UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCAÑA

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1 SUDIRECTOR 1(12) 1.NOMRE ADQUISICIÓN DE IENES Y 2.PROCESO GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 3. OJETIVO: Establecer las actividades necesarias para la adquisición de bienes y servicios que garanticen el buen funcionamiento y gestión de los procesos de la institución. 4. ALCANCE: Desde que se genera la solicitud de adquisición de bienes y servicios hasta el archivo de la cuenta con todos sus soportes. 5. RESPONSALE: SUDIRECTOR 6.DEFINICIONES: ien de Consumo: Es aquel que se usa para satisfacer directamente las necesidades específicas del último consumidor que lo demanda y lo adquiere. ien Devolutivo: Son aquellos que se adquieren con el fin de utilizarlos en el desarrollo de las tareas y tienen una duración mayor que la de los elementos de consumo. Causación: Es cuando se genera un derecho o una obligación, y debe registrarse en el momento que ocurra. CDP: Certificado de Disponibilidad Presupuestal, documento que expide el jefe de presupuesto o quien haga sus veces con el fin de garantizar apropiación para atender gastos. Compra: Acción o evento de adquisición de un bien, servicio o suministro en contraprestación de dinero. Comprobante de Pago: Llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque Cotización: Es aquel documento que el departamento de compras usa en una negociación Cuenta: Conjunto de documentos necesarios para dar trámite a un desembolso. Cuentas por Pagar (CXP): Son las obligaciones adquiridas por la entidad con terceros, relacionadas con sus operaciones en desarrollo de funciones de cometido estatal. Proveedores: Se aplica a la empresa que se dedica a proveer o abastecer de productos

2 SUDIRECTOR 2(12) necesarios a una persona o empresa. Requisición de Compra: autorización expedida con el fin de abastecer bienes o servicios. SIF: Sistema Integrado Financiero, es el sistema de información financiero de la Universidad, para todos los casos en los que se haga referencia al ingreso de datos al sistema, se tendrá en cuenta lo consignado en el manual de usuario de cada módulo para realizar la actividad. Solicitud: o memorial en el que se solicita algo. Orden de Compra: Solicitud escrita a un proveedor, por determinados artículos, que determina el precio convenido, los términos de pago y entrega. Orden General: Es un documento que se emplea para el pago de servicios públicos y para el pago de las nominas de planta y de contratados, se utiliza para los casos en lo que no se referencia una compra. Orden de Prestación de Servicios: que se celebra para la realización de un servicio por menos cuantía. Orden de Contrato de Prestación de Servicios: Se celebra cuando se requiere que la persona tenga conocimientos especializados en un área determinada. Orden de Obra: También llamado contrato de obra dependiendo de la cuantía, se realiza con un proveedor cuando se requiere la realización de una labor. Orden de Suministro: documento mediante el cual se hace la solicitud al proveedor donde se suministre durante un periodo definido ciertos elementos, se realiza un contrato si el monto lo amerita. Contrato de obra: Son contratos de obra los que celebren las entidades estatales para la construcción, mantenimiento, instalación y en general, para la realización de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de ejecución y pago. Contrato de suministro: Es un contrato comercial que consiste en que por un lado hay una parte que se obliga a cumplir a favor de otra, en forma independiente, prestaciones periódicas o continuadas de cosas o servicios, a cambio de un pago o contraprestación.

3 SUDIRECTOR 3(12) 7.DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Nº ACTIVIDADES RESPONSALE REGISTRO 1 Recepción de la solicitud de ienes y Servicios y el estudio de necesidad y conveniencia, firmado por el jefe de la dependencia solicitante, de acuerdo a las políticas establecidas para tal fin. Las solicitudes deben ser enviadas por correo o de forma física por los jefes de cada dependencia. apoyo de la bienes y/o servicios F-AF-SAD-001 Formato estudio de necesidad, conveniencia y oportunidad para mayor cuantía F-AF-SAD-011 Formato estudio de necesidad, conveniencia y oportunidad para menor cuantía F-AF-SAD del correcto diligenciamiento del formato, posterior clasificación de acuerdo al tipo de orden. En el caso de que el formato no esté correctamente diligenciado se devolverá al solicitante para su ajuste. 3 Se realiza el análisis de la necesidad y de ser el caso pasa a comité de compras de acuerdo a las políticas establecidas para tal fin, para su aprobación. Las solicitudes no aprobadas serán comunicadas al solicitante. 4 En el caso de las órdenes de compra y las órdenes de suministro, se revisa la existencia del bien en el almacén de la institución y si hay existencia de bienes, Personal de apoyo de almacén Subdirector Administrativo Ordenador del gasto Comité de compras Jefe de Almacén Almacén bienes y/o servicios F-AF-SAD-001 Acta de comité de compras elementos en almacén F-AF-UAL-001

4 SUDIRECTOR 4(12) se comunica al solicitante que haga el pedido en la oficina de almacén, la secretaría de almacén procede a realizar la entrega de bienes al solicitante. Para la adquisición de servicios se continúa desde el paso 12 Adquisición de servicio. 5 Si no hay existencias, se hace una solicitud de cotización a proveedores de acuerdo al listado de proveedores aprobados y de acuerdo al monto establecido en la normatividad interna vigente. En los contratos de compra o suministro de mayor cuantía se solicitan la cotización de mínimo tres proveedores y se realiza lo establecido en el manual de contratación de la institución con respecto a licitaciones. La cantidad de proveedores se determina de acuerdo al monto de la solicitud y a las políticas de la institución para tal fin. 6 Recepción de la cotización de proveedores, quien debe responder a la institución en un máximo de 8 días hábiles o de acuerdo al pliego de condiciones para contratos de mayor cuantía. 7 Se realiza la solicitud de CDP en el SIF, registrando los datos del requerimiento (compra o servicio), se imprime y se envía junto con la cotización a la oficina apoyo de la apoyo de la apoyo de la Proveedor apoyo de la Formato Comprobante de salida elementos de consumo Q-AF-UAL-001 Formato Comprobante de salida elementos devolutivos Q-AF-UAL-002 cotización J-AF-SAD-002 Cotización CDP Q-AF-SAD-001

5 SUDIRECTOR 5(12) de presupuesto de acuerdo al Procedimiento Gestión presupuestal R- AF-SAD-001. Durante el trámite puede ocurrir que se requiera la cancelación de un pedido o de elementos del pedido, de manera que se informa al proveedor y se realizan los ajustes a que haya lugar. Formato cancelación de pedido J-AF-SAD Evaluación y posterior aprobación de la cotización de acuerdo a las necesidades y políticas institucionales. Cuando sea necesario un concepto técnico o especializado podrá invitarse a un comité técnico para a la revisión de cotizaciones. Subdirector Administrativo Comité de compras Ordenador del gasto Cotización Adquisición de bienes: 9 Se recibe el CDP, se elabora el contrato, estos documentos se envían a la oficina de presupuesto para que generen el (COMPROMISO). Posteriormente se envían todos los documentos al proveedor por medio de la oficina de archivo y correspondencia con copia a almacén. Comité técnico apoyo de apoyo de de contabilidad presupuesto archivo y correspondencia Formato Certificado de disponibilidad presupuestal Q-AF-UPR-001 Formato Entrada por adquisición Q-AF-SAD-003 Formato Orden de pedido J-AF-SAD-003 Formato Orden de servicio J-AF-SAD La recepción y entrega de elementos se realiza teniendo en cuenta el Procedimiento R-AF-SAD-004 Jefe de almacén Profesional

6 SUDIRECTOR 6(12) recepción, ingreso a inventarios y entrega de elementos. 11 La subdirección administrativa recibe de almacén los siguientes documentos: Orden de compra o suministros: Solicitud de CDP, CDP, la entrada almacén, la factura, la orden de pedido, la orden y la solicitud de compra, el estudio de necesidad y conveniencia y el compromiso presupuestal. Pasar a la actividad 17 Pago de la cuentas de adquisición de ienes y Servicios. Adquisición de servicios (Nómina): 12 Para el pago de servicio de nómina personal de planta, contratados, catedráticos y OPS la oficina de talento humano envía la nómina liquidada a la subdirección administrativa, luego se ingresan al SIF los datos de liquidación: código, nombre de la dependencia, cantidad de personas y monto total devengado por dependencia; para generar la solicitud de CDP. El registro se realiza por concepto o descripción del tipo de pago a realizar al empleado. 13 Envío de la solicitud a presupuesto para la generación del CDP de acuerdo al Procedimiento de Gestión presupuestal R-AF-SAD-001. universitario de inventario la talento humano la la Cuenta Formato Certificado de disponibilidad presupuestal Q-AF-UPR-001 Formato Orden Q-AF-SAD-002 Nómina CDP Q-AF-SAD-001 Formato Orden general Q-AF-SAD-002 Pago de servicios públicos: 14 Para el pago de servicios públicos, se registran los datos de las facturas en el la CDP

7 SUDIRECTOR 7(12) SIF y se realiza la solicitud de CDP, a la oficina de presupuesto de acuerdo al Procedimiento de Gestión presupuestal R-AF-SAD-001. Con el CDP se genera la orden para el pago de servicios. Pago de servicios en general: 15 En el caso de orden de prestación de servicios (diferentes a nómina): Se recibe de la oficina de presupuesto el CDP, como soporte para elaborar la orden de prestación de servicios, que debe ir acompañado de: solicitud del servicio, factura o documento equivalente y constancia del servicio prestado. Se continúa con la actividad del paso 17 en adelante. Pago de contrato de obra u órdenes de trabajo: 16 Se recibe de la oficina de planeación copia del contrato con la descripción del monto. El contrato debe venir soportado por los documentos legalmente establecidos para tal fin, acompañados de un oficio remisorio para realizar el estudio de necesidades con el ordenador del gasto. Se realiza la solicitud de servicio y se envía a presupuesto para la generación del CDP de acuerdo al Procedimiento de Gestión presupuestal R-AF-SAD la la Q-AF-SAD-001 Formato Orden general Q-AF-SAD-002 CDP Q-AF-SAD-001 Formato Orden general Q-AF-SAD-002 CDP Q-AF-SAD-001

8 SUDIRECTOR 8(12) Pago de las cuentas de adquisición de ienes y Servicios. 17 Se envía la cuenta a contabilidad para generar la CXP, después se envía a presupuesto para generar la obligación de acuerdo al Procedimiento de Gestión presupuestal R-AF-SAD Se genera la orden de pago previa verificación del trámite de la cuenta y con los documentos soportes respectivos, se autoriza en el SIF. Esta orden debe ir firmada por el Director y el Subdirector Administrativo. 19 Se recibe la orden de pago y los soportes de la cuenta para la revisión y asignación de la cuenta bancaria para el giro del cheque, esta revisión incluye los libros auxiliares, y el movimiento de las cuentas. 20 Se asigna un número consecutivo de comprobante de egreso y se registran en el SIF los datos correspondientes al número de orden de pago y se revisan la información ingresada por las diferentes oficinas. 21 Se aplica uno a uno los descuentos de Ley (estampillas, retención en la fuente, reteiva), esta información está asociada al número consecutivo del comprobante de egreso que se asignó. Se verifica la cuenta, para confirmar si al proveedor o contratista se le ha la Auxiliar contable presupuesto Subdirector Administrativo Ordenador del gasto Apoyo a la oficina de tesorería Apoyo a la oficina de tesorería Apoyo a la oficina de tesorería CXP Formato Obligación Q-AF-UPR-002 Formato Orden de pago Q-AF-SAD-004 Registro SIF Cuenta Registro SIF Registro SIF

9 SUDIRECTOR 9(12) realizado anticipos o pagos parciales. En caso de efectuar pago final se le aplica los descuentos al total del contrato. En la opción de otros egresos, se registran todos los descuentos aplicados en nómina y clasificados según el tercero. Así mismo, las Resoluciones de beca trabajo, becas de entes públicos y privados, reembolsos de ICETEX, pago DIAN, Industria y Comercio. Mensualmente se revisa y cuadra los descuentos por estampillas departamentales (pro-anciano, procultura, pro-académico, prodepartamental, pro-fronterizo) y estampillas Hospital Erasmo Meoz, se gira cheque por el valor total a los respectivos entes (Tesorería General del Departamento e IFINORTE). 22 Se ingresan los datos sobre forma de pago (banco, número de cuenta, número de cheque y el valor), y seguidamente se genera el comprobante de egreso que se imprime en el papel prediseñado para este fin. 22a. Se realiza el traslado interno de dinero de una cuenta a otra, cuando la cuenta a utilizar o afectar no cuenta con la disponibilidad financiera requerida para dicho pago. Este procedimiento se realiza por medio electrónico. La secretaria de tesorería registra el movimiento financiero en el formato traslado de dinero. Apoyo a la oficina de tesorería Subdirector administrativo apoyo de tesorería Comprobante de egreso Formato Traslado de dinero Q-AF-UTE-005

10 SUDIRECTOR 10(12) 23 Se elabora el cheque con los sellos y el protector respectivo, se sellan además los documentos de la cuenta, las cuentas de cobro y las facturas. El cheque se envía para la firma del subdirector administrativo. Cuando los pagos se hacen a través de consignaciones con cheque, esta es anexada como soporte en la cuenta. En el caso en que se efectué el pago por transferencia se anexa el soporte respectivo de dicha transacción. Todos los cheques girados llevan el sello de páguese al primer beneficiario. En caso de que se solicite levantar dicho sello se registra en el formato control autorización de levantamiento de sello, el cual debe ser firmado por el solicitante y autorizado por el Subdirector Administrativo. 24 Con la copia del comprobante de egreso se hace el registro en los libros auxiliares de bancos, especificando beneficiario, número de cheque, número de cuenta y valor. Adicionalmente se hace el registro de las cuentas en un libro de control y se procede a ser enviadas al área de contabilidad para su registro contable. Terminado el registro contable, contabilidad envía la cuenta a subdirección administrativa para verificar que la cuenta cumple con apoyo de tesorería tesorería Auxiliar de Tesorería Formato Autorización levantar sello F-AF-UTE-002 Libros auxiliares Lista de verificación de documentos

11 SUDIRECTOR 11(12) todos los documentos requeridos para su archivo. 25 Archivo de la cuenta con todos sus soportes. subdirección administrativa 8. DOCUMENTOS REFERENCIALES: NTC ISO 9001:2008 Sistema de gestión de calidad requisitos Manuales de usuario SIF Manual de compras Procedimiento Seguimiento y evaluación de proveedores R-AF-SAD-003 Procedimiento Gestión presupuestal R-AF-SAD-001 Procedimiento Recepción, ingreso a inventarios y entrega de elementos R-AF-SAD-004 Procedimiento Administración de Nómina R-GH-DRH-004 Acuerdo de contratación Acuerdo 078 de 1997 Acuerdo 018 de ANEXOS: bienes y/o servicios F-AF-SAD-001 Formato Listado de proveedores aprobados F-AF-SAD-002 Formato estudio de necesidad, conveniencia y oportunidad para mayor cuantía F-AF-SAD- 011 Formato estudio de necesidad, conveniencia y oportunidad para menor cuantía F-AF-SAD- 012 Formato Tabla de descuentos F-AF-UTE-001 Formato Autorización levantar sello F-AF-UTE-002 elementos en almacén F-AF-UAL-001 Formato Comprobante de salida elementos de consumo Q-AF-UAL-001 Formato Comprobante de salida elementos devolutivos Q-AF-UAL-002 Formato Obligación Q-AF-UPR-002 Formato Entrada por adquisición Q-AF-UAL-003 Certificado de disponibilidad presupuestal Q-AF-UPR-001 cotización J-AF-SAD-002 Formato Orden de pedido J-AF-SAD-003 Formato Orden de servicio J-AF-SAD-004 Formato cancelación de pedido J-AF-SAD-005 CDP Q-AF-SAD-001 Formato Orden Q-AF-SAD-002

12 SUDIRECTOR 12(12) Formato Orden de compra Q-AF-SAD-003 Formato Orden de pago Q-AF-SAD-004 Formato Traslado de dinero Q-AF-UTE-005 REVISÓ: APROO: COORDINADOR SIG LIDER DEL PROCESO FECHA CONTROL DE CAMIOS REVISIÓN Creación del documento A Actualización de todo el documento

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