PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE INVENTARIOS DEL PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA REGISTRAL

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1 Página: 1 1. OBJETIVO Y CAMPO DE APLICACIÓN. Definir las actividades del procedimiento Gestión de Inventarios, en lo referente al control, administración y abastecimiento de los inventarios de elementos devolutivos y de consumo controlado; garantizando la normal prestación del servicio público registral. El procedimiento Gestión de Inventarios, se realiza en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos, ubicada en círculo registral correspondiente Los clientes internos del procedimiento Gestión de Inventarios son los funcionarios que participan en el procedimiento, el Registrador y la Secretaría General de la SNR-Grupo de Almacén e Inventarios y los clientes externos son los contratistas y funcionarios de la entidades bancarias que utilizan bienes muebles de la Oficina para el desarrollo de sus actividades. Igualmente beneficiarios de ventas o donaciones de bienes inservibles. 1.1 ALCANCE: Inicia: Mantener el registro y control de los bienes devolutivos y consumo controlado entregados a los funcionarios y demás personal que presta los servicios a la Oficina de Registro, así como de los bienes reintegrados y los clasificados como inservibles; en la Oficina Principal y Seccionales mediante su consolidación en una base única de inventarios. Qué hace?: Mantener actualizado los registros de inventarios de los bienes en servicio reintegrado e inservibles, de acuerdo a las novedades de bienes recibidos como: entregas, reintegros, traslados, actas de inservibles; Participar y suministrar la información requerida para las novedades; participar activamente en las jornadas periódicas de inspección física de inventarios, de acuerdo con las instrucciones impartidas por la Entidad (Circular 268/2009).realizar el calculo y control individual por elemento, de la depreciación; elaborar y pasar para revisión y el registro contable de los comprobantes contables que se generen de acuerdo a las novedades y los Comprobantes de Depreciación establecidas en las Normas Contables; elaborar periódicamente la Conciliación de saldos de los Inventarios con los Saldos Contables, estandarizar la información en una base unificada de los elementos de la Oficina Principal y seccionales con la totalidad de la información necesaria para realizar su migración al aplicativo SIIF y poder mediante ejercicios de tablas dinámicas identificar fácilmente saldos por cuentas y subcuentas así como filtros específicos de información por cedulas, placas, nombres, clase, origen códigos cubs, estado del bien, etc... Termina: Tener Información confiable del valor de los bienes muebles de la Oficina de acuerdo al estado de los mismos, así como una identificación clara de los

2 Página: 2 responsables, la ubicación física de los elementos, su tiempo en uso, los requerimientos de reposición por depreciación total, la cantidad de elementos según sus características físicas, técnicas y operacionales, etc. 2. RESPONSABLES: 2.1. Responsable estratégico: Registrador de Instrumentos Públicos Responsable operativo: Funcionario asignado y todos y cada uno de los funcionarios y personal que tenga bienes para desarrollar su función 3. DEFINICIONES: Bienes Muebles Devolutivos: Representa el valor de los bienes muebles. Adquiridos a cualquier título. Que tienen la característica de permanentes y cuya finalidad es que sean utilizados en el futuro, en actividades de producción o administración. Bienes de Consumo Controlado: Son bienes que no se extinguen o fenecen por el primer uso que se hace de ellos, están sujetos al deterioro por el uso, en algunas oportunidades su costo no es representativo e inferior a medio SMLMV3 y aunque habiendo sido registrados directamente al gasto como consumo, la Entidad ha decidido controlarlos administrativamente Bienes de Consumo: Son aquellos bienes de consumo final que se extinguen o fenecen por el primer uso que se haga de ellos, su salida de almacén se produce de acuerdo a la necesidad de utilización que se tenga de los mismos. Bienes Reintegrados: Representa el valor de los bienes muebles e inmuebles, que por características o circunstancias especiales, no son objeto de uso o explotación.2 Esto es, son los bienes que aunque ya habiendo sido utilizados por algún tiempo, son reintegrados al almacén en espera de asignación a otro funcionaría u otra Oficina de Registro Bienes Inservibles: Son aquellos bienes que por su estado físico y/o de obsolescencia, no son útiles a funcionario o dependencia alguna de la Entidad y son susceptibles de donación o remate. Bienes Destruidos: Son aquellos que por sus características físicas no son susceptibles de ser reintegrados al almacén para su posterior uso, rematados o donados. Bienes Intangibles: Son aquellos bienes inmateriales, o sin apariencia física, que puedan identificarse, controlarse, de cuya utilización o explotación pueden

3 Página: 3 obtenerse beneficios económicos futuros o un potencial de servicios y su medición monetaria sea confiable. Imputación Contable: Código con que se identifican los elementos dentro de la contabilidad. 3.1 Control estadístico del procedimiento. Definir las herramientas estadísticas básicas para el control del procedimiento Histogramas: para mostrar comportamientos de las necesidades, solicitudes e inventarios Hojas de cálculo: para registrar la información del procedimiento. Tablas dinámicas: Herramienta de hojas de cálculo que permite extraer filtros dinámicos de una base de datos unificada. Base Unificada de inventarios. Consolidado de la toda la información de elementos de las oficinas seccionales y principal en una sola base única 3.2 PHVA Planear: Planear las Jornadas de inventarios conforme las establece anualmente la entidad y programar las conciliaciones periódicas de saldos señaladas por la entidad, Hacer: Verificación física de bienes; actualización, revisión, control y consolidación de la información de los bienes muebles en Servicio, Reintegrados e Inservibles y Calculo y registros contables de dichos bienes y su depreciación, así como realizar los ajustes a las tarjetas individuales y a la base única inmediatamente sucedan cambios de funcionarios, traslados de elementos y novedades en general. Verificar: Revisión de las existencias físicas y conciliación de la información de los bienes muebles en Servicio, Reintegrados e Inservibles, así como actualización permanente de las tarjetas individuales para establecer el tiempo real, la ubicación y los responsables de los elementos Actuar: Realizar mejoras al procedimiento de gestión de inventarios, mediante un control efectivo de la realidad de los elementos.

4 Página: 4 4. CONTENIDO: se describe la actividad y se establecen los link con formatos, documentos, instructivos, protocolos, normas y actas. ACTIVIDAD ESENCIAL Control de los elementos devolutivos y de consumo controlado en Servicio, Reintegrados e Inservibles DESCRIPCIÓN. CÓMO? Descripción de actividades: 1. Participar activamente en las Jornadas periódicas de Inspección Física de Inventarios, de acuerdo con las instrucciones impartidas por la entidad. 2. Actualizar los inventarios cuando hay entregas, cambios, traslados, reintegros o clasificación de bienes inservibles de bienes muebles. 3. Cargar en el archivo de Excel la(s) novedad(es) de los elementos entregados y/o recibidos por el funcionario. 4. Realizar el cálculo y control individual por elemento, de la depreciación; elaborar y pasar para revisión y el registro contable de los Comprobantes Contables que se generen de acuerdo a las novedades y los Comprobantes de Depreciación establecidos en las Normas Contables. 5. Elaborar periódicamente la Conciliación de Saldos de los Inventarios con los Saldos Contables. 6. Consolidar la información en una base única de inventarios para la contabilización mensual y conciliación de saldos de propiedad, planta y equipos y su posterior migración al aplicativo SIIF modulo Bienes y servicios Responsable estratégico: Registrador de Instrumentos públicos Responsable operativo: Funcionario asignado y todos y cada uno de los funcionarios y personal que tenga bienes para desarrollar su función Conocimiento: Manejo de inventarios y conocimientos contables, así como herramientas de Excel avanzado como tablas dinámicas e instructivos del aplicativo SIIF Valor agregado: Control de los elementos devolutivos y de consumo controlado. Recursos esenciales: Recurso humano y dotación de oficina

5 Página: 5 Normatividad: Resolución No. 04 de 1960 de la Contraloría General de la Nación y demás normas concordantes y complementarias. Resolución 7566 de 2005 y Circular No. 268 de noviembre 25 de 2009 de la SNR. Herramientas de control: Verificar existencia y ubicación de los elementos devolutivos y de consumo controlado en principal y seccionales, pruebas selectivas, reporte completo y oportuno de novedades Frecuencia: Semestral Tecnología (M.A.S): Semiautomizado. 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA. 5.1 Documentos asociados: Norma NTC-GP: Sistema de gestión pública de la calidad. Manual de calidad. Política de calidad. Plan para el logro de objetivos de calidad. Tutoriales de Tablas dinámicas en Hoja de cálculo o programas de inventarios o base de datos 5.2 Requisitos aplicables: Norma: NTCGP: 1000:2009. Legales y reglamentarios: Resolución No. 04 de 1960 de la Contraloría General de la Nación y demás normas concordantes y complementarias. Circular No 153 Mantenimiento Preventivo de los bienes de la SNR Circular No 75, anexos y Circulares No 272, 244 y 268 de 2010 de la SNR 6. NOTAS DE CAMBIO. Versión Naturaleza del cambio 1 Ajuste del procedimiento 2 Aportes y ajustes Medellín Zona Sur y Manizales y estandarización de procesos de todas las Orip

6 Página: 6 7. ANEXOS: Formatos (tienen link con la descripción de actividades) Código Nombre Elaboro: Aportes Medellín Zona Sur: Gustavo Adolfo Castillo Quintero Fecha: (*) Julio 6 de 2011 (**) Septiembre 12 de 2011 Reviso: Coordinadores Administrativos Orip`s Medellin Zona Norte y Sur, Manizales, Barranquilla y Valledupar Oficina Asesora de Planeación Grupo Calidad - MECI Fecha: Septiembre 26 de 2011 Aprobó: Registradores principales de las Orip`s de Medellin Zona Norte y Sur, Manizales, Barranquilla y Valledupar Oficina Asesora de Planeación Fecha: Octubre15 de 2011