PROCEDIMIENTO DE ALMACÉN

Transcripción

1 1. OBJETIVO Hacer uso eficiente y ordenado del suministro de bienes, papelería, insumos, materiales, equipos, entre otros, a todas las aéreas de la entidad que son indispensables para el cumplimiento de la misión institucional y a su vez prestar un optimo servicio a los usuarios internos y externos de la ESE Hospital Santa Margarita de Copacabana. 2. ALCANCE El proceso de entradas en el almacén inicia con la recepción de las solicitudes o requisiciones de las dependencias en el formato de necesidades de compras y/o contratación de servicios, código FCO01 y finaliza con el almacenamiento de los bienes hasta su entrega al cliente final. El proceso de baja inicia con la recepción de la necesidad y finaliza con la salida definitiva del bien del patrimonio de la E.S.E. Hospital Santa Margarita 3. RESPONSABLE 4. CONDICIONES PARA INICIAR EL PROCEDIMIENTO - Resolución de diciembre 04 de 1995 de la Contraloría General de la Nación - Acuerdo No 01 de 2009, Estatuto de Contratación - Procedimiento a Nivel Administrativo - Soporte a la Función de compras y el área financiera - Control inventarios - Recibo y Suministro de documentación controlada - Flujo de información sistema Sx Advanced - Control del ingreso de productos manufacturados, insumos, equipos, repuestos, materiales, suministros, papelería, otros bienes - Manejo de Activos fijos. 6. ASPECTOS A TENER EN CUENTA 7. RESULTADOS ESPERADOS -Facturas de proveedores que soportan las compras, entradas y salidas de almacén y - Soporte para la gestión del control interno auditoria y planeamiento de la Empresa. farmacia por compra, devolución, traslados o reintegros de mercancía. - Informes veraces y oportunos para el área administrativa. -Aceptaciones de oferta, contratos, - Registro actualizado del sistema. requisiciones y demás documentación que garantice el trámite interno de la operación de compras. -Recursos tecnológicos (Software y Hardware), que garantice el proceso. - Información valida y confrontado con documentos.

2 8. CONTENIDO PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE 1 ENTRADA POR COMPRAS AL AMACEN 1.1. Recibir de las diferentes dependencias las solicitudes o requisiciones diligenciadas en el formato de necesidades de compras y/o contratación de servicios, código FCO01; para el suministro de bienes, insumos, equipos, repuestos, materiales, suministros, papelería, entre otros Clasificar las solicitudes o requisiciones de acuerdo a la necesidad, analizando el tipo de bien pedido y cantidades a despachar. 1.3 Verificar en las existencias si los bienes, insumos, equipos, repuestos, materiales, suministros, papelería, entre otros; se encuentran en el stock o si se debe realizar una compra o contratación. 1.4 Emprender un proceso de compra o contratación cuando los bienes, insumos, equipos, repuestos, materiales, suministros, papelería, entre otros; no se encuentran en el Almacén; teniendo en cuenta que de acuerdo a su cuantía representada en S.M.M.L.V. establecidos en el Manual de Contratación vigente, antes debe pasar a ser aprobada por el subgerente administrativo o comité de compras según el caso. 1.5 Proceder a contactar al proveedor para efectuar la compra, luego de ser aprobada. y comité de compras y Subgerente Administrativo 1.6 Realizar la compra de productos aplicando los formatos establecidos para ello; código PCO01 Y PCO Recibir de los proveedores externos bienes, insumos, equipos, repuestos, materiales, suministros, papelería, entre otros; cotejando cantidad, calidad, referencia y otros datos en documentación generada entre las partes 1.8 Verificar datos entre la orden de compra interna y la remisión y/o factura del proveedor externo, validando que cumpla con las condiciones requeridas y firmar la factura o comprobante de

3 recibo que le entregue el proveedor. 1.9 Elaborar el comprobante de entrada con base en la factura (OPA, CA) y registrar en el sistema institucional en el manejo de inventarios la operación de entrada al almacén de bienes, insumos, equipos, repuestos, materiales, suministros, papelería, entre otros Entregar inmediatamente documentación al área financiera para su seguimiento, registro y pago auxiliar administrativo posterior Identificar con placa de activo fijo todo lo que se compra excepto los servicios e intangibles que no corresponden a esta área Colocar placa de activo fijo se levanta un acta de entrega incluyendo los siguientes datos: número - Subgerente Administrativo de la factura de compra, costo y número de placa para la posterior entrega al contador 1.13 Archivar los documentos de las necesidades de - Subgerente Administrativo compra adjuntándole la factura Almacenar los bienes, insumos equipos, requisitos, materiales. Suministro, papelería, entre otros hasta la fecha en que este producto es consumido por el cliente interno. 2. ENTRADA POR DONACIONES 2.1 Elaborar el respectivo comprobante de entrada (C.A.), efectuando los registros correspondientes. 2.2 Se levanta acta de recibo de bienes; detallando su estado, características, valores unitarios y unidades por grupos de inventarios. 2.3 Registrar en el sistema institucioanl en el manejo de inventarios la operación de entrada al almacén de los bienes donados. 2.4 Entregar inmediatamente documentación al área - Subgerente Administrativo financiera. 2.5 Identificar con placa de activo fijo todo bien que ingresa a la E.S.E. Hospital Santa Margarita. 2.6 Archivar los documentos generados en la donación y enviar copia al encargado del modulo de archivos fijos para su registro correspondiente. 2.7 Almacenar los bienes donados hasta el momento que sean requeridos por el cliente interno. 3. ENTRADAS POR REINTEGROS 3.1 Recibir del líder del proceso solicitud escrita donde se especifique claramente las Líder del proceso

4 características del bien a devolver. 3.2 Recibir el bien de la dependencia que ya no lo requiere y constatar su estado, clase, calidad, marca, modelo y demás características de acuerdo con el comprobante de salida (DAI) con que fue entregado el bien. 3.3 Elaborar documento de reintegro y diligenciar al comprobante de entrada (CA) cuando ingresa el 3.4 bien al almacén y la devolución es justificada. Registrar en el sistema institucional en el manejo de inventarios la operación de entrada al almacén del bien objeto del integro. 4. ENTRADA POR BIENES RECUPERADOS Líder del proceso 4.1 Dar entrada al almacén aquellos que han sido declarados como perdidos y son recuperados, mediante el comprobante de entrada (CA); detallando las mismas características y especificaciones contempladas en los documentos de entrada y salida iníciales. 4.2 Registrar en el sistema institucional en el manejo de inventarios la entrada de los bienes recuperados con sus datos correspondientes. 4.3 Entregar inmediatamente documentación al área financiera. Auxiliar Administrativo 4.4 Almacenar los bienes recuperados. - Subgerente Administrativo 5. SALIDA POR SUMINISTRO DE PAPELERIA Y UTILES DE OFICINA PARA DEPENDENCIAS DE LA ENTIDAD 5.1 Elaborar por escrito la solicitud o requisiciones en el formato establecido, código FCO01; en donde se especifique clara y detalladamente la clase de bienes requeridos y el número de unidades; luego la envían al almacén. 5.2 Recibir de las diferentes dependencias las solicitudes y clasificarlas de acuerdo la necesidad, analizando el tipo de bien pedido y cantidades a despachar 5.3 Verificar en las existencias si los bienes solicitados, se encuentran en el stock y en las cantidades suficientes Líder del proceso 5.4 Luego con base en esta información se elabora el comprobante de salida (DAI) a nombre de quien

5 recibe. 5.5 Separar y despachar los bienes haciendo la entrega formal de los bienes. 5.6 Levantar acta de entrega debidamente firmada por el almacenista y la persona que recibe los Almacén líder del proceso bienes. 5.7 Registrar la operación de salida y/o entrega de los bienes, en el sistema Sx Advanced. Entregar la documentación respectiva al área 5.8 financiera. - Auxiliar Administrativo 6. SALIDAS POR SUMINISTRO DE VESTUARIO PARA EMPLEADOS 6.1 Descargar del inventario la dotación entregada los overoles, blusas, calzado, delantales y en general todas las prendas que por ley deban suministrarse periódicamente a los empleados se descargan en forma definitiva de los listados de las existencias del almacén y de los registros, mediante la orden de entrega debidamente tramitada y firmada por el usuario. 6.2 Llevar registros extracontables, buscando que no se autoricen nuevos suministros hasta su vencimiento. 7. SALIDA POR SUMINISTRO DE REPUESTOS 7.1 Indicar claramente el elemento en el comprobante de salida para la entrega de repuestos de equipos el elemento y su destino de acuerdo con lo contemplado en la solicitud de pedido debidamente tramitado. 7.2 Exigir la presentación del repuesto a remplazar. 7.3 Hacer firmar por las personas que realizan el retiro el comprobante de salida. 9. TERMINOS Y DEFINICIONES Almacén: lugar físico ubicado estratégicamente al interior de la E.S.E. Hospital Santa Margarita donde se guardan temporalmente bienes, insumos, equipos, repuestos, materiales, suministros, papelería, entre otros; con el fin de abastecer a las dependencias que integran la entidad para que éstas cumplan los objetivos propuestos. Almacenamiento: es la distribución física y el registro de artículos desde que ingresan o se adquieren hasta que se requieran para su utilización. : es el funcionario encargado del manejo, custodia, organización, administración, recepción, conservación y suministro de los bienes de una entidad. Bajas: es el retiro definitivo de un bien inservible u obsoleto o simplemente que la entidad no lo requiere para su normal funcionamiento. La baja es diferente a la salida, pues en ella sólo se transfiere la

6 responsabilidad del almacenista al funcionario que recibe; en cambio en la baja, el bien sale definitivamente del patrimonio de la entidad. Compra: toda operación mercantil en la cual se adquiere bienes mediante erogación de dineros, de conformidad con las normas legales. Comprobante de entrada: es el documento que acredita la entrada real del bien al almacén. Comprobante de salida: es el documento legal que identifica clara y detalladamente la salida física y real de un bien del almacén, terminando así la responsabilidad del almacenista trasladándose a quien recibe. Reintegro: es la devolución de los bienes que no se requieren en una dependencia. Traslado: es el proceso mediante el cual se cambia la ubicación física de bienes, ocasionando por tal motivo la cesación de responsabilidad de quien entrega y transfiriéndola a quien recibe. 10. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Factura o cuenta de cobro Entrada y Salida del almacén Copia del contrato y sus anexos Gerencia de farmacia y almacén Disponibilidad y registro presupuestal Acuerdo 01 de REGISTROS Formato de necesidades de compras y/o contratación de servicios, código FCO01 Formato de base de datos e proveedores de productos insumos y / servicios, código FCO02 Formato cuadro comparativo de cotizaciones, código FCO03 Formato control de recepción de productos e insumos comprados, código FCO04 Formato OPA, orden de compra Formato CA, comprobante entrada almacén Formato DAI, despacho interno almacén Formato orden de trabajo, código FRF CONTROL DE CAMBIOS FECHA VERSION DESCRIPCION DEL CAMBIO 13. LISTADO DE ANEXOS No aplica