ADMINISTRACIÓN DE NÓMINA

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1 DP-MA-A de 12 MUNICIPIO DE TELLO 24

2 DP-MA-A de OBJETIVO Adelantar los trámites respectivos para la elaboración y liquidación de la nómina del personal que labora para la administración municipal, cumpliendo con los parámetros y requisitos legales. 2. ALCANCE Inicia con el reporte de novedades de nómina y finaliza con el pago al trabajador y a terceros. 3. MARCO LEGAL E INSTITUCIONAL Constitución Política de Colombia (1991) Régimen del Empleado Oficial Ley 50 de 1990 Reforma Laboral Ley 100 de 1993 y decretos reglamentarios Creación del Sistema de Seguridad Social Integral. Decreto 1919 de Régimen de Prestaciones Sociales para empleados públicos y se regula el Régimen Mínimo Prestacional de los Trabajadores Oficiales del Nivel Territorial Manual de Retención en la fuente, expedido por la DIAN

3 DP-MA-A de 12 Ley 797 del Por la cual se reforma algunas disposiciones del Sistema de Pensiones, provistos en la Ley 100 de 1993 Decreto 1158 del 03 de Junio de Estipula la base de cotización para calcular los Aportes al Sistema de Seguridad Social. Resolución No 027 de 2007 Por medio de la cual se adopta el sistema integral de pagos de aportes a la Seguridad Social mediante la liquidación de planilla única integrada y pago electrónico Decreto 943 del 21 de Mayo de 24 Acuerdo del concejo Municipal que aprueba la estructura organizacional de la Administración Municipal Acuerdo por el cual se aprueba y se adopta la planta de personal Acuerdo que aprueba y adopta el manual de funciones y competencias Acuerdo del concejo que aprueba las asignaciones salariales 4. RESPONSABLE Municipal

4 DP-MA-A de DEFINICIONES NOMINA: Listado del personal con sus respectivos conceptos de devengados y descuentos. NOVEDADES: Documento que contiene la descripción de los hechos que afectan la nómina, tanto en descuentos como en devengados. REPORTE O LISTADOS: Documentos sobre diversos conceptos que interesan a otras dependencias o a las entidades financieras. REGISTROS PRESUPUESTALES: Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) y Registro Presupuestal (RP) 6. PROVEEDORES E INSUMOS PROVEEDOR (ENTIDAD, PROCEDIMIENTO, DEPENDENCIA) Dependencias de la Administración Municipal Cooperativas y Entidades Financieras Juzgados INSUMOS (ENTRADAS) Novedades de Nómina Relación de Descuentos y Pagarés Orden Judicial (Embargos) Cuadro de Personal

5 DP-MA-A de DETALLE DE ACTIVIDADES Nro. ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN (CÓMO, DÓNDE Y CUÁNDO) REGISTROS 1 Presentar Novedades 2 Radicar Novedades Cooperativas, Entidades Financieras, Juzgados o Funcionarios de la Administración Municipal Administrativo- Las novedades de nómina deben ser presentadas en la, en los primeros quince dias de cada mes. Los tipos de novedades que se pueden presentar son: Incapacidad Médica Descuentos por Libranza Obligaciones Financieras Embargos Viáticos Las novedades son recibidas y radicadas, conforme a las disposiciones establecidas para la recepción de correspondencia interna. Se debe diligenciar el Formato FO1- MA-A2-02 Control de Novedades de Nómina. Soporte de Novedades Formato FO1-MA-A2-02 Control de Novedades de Nómina. 3 Revisar Novedades Se revisa el contenido de cada novedad y el funcionario involucrado, para registrar la información en el Cuadro de Descuentos Cooperativas, Fondos de Empleados y Otros el cual se construye por entidad y por funcionario. Cuadro de Descuentos Cooperativas, Fondos de Empleados y Otros (Por entidad y por funcionario) 4 Liquidar aportes en seguridad social Teniendo en cuenta la información de novedades se calcula el valor a descontar por concepto de aportes en seguridad social (salud pensión ARP); lo anterior revisando los cuadros en Excel diseñados para cada tipo de descuento. Registro de información de novedades Liquidar aportes parafiscales Teniendo en cuenta la información de novedades se calcula el valor a pagar por concepto de aportes parafiscales (SENA Instituto Técnico ESAP Caja de Compensación - ICBF); lo Cuadro de Liquidación de Aportes Parafiscales

6 DP-MA-A de 12 5 anterior diligenciando el Cuadro de Liquidación de Aportes Parafiscales. 6 Liquidar descuentos tributarios Teniendo en cuenta lo dispuesto en el Estatuto Tributario (Bases Salariales para Retefuente) y el salario del funcionario, se procede a liquidar el valor a pagar por concepto de Retención en la Fuente. El descuento se aplica, con base a los procedimientos establecidos por la DIAN y se registra en el Cuadro de Descuentos Tributarios. Cuadro de Descuentos Tributarios 7 Determinar el valor a pagar por funcionario Una vez se hayan calculado los valores a descontar, se procede a registrar la información en el Cuadro de Devengados el cual contiene los datos por funcionario, los valores devengados (salario-primas-bonificaciones) y los descuentos por tipo de concepto y el valor neto a pagar. Cada vez que aplique, se deben diligenciar los Formatos FO2-MA-A2-02 Tabla Liquidación de Vacaciones, FO3-MA-A2-02 Tabla Liquidación Prima de Servicios, FO4-MA-A2-02 Tabla Liquidación Prima de Navidad y FO5-MA-A2-02 Revisión de Nómina. Todos los cuadros elaborados para la liquidación de nómina deben ser revisados y firmados por el Cuadro de Devengados Formatos FO2-MA-A2-02 Tabla Liquidación de Vacaciones FO3-MA-A2-02 Tabla Liquidación Prima de Servicios FO4-MA-A2-02 Tabla Liquidación Prima de Navidad FO5-MA-A2-02 Revisión de Nómina. 8 Elaborar Consolidado de Nómina Con el propósito de afectar la cuenta del presupuesto, se elabora un Cuadro Consolidado de Nómina, el cual contiene la información del total devengado por tipo de cuenta presupuestal, las deducciones y el valor neto a pagar. Cuadro Consolidado de Nómina 9 Elaborar registros presupuestales Teniendo en cuenta la información del Cuadro Consolidado de Nómina, se procede a elaborar el Certificado de Disponibilidad Presupuestal, Registro Presupuestal, la Obligación Presupuestal y el Giro Presupuestal. Estos registros son elaborados a través del Aplicativo (Módulo de Presupuesto). Certificado de Disponibilidad Presupuestal, Registro Presupuestal, la Obligación Presupuestal y el Giro Presupuestal.

7 DP-MA-A de 12 Adicionalmente se deben elaborar los registros presupuestales para el pago de los aportes en seguridad social y aportes parafiscales correspondientes al patrono. Lo anterior, teniendo en cuenta las disposiciones contempladas en el Procedimiento de Presupuesto. 10 Elaborar Nota Contable Con el fin de causar la nómina, se procede a registrar los valores devengados y los descuentos en el Aplicativo (Módulo Contabilidad), a través del cual se genera el valor a pagar por concepto de nómina. Así mismo se elabora otra Nota de Contabilidad, para causar los valores a pagar por concepto de seguridad social y aportes parafiscales. Lo anterior, teniendo en cuenta las disposiciones contempladas en el Procedimiento Contabilidad. Nota Contable 11 Tramitar pago a funcionarios Con base en la información de la Nota Contable, se procede a generar el cheque y el comprobante de egreso respectivo por funcionario. Lo anterior, teniendo en cuenta las disposiciones contempladas en el Procedimiento Tesorería. Cheque Comprobante de Egreso 12 Tramitar pago a Terceros Con base en la información de la Nota Contable, se procede a generar el cheque y el comprobante de egreso respectivo para cada tercero (Entidades Financieras Cooperativas Juzgados DIAN). Lo anterior, teniendo en cuenta las disposiciones contempladas en el Procedimiento Tesorería. Cheque Comprobante de Egreso 13 Diligenciar Planilla Única de Aportes Se ingresa a la página web de la caja de compensación familiar y se digitan los datos en la Planilla Única de Aportes, previo registro de la información de los funcionarios de la entidad. Una vez se haya generado la Planilla Única de Aportes, se procede a efectuar el pago electrónico y se imprime el documento con el sello de pagado. Planilla Única de Aportes

8 DP-MA-A de Causar Prestaciones Sociales Se procede a ingresar la información en el Cuadro de Causación de Prestaciones Sociales y se envía para la firma del Alcalde Municipal- Con base en el cuado anterior, se registran los datos en el Aplicativo (Módulo Contabilidad) y se genera la Nota Contable correspondiente. Nota Contable 8. CLIENTES Y PRODUCTOS CLIENTE (ENTIDAD, PROCEDIMIENTO, DEPENDENCIA) Funcionarios de la Administración Municipal de Tello Procedimiento Presupuesto Procedimiento Contabilidad Procedimiento Tesorería Entidades Externas PRODUCTOS (SALIDAS) Pago por concepto de nómina Información de Nómina Información de Nómina Información de Pago de Nómina, Pago a Terceros y Pago de Seguridad Social y Aportes Parafiscales Reportes de Información de Nómina

9 DP-MA-A de REGISTROS GENERADOS Código y Nombre del Registro Responsable Como conservarlo Donde conservarlo Tiempo de conservación Que se hace después Soporte de Novedades Formato FO1-MA-A2-02 Control de Novedades de Nómina Cuadro de Descuentos Cuadro de Liquidación de Aportes Parafiscales Cuadro de Descuentos Tributarios Cuadro de Devengados

10 DP-MA-A de 12 Código y Nombre del Registro Responsable Como conservarlo Donde conservarlo Tiempo de conservación Que se hace después Formato FO2-MA-A2-02 Tabla Liquidación de Vacaciones Formato FO3-MA-A2-02 Tabla Liquidación Prima de Servicios Formato FO4-MA-A2-02 Tabla Liquidación Prima de Navidad Formato FO5-MA-A2-02 Revisión de Nómina Cuadro Consolidado de Nómina CDP y RP

11 DP-MA-A de 12 Código y Nombre del Registro Responsable Como conservarlo Donde conservarlo Tiempo de conservación Que se hace después Cheques Comprobantes de Egreso Notas Contables Secretaría 10. INDICADORES DE GESTIÓN Nro NOMBRE DEL INDICADOR TIPO (Eficiencia/Eficacia /Efectividad) FÓRMULA 1 Pago de la nómina dentro de los últimos cinco días de cada mes Eficacia Fecha real del pago de nómina Fecha estimada para el pago de nómina 2 Efectividad en la liquidación de nómina Efectividad (Nro. reclamaciones presentadas y aceptadas / Nro. total de funcionarios de nómina) * 100 * NOTA: La Ficha Técnica del Indicador se anexa al presente documento.

12 DP-MA-A de ELABORÓ, REVISÓ Y APROBÓ ELABORÓ REVISÓ APROBÓ CARGO: Planeación y Desarrollo Social FECHA: 11/12/24 CARGO: Alcalde Municipal FECHA: 12/12/24 CARGO: Alcalde Municipal FECHA:

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