PROCEDIMIENTO DE TRASLADO DE BIENES PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO

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Juan Maidana Luna
hace 8 años
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1 Página: 1 de 6 La versión de este documento puede estar desactualizada, consulte la versión oficial vigente en la intranet Sistema Integrado de Gestión 1. Objetivo del procedimiento Actualizar el registro y control de los bienes en el software de inventarios, cada vez que cambie su responsable y/o ubicación, con el fin de presentar adecuadamente los informes internos y externos que requiera la entidad. 2. Glosario Inventario: Relación detallada de las existencias físicas comprendidas en el activo, la cual debe mostrar: número de unidades en existencia, descripción y referencia del producto o activo, valor de compra, precio de venta, fecha de adquisición, etc. Registro: Grupo de datos o códigos asociados que se manejan como una unidad. Traslado: Son movimientos de bienes en servicio entre las dependencias y Servidores de la entidad para el desarrollo de sus funciones, para terceros en uso en desarrollo de los convenios, cuando así se pacte en los mismos. 3. Condiciones generales 1. Los traslados entre Servidores, contratistas y dependencias deberán efectuarse a través del Asesor de Apoyo logístico (Equipo de almacén e inventarios), quien actualizará la información únicamente en los registros de Almacén e inventarios, pues en los de contabilidad los valores seguirán figurando en las cuentas correspondientes a bienes en servicio. Ningún traslado se podrá hacer si no es informado a más tardar un (1) día hábil siguiente a la fecha de formalización de la situación que genere el traslado, al Asesor de Apoyo logístico (Equipo de almacén e inventarios).

informes internos y externos que requiera la entidad. 2.

2 Página: 2 de 6 2. Los bienes no podrán ser trasladados a otra dependencia, contratista o Servidor, sin que se elaboren y legalicen los comprobantes de traslado respectivos. 3. El Asesor de Apoyo logístico (Equipo de almacén e inventarios), será la encargada de actualizar las novedades de traslados de manera permanente. 4. Formalizados los registros administrativos a partir de los comprobantes de traslado de inventarios los que contendrán la relación detallada de los bienes a cargo del Servidor o dependencia incluyendo los nuevos movimientos, firmados en señal de aceptación por los Servidores involucrados, remplazarán los anteriores. 5. Cuando la solicitud de traslado no cuente con la información clara y completa no será tramitada y se informará mediante correo electrónico la necesidad de efectuar las correcciones a lugar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes. 6. Los formatos deben estar diligenciados correctamente, en letra legible y sin enmendaduras. La radicación del formato implica la aceptación definitiva de los datos allí registrados por las partes que suscriben dicho documento. 7. Todo servidor que se retire de la entidad ó contratista (persona natural o jurídica) que termine su periodo contractual, deberá entregar los bienes al supervisor de contrato o al jefe inmediato, para legalizar la entrega del bien al Grupo de almacén e inventarios. El contratista deberá obtener certificación de recibido a satisfacción expedido por la Asesoría de Apoyo Logístico. En caso que el contratista ó servidor público no haya efectuado la devolución de los bienes entregados para el desarrollo del contrato ó haga un uso inadecuado de los mismos, el interventor, supervisor ó jefe inmediato dejará constancia para efectos de tomar las medidas administrativas y jurídicas a que haya lugar de acuerdo con lo establecido por la Ley 610 de 2000, Ley 80 de 1993, artículo 52 y Ley 734 de 2002, Resolución 223 de 2002 de la SDIS y demás normas aplicables. 8. Los traslados de bienes entre dependencias que requieran de cambio de destino para el que fueron adquiridos inicialmente, deberán realizarse por medio de resolución de cambio de destino aprobado por la Secretaria Distrital de Integración Social, previa recomendación del Comité de Inventarios y debida justificación de las Subdirecciones Técnicas responsables de los programas o proyectos. 9. Todo servidor público o contratista responsable de inventario tiene el deber de consultar cada mes el estado de su inventario a través

Formalizados los registros administrativos a partir de los comprobantes de traslado de inventarios los que contendrán la relación detallada de los bienes a cargo del Servidor o dependencia incluyendo

3 Página: 3 de 6 de la Asesoría de Apoyo Logístico o en el link (Consulta inventario individualizado). 4. Relación con otros procedimientos y procesos Proceso de Gestión de bienes y servicios Información de los bienes de la Entidad Proceso de Adquisiciones Información del contratista TRASLADO DE BIENES PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO Registro de Bienes actualizados Proceso de Adquisiciones

Relación con otros procedimientos y procesos Proceso de Gestión de bienes y servicios Información de los

4 Página: 4 de 6 Diagrama de flujo del procedimiento Subdirección Administrativa y Financiera (Asesoría de Apoyo Logístico Grupo de almacén e inventarios) 2 Verificar la correspondencia del bien descrito en el formato de solicitud con el registrado en el sistema (características, ubicación, responsable), para determinar la viabilidad del traslado. Se autoriza el traslado? Dependencia correspondiente/supervisor del contrato ó Jefe Inmediato INICIO 1 Diligenciar el formato para traslado de bienes y Reportar al área de apoyo logístico Equipo de almacén e inventarios mediante oficio remisorio. Registro y evidencia 1.1 Formato Solicitud de traslado 1.2. Oficio Remisorio radicado 4 SI: Actualizar la novedad en el software de inventarios dentro de los tres (3) días siguientes a la recepción de la solicitud. 3 NO: Se devuelve la documentación al solicitante para que realice las acciones y ajustes correspondientes. 3. Oficio remisorio 5 Elaborar e imprimir el comprobante de traslado de bienes FIN 5. Comprobante de traslado 6 Enviar mensualmente la relación de traslados realizados al área de contabilidad 6. Oficio remisorio - Comprobantes de traslado - Soportes correspondientes FIN

Dependencia correspondiente/supervisor del contrato ó Jefe Inmediato INICIO 1 Diligenciar el formato para traslado de bienes y Reportar al área de apoyo logístico Equipo de almacén e inventarios

5 Página: 5 de 6 5. Aclaración de las actividades 1. La asignación de bienes devolutivos en servicio a contratistas, servidores públicos, dependencias, programas, proyectos y demás, se legaliza mediante la entrega del formato de solicitud de traslado radicado mediante memorando, firmado por las partes que intervienen, para lo cual se debe tener en cuenta que se realiza por: Retiro de un Servidor Público. Para un Servidor público ó contratista, por traslado de una Dependencia, programa ó proyecto. Cuando por necesidades se requiere en otra AREA Operativa, programa ó proyecto. Cuando un Servidor (a) público (a) entra a disfrutar vacaciones, comisiones de servicio ó licencias. Cuando se termina el contrato a Contratistas. Por suspensión disciplinaria para servidores La radicación del formato de traslado debidamente diligenciado y suscrito por las partes, implica la aceptación definitiva de los datos allí registrados, dicho documento es el soporte en caso de ocurrir cualquier situación que genere responsabilidad administrativa, disciplinaria, fiscal o penal sobre los bienes.

radicado mediante memorando, firmado por las partes que intervienen, para lo cual se debe tener en cuenta que se realiza por: Retiro de un Servidor Público.

6 Página: 6 de 6 6. Posibles productos o servicios no conformes ACTIVIDAD PRODUCTO O SERVICIO CRITERIO DE ACEPTACIÓN TRATAMIENTO REGISTRO 2 Verificar la correspondencia del bien descrito en el formato de solicitud con el registrado en el sistema (Características, ubicación, responsable), para determinar la viabilidad del traslado. Formato Solicitud de traslado Coherencia La información reportada en el formato Solicitud de traslado es coherente con los elementos físicos a cargo del responsable del bien y con las placas físicas de los bienes. Completitud Documentos completos acorde con lo estipulado en el presente procedimiento Informar al responsable del bien la no correspondencia. Completar la solicitud Formato F-IM-PRO Formato F-IM-PRO 4 Actualizar la novedad en el software de inventarios dentro de los tres (3) días siguientes a la recepción de la solicitud. Software actualizado Coherencia Características y responsable del bien descrito objeto del traslado acorde con los registros en el software de inventarios. Actualizar correctamente Formato F-IM-PRO NOMBRE CARGO ELABORÓ REVISO APROBÓ Marleny Gomez Barahona Carlos Mario Zapata Mesa Mayra Yineth Galeano Bergaño Profesional Universitario Auxiliar Administrativo Contratista No. 3070/2012 Carlos Humberto Celis Ramírez Alicia Vargas Murcia Asesor Apoyo Logístico Profesional Universitario Carmen Elena Martínez García Subdirectora Administrativa y Financiera Orlando Robby Elizabeth Cortés Tatiana Piñeros Laverde Subdirector de Investigación e Información Directora de Análisis y Diseño Estratégico (E) Directora de Gestión Corporativa

el registrado en el sistema (Características, ubicación, responsable), para determinar la viabilidad del traslado.

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