PROCEDIMIENTO OPERATIVO PAGO DE NÓMINA ELECTRÓNICA

Transcripción

1 1. Definiciones Tarjeta Debito Institución Bancaria cuenta bancaria nómina Personal Activo Pensionado Delegación o Unidad Atención al Derechohabiente Derechohabiente SISED SIGA DIE Medio electrónico por el cual se dispone l pago nómina positado en una cuenta bancaria. Organismo Auxiliar crédito que sempeña diversas funciones. Formato don se manifiesta la aceptación las condiciones establecidas por el banco para que el pago nomina se realice en una cuenta bancaria y don se signan los beneficiarios. Personal que se encuentra laborando en el Instituto. Toda aquella persona que cumple con su periodo laboral activo, cumpliendo con los artículos la ley l Instituto Seguridad Social l Estado México y Municipios. Oficina encargada atenr al rechohabiente para la realización sus trámites. Toda persona dada alta en el Instituto Seguridad Social l Estado México y Municipios.para adquirir servicios médicos y prestaciones. Sistema servicio domiciliado. Sistema integral generación archivos. Sistema pagos electrónicos que permite efectuar pagos a terceros a través la red sucursales Bancomer distribuidas a nivel nacional. 2. Propósito El pago nómina por medio electrónico tiene como fin realizar con mayor seguridad y agilidad el pago los servidores públicos activos y personal jubilado. 3. Alcance Los servidores públicos activos l Issemym, los pensionados y pensionistas. Página 1 9

2 4. Referencias Código Nombre Ley Seguridad Social para los Servidores Públicos l Estado México, Ley Títulos y Operaciones Crédito. Formatos Código S/C S/C Nombre Autorización cuenta bancaria para pago nómina electrónica cuenta Bancaria Página 2 9

3 6. Diagrama Flujo Inicio 1 Solicitar y Entregar Autorizaci ón 2 Recibir 3 Es Correcta? Autorizaci ón NO Comprobante pago vigente 1 Comproba nte Domicilio Intificaci ón oficial SI Informar Autorizaci ón Comprobante pago vigente Comproba nte Domicilio Intificaci ón T 6 Gestionar SIGA NOMSISOO 7 Recoger Tarjeta NIP T 8 Página 3 9

4 8 Elaborar, enviar Departamento Administración personal, Departamento Pensiones Relación 9 Enviar y entregar Unidad Médico - Administrativa Tarjeta NIP 10 Entregar Tarjeta NIP 11 Recibir Autorización Bancaria apertura Tarjeta NIP 12 Recibe, revisa, envía y transmite Autorización Bancaria apertura T 13 Entrega Banco Firmado Acuse recibo Relación 14 Página 4 9

5 Departamento Desarrollo Personal 14 Recibe, imprime Departamento Pensiones 1 Transmite, valida, verifica y elabora Archivo pago nomina Archivo nómina electrónica Reporte la nómina Departamento Personal Departamento Contabilidad 16 Recibe, tramita y elabora Dpto. Desarrollo personal 17 Elabora y envia Departamento Desarrollo Personal 18 Recibe y elabora Departamento Pensiones Dpto. Pensiones 19 Elabora y envía Departamento Pensiones 20 Envía y elabora Listado firma Talones Pago 21 Página 9

6 21 Pagar DIE Fin Página 6 9

7 7. Contenido 7.1. El Servidor Público o Pensionado acu a las Unidas Atención a Derechohabientes (Naucalpan y Toluca) o a la Subdirección Tesorería a tramitar el pago nómina a través Tarjeta Débito. El Jefe y/o Analista la Sección Apoyo Técnico le solicita la siguiente documentación: llenar el Formato autorización para apertura cuenta bancaria, copia l comprobante pago vigente, (en el caso Pensionados no se requiere este documento), copia la crencial elector como intificación oficial; si cuenta con el domicilio actualizado en la crencial elector con esa es suficiente, si no, una copia l comprobante domiciliario que pue ser agua, luz o teléfono El Jefe y/o Analista la Sección Apoyo Técnico recibe copias fotostáticas la documentación solicitada en el punto anterior, revisa que esté correcta y termina si proce la apertura la cuenta bancaria Está correcta la documentación? 7.4. Si la documentación no está completa, el Jefe y/o Analista la Sección Apoyo Técnico informa al Servidor Público o Pensionado en su caso y vuelve los documentos, solicitándole la documentación faltante. 7.. Si la documentación está correcta, el Jefe y/o Analista la Sección Apoyo Técnico informa al Servidor Público o Pensionado cuales son las Instituciones Bancarias en don se pue hacer la apertura la cuenta (Banorte, BBVA Bancomer y Banamex) siendo esta última Institución como opción sólo en el caso l personal Activo. Una vez elegida la Institución, se informa la fecha pago a través este medio electrónico El Jefe y/o Analista la Sección Apoyo Técnico gestiona el trámite solicitado por el Servidor Público o Pensionado; en caso ser en Banorte ó BBVA Bancomer, el alta tarjeta débito, se realiza en los sistemas Sistema Integral Generación Archivos (SIGA) y Sistema Pago Nómina Bancomer (NOMSISOO) instalados por el Banco en la PC l Jefe y l Analista la Sección Apoyo Técnico. En caso ser Banamex, el Jefe y/o Analista la Sección Apoyo Técnico solicita al Servidor Público que requisite la solicitud-contrato pósito bancario dinero pagomático, y con éste el analista acu a la Institución Bancaria a gestionar el trámite El Analista la Sección Apoyo Técnico acu a la Institución Bancaria (Banamex y Bancomer), para recoger los contratos apertura cuenta bancaria, las tarjetas y los números confinciales (NIP) l personal Activo y Pensionado; en caso ser Banorte el Jefe y/o Analista Sección Apoyo Técnico, cuenta con un stock tarjetas y un block contratos, mismos que proporciona la Institución Bancaria a fin no acudir a la sucursal frecuentemente y así agilizar el trámite El Analista la Sección Apoyo Técnico teniendo los contratos apertura nómina electrónica, con el número cuenta cada titular elabora una relación y un oficio para los Departamentos Administración Personal y Pensiones, para que se capturen en el Sistema Nómina respectivo y el personal pueda cobrar su pago quincenal a través este medio electrónico El Jefe y/o Analista Sección Apoyo Técnico, entrega al personal habilitado para recibir la documentación por medio un oficio avalado por el titular la Unidad Médico-Administrativa; los contratos, tarjetas y NIP l personal activo para que sean proporcionados al pagador cada Unidad Médico-Administrativa y estos a su vez sean entregados al titular, recabando el acuse recibo correspondiente. En el caso los Pensionados se concentra la documentación en la Unidad Atención al Derechohabiente Naucalpan para distribuirlos a sus diferentes pagadurías y entregarlos directamente a los titulares l Valle México. Página 7 9

8 7.10. Los pensionados que radican en el Valle Toluca, así como los titulares las Unidas Médico Administrativas l Instituto ubicadas también en esta zona, recibirán los documentos directamente en las oficinas la Subdirección Tesorería El titular la cuenta recibe la siguiente documentación: Formato Autorización Bancaria, NIP (Número Intificación Personal en sobre sellado), contrato apertura dispersión nómina para su firma, (en el cual berán anotar el nombre y porcentaje sus beneficiarios en caso fallecimiento) y la tarjeta débito en sobre sellado. En los casos : expiración la tarjeta, banda dañada, extravío o robo; Banamex y BBVA Bancomer, se be acudir a cualquier sucursal la República Mexicana para solicitar su reposición y en el caso Banorte se reportará en los teléfonos que se encuentran en la parte posterior la tarjeta y podrán acudir a la sucursal don se apertura la cuenta por la reposición o en la Subdirección Tesorería. Esto aplica al personal Activo y Pensionado l Instituto que radica en el Valle Toluca, para el personal l Valle México Activo y Pensionado se les hace llegar la reposición a través las pagadurías y la Unidad Atención al Derechohabiente Naucalpan previa solicitud l titular por medio un oficio dirigido al El Analista Sección Apoyo Técnico recibe la documentación mencionada en el punto anterior las diferentes pagadurías y la Unidad Atención al Derechohabiente Naucalpan, revisa que esté completa y proce a separar la documentación abriendo dos expedientes: uno lo envía al banco y el otro lo archiva en una carpeta que se guarda en la Sección Apoyo Técnico la Subdirección Tesorería como soporte l trámite, en caso que faltara algún requisito la documentación que se recibe, se regresa a la pagaduría o a la Unidad atención al Derechohabiente Naucalpan para que se solicite al titular la información y documentación faltante El Analista la Sección Apoyo Técnico entrega al banco copia l contrato firmado por el titular apertura nómina electrónica y el acuse recibo tarjetas a las diferentes instituciones Bancarias (Bancomer, Banamex, Banorte) a través una relación, para que los titulares en su momento no tengan problema al presentarse a la Institución Bancaria a realizar su retiro efectivo o el pago nómina electrónica cada quincena El Jefe la Sección Apoyo Técnico recibe a través la red l Instituto los archivos pago nómina que libera el partamento Administración Personal y el Departamento Pensiones, para ser transmitidos a través los sistemas instalados por las instituciones bancarias (Banorte, BBVA Bancomer, Banamex), así mismo recibe el oficio suscrito por el Jefe l Departamento correspondiente, para retener o cancelar pagos no procentes (baja, renuncia, permisos sin goce sueldo etc.), se imprimen tres tantos l reporte la nómina que se genera, uno como soporte para la Subdirección Tesorería, otro para el Departamento Personal y el último para el Departamento Contabilidad para su registro Contable El Jefe y/o Analista la Sección Apoyo Técnico, al haber transmitido los archivos nómina electrónica ante la Institución Bancaria valida al día siguiente la información, con la respuesta que da el sistema transmisión o consultando los movimientos l día, en la cuenta asignada a la nómina general o pensionados. Lo anterior para verificar si todos los movimientos fueron aceptados o si existen rechazos nómina. Si esto suce, el Analista l Área Apoyo Técnico investiga la causa, pudiendo ser que esté cancelada la cuenta, que no exista la cuenta por un número equivocado, que se invierta el número la cuenta, etc. Si en esté momento se pue corregir se hace, en caso contrario se informa a las áreas competentes por medio un oficio firmado por el para que se hagan las correcciones El Jefe y/o Analista la Sección Apoyo Técnico recibe oficio l Departamento Administración Personal Página 8 9

9 para la recuperación saldos pagos improcentes, esto es cuando causan baja, suspensión o renuncia y se realiza el trámite elaborando oficio suscrito por el en el cual se solicita la recuperación l saldo a Banamex ó BBVA Bancomer según sea el caso. En Banorte la recuperación se hace a través l sistema SISED instalado por esa Institución El Analista la Sección Apoyo Técnico elabora oficio firmado por el dando respuesta a la solicitud recuperación saldo, enviándolo al Departamento Administración Personal, con copia al Departamento Contabilidad para su registro contable El Jefe y/o Analista la Sección Apoyo Técnico recibe oficio l Departamento Pensiones para la recuperación saldos pagos improcentes por concepto fallecimiento, o pensionados que ingresen nuevamente al servicio y se realiza el trámite elaborando un oficio suscrito por el en el que se solicita la recuperación l saldo a BBVA Bancomer, en el caso Banorte se hace a través su sistema SISED El Analista la Sección Apoyo Técnico, elabora oficio firmado por el dando respuesta a la solicitud recuperación saldo, enviándolo al Departamento Pensiones, con copia al Departamento Contabilidad para el registro contable correspondiente El Analista la Sección Apoyo Técnico, quincenalmente por medio valija envía los listados firma y talones pago a los Pensionados l Valle México, a través un oficio suscrito por el Subdirector Tesorería, para ser entregados a sus titulares mediante el pagador habilitado, el cual recaba la firma recibido En el caso los Pensionados y Pensionistas que radican en el interior la Republica Mexicana, existe otra forma pago que es a través l DIE (Dispersión Empresarial), que se tiene contratado con BBVA Bancomer y se realiza el pago sólo si se presenta el Pensionado o Pensionista a la ventanilla l banco. Este trámite se solicita en las Unidas atención al Derechohabiente Toluca y Naucalpan y la función l Jefe o Analista la Sección Apoyo Técnico es la transmisión la nómina como se scribe en el punto número 7.14 este procedimiento y continuamente consulta a través l sistema electrónico los pagos rechazados; cuando los Pensionados y Pensionistas no acun a la Institución Bancaria a realizar el cobro su pensión en un plazo máximo 60 días hábiles, se realiza un oficio al Departamento Pensiones con el objeto informar sobre los pagos no cobrados, con copia al Departamento Contabilidad para su registro contable correspondiente. Fin l Procedimiento. Página 9 9