GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABLE CUADRE MODULO DE NOMINA

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1 1 DE 6 1. Propósito. Establecer los parámetros generales para el cuadre del modulo de nomina y contabilidad. 2. Alcance. Este instructivo está dirigido a todo el personal de Contabilidad, talento humano. 3. Autoridad y Responsabilidad. La autoridad es del jefe financiero y contable, la responsabilidad es de todas las personas involucradas en el proceso. 4. Desarrollo. NOMINA 1. RECEPCION La nomina debe llegar a Contabilidad a más tardar el 25 de cada mes para poder ser revisada y transferida antes del cierre mensual de contabilidad así: Archivos de liquidación de las nominas administrativa y operativa (original para contabilidad y copia para tesorería) Relación en Excel de abonos Planilla resumen de pago por aportes en línea. (original para contabilidad y copia tesorería) Listado de novedades como, el descuento de medicamento y/o dispositivos médicos, suspensiones, prestamos, planes empresariales de celular, etc. Copias de incapacidades, embargos etc. En el evento que la nomina y demás soportes no estén completos, esta deberá ser devuelta debido a que no se puede hacer la revisión adecuada. 2. INTERFASE Se debe verificar que el archivo de Excel este cuadrado, se le asigna un prefijo llamado NM y el respectivo consecutivo del mes que se toma de revisar los documentos faltantes del prefijo asignado. Se quitan los títulos del archivo en Excel, se deben verificar y rellenar todos los espacios vacios con cero (0) para transformarlo en un plano CSV, separado por puntos y comas, después de esta revisión se guarda y se procede a subir el archivo al programa FI, la ruta es, contabilidad, cargue de notas y se sube el plano, una vez sube el plano, se verifica por el Jaspersoft buscadores informe por comprobantes que este ya en el programa.

2 2 DE 6 2. VERIFICACION La verificación de cuadre del documento se hace con la suma de los listado de liquidación de nominas (administrativa y operativa), el archivo plano y las solicitudes de pago. 4. CAUSACION PARA PAGO La causación de nomina y aportes debe hacerse antes del día 30 de cada mes para ser radicado a tesorería así: se ingresa al programa FI cuentas por pagar se escoge el documento GD y se digita uno a uno cada empleado en la cuenta de pago de salarios ( ) y el programa automáticamente se cierra con la cuenta del NIT del Banco, se confirma y se imprime por el jaspersoft X X Luego se radica en el departamento de tesorería para su respectivo pago y posterior verificación de Gestión control Interno 5. ARCHIVO Cuando la nomina esta revisada y transferida se archiva en un fólder az de (Nomina) que esta en el departamento de contabilidad al igual que los demás soportes (relación de abonos, PILA, etc.); copia del respectivo pago de aportes y de nomina de forma mensual. 6. CONCILIACION DE LA CUENTA DE SALARIOS En el jaspersoft en la carpeta de informes financieros se hace un doble click en balance de pruebas detallado se selecciona las cuentas y se procede la conciliación tercero por tercero. PROVISIONES NOMINA Y PAGO DE APORTES Y PARAFISCALES 1. INTERFASE: Se debe verificar que el archivo de Excel este cuadrado, talento Humano envía dos archivos y el auxiliar de nomina de Contabilidad se encarga de unificar y asignar el prefijo PR también se le asigna el numero correspondiente en forma consecutiva. Se quitan los títulos en el archivo Excel y se deben rellenar todos los espacios vacios con cero (0) para transformarlo en un plano CSV, separado por puntos y comas, después de esta revisión se guarda y se procede a subir al programa FI, la ruta es contabilidad, cargue de notas y se sube el plano, se verifica por el jaspersoft buscadores, informe por comprobantes, que este ya en el programa.

3 3 DE 6 1. VERIFICACION La verificación de cuadre del documento se hace con la suma de los listado de liquidación de aportes (administración y operación), el archivo plano y las solicitudes de pago. EPS ( ) x empleado PENSION ( ) x empleado ARP ( ) x empleado CAJA ( ). x empleado FONDO SOLIDARIDAD ( ) x empleado EPS ( ) x Fondo PENSION ( ) x Fondo ARP ( ) x Fondo CAJA ( ). x Fondo INCAPACIDADES ( ) x empleado Para la contabilización se entra al programa FI asignando el documento GD y se procede a digitar uno a uno los fondos, arp, cajas de compensación y eps para cerrar automáticamente con la cuenta del banco. EPS ( ) x Fondo PENSION ( ) x Fondo ARP ( ) x Fondo CAJA ( ). x Fondo (BANCO) X Luego se radica en el departamento de tesorería para su respectivo pago. 4. ARCHIVO: Los planos quedan dentro del equipo de computo en una carpeta asignada por el auxiliar de nomina en el área contable. 5. CONCILIACION DE LA CUENTA DE APORTES DE NOMINA Y PROVISIONES: En el jaspersoft en la carpeta de informes financieros se hace un doble click en balance de pruebas detallado se selecciona las cuentas y se procede la conciliación tercero por tercero.

4 4 DE 6 EPS ( ) PENSION ( ) ARP ( ) CAJA ( ) CESANTIAS ( ) INTERES DE CESANTIAS ( ) VACACIONES ( ) PRIMA DE SERVICIOS ( ) LIQUIDACION DE VACACIONES Y PRESTACIONES SOCIALES 1. INTERFASE Llega de talento humano el soporte físico bien sea vacaciones o liquidación de prestaciones sociales se procede a verificar el saldo de las cuentas de obligaciones laborales (25) y el saldo de obligaciones laborales (2610) dejando en cero a las que haya lugar y asumiendo el gasto correspondiente. Después de este filtro se procede a ir a contabilidad para elaborar el documento LV o LP se guarda y da un número automático con el cual se va al jaspersoft en buscadores informes por comprobante y se imprime, luego se procede a ir a cuentas por pagar y hacer el respectivo GD donde se cancela la cuenta 2505 y la contrapartida la LV LP Liquidación de Vacaciones Liquidación de Prestaciones Sociales 2. ARCHIVO Se debe dejar una copia de solicitud de pago y liquidación de vacaciones y/o liquidación de prestación para archivarlos en una AZ en contabilidad llamada liquidación de prestaciones sociales, vacaciones y anticipos de cesantías.

5 5 DE 6 LIQUIDACION DE CESANTIAS, INTERESES DE CESANTIAS Y PRIMAS DE SERVICIO 1. INTERFASE Se debe verificar que el archivo de Excel este cuadrado, se le asigna el prefijo y el respectivo consecutivo del mes que se toma de revisar los documentos faltantes del prefijo asignado. Se quitan los títulos del archivo en Excel, se deben verificar y rellenar todos los espacios vacios con cero (0) para transformarlo en un plano CSV, separado por puntos y comas, después de esta revisión se guarda y se procede a subir el archivo al programa FI, la ruta es, contabilidad, cargue de notas y se sube el plano, una vez sube el plano, se verifica por el Jaspersoft buscadores informe por comprobantes que este ya en el programa. PI PS FA Intereses de Cesantías Primas Semestrales Cesantías y Anticipo de Cesantías Se debe aclarar que el proceso de Cesantías e Intereses de Cesantías es anual, el de primas es semestral y el anticipo de cesantías de acuerdo a la fecha que el empleado realice la solicitud. 2. VERIFICACION La verificación de cuadre del documento se hace con los totales de liquidación que tramita el auxiliar de talento humano y el total de cada documento transferido (PI-PS-FA) Así mismo se debe verificar que el acumulado de las provisiones coincida con el valor a pagar por concepto de cesantías, interés de cesantías y prima de servicios; en el caso de existir diferencias (aumentos de sueldo, suspensiones, licencias no remuneradas) se debe hacer el ajuste para que el saldo por pagar quede en ceros a la fecha de la liquidación. 3. CAUSACION DEL PAGO La causación debe hacerse antes del día 30 de cada mes para ser radicado a tesorería, se ingresa al programa FI cuentas por pagar se escoge el documento GD y se digita uno a uno cada empleado en la cuenta de pago de salarios ( ) y el programa automáticamente se cierra con la cuenta del NIT del Banco, se confirma y se imprime por el jaspersoft $ XXXXX X

6 6 DE 6 4. ARCHIVO Se debe dejar una copia de solicitud, copia del pago ya sea traslado, cheque, cupo de crédito u asociada; y la causación. Luego se archiva en una AZ de nomina de acuerdo al mes que se cause. Aprobado por: Jefe Gestión Financiera y Contable El día 14 de enero de 2015

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