SISTEMA UNIVERSITARIO DE GESTIÓN POR CALIDAD Subsistema de Administración Universitaria

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1 SISTEMA UNIVERSITARIO DE GESTIÓN POR CALIDAD Subsistema de Administración Universitaria Proceso: Gestión Financiera CONTENIDO I. Objetivo 265 II. Alcance 265 III. Políticas 265 IV. Desarrollo y responsabilidades 267 V. Referencias 276 VI. Formatos 277 VII. Histórico de Revisiones 277 VIII Firmas de Autorización de mayo de de 394

2 I. Objetivo Recibir y verificar que el paquete de documentos que envían las direcciones de Ingresos y Egresos (Departamento de Caja), por concepto de los ingresos y reintegros en efectivo, incluya las operaciones generadas en el día y se encuentren registradas de acuerdo con las políticas establecidas; así como efectuar la distribución de documentos que afecten otros procedimientos. II. Alcance Este procedimiento debe ser observado y aplicado por el Director de Contabilidad, y por el personal del Departamento de Afectación Contable, involucrado en éste procedimiento. II. Políticas 1. La Dirección de Ingresos debe entregar el Paquete diario de documentos dentro de los cuatro días hábiles posteriores a la fecha en que se generó éste, excepto en los últimos cinco días hábiles anteriores al cierre de cada mes, en los cuales se estará sujeto al plazo de tres días en horario de 9:00 a 14:00 hrs. 2. El Departamento de Caja debe entregar el paquete de reintegros y cheques cancelados dentro de los tres días hábiles posteriores a la fecha en que se generó éste, en horario de 9:00 a 14:00 hrs. 3. Los ingresos deben de ser registrados de acuerdo a las políticas establecidas en el Manual de Procedimientos Administrativos POA 2004 (UOM-GE-MI-02). 4. Las pólizas deben estar autorizadas por el Director de Ingresos y contener la documentación soporte según el tipo de ingreso que pueden ser: a) POLIZAS F Formato REPPOL/DGI Fichas de depósito bancario al carbón y/o estados de cuenta bancarios. Oficio de la entidad académica o dependencia Reporte o relación de aranceles cobrados Recibos de ingresos arancelarios por los siguientes conceptos: 13 de mayo de de 394

3 Cuotas y colegiaturas. Cuotas de recuperación por concepto de registro de titulo y tramite de cédula profesional, especialidades, maestrías, diplomados, cursos de educación continua, etc. Aportaciones recuperables Otros fondos. b) POLIZAS F CAPTURADAS EN EL SIIU Reporte de pólizas por tipo de documento formato FWRPTIP. Fichas de depósito bancario al carbón. Oficio de la dependencia. Reporte o relación de aranceles cobrados. Recibos de ingresos arancelarios por diferentes conceptos: Cuotas y colegiaturas. Cuotas de recuperación por concepto de registro de titulo y tramite de cédula profesional, especialidades, maestrías, diplomados, cursos de educación continua, etc. Aportaciones recuperables Otros fondos. Pólizas generadas por la Dirección de Administración Escolar anexar listado de movimiento por alumno. c) POLIZAS J.- REGISTRO DE MOVIMIENTOS HISTÓRICOS DE BANCOS Póliza de Registro de Movimiento Diario (DGRF-C-FI-01). Reporte de movimientos de cuentas de cheques por cuenta o reporte de la línea Banamex digitem. d) REGISTRO DE INTERESES Póliza de Registro de Movimientos Diario (DGRF-C-FI-01). Oficio de la dependencia en los casos de reportados por las Vice-rectorias y ficha de deposito bancario al carbón. Reporte de bancarios, estados de cuenta bancarios o reporte de la línea Banamex digitem. e) SUBSIDIOS Póliza de Registro de Movimientos Diario (DGRF-C-FI-01). Transferencia electrónica bancaria o reporte de la línea Banamex digitem. Oficio de la Dirección General de Recursos Financieros. Recibo por subsidio foliado. Solicitud-comprobación de recursos. En su caso recibos de I.P.E. originales. f) DONATIVOS EN EFECTIVO Póliza de Registro de Movimientos Diario (DGRF-C-FI-01). 13 de mayo de de 394

4 Ficha de depósito bancario al carbón. Oficio de la dependencia. Copia de recibo de donativo foliado. g) DONATIVOS EN ESPECIE Póliza de Registro de Movimientos Diario (DGRF-C-FI-01). Oficio de la dependencia. Relación de facturas Copias de facturas. Copia de recibo de donativo foliado. h) INGRESOS PROPIOS, EVENTOS AUTOFINANCIABLES, CONVENIOS, PROYECTOS, CONTRATOS, OTROS FONDOS Y OTROS INGRESOS. Póliza de Registro de Movimientos Diario (DGRF-C-FI-01). Fichas de depósito bancario al carbón. Oficio de la dependencia Relación o reporte de ingresos. Facturas, recibos foliados, talones de recibos foliados, recibos arancelarios. En su caso copia del convenio. i) POLIZAS DE CORRECCION Y RECLASIFICACIÓN Póliza de Registro de Movimientos Diarios (DGRF-C-FI-01) Copia de póliza o reporte de pólizas que se van a corregir. 5. Los documentos fuente deben ser originales o en su caso copias al carbón y con los sellos de la entidad académica y dependencia. 6. El paquete contable debe ser integrado en forma diaria considerando los registros por concepto de ingresos, reintegros en efectivo y cheques cancelados. IV. Desarrollo y responsabilidades INGRESOS Encargado de la Validación del Registro de Cuentas por Cobrar a Estudiantes, Ingresos, reintegros en efectivo e. 1. Recibe diariamente de la Dirección de Ingresos el Reporte de folios de Pólizas de diario (FWRFOJV) en dos tantos, Reporte de pólizas por tipo de documento en el formato (FWRPTIP) y los documentos soporte según el tipo de ingresos de acuerdo a la política numero 4 establecida en este procedimiento. 13 de mayo de de 394

5 2. Valida que las Pólizas de Registro de Movimientos Diarios (DGRF-C-FI-01), REPPOL/DGI Y FWRPTIP relacionadas en el Reporte de folios de Pólizas de diario coincidan con los documentos soporte. Si esta completo, firma de recibido en un tanto y devuelve a la Dirección de Ingresos. En caso de estar incompleto se suspende el proceso de recepción en espera de la documentación pendiente. 3. Imprime las Pólizas en el Sistema Integral de Información UV en acceso directo en la opción FWGREPO, le da un enter y en donde dice reporte selecciona FWRPOLI, se le da enviar y selecciona en la pantalla en tipo de documento la clave JV-POLIZA DE DIARIO, anota el año fiscal, la fecha y el rango de las pólizas que se van a imprimir; selecciona con el Mouse RUN-REPORT, cuando aparece el reporte se le da un clic en PRINT, aparece la pantalla de imprimir, se selecciona la impresora y se le da un clic a la ventana PROPERTIES para verificar que el formato a utilizar sea tamaño carta horizontal, en la siguiente pantalla en la ventana EFFECTS, se le da un clic y se verifica en el renglón print document on: que esté en carta, luego un clic en la ventana de PAPER y en el renglón size is: seleccionar oficio, después se le da un OK hasta que inicie la impresión de las pólizas. 4. Compagina el reporte de póliza contable FWRPOLI, con cada uno de los documentos recibidos en el Reporte de folios de pólizas de diario FWRFOJV; y en el caso de las que contienen el formato FWRPTIP solo se integran al paquete. 5. Verifica la afectación contable de acuerdo a los siguientes conceptos: a) En las Pólizas de cobros arancelarios se valida la afectación contable de los bancos, fondo y la documentación soporte. b) En las Pólizas de ingresos propios, eventos autofinanciables y otros fondos se valida la cuenta de bancos, el fondo, la partida de ingresos y la documentación soporte. c) Revisa que se elaboren los movimientos de interfondos por ingresos de otros fondos depositados en cuentas bancarias diferentes. d) Revisa que los Formatos REPPOL/DGI, FWRPTIP y (DGRF-C-FI-01) vengan autorizados por el Director de Ingresos. e) Sella y firma de revisado en la parte inferior de las Pólizas impresas en Formato FWRPOLI y FWRPTIP. f) Anota en el Formato Documentación Faltante y Correcciones (DGRF-C-FI-10); las correcciones de partida, fondo, importes y documentación faltante. 6. Captura los datos del Formato de Documentación Faltante y Correcciones (DGRF-C-FI-10) según punto 5 f) y en los casos de errores recurrentes elabora reporte de control del 13 de mayo de de 394

6 producto o servicio no conforme (DPI-GE-FI-27) y/o formato de acción correctiva o preventiva (DPI-GE-FI-28). 7. Turna el Formato de Documentación Faltante y Correcciones (DGRF-C-FI-10) en dos tantos, al Jefe de Departamento de Afectación Contable para firma de autorización. Cuando se elabora el reporte de control del producto o servicio no conforme ( DPI-GE-FI- 27) y/o formato de acción correctiva o preventiva (DPI-GE-FI-28) se turna en tres tantos. Jefe del Departamento de Afectación Contable 8. Firma el Formato de Documentación Faltante y Correcciones (DGRF-C-FI-10) y lo devuelve al analista. Cuando se elabora reporte de control del producto o servicio no conforme ( DPI-GE-FI-27) y/o formato de acción correctiva o preventiva (DPI-GE-FI-28) se turnan al Director de Contabilidad. Una vez firmados, se entrega una copia al Departamento de Afectación Contable y las copias restantes son enviadas al Representante de la Alta Dirección. Encargado de la Validación del Registro de Cuentas por Cobrar a Estudiantes, Ingresos, Reintegros en Efectivo e Intereses 9. Recibe el formato de documentación faltante y correcciones (DGRF-C-FI-10), lo entrega a la Dirección de Ingresos y recaba firma de recibido en un tanto. Si recibe copia del reporte control del producto o servicio no conforme (DPI-GE-FI-27) y/o formato de acción correctiva o preventiva (DPI-GE-FI-28), junto con el formato de Documentación Faltante y Correcciones (DGRF-C-FI-10) los archiva en su expediente respectivo. Cuando se solventan los pendientes, en el caso de diferencias se anota la fecha de la corrección y los documentos se anexan a las Pólizas de Registros de Movimientos Diarios (DGRF-C-FI-01), REPPOL/DGI y FWRRPTIP que corresponda. 10. Fotocopia los soportes de las Pólizas de Registros de Movimientos Diarios (DGRF-C-FI- 01), por Venta de Activo Fijo y en los casos de donativos en especie que afecten partidas de activo fijo se sacan las facturas originales y se turna al Departamento de Control de Inventarios y recaba firma de recibido en la Relación Interna de Control de Documentos. 11. Fotocopia los recibos del IPE y la relación diaria de cobros BANNER y los turna al encargado de Cierre Contable y Emisión de Estados Financieros y Reportes, al Encargado de Conciliaciones Bancarias y recaba firma de recibido en la relación interna de control de documentos. 12. Integra el paquete de Pólizas de Ingresos, relacionándolas por rangos en el Formato Paquete Diario de Documentos para su entrega al archivo(dgrf-c-fi-11). REINTEGROS EN EFECTIVO 13. Recibe del Encargado del Procedimiento de Registro Electrónico de la cancelación de pasivo, Inversiones y Transferencias Bancarias (DGRF-C-PI-04), relación de documentos del Departamento de Caja (DGRF-E-FI-37) con la siguiente documentación: 13 de mayo de de 394

7 a) Reporte diario de recibos de reintegros en efectivo en Formato FWRRCSR. b) Cheques cancelados en forma definitiva, por restablecer y por vigencia. 14. Revisa y valida que las Pólizas relacionadas en el Reporte diario de recibos de reintegros en efectivo FWRRCSR, se encuentren físicamente y con la siguiente documentación soporte: a) Pólizas H regla DCSR en formato FWRPOLI con depósitos bancarios al carbón y recibo de reintegro en efectivo. b) Pólizas J regla JE15-JE16 en Formato FWRPOLI con depósitos bancarios al carbón y recibo de reintegros en efectivo, en su caso cheques originales cancelados anexos. 15. Revisa y valida la Afectación Contable de bancos, partida, fondo y la documentación soporte de cada una de las Pólizas. 16. Sella y firma de revisado en la parte inferior de las Pólizas en Formato FWRPOLI. 17. Elabora Póliza de Registro de Movimientos Diarios (DGRF-C-FI-01 ) de interfondos por depósitos bancarios de otros fondos en el Fondo 111, de corrección y, en los casos de reintegros que afecten partidas de activo fijo, elabora la correspondiente por baja de activo y patrimonio. 18. Turna las Pólizas de Registro de Movimientos Diarios (DGRF-C-FI-01) al Jefe de Departamento de Afectación Contable para su revisión y firma. Jefe de Departamento de Afectación Contable 19. Recibe la Póliza Registro de Movimientos Diarios (DGRF-C-FI-01) y revisa que las cuentas así como los importes sean procedentes. 20. Firma en el espacio de revisó en la Póliza de Registro de Movimientos Diarios (DGRF-C-FI- 01), y devuelve al Encargado de validación del registro de cuentas por cobrar a estudiantes, ingresos, reintegros en efectivo e, las Pólizas de Registro de Movimientos Diarios (DGRF-C-FI-01) debidamente autorizadas para la captura e incorporación a la contabilidad de la Institución. Reintegros en Efectivo e Intereses 21. Relaciona las Pólizas de Registro de Movimientos Diarios (DGRF-C-FI-01) en Formato de Control de Pólizas para Registro (DGFR-C-FI-09) en original y copia y turna al Encargado de cierre contable y emisión de estados financieros y reportes (Capturista) recabando firma de recibido en la copia. 13 de mayo de de 394

8 Encargado de cierre contable y emisión de estados financieros y reportes (Capturista) 22. Recibe las Pólizas de Registro de Movimientos Diarios (DGRF-C-FI-01) y firma de recibido en el original y copia; el original lo anexa a las mismas, y la copia la devuelve al Encargado de validación del registro de cuentas por cobrar a estudiantes, ingresos, reintegros en efectivo e Captura las pólizas en el SIIU y una vez capturadas se devuelven al Encargado de validación del registro de cuentas por cobrar a estudiantes, ingresos, reintegros en efectivo e, en el Formato FWRPOLI para su verificación correspondiente. Encargado de Validación del Registro de Cuentas por Cobrar a Estudiantes, Ingresos, Reintegros en Efectivo e Intereses 24. Recibe las Pólizas en Formato FWRPOLI del Encargado del cierre contable y emisión de estados financieros y reportes (Capturista) y verifica que coincida los datos capturados con el Formato de Registro de Movimientos Diarios (DGRF-C-FI-01). a) Si están correctas firma de recibido en el Formato de Control de Pólizas para registro (DGRF-C-FI-09) y anota la fecha de validación. Posteriormente devuelve las pólizas con el formato original y se queda con la copia. b) Si la captura es incorrecta se elabora póliza de corrección y nuevamente se repite el procedimiento del punto Consulta los reintegros por concepto de gastos a comprobar para verificar si se afectó el compromiso, en el sistema integral de información UV en acceso directo en la opción FGIENCD, se le da un enter, aparece una pantalla y en el renglón de compromisopresupuestal se captura el numero de compromiso, se le da un clic en bloque siguiente y verifica si se comprueba con el reintegro consultado; si aparece comprobado se imprime el estado de cuenta. Se le da un clic en imprimir, en la siguiente pantalla un OK, selecciona la impresora y se le da OK hasta que imprima el estado de cuenta. Cuando coincida la fecha de comprobación del reintegro con el de comprobantes (J) solicita el vale quien tenga el último registro y en los casos de fechas diferentes lo solicita quien tenga la fecha mas reciente. En el caso de compromisos de ejercicios anteriores, se entrega una copia del reporte diario de recibos de reintegros en efectivo (FWRRCSR), y se anota el número de compromiso. Así mismo, en reintegros por concepto de Deudores Diversos y Anticipo a Proveedores, se entrega copia de la póliza. Si no se comprueba el compromiso solo se verifica que el reintegro esté afectado en forma correcta. 26. Relaciona los compromisos que se comprueban en el formato Relación de Vales Comprobados (DGRF-C-FI-15) en dos tantos, y se entregan los estados de cuenta al 13 de mayo de de 394

9 Encargado de cierre contable y emisión de estados financieros y reportes (Control de vales) para solicitarle el correspondiente. Encargado de cierre contable y emisión de estados financieros y reportes (Control de Vales) 27. Recibe del Encargado de la Validación de Registro de Cuentas por Cobrar a Estudiantes Ingresos, Reintegros en Efectivo e Intereses, el Formato de Relación de Vales Comprobados (DGRF-C-FI 15) en dos tantos, firmando de recibido en uno de estos. Reintegros en Efectivo e Intereses. 28. Recibe del Encargado de cierre contable y emisión de estados financieros y reportes (Control de Vales), el Formato de Relación de Vales Comprobados (DGRF-C-FI-15), y firma de recibido. 29. Anexa los Vales al Reporte de Pólizas Contable (FWRPOLI) y valida que la partida que contiene el sello del Vale corresponde a la Póliza enunciada anteriormente. 30. Fotocopia los soportes de las Pólizas Contable (FWRPOLI) por reintegros de pagos en exceso, personal de apoyo y Premio a la Productividad cuando se afecte ingresos varios y corresponda al ejercicio anterior y del ejercicio. 31. Relaciona las fotocopias del punto anterior en la Relación Interna de Control de Documentos y entrega al Encargado de Importación y validación del registro de sistemas externos, emisión, cancelación y reposición de nómina (Pagos en exceso), y Encargada de Declaraciones Informativas SHCP, y recaba firma de recibido. 32. Fotocopia y registra en la relación interna de Control de Documentos, las Pólizas FWRPOLI de Reintegros por Préstamos, Anticipo de sueldos y Adeudos UV, y entrega al Encargado de Recepción, validación y registro de Préstamos Personales y recaba firma de recibido. Encargado de Recepción, validación y registro de Préstamos Personales 33. Recibe las Pólizas y firma de recibido. reintegros en efectivo e 34. Recibe del Encargado de Recepción, validación y registro de Prestamos Personales, original y copia del Formato interno de Póliza de Cancelación de Cuentas Deudoras, firmando de recibido la copia, y el original se anexa a las Pólizas. CHEQUES CANCELADOS: 13 de mayo de de 394

10 reintegros en efectivo e 35. Revisa los cheques cancelados en forma definitiva, por vigencia y por restablecer, se verifica que vengan físicamente, de acuerdo a la relación recibida del Departamento de Caja. 36. Imprime las Pólizas de Cheques Cancelados en el Sistema Integral de Información UV en acceso directo en la opción FWGREPO, se le da un enter y aparece una pantalla en donde dice reporte, selecciona FWRPOLI, se le da un clic en enviar y se selecciona en la pantalla en tipo de documento la clave CCK-CHEQUES CANCELADOS, se anota el año fiscal, fecha de cancelación de los cheques y el rango de las pólizas que se van a imprimir; selecciona con el mouse RUN-REPORT, cuando aparece el reporte se le da un clic en PRINT, y aparece la pantalla de imprimir, se selecciona la impresora y se le da un clic en la ventana PROPERTIES, para verificar que el formato a utilizar sea tamaño carta horizontal, en la siguiente pantalla EFFECTS se le da un clic y se verifica en el renglón Print Document on: que se encuentre en carta, luego un clic en la ventana de PAPER y en el renglón Size is: seleccionar oficio, después se le da un OK, hasta que inicie la impresión de las pólizas. 37. Compagina las Pólizas en Formato FWRPOLI con cada uno de los cheques cancelados. 38. Valida que las Pólizas en Formato FWRPOLI coincidan con los importes de los cheques cancelados. 39. Imprime los estados de cuenta en los casos de cheques cancelados en forma definitiva que afecten vales de gastos a comprobar en el Sistema Integral de Información UV en acceso directo en la opción FGIENCD, se le da un enter, y aparece una pantalla y en el renglón de compromiso-presupuestal se le da el numero de compromiso, se le da un clic en bloque siguiente y se verifica que aparezca comprobado, se le da un clic en imprimir, en la siguiente pantalla OK, selecciona la impresora y después se le da OK hasta que imprima el estado de cuenta. 40. En caso de existir error en la afectación de los compromisos por comprobación de vales, por reintegros en efectivo y cheques cancelados se elabora reporte de control del producto o servicio no conforme ( DPI-GE-FI-27) y/o formato de acción correctiva o preventiva. (DPI-GE-FI-28) 41. Turna el reporte de control del producto o servicio no conforme (DPI-GE-FI-27) y/o formato de acción correctiva o preventiva (DPI-GE-FI-28) al Jefe de Departamento de Afectación Contable en tres tantos. Jefe del Departamento de Afectación Contable 42. Recibe del Encargado de Validación de Registro de Cuentas por Cobrar a Estudiantes, Ingresos, Reintegros en Efectivo e Intereses, reporte de control del producto o servicio no conforme (DPI-GE-FI-27) y/o formato de acción correctiva o preventiva (DPI-GE-FI-28) y 13 de mayo de de 394

11 turna al Director de Contabilidad, una vez firmado devuelve una copia y las restantes se envían al Representante de la Alta Dirección. Encargado de Validación de Registro de Cuentas por Cobrar a Estudiantes, Ingresos, Reintegros en Efectivo e Intereses. 43. Recibe copia del Reporte de control del producto o servicio no conforme ( DPI-GE-FI-27) y/o formato de acción correctiva o preventiva (DPI-GE-FI-28y lo archiva en su expediente respectivo. Cuando se efectúan las correcciones se valida que se hayan hecho en forma correcta. 44. Relaciona los compromisos en el Formato de relación de vales comprobados (DGRF-C-FI- 15) en dos tantos. y entrega los estados de cuenta al Encargado de cierre contable y emisión de estados financieros y reportes (Control de Vales), para solicitarle los que correspondan. En los casos que no se tiene el número de compromiso únicamente se entrega copia de la Póliza en formato FWRPOLI y se anota el nombre del beneficiario del cheque. Encargado de cierre contable y emisión de estados financieros y reportes (Control de Vales) 45. Recibe del Encargado de Validación de registro de cuentas por cobrar a estudiantes, ingresos, reintegros en efectivo e, el Formato de Relación de vales comprobados (DGRF-C-FI-15) en dos tantos, firmando de recibido en uno de ellos. reintegros en efectivo e 46. Recibe del Encargado de cierre contable y emisión de estados financieros y reportes (Control de Vales), los mismos junto con el Formato de Relación de vales comprobados (DGRF-C-FI-15) y se firma de recibido. 47. Anexa los Vales a las Pólizas FWRPOLI y valida que la partida que contiene el sello del Vale corresponda a las mismas. 48. Entrega al Encargado de Validación del Registro Electrónico de Cuentas por Pagar y de Comprobación de Vales, los cheques cancelados originales por restablecer que se generan en el módulo de la Dirección de Egresos junto con la relación de cheques cancelados y recaba firma de recibido. Encargado de Validación del Registro Electrónico de Cuentas por Pagar y de Comprobación de Vales 49. Recibe los originales de los cheques cancelados, y firma de recibido. 13 de mayo de de 394

12 reintegros en efectivo e 50. Fotocopia los cheques cancelados por vigencia y archiva en el expediente de cheques cancelados junto con la relación. 51. Integra el paquete de Pólizas de Reintegros en Efectivo, Cheques cancelados así como las Pólizas de Ingresos, relacionando las mismas por rangos en el Formato del Paquete Diario de Documentos para su entrega al archivo (DGRF-C-FI-11) y turna al archivo. Encargado del Archivo Documental de Ingresos, Gastos y Prestaciones 52. Recibe el paquete de documentos, firma de recibido y archiva. REPOSICIÓN DE CHEQUES POR VIGENCIA Secretaria Ejecutiva de la Dirección de Contabilidad 53. Recibe oficio de solicitud de los proveedores, para reposición de cheques cancelados, sella y firma de recibido y devuelve copia. 54. Registra la solicitud de los proveedores, a través del Formato de Control y registro de Correspondencia (DGRF-C-FI-03) y lo entrega al Encargado de validación de registro de cuentas por, oficio original. reintegros en efectivo e 55. Recibe de la Secretaria Ejecutiva, oficio de solicitud del proveedor, para reposición de cheques cancelados, y firma de recibido en el Formato de Control y registro de Correspondencia (DGRF-C-FI-03). Posteriormente turna al Jefe de Departamento de Afectación Contable. Jefe del Departamento de Afectación Contable 56. Recibe la solicitud efectuada por los proveedores, a efecto de verificar en el SIIU la fecha de cancelación de los mismos. reintegros en efectivo e 57. Recibe nuevamente el oficio de solicitud de reposición de cheque(s), y localiza los que se van a reponer en el expediente de cheques cancelados, y anota la fecha de reposición. 13 de mayo de de 394

13 58. Registra en la relación interna de documentos, la entrega de fotocopia del cheque cancelado a la Secretaria Ejecutiva de la Dirección de Contabilidad, junto con el oficio recibido. Secretaria Ejecutiva 59. Recibe la fotocopia del cheque cancelado anexo al oficio de recibido, para la elaboración del oficio a la Dirección de Egresos, a efecto de que se realice la reposición del mismo. ARCHIVO DE DOCUMENTOS reintegros en efectivo e 60. Archiva en su expediente respectivo los reportes de folios de pólizas de diario (FWRFOJV), los Formatos de Control de Pólizas para registro (DGRF-C-FI-09), Formato del Paquete Diario de documentos para su entrega al archivo (DGRF-C-FI-11), Relación interna de control de documentos, Formato de relación de vales comprobados (DGRF-C-FI- 15), Relación de documentos del Departamento de Caja (DGRF-E-FI-37), Reporte diario de recibos de reintegros (FWRRCSR). V. Referencias 1. Norma ISO 9000:2000 (Fundamentos y Vocabulario) 2. Instructivo del Proceso para Documentar Sistemas de Gestión de la Calidad (DOM-GE-II- 01) 3. Formato (DGRF-C-FI-01) Póliza de Registro de Movimientos Diarios 4. Formato (DGRF-C-FI-03) Registro y Control de Correspondencia 5. Formato (DGRF-C-FI-09) Control de Pólizas para Registro 6. Procedimiento (DGRF-I-PI-01) Recepción y Registro de Subsidios 7. Procedimiento Recepción y registro de Ingresos por servicios académicos, servicios de apoyo técnico y de fuentes privadas y entidades auxiliares. 8. Procedimiento (DGRF-E-PI-03) Cobro de Ingresos Arancelarios 9. Procedimiento (DGRF-E-PI-05) Cobro de Reintegros en Efectivo 10. Formato (DGRF-C-FI-15) Relación de vales comprobados. 13 de mayo de de 394

14 VI. Formatos Identificación Nombre del Formato Anexo DGRF-C-FI-10 Formato de Documentación Faltante y Correcciones Anexo 1 DGRF-C-FI-11 Paquete Diario de documentos para su entrega al archivo Anexo 2 VII. Histórico de revisiones No. de Revisión Fecha de modificación Sección o Pág. modificada Descripción de la modificación 1 Abril del 2008 Todo Se da de baja el procedimiento anterior y se sustituye completamente por el presente documento. VIII. Firma de autorización Autoriza Fecha de autorización 09 de Mayo del 2008 C.P. Ma. Antonieta Salvatori Bronca (nombre y firma) 13 de mayo de de 394

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