con el icono se realiza la búsqueda del mismo. Variable: Se digita el número de horas, días, que se registrarán en la novedad. Se debe tener en cuenta que los conceptos a los cuales se les activará esta opción deben tener en su parametrización fórmula SI. Valor: Se digita el valor de la novedad, cuando los conceptos a los cuales se les activa esta opción, tienen en su parametrización fórmula NO, como por ejemplo, Comisiones, descuentos varios, entre otros. Documento Cruce: Se registra documento cruce cuando se requiera realizar un cruce de cuentas entre una obligación que tenga el empleado con la empresa, ejemplo venta de productos a empleados. En este campo se debe digitar el tipo de documento, el tipo

42 de comprobante, el número del consecutivo del documento y el número del vencimiento. Al grabar el concepto con el icono, el sistema pregunta si se guardará en el histórico, es decir que además de guardar la novedad en el periodo, también lo adicionará en los históricos de nómina. Modificar y eliminar una novedad Para modificar una novedad es necesario hacer un solo click sobre ella y el sistema lo presenta en la zona de edición para modificarlo De igual manera se guarda con el icono ; el sistema pregunta si se guardará en el histórico, es decir que además de guardar la novedad en el periodo, también lo adicionará en los históricos de nómina.

43 De igual manera para borrar un concepto se debe hacer click sobre el concepto a eliminar y se hace click sobre el icono se desea borrar del histórico esta novedad:. En este momento el sistema pregunta si Reliquidar Empleado Una vez realizado el Proceso de liquidación de Nómina (RUTA: Nómina Liquidación de Nómina - Liquidación Automática de Nómina), es posible realizar modificaciones sobre uno o algunos empleados, sin realizar nuevamente este proceso para todos los empleados, sino para el empleado de las novedades modificadas, a través del icono. Es necesario seleccionar el empleado, modificar la novedad y hacer click sobre el icono anterior, para que el sistema presente la siguiente ventana:

44 Se indica digita ENTER, y se hace click sobre el icono reliquidación y termina con el siguiente mensaje:, para realizar el proceso de Otras Funcionalidades El icono permite borrar de manera temporal las novedades cargadas a un empleado, serán reestablecidas en el momento de reliquidar el empleado o realizar el Proceso de Liquidación de Nómina. El icono permite borrar de manera temporal las novedades cargadas a todos los empleados, serán reestablecidas en el momento de realizar el Proceso de Liquidación de Nómina.

45 2.2.2 Cargue Automático por Concepto Permite elegir un concepto y cargarlo a diferentes empleados en una sola pantalla; Se utiliza cuando se manejan listados de novedades por conceptos, pagos por libranzas determinadas, primas o bonos especiales, etc. IMPORTANTE En las dos anteriores opciones, el sistema permite realizar modificaciones y eliminación de novedades en el periodo de nómina que se está registrando Fijas Individual Esta opción permite registrar novedades fijas por cada uno de los empleados, es decir, novedades que devengará o serán deducidas al empleado periódicamente.

46 Al igual que los anteriores tipos de cargue, permite digitar el concepto, centro de costo, grupo contable, variable, valor, y adicionalmente se deben marcar los periodos para los cuales aplicará de ahora en adelante, dicho concepto ( ) Cargue Automático por Concepto Esta opción permite realizar cargos en bloque a un determinado grupo de empleados por diferentes categorías o rangos: Terceros, centros de costos y Cargos.

47 Permite modificar el centro de costo al cual quedará(n) registrada(s) la(s) novedad(es) de nómina. 2.3 LIQUIDACION AUTOMÁTICA DE NÓMINA RUTA: Nómina Liquidación de Nómina Liquidación Automática de Nómina

48 Esta opción realiza la liquidación de nómina, indicando el código del periodo que se va a liquidar. El sistema presentará los rangos de inicio y fin definidos en la apertura de tipos de nómina, y se indica a que periodo del mes corresponde (1, 2, 3, 4 o 5, depende de la forma de pago). Al iniciar el proceso de Liquidación el sistema indicará en que momento de la liquidación se encuentra a través de un mensaje de ayuda. 3. INFORMES DE VERIFICACION Y VOLANTES DE PAGO RUTA: Nómina Manejo de Novedades- Informe de Novedades Planilla General Este informe refleja informacion de las novedades que fueron generadas en el proceso de liquidacion de nomina, asi mismo sirve como volantes de pago de nomina. Planilla General Dinamica.

49 4. PROCESOS DE NÓMINA 4.1 PAGO DE NÓMINA RUTA: Nómina Pago de Nómina Una vez se han generado e incluido todas las novedades del periodo de nómina, se han ejecutado los procesos de subsidio de transporte automático y comprobante automático, se procede a efectuar el pago de la nómina. Para el registro contable o causación de la nómina se deben diligenciar los siguientes campos una vez se ingresa a la opción:

50 Nómina Número? (01/99): En este campo se debe digitar el número de la nómina a pagar. Es la Quincena 1 o 2: Esta opción aplica únicamente para el pago de nóminas quincenales. Cuando el pago de la nómina se hace de forma mensual esta pregunta se omite. Si el pago es decanal es necesario indicar si es el decanal 1, 2 o 3 y si el periodo de nómina es semanal se debe escoger la semana 1, 2, 3, 4 ó 5 de acuerdo al periodo que se quiere liquidar. Recuerde que la nómina 99 se emplea para hacer consolidaciones. Cheque Comprobante: Si el pago de la nómina se efectúa en Cheque se debe escoger esta opción para que el programa genere un comprobante de egreso y un cheque por cada empleado. Si el pago de la nómina se realiza en efectivo o abono a través de una cuenta de ahorros, se debe escoger la opción de Comprobante para que el programa genere un comprobante de contabilización de la nómina por cada empleado. Si se selecciona la opción de Cheque el programa desplegará la siguiente pantalla: Proceso Automático: Si se omite esta opción el programa solicitará por cada comprobante de egreso la cuenta del banco del que se girarán los cheques, el número del cheque que se va a girar y de forma automática comienza a mostrar a cada uno de los empleados, graba el comprobante de egreso y permite efectuar la impresión del cheque. Tipo de Documento: Se debe escoger un documento tipo G Comprobante de Egreso y automáticamente se desplegará la siguiente pantalla:

51 NOTA: Si la opción de proceso automático fue marcada, el programa solicitará un documento tipo G Comprobante de Egreso y grabará de forma automática un comprobante de egreso por cada empleado, pero únicamente solicitará la cuenta del banco y el número del cheque para el primer comprobante de egreso. Los cheques pueden ser impresos por cada comprobante de egreso. Si se escoge la opción de Comprobante el programa desplegará la siguiente pantalla:

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