PROCEDIMIENTO PARA EL COBRO Y PAGO DE CUOTAS PARTES PENSIONALES

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1 TALENTO HUMANO / ASUNTOS Revisó: Jefe División Recursos Humanos Profesional Asuntos Pensionales Profesional Planeación Aprobó: Vicerrector Administrativo Página 1 de 16 Fecha de aprobación: Marzo 03 de 2008 Resolución No. 317 OBJETIVO Gestionar y tramitar el cobro y pago de cuotas partes pensionales conforme a la legislación vigente y demás disposiciones de la Universidad industrial de Santander. ALCANCE Desde el reconocimiento de pensiones hasta la fecha en que haya cancelado la mesada pensional. NORMATIVIDAD Ley 06 de 1945: Art. 17, 29 y 30(No vigente) Decreto 2921 de 1948 (No vigente) Ley 171 de 1961: Arts. 7 y 8 (No vigente) Ley 04 de 1966: Art. 4 (No vigente) Decreto 3135 de 1968: Art. 28 Decreto 1848 de 1969: Arts. 72 y 75 (No vigente) Decreto 435 de 1971: Art. 1(No vigente) Decreto 1221 de 1975: Art. 1 (No vigente) Ley 04 de 1976: Arts. 1 y 5 (No vigente) Ley 33 de 1985: Arts. 2 y 3 Ley 71 de 1988: Arts. 1 y 2 Decreto 2108 de 1992: Art. 2 Ley 100 de 1993: Arts. 14, 33-35, 39, 40, 46-48, 134, 142 y 143. Decreto 692 de 1994: Arts Decreto 2709 de 1994 Acto Legislativo No. 01 de 2005 Ley 1066 de 2006: Art. 4 Circular 069 de 2008 Ministerio de la Protección Social, de Hacienda y Crédito Público Ley 549 de 1999 Circular Conjunta No 021 de 2012 Ministerio de Hacienda y del Ministerio de Trabajo DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS Cuota Parte Pensional: Son los porcentajes económicos con los cuales cada empleador deberá corresponder con el último patrono para el pago de la mesada pensional a que tiene derecho el trabajador, una vez se acrediten los presupuestos de tiempo de servicio y edad, para acceder a la pensión. Cuenta de cobro: Documento que contiene todos los elementos necesarios para que se pueda asimilar en todos sus efectos a una Letra de cambio de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 774 del Código de Comercio. Se debe procesar o expedir, por el valor total que adeuda cada entidad, durante el periodo establecido para tal efecto y debe contener los siguientes datos: (1) Número de la cuenta de cobro, (2) NIT de la Universidad Industrial de Santander, (3) Dirección y nombre de la entidad deudora, (4) NIT de la entidad deudora, (5) Descripción del concepto de la cuenta de cobro, (6) valor en letras y en números del monto que se adeuda y (7) Firma del funcionario responsable de la expedición de la cuenta de cobro (Jefe de la División de Recursos Humanos); además, debe ir acompañada por el anexo LIQUIDACIÓN INDIVIDUAL HISTÓRICA. Liquidación individual histórica: Este documento debe contener lo siguiente: nombre de la entidad que cobra (Universidad Industrial de Santander), concepto (Cuotas partes por cobrar), entidad deudora, identificación del pensionado (nombre y documento de identidad), fecha de reconocimiento de pensión, pensión inicial, porcentaje de la cuota parte a cobrar, cuota parte inicial, cuadro que contiene la liquidación histórica de la pensión desde la fecha de reconocimiento hasta la fecha de cobro, porcentaje de incremento anual y liquidación total de la cuota parte pensional adeudada. Cruce de cuentas: Se presenta cuando las entidades se deben mutuamente por el mismo concepto y buscan determinar el saldo y a quien le corresponde. Acuerdo de pago: Acuerdo de voluntades entre las dos partes con el fin de establecer la forma en que se cancelará una deuda existente. Para adelantar el trámite de esta figura se requieren los documentos que definan por parte de la entidad deudora la persona competente para crear el Acuerdo. DRH: División de Recursos Humanos. DCGD: Dirección de Certificación y Gestión Documental SIF: Sistema de Información Financiero. DSI: División de Servicios de Información. AP: Asuntos Pensionales

2 TALENTO HUMANO / ASUNTOS Página 2 de 16 CONSIDERACIONES La legislación referenciada en este procedimiento no vigente actualmente debe tenerse en cuenta debido a que los estudios pensionales de los jubilados ser realizaron con base en la legislación existente al momento de la jubilación. El funcionario natural o dependencia encargada de adelantar este procedimiento a de ser la División de Recursos Humanos o el servidor público que por Estatutos haya sido formalmente ocupado de la actividad de liquidación o cobro respectivo, en su defecto el Rector. Para adelantar este procedimiento debe utilizarse la información contenido en los siguientes documentos: (1) REVISIÓN DE CUOTAS PARTES POR ENTIDADES QUE RECONOCEN Y PAGAN PENSIONES DE JUBILACIÓN A EXFUNCIONARIOS DE LA UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER y (2) REVISIÓN DE EXPEDIENTES DE PENSIONES RECONOCIDAS A EXFUNCIONARIOS DE LA UNIVERSIDAD INDUSTRIA DE SANTANDER. Cuando se analiza la viabilidad de reconocer una prestación económica, es la entidad que va a reconocer, la encargada de consultar las cuotas partes pensionales correspondientes y a su vez las entidades consultadas deberán pronunciarse sobre dicha consulta aceptando u objetando la cuota parte pensional. La entidad que reconoce la prestación (cuota parte pensional), paga la totalidad de la misma y posteriormente repite contra la (s) entidad (es) concurrente (s) en un proceso tendiente a obtener el pago de dichas cuotas, procedimiento que no involucra al pensionado. La entidad competente para reconocer la prestación económica que corresponda debe consultar la cuota parte pensional a la entidad donde laboró o cotizó a fin de acumular los tiempos y reconocer la pensión. Para lo anterior, la entidad concurrente tiene 15 días hábiles para aceptar u objetar la consulta de la entidad que va a pensionar. Si pasado este tiempo no se obtiene respuesta, se aplica silencio administrativo positivo y se reconoce la prestación. El cobro de cuotas partes pensionales, cuando tanto la Universidad Industrial de Santander, como otra entidad de Derecho Público, presenten deudas reciprocas por este concepto, trae consigo la aceptación de las dos entidades de realizar el cruce de cuentas. Los pagos pueden realizarse de dos maneras: de contado y por acuerdo de pago. La revisión de cuentas de cobro para pago por parte de la UIS, se debe realizar en forma permanente y mantener actualizados los archivos. Los expedientes que contienen los actos administrativos que sirven como soporte para el cobro de las cuotas partes pensionales reposan en la División de Recursos Humanos. Las copias de los actos administrativos que reconocen pensión de jubilación debidamente ejecutoriados, deben reposar: una copia en el expediente del pensionado en la División de Recursos Humanos, una copia en la entidad que comparte la cuota parte pensional y una copia debe registrarse en la División Financiera, esta última para contabilizar o para realizar el reporte a Cartera para el cobro. La División de Recursos Humanos es la dependencia responsable de la expedición de las cuentas de cobro, que periódicamente deben ser remitidas a las entidades que comparten mesada pensional.

3 TALENTO HUMANO / ASUNTOS Página 3 de 16 CONSIDERACIONES La cuenta de cobro se debe expedir una vez se liquide la nómina de pensionados y distribuir de la siguiente manera: Original para la entidad deudora, y copia para la DRH. El subproceso de AP será el responsable de llevar un registro histórico por pensionado y entidad a efectos de poder determinar: a) el valor pagado al pensionado desde la fecha de su reconocimiento, debidamente actualizado, b) el valor que adeuda cada entidad, y c) los valores cancelados por pago total, abonos por Acuerdos de pago y el Cruce de cuentas. Con respecto a las objeciones a las cuentas de cobro, la entidad deudora puede plantear objeciones a la liquidación de la cuenta de cobro, las cuales deberán ser resueltas, por el Abogado del subproceso de AP o por el funcionario destinado para ello, en el menor tiempo posible, a efectos de hacer más ágil el proceso de recaudo. Con respecto a la aceptación de la deuda, una vez resueltas las objeciones, o conciliadas las diferencias entre las entidades, la División de Recursos Humanos, es responsable de la obtención del documento por parte de la entidad deudora, por medio del cual se ACEPTE la deuda. Respecto a la contabilización de la deuda, una vez aceptada la deuda se procederá a remitir por parte de la División de Recursos Humanos el documento a la División Financiera para que por parte de la Sección de contabilidad se proceda a su contabilización. Pueden presentarse dos posibilidades: (1) que la entidad deudora debe únicamente a la Universidad Industrial de Santander y (2) que la entidad deudora, a su vez está liquidando a cargo de la UIS, cuotas partes pensionales. En el primer caso, se procederá a expedir el Acto Administrativo, para que se contabilice a cargo de la entidad deudora el valor adeudado, es decir se establezca como cuenta de orden. En el segundo caso, se presentaría el caso de Deudas Recíprocas, para lo cual el proceso presentará otra alternativa que se denomina Cruce de Cuentas, que se formaliza a través de un Acta de Cruce de cuentas suscrito por ambas partes.

4 TALENTO HUMANO / ASUNTOS Página 4 de 16 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página INICIO Situación Cobro a la UIS Cobro de la UIS 1 Pág. 11 Pueden presentarse tres casos para la Universidad con respecto a las cuotas partes pensionales: cobro, pago y deudas recíprocas. El desarrollo del último caso iniciará cuando se hayan contabilizado el monto de cobro y pago de la Universidad Depura información 1. Depura la información para adelantar el cobro de la cuota parte pensional. 2. Emite documentos 2. Emite cuentas de cobro, liquidación individual anexa y consolidado por entidad. Cuenta de Cobro o Liquidación 3. Revisa y da VoBo a los documentos 3. Revisa y da VoBo a la documentos, y los remite para que sean firmados. 4. Prepara copias de los documentos 4. Prepara original de cuentas de cobro y liquidaciones individuales para las firmas. 5. Elabora oficio para remisión de cuenta de cobro y memorando interno 5. Elabora oficio para la remisión de la cuenta de cobro y memorando interno para la DCGD relacionando las entidades con sus respectivas cuentas de cobro. 1

5 TALENTO HUMANO / ASUNTOS 1 Página 5 de 16 Oficio y memorando 6. Revisa oficio y memorando interno. 7.Diligencia formato FGD Revisa oficio para la remisión de la cuenta de cobro y memorando interno. 7. Diligencia Formato de Envío de Correspondencia FGD.08. FGD.08 FGD Firma oficio y memorando interno. 9. Agrupa por paquetes los documentos Oficio de Remisión y cuenta de cobro 8. Firma oficio para la remisión de la cuenta de cobro y memorando interno para la DCGD. 9. Agrupa y ordena por paquetes los documentos soportes para el cobro de cuotas partes pensionales: oficio de remisión, cuenta de cobro y liquidaciones individuales históricas. Originales y dos copias de las cuentas de cobro, solamente, y oficio de remisión. Jefe de la DRH Liquidaciones individuales históricas 10. Envía documentos soportes 11. Radica documentos soportes 10. Envía documentos a la DCGD. 11. Radica oficio con documentos soporte, envía el original a la entidad a la cual se cobra, copia al Archivo De la DCGD y entrega copia a la DRH. DCGD 2

6 TALENTO HUMANO / ASUNTOS 2 Página 6 de Recibe documentos de cobro 12.Recibe documentos soportes para el cobro de la cuota parte pensional. Entidad deudora 13. Estudia cobro 13. Estudia los documentos soportes del cobro de las cuotas partes pensionales y los conceptos que originaron los mismos y envía respuesta a la Universidad. Entidad deudora No 3 Hay objeciones 2 Si Pág Prepara repuesta Comunicación escrita 14. Si hay objeciones, prepara oficio y documentos necesarios (original y dos copias) para responder las objeciones presentadas. 15. Firma oficio 15. Firma oficio de respuesta. Jefe de la DRH 16. Envía a DCGD 16. Envía oficio de respuesta y documentos adjuntos a la DCGD, original y dos copias. 17. Radica comunicación escrita 18. Recibe y estudia oficio de respuesta 17. Radica oficio y documentos adjuntos, envía originales a la entidad que se cobra, copia al archivo de DCGD y entrega copia a la DRH. 18. Recibe y estudia respuesta a las objeciones que presentó. DCGD Entidad deudora 3

7 TALENTO HUMANO / ASUNTOS Página 7 de 16 3 Respuesta escrita 19. Recibe respuesta 3 Pág Recibe comunicación de la entidad sobre la respuesta a las objeciones, sea de conformidad o nuevamente de objeción. 2 Deuda reciproca Si 4 Pág. 10 Si hay deuda recíproca debe realizarse cruce de cuentas. No Forma de pago Contado 5 Acuerdo de pago Pág.8 Si hay aceptación de la deuda, existen dos formas para que la entidad deudora realice el pago, de contado o por acuerdo de pago. 20. Prepara Acuerdo de Pago y envía a la UIS 20.Si la entidad solicita Acuerdo de Pago prepara documento y envía a las UIS para que sea estudiado y aprobado. Entidad deudora Proyecto de Acuerdo de Pago 21. Revisa y el Acuerdo de Pago 21. Recibe y Revisa Acuerdo de pago enviado por la entidad deudora. 7 Hay objeciones No 6 Pag Prepara repuesta 22. Prepara respuesta de objeción. Comunicación escrita 4

8 TALENTO HUMANO / ASUNTOS 4 Página 8 de Firma oficio 23. Firma oficio de respuesta. 24. Envía a DCGD, radica y envía. 24. Envía a la DCGD, radica la comunicación escrita y la envía a la entidad deudora. 25. Recibe, estudia y responde oficio de respuesta 25. Recibe y estudia oficio de respuesta. Elabora respuesta y la envía a la UIS. Entidad Respuesta escrita 26. Recibe respuesta 7 Pag Recibe respuesta de la entidad deudora. 6 Cumple Acuerdo Si 5 Pag 8 No 27. Prepara Expediente 27. Prepara el expediente y lo remite a a la oficina jurídica para que lleven a cabo el cobro coactivo. Expediente 28. Realiza cobro coactivo 28. Si no cumple lo estipulado en el Acuerdo de Pago, se realiza cobro coactivo a la entidad deudora. Oficina Jurídica FIN Realiza pago 29. Realiza pago mediante consignación o transferencia electrónica. Entidad deudora 30. Entrega copia del extracto bancario de la cuenta Davivienda semanalmente. 30. Comunica a la DRH sobre el pago realizado mediante copia del extracto bancario de la cuenta Davivienda semanalmente. Auxiliar Tesorería 5

9 TALENTO HUMANO / ASUNTOS 5 Página 9 de Revisa extracto 32.Elabora memorando Memorando 33.Revisa memorando y da VoBo. 34. Firma memorando 35. Envía memorando a la Sección de Tesorería 36. Legaliza la transferencia en el SIF 37. Prepara proyecto informe trimestral y memorando Informe y memorando 38. Revisa informe y memorando. Da VoBo 39. Firma memorando. 31. Revisa extracto e identifica las entidades que cancelaron y registra estos valores en el cuadro de recaudos y en el consolidado. 32. Elabora memorando identificando las entidades que realizaron las transferencias y los periodos cancelados para notificar el pago realizado, de manera que pueda amortizarse la deuda y se de soporte a la consignación realizada en la cuenta de Cuotas Partes Pensionales. 33. Revisa memorando y da VoBo. 34. Firma memorando 35. Envía de memorando a la Sección de Tesorería. 36. Legaliza en el Sistema de Información la transferencia realizada por el entidad deudora 37. Prepara proyecto de informe trimestral y elabora memorando para comunicar a la Sección de Tesorería sobre el pago realizado, de manera que pueda amortizarse la deuda y se dé soporte a la consignación realizada en la cuenta de Cuotas Partes Pensionales. 38. Revisa informe y memorando. Da VoBo. 39. Firma memorando Sección de Tesorería 6

10 TALENTO HUMANO / ASUNTOS 6 Página 10 de Envía informe y memorando a la sección de contabilidad FIN de la División Financiera. 41.Contabiliza en el SIF la deuda exitente. 40. Envía informe y memorando a la Sección de Contabilidad de la División Financiera. 41. Contabiliza en el SIF la deuda existente. Auxiliar de la sección de Contabilidad 4 FIN 42. Recibe y revisa acta y cruce de cuentas 42. Recibe y estudia los documentos soporte del cobro de las cuotas partes pensionales y los conceptos que originaron los mismos. Puede presentase el caso que la entidad a la cual se le adeuda, también le adeude a la Universidad, lo que indica que existe deuda reciproca entre las dos entidades. 8 Hay objeciones 6 Pag Prepara repuesta 43. Prepara respuesta de objeción. Comunicación escrita 44. Firma oficio 44. Firma oficio de respuesta. 45. Envía a DCGD 45. Envía oficio de respuesta a la DCGD. 46. Radica comunicación escrita 46. Radica comunicación escrita. DCGD 47. Recibe, estudia y responde oficio de respuesta 47. Recibe y oficio de respuesta. Emite una respuesta respecto al mismo. Entidad deudora 7

11 PROCESO TALENTO HUMANO / ASUNTOS TALENTO HUMANO / ASUNTOS Código : : PTH.37 Versión : Página 11 de 16 7 Respuesta escrita 48. Recibe respuesta 8 Pág Recibe respuesta enviada por la entidad deudora Prepara repuesta aceptando el cruce 49. Si no hay objeciones prepara respuesta aceptando el cruce de cuentas 50. Autoriza el cruce y realiza la transferencia 5 Pág Autoriza cruce de cuentas y realiza la respectiva transferencia. Entidad deudora Recibe y estudia cuenta de cobro 51. Recibe y estudia cuenta de cobro emitida por la Entidad. Hay objeciones Si No 9 Pág Prepara respuesta 52. Prepara respuesta de objeción frente a la cuenta de cobro. Oficio de Respuesta 53. Firma 53. Firma oficio de respuesta. 54. Envía a DCGD 54. Envía oficio a la DCGD. 55. Radica comunicación escrita 55. Radica comunicación escrita. DCGD 56. Recibe, estudia y responde oficio de respuesta 56. Recibe y estudia oficio de respuesta. Emite una respuesta respecto al mismo. Entidad acreedora Respuesta escrita 8

12 TALENTO HUMANO / ASUNTOS 8 Página 12 de Revisa liquidación y cuenta de cobro. 57.Revisa liquidación y cuenta de cobro. 58. Elabora oficio y liquidación manual. 58.Elabora liquidación manual y oficio informando que la cuenta de cobro se encuentra ajustada a derecho, siendo procedente el pago. Oficio Deuda reciproca No Si 10 Pág. 14 Forma de pago Contado 11 Pág. 12 Acuerdo de pago 59. Prepara Acuerdo de Pago 59. Prepara Acuerdo de Pago. Acuerdo de Pago 60. Envía Acuerdo a Vicerrectoría Administrativa 61. Suscribe Acuerdo 60. Envía el Acuerdo de Pago a Vicerrectoría Administrativa. 61. Suscribe el Acuerdo de Pago en notaria. Vicerrector Administrativo 62. Envía Acuerdo a DCGD 62. Envía a DCGD comunicación remisoria con original y tres copias del Acuerdo. 63. Radica Acuerdo 63. Radica comunicación remisoria con Acuerdo de Pago, envía original a la entidad deudora, copia al archivo de DCGD, copia a la Sección de Tesorería y entrega copia a la DRH. DCGD 64. Recibe Acuerdo 64. Recibe Acuerdo de Pago. Entidad Acreedora Elabora orden de pago manual 65. Elabora orden de pago manual 9

13 TALENTO HUMANO / ASUNTOS 9 Página 13 de 16 Orden de pago manual. 66. Organiza y envía documentos 67. Firma orden de pago. 68. Da cumplimiento en el SIF y entrega orden de pago a sección de Presupuestos. 69. Recibe orden de pago y realiza procedimiento respectivo 70. Entrega original de orden de pago. 71. Activa orden de pago manual 72. Autoriza orden de pago 73. Envía orden de pago 74. Recibe orden de pago y archiva 75. Prepara proyecto informe trimestral 66. Organiza y envía documentos para firma. 67. Firma orden de pago manual. 68. Da cumplimiento en el SIF y entrega orden de pago manual a la Sección de Presupuestos. 69. Recibe orden de pago y realiza procedimiento respectivo. 70. Entrega original de orden de pago a la secretaria de la DRH para la autorización de la misma. 71. Activa orden de pago manual. 72. Autoriza orden de pago manual. 73. Envío de orden de pago autorizada. 74. Recibe orden de pago y archiva. 75. Prepara trimestralmente informe sobre el saldo de las cuotas partes por pagar para entregar a la sección de contabilidad y respectivo memorando. Auxiliar sección de presupuestos Auxiliar Sección Tesorería Secretaria DRH 10

14 TALENTO HUMANO / ASUNTOS 10 Página 14 de 16 Informe 76.Prepara memorando de envío. Memorando 76. Prepara memorando de envío del informe. 77. Revisa memorando 78. Firma memorando. 79.Envía informe y memorando a la Sección de Contabilidad. 80..Contabiliza Si en el SIF la deuda exitente Revisa memorando. 78. Firma memorando. 79. Envía informe y memorando a la Sección de Contabilidad de la División Financiera. 80. Contabiliza en el SIF la deuda existente. Auxiliar de la Sección de Contabilidad Pagos terminados Si FIN No 11 Pág Recibe y revisa acta cruce de cuentas 81. Recibe y revisa acta de cruce de cuentas. 13 Hay objeciones 12 Pág Elabora respuesta de objeción Elabora respuesta de objeción (oficio).

15 TALENTO HUMANO / ASUNTOS 10 Página 15 de 16 Comunicación escrita 83. Firma oficio 83. Firma oficio de objeción. 84. Envía a DCGD 84. Envía a DCGD 85. Radica comunicación escrita y envía 85. Radica comunicación escrita y envía a la entidad deudora. DCGD 86. Recibe, estudia y responde oficio de respuesta 86. Recibe, estudia y responde oficio de respuesta enviado por la UIS. Entidad deudora Respuesta escrita 87. Recibe respuesta 13 Pág Recibe respuesta Elabora memorando y envía acta de cruce de cuentas para firmas 88. Elabora memorando y envía acta de cruce de cuentas para firmas. 89. Firma acta de cruce de cuentas 11 Pág Firma acta de cruce de cuentas. Entidad acreedora, deudora y Jefe de la DRH

16 TALENTO HUMANO / ASUNTOS Página 16 de 16 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 1 Marzo 03 de 2008 Creación del Documento 2 Septiembre 15 de 2011 Inclusión de circular 069 de 2008 en la Normatividad y de las actividades 2, 32, 35, 47; modificación de las actividades 1, 4, 26, 30, 31, 34, 81 y Junio 20 de 2013 Inclusión de Normatividad, eliminación de actividades 5 y 6 y ordenamiento consecutivo de las demás actividades. 4 Noviembre 11 de 2014 Inclusión en la normatividad de: Circular 069 de 2008 Ministerio de la Protección Social, de Hacienda y Crédito Público, Circular Conjunta No 021 de 2012 Ministerio de Hacienda y del Ministerio de Trabajo, Ley 549 de Actualización de cada uno de los pasos del procedimiento.