PROCEDIMIENTO DE COBRO COACTIVO SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO

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1 Página:1 1. OBJETIVO Y CAMPO DE APLICACIÓN Definir las actividades del procedimiento de cobro coactivo, en lo pertinente al cobro ejecutivo relacionado con las personas morosas con la Superintendencia de Notariado y Registro y gestionar los recursos de valor agregado requeridos para la SNR. Este proceso se desarrolla a nivel central en la Superintendencia de Notariado y Registro. Los clientes internos de este proceso son todos los deudores por concepto de sanciones disciplinarias, cuotas partes pensiónales, derechos de registro, aportes y recaudos y obligaciones con el Fondo de cuenta especial de notariado, clasificándose entre notarios, empleados de las notarías, funcionarios de la Superintendencia de Notariado y Registro. Como clientes externos están los órganos control. ALCANCE: Inicia: Con cobro persuasivo, averiguación de bienes y solvencia, mediadas cautelares, mandamiento de pago. Qué hace?: Recibir solicitud de cobro coactivo. Hacer seguimiento del deudor. Analizar la información de cobro. Iniciar cobro persuasivo y emitir el mandato ejecutivo de pago o archivar el proceso. Notificar al interesado. Termina: Pago de la obligación, prescripción, extinción y archivo del proceso. 2. RESPONSABLES: Responsable estratégico: Coordinador del Grupo Coactivo. Responsable operativo: Administrativos (Sustanciadores). Profesionales universitarios y Técnicos 3. DEFINICIONES: Cobro coactivo: Dependencia de la Superintendencia de Notariado y Registro, encargada de cobrar los dineros adeudados por los diferentes conceptos a la SNR. (Multas, pagares, derechos de registro, aportes y recaudos, cuotas partes pensiónales, etc..).

2 Página:2 Actos y contratos jurídicos: hechos que realizan las partes que producen efectos jurídicos. Contratos: el acuerdo de voluntades encaminada a producir efectos jurídicos. Radicar: Asignación numérica que se le da a los documentos consecutivos. Sustanciar: Estudiar y revisar el contenido del documento. Control estadístico del procedimiento. Definir las herramientas estadísticas básicas para el control del procedimiento. 1. Hojas de cálculo: Manejadas desde el sistema Control de Correspondencia en el Aplicativo CORDIS y Libro de control de procesos. 2. PHVA Planeación: Planear los recursos logísticos, financieros y humanos del procedimiento. Planear las acciones jurídicas requeridas para hacer efectivo el cobro coactivo. Hacer: Recibir solicitud de cobro coactivo. Hacer seguimiento de solvencia al deudor. Analizar la información de cobro. Iniciar cobro persuasivo y emitir el mandato ejecutivo de pago o archivar el proceso. Notificar al interesado. Verificar: Verificar la información del cobro para su respectivo seguimiento de cobro. Verificar normatividad aplicable. Verificar debido proceso. Actuar: Definir estrategias y mecanismos para poder recuperar en el menor tiempo posible la deuda a favor de la SNR. 4. CONTENIDO: se describe la actividad y se establecen los link con formatos, documentos, instructivos, protocolos, normas y actas.

3 Página:3 ACTIVIDAD ESENCIAL Recibir y Radicar documento de cobro coactivo DESCRIPCIÓN. CÓMO? Recibir la correspondencia asignada al procedimiento cobro coactivo, para su posterior registro en la archivo magnético (EXCEL) radicar de correspondencia, y luego ser ingresado en el sistema CORDIS. Los documentos radicados se remiten a la coordinación del grupo. Responsable: Secretario ejecutivo. Conocimiento: Manejo del sistema de información. CORDIS Recursos esenciales: Sistema de información, impresora, cosedora y papelería. Dotación de oficina Normatividad: Leyes, Decretos y Resoluciones. Herramientas de control: Control de Correspondencia en el Aplicativo CORDIS y Libro de control de procesos. Tecnología (M.A.S): Sistematizada. Recibir radicados, analizar documentación y realizar el reparto. 1. El coordinador de grupo recibe, y analizar la información: (Entregar al Coordinador del Grupo de Jurisdicción Coactiva debidamente organizado en orden cronológico.) 2. Asigna aun profesional para que realice el trámite respectivo. 3. La secretaria de acuerdo con la asignación anterior, realiza el reparto a través del CORDIS, y hace entrega al profesional asignado. Responsable: Coordinador cobro coactivo y secretaria. Conocimiento: Normatividad legal. Recursos esenciales: Sistema de información, impresora, cosedora y papelería. Dotación de oficina. Normatividad: Leyes, Decretos y Resoluciones. Herramientas de control: Control de radicación y control de los términos de ley Tecnología (M.A.S): Sistematizada.

4 Página:4 Analizar, estudiar y proferir actos administrativos. 1. Cada profesional debe verificar en el CORDIS, su correspondiente reparto. 2. Analizar y estudiar los documentos a su cargo: compila documentos y pruebas y estudia normas aplicables. 3. Proferir mandamiento de pago y medidas cautelares: mediante resolución decretando los embargos y secuestres a que haya lugar acorde al estatuto tributario y código de procedimiento civil (artículos 512 y siguientes, 565 y siguientes y 681 y siguientes). 4. El profesional asignado solicitará revisión, autorización y realizará los ajustes necesarios para su correspondientes firmas por parte del coordinador del grupo Jurisdicción coactiva, para continuar con el trámite respectivo. Responsable: Profesional Especializad y coordinador del grupo. Remitir los actos administrativos proferidos o las notificaciones y solicitudes necesarias 1. Los profesionales proyectarán actos administrativos, oficios o notificaciones de acuerdo a las instrucciones del coordinador 2. Los profesionales entregarán los actos administrativos. Oficios o notificaciones debidamente firmados por el coordinador a la secretaria para que realice el registro de correspondencia enviada a través del sistema CORDIS.

5 Página:5 3. La secretaria entregará los documentos radicados en el sistema CORDIS, al grupo de archivo y correspondencia para su posterior envió. Responsable: Coordinador de grupo. Tramitar y valorar las medidas cautelares 1. Analizar y estudiar los embargos decretados, 2. ordenar el secuestro de los respectivos bienes, 3. proceder a su avalúo y posterior remate y aprobación. Responsable: Coordinador de grupo.

6 Página:6 Proferir Fallo y terminación y archivo del proceso 1. Estudiar y valorar las pruebas recaudadas y emitir el fallo de ejecución ordenando la terminación de proceso 2. Archivar el proceso. 3. Liquidar el crédito y las costas del proceso. Responsable: Coordinador de grupo. Recursos administrativos 1. Estudiar la viabilidad del recurso de reposición y proceder a resolver el mismo, confirmando o revocando la decisión agotando la vía gobernativa. Responsable: Coordinador de grupo y profesional.

7 Página:7 Comunicar y notificar 1. Comunicar la decisión a las oficinas de registro y demás personas naturales y jurídicas y notificación al deudor. 2. Convocar al interesado para notificación: 3. Hacer firmar al deudor y archivar copia de la resolución notificada. 4. Terminación y archivo del expediente. Responsable: Auxiliar administrativo Conocimiento: Cordis y consecutivo de providencia. Recursos esenciales: Dotación de oficina Normatividad: Cordis y código contencioso administrativo. Herramientas de control: Secuencia y control de providencias verificar destinatario. Tecnología (M.A.S): Sistematizada. Termina procedimiento. 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Documentos asociados Norma NTC-GP: Sistema de gestión pública de la calidad. Manual de calidad. Ley 87 de 1993 Constitución Política de Colombia, artículos 209 y 269. Decreto 1599 de 2005 Modelo Estándar de control interno. Decreto 1537 de Roles de las Oficinas de control Interno. Plan estratégico Institucional: Política de calidad, focos estratégicos, visión, misión y valores. 5.2 Requisitos aplicables: Norma: NTCGP: 1000:2004. Norma MECI 1000:2005

8 Página:8 6. NOTAS DE CAMBIO. VERSIÓN FECHA NATURALEZA DEL CAMBIO Versión Diseño del procedimiento Versión Cambio de nombre del proceso y ajustes al procedimiento. 7. ANEXOS: Formatos (tienen link con la descripción de actividades) Ver normas Elaboró: NILSON GOMEZ LUIS ERNESTO VANEGAS Fecha: 01/11/07 Revisó: INDIRA CHAPARRO EDILBERTO PEREZ Fecha: 18/11/09 Aprobó: GERARDO ESPINOSA ALBERTO HIGUITA Fecha: 14/01/10

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