PROCEDIMIENTO GESTION DE ALMACÉN E INVENTARIOS. PROCESO: -GR-Gestión de Recursos CODIGO: PGR-03 VERSION: 2

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1 1. OBJETIVO: Establecer los parámetros para la administración del almacén de bienes de consumo y devolutivos en la CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL DEL TOLIMA, para su aseguramiento como bienes públicos, el suministro oportuno a los funcionarios, los registros correspondientes, la toma física y sus ajustes e informes generales, de acuerdo con la normatividad vigente. 2. ALCANCE: Este procedimiento es aplicable y de estricto cumplimiento para los responsables de la Gestión de e inventarios en la Contraloría Departamental del Tolima, como son el(la) Contralor(a) como máxima autoridad y representante legal de la misma, y los funcionarios de la Secretaria Administrativa y Financiera que se asignen. Comprende desde el recibo de proveedores, pasando al registro en el sistema, la ubicación física y locativa en bodega, las entregas y asignación de responsabilidades individualizadas, los boletines mensuales, las tomas físicas y sus ajustes, al igual que los informes, de acuerdo a la normatividad nacional y de la Entidad que le aplique. 3. DESARROLLO 3.1. Base Legal Contenida en el Normograma de la entidad (ver RGJ-04) proceso Gestión de Recursos Definiciones Acta de Entrega: Documento por medio del cual el funcionario está obligado a hacer entrega de los bienes devolutivos que tenía bajo su Responsabilidad al Jefe inmediato o a su delegado, con la debida verificación del encargado de ; en caso de no cumplir con esta obligación responderá por esos elementos en el evento que se pierdan o sufran daño irreparable, sin descartar las acciones de tipo disciplinario a que hubiere lugar. Inventario: Es la relación ordenada, completa y detallada de toda clase de bienes que integran el patrimonio de la Contraloría Departamental del Tolima, incluidos los bienes recibidos en Comodato. Elemento Devolutivo: Agrupa los bienes muebles e inmuebles que se asignan a un puesto de trabajo y a un funcionario mediante Comprobante de Responsabilidades, en consideración a las cuantías determinadas por el Régimen de Contabilidad Pública. Elemento de Consumo: Corresponde a los elementos que dada su cuantía mínima, su destinación y naturaleza consumible o extinguible en un rango relativamente breve de tiempo, se consideran suministros para la operación de la Entidad, tales como útiles de oficina y de papelería, elementos de aseo y cafetería. Responsabilidad De Bienes: Son responsables administrativa y fiscalmente todas las personas que administren, custodien, manejen, reciban, suministren o usen elementos de propiedad de la Contraloría Departamental del Tolima, de otras entidades o de particulares puestos al servicio de la entidad. Aprobado 4 de noviembre de 2014 COPIA CONTROLADA Página 1 de 9

2 Baja de Bienes: Es el proceso mediante el cual la administración decide retirar un bien definitivamente del patrimonio de la entidad Bienes Inservibles: Todos los bienes que por cualquier razón no presten servicio y que no puedan ser recuperados ni objeto de comercialización. Bienes Obsoletos: Son aquellos bienes que por su estado de obsolescencia tecnológica, su alto costo de mantenimiento frente a otras opciones de renovación o porque en la entidad no se les da ningún tipo de uso, pueden ser susceptibles de comercializar o donar a entidades públicas. Compensación: Es la forma de igualar unos bienes con otros de similares características físicas o técnicas, tales como: clase, modelo, precio, etc., que hubieran podido generar confusión en el recibo o en las salidas. Elementos Faltantes: Son bienes que están incorporados en el inventario de una dependencia y/o funcionario pero que al momento de la verificación física no se encuentran o no se justificó su falta. Elementos Sobrantes: Son bienes que se encontraron físicamente durante la verificación, pero que no están incorporados en el inventario de la dependencia, ni en el inventario del funcionario que lo tiene a su cargo. Propiedades, Planta Y Equipo: Son los bienes tangibles adquiridos, construidos, o que se encuentran en tránsito, en construcción, en mantenimiento, o en montaje y que se utilizan para atender necesidades sociales, mediante la producción de bienes, la prestación de servicios, o para la utilización en la administración o usufructo del ente público y por tanto no están destinados para la venta en desarrollo de actividades comerciales, siempre que su vida útil probable, en condiciones normales, exceda de un año 3.3. Generalidades Para el manejo de los Inventarios en la Contraloría Departamental del Tolima, se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: a) Para definir los activos de menor cuantía para su adquisición y depreciación se tiene en cuenta para cada vigencia la circular que expide la Contaduría General de la Nación para el Reconocimiento y Revelación Contable de los Activos de Menor Cuantía en el periodo. b) Con relación a la clasificación de bienes devolutivos o de consumo para el manejo en Inventarios y Asignación de Responsabilidades, se tiene en cuenta lo siguiente: * Bienes de Consumo: Puede cumplir cualquiera de éstas condiciones: - Extinguible en un periodo inferior a un año - La cuantía, hasta medio SMMLV, el bien o elemento se trata como de consumo, se registra en el gasto y por tanto no es susceptible de depreciación, Aprobado 4 de noviembre de 2014 COPIA CONTROLADA Página 2 de 9

3 * Bienes devolutivos: Debe cumplir estas dos condiciones - Los bienes que por sus características de uso y vida útil exceda de un año, sean muebles o inmuebles - La cuantía superior a medio SMMLV, * Para la Asignación de Responsabilidades: Se tiene en cuenta cualquiera de las siguientes condiciones: - Que sean bienes devolutivos - Que sean bienes de consumo, y que independiente de su cuantía, sean útiles o parte del puesto de trabajo y su entorno. Con relación a la gestión propiamente del almacén y de los Inventarios, se tiene: Recibo de Mercancías - Especificaciones de producto y cantidades contenidas en el contrato de suministro - Estado físico, que no tengan deterioros por transporte, - La verificación del funcionamiento cuando se trata de Hardware, se hace en colaboración y apoyo del proceso Gestión Tics - Se identifica lugar de ubicación en Bodega Devoluciones de Mercancías - Se devuelve mercancías por no cumplir las especificaciones del contrato, por estar en mal estado, por no funcionamiento y todo de acuerdo a los términos del contrato - No se da por recibido, se deja la anotación de PENDIENTE en la remisión - Una vez se reciba la reposición, se procede a firmar la factura de recibido a satisfacción - Tanto el proveedor como el Almacenista deben considerar los términos contenidos en el contrato para dar estricto cumplimiento a la normatividad Registro de Ingreso en el Sistema - Se sigue las instrucciones contenidas en el manual del Software de inventarios - Se tienen en cuenta la Factura del Proveedor y el contrato de suministros - El ingreso se hace elemento por elemento, con el precio unitario incluido el IVA, el serial del bien - El código de identificación interna se le asigna de acuerdo a la clase de bien y al consecutivo que le corresponda Aprobado 4 de noviembre de 2014 COPIA CONTROLADA Página 3 de 9

4 Asignación de Responsabilidades Individualizadas bienes devolutivos - Identificación del Funcionario con el puesto de trabajo asignado de acuerdo al proceso en el que se desempeña - Elaboración en el sistema del Comprobante de Responsabilidad, asignando al funcionario los bienes a cargo - Se genera el comprobante y se toma la firma del funcionario, haciendo entrega física de los bienes asignados Cambio de asignación de Responsabilidades Individualizadas - Al momento del retiro del funcionario ya sea de la entidad o del proceso o del puesto de trabajo, se verifica los bienes que entrega - En el sistema se hace le cambio en el Comprobante de Responsabilidad, asignando al jefe inmediato, por cuanto los bienes quedan en el respectivo proceso, hasta que se asigne un nuevo funcionario Salida de bienes de Consumo - Se registra en el sistema por funcionario las entregas que se le realizan en el mes - Se genera el comprobante de salida por funcionario - Se genera el boletín mensual de almacén Toma física de Inventario - Se hace verificación total de responsabilidades individuales de los bienes devolutivos, de julio a septiembre de cada vigencia fiscal. - Se hacen tomas selectivas de bienes de consumo, para ajustes - Se hace consolidación de inventario general de devolutivos a diciembre 31 de cada año, para reporte a Contabilidad. - Cada 31 de diciembre se hace el cierre en el sistema. Ajustes Resultantes de Toma Física - De octubre a diciembre de cada año, y luego de la toma física del inventario de devolutivos se proyectan los actos administrativos para la alta o baja de los bienes que resultaren como diferencia con relación a lo registrado en el sistema - Para el caso de bajas de bienes, el acto administrativo debe ser debidamente motivado y justificado de acuerdo a la Ley y en la entidad se realiza con base en la resolución 281 de 1996 por la cual se adopta el manual para el manejo administrativo de los bienes de propiedad de la Contraloría Departamental del Tolima - Para el caso de las Altas de bienes, se hace un acta. Aprobado 4 de noviembre de 2014 COPIA CONTROLADA Página 4 de 9

5 Reposiciones - Se presentan en caso del reconocimiento por parte de la seguradora o del funcionario responsable en caso dado - Se debe soportar mediante un documento, por lo general un acta, - Se realiza el registro del dinero que pague la aseguradora o el funcionario responsable - Se realiza el ajuste en el Comprobante de Responsabilidades del funcionario, haciendo el respectivo retiro - Se hace el retiro del bien en el inventario en el sistema - Una vez se compre o sea repuesto directamente por el funcionario se realizan los pasos de ingreso al sistema y asignación de responsabilidades Responsabilidades Con relación a la gestión de tesorería en la Contraloría Departamental del Tolima, la responsabilidad se describe así: a. Contralor(a): como ordenador del gasto, la responsabilidad básica y principal es la de: - Asignar el responsable del manejo y custodia de los inventarios - Verificar que el asignado cumple con las responsabilidades asignadas por manual de funciones - Gestionar el aseguramiento de los inventarios con empresas de seguros debidamente autorizadas en el país. - Dictar las directrices de administración, altas y bajas de inventarios y demás actividades relacionadas b. El líder del proceso, debe responder por: - Hacer el seguimiento al cumplimiento de las responsabilidades asignadas al funcionario de inventarios - Coordinar las actividades de realización de inventarios, de manejo de altas y bajas. c. El(la) profesional Especializado(a) de Contabilidad y Presupuesto, tiene las siguientes obligaciones: - Oportunidad y veracidad en el registro de entradas, salidas, notas de ajuste de inventarios (altas y bajas), y revisión con boletines - Clasificación de los bienes adquiridos para depreciación Aprobado 4 de noviembre de 2014 COPIA CONTROLADA Página 5 de 9

6 - Realización mensual de la depreciación que corresponda a los bienes de la entidad que lo ameriten d. El(la) profesional Universitario de Inventario, tiene las siguientes - La inspección de los bienes a recibir - Los registros en el aplicativo tanto de entradas, de salidas, como de ajustes (altas y bajas) de los bienes - Generación de boletines de almacén mensuales - Reportar a Contabilidad mensualmente dentro de los 10 días hábiles siguientes al mes a reportar - Entrega a los funcionarios de los bienes de consumo y devolutivos - Elaboración y toma de firma de las responsabilidades de los bienes devolutivos asignados a los funcionarios - Acta de recibo de entrega de bienes devolutivos del funcionario que se traslada o se retira de la entidad - Supervisar el contrato de seguros de los bienes - Toma anual de inventarios, reportes, ajustes - Custodia y responsabilidad de los bienes de las entidad, que se encuentran asignados directa y específicamente y los que estén en bodega. - Cierre de inventarios al finalizar cada vigencia - Diligenciar formato para la rendición de cuenta ante la AGR en lo relacionado con Propiedad, planta y equipo. e. Comité de Inventarios Integrado por Secretaría Administrativa y Financiera, Dirección Técnica Jurídica, Dirección Operativa de Control Interno, Profesional especializado de Contabilidad y Presupuesto, Profesional Universitario con funciones de Almacenista. De acuerdo a la resolución vigente, tiene entre otras las siguientes responsabilidades - Verificación de la gestión de inventarios - Proponer y recomendar sobre la gestión de inventarios - Decisiones de Altas y bajas de inventarios - Análisis y conceptualización para decisiones sobre la gestión de inventarios Aprobado 4 de noviembre de 2014 COPIA CONTROLADA Página 6 de 9

7 - Proyectar actos administrativos para la gestión de inventarios f. Control Interno - Realizar pruebas periódicas, sorpresivas y selectivas al almacén y a los inventarios g. Funcionario de apoyo al profesional universitario de inventarios - Toma física de inventarios - Verificación de las responsabilidades asignadas a los funcionarios (estado de los bienes, la existencia propiamente, la identificación del bien que corresponda a la registrada en el sistema, identificación de bienes para altas y bajas) 4. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO 4.1. Recibo de Proveedores No. ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO DE REFERENCIA 1. Coordinar con el proveedor la fecha y hora de entrega de acuerdo al contrato de suministros suscrito 2. Identificar el espacio en Bodega Recibir productos y mercancías, verificando especificaciones y cantidades, y estados físicos y de funcionamiento Hacer y comunicar las devoluciones que sean necesarias, dejando las debidas anotaciones en la remisión Firmar acta de recibo, de acuerdo a términos del contrato, una vez se ha recibido a satisfacción y conformidad la totalidad de los bienes Registrar en el sistema el ingreso de los bienes tanto devolutivos como de consumo Generar el Comprobante de Entrada, por contrato, en tres (3) copias: - Consecutivo de almacén - Carpeta del contrato - Comprobante de pago (tesorería) Entregar a Contabilidad los boletines de almacén y Comprobantes de Entrada (folder consecutivo de almacén) para el registro contable Funcionarios de Apoyo Contrato Factura Remisión Acta de recibo Comprobante de Entrada Aprobado 4 de noviembre de 2014 COPIA CONTROLADA Página 7 de 9

8 4.2. Entrega a Funcionarios Devolutivos No. ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO DE REFERENCIA 1. Identificar el puesto de Trabajo del funcionario a hacerle la entrega 2. Realizar la asignación en el sistema 3. Generar y hacer firmar el Comprobante de Responsabilidades Hacer registro de devoluciones y ajustes de los bienes en el sistema ya sea por retiro, cambio de proceso, cambio o devolución de bienes, o pérdida Hacer reasignación de bienes al jefe inmediato o al nuevo funcionario, cuando el bien queda en el puesto de trabajo Reportar a almacén la pérdida del bien, con la correspondiente denuncia ante autoridad competente 7. Reportar a la aseguradora la pérdida del bien Reportar al comité disciplinario al funcionario responsable por la pérdida del bien Realizar el documento que soporta la reposición del bien, ya sea por parte de la aseguradora o por parte del funcionario, en este último caso debe cumplir con las especificaciones que deben ser iguales al bien perdido. Se aplica el procedimiento de ingreso al sistema y de asignación de responsabilidades. Funcionarios de Apoyo Funcionario responsable Formatos registros Software inventarios y del de Documento Soporte de la Reposición 4.3. Entrega a Funcionarios de Bienes Consumo No. ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO DE REFERENCIA 1. Identificar necesidades de suministros por parte de los procesos y funcionarios 2. Hacer la entrega de los suministros o bienes de consumo 3. Registrar en el sistema las entregas por funcionarios Generar listado de suministros por funcionario cada mes y tomar firma Generar boletines de almacén, en los primeros 10 días calendario del mes siguiente Entregar a Contabilidad los boletines de almacén y Comprobantes de Salida Funcionarios de Apoyo Contrato Factura Remisión Acta de recibo Comprobante de Entrada Aprobado 4 de noviembre de 2014 COPIA CONTROLADA Página 8 de 9

9 4.4. Tomas Físicas y Ajustes (Altas, Bajas, Informes) No. ACTIVIDAD RESPONSABLE Verificar con base en las Responsabilidades Individuales, que el funcionario tenga los bienes asignados y registrados en el sistema, Realizar los ajustes necesarios en el Comprobante de Responsabilidades Realizar los ajustes necesarios para registrar las altas o bajas del sistema de acuerdo a las diferencias arrojadas en la verificación de Responsabilidades Individuales 4. Consolidar inventarios y generar listados e informes 5. Realizar cierre anual en el sistema 6. Realizar el cruce y verificación anual del inventario con Contabilidad Funcionarios de Apoyo DOCUMENTO DE REFERENCIA Contrato Factura Remisión Acta de recibo Comprobante de Entrada Aprobado 4 de noviembre de 2014 COPIA CONTROLADA Página 9 de 9

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