SISTEMA DE INTEGRADO DE GESTION GAL P 003 PROCESO ADMINISTRACION Y LOGISTICA VERSIÓN 0 MANEJO DE CAJA MENOR

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1 PAGINA 1 de 7 PROCEDIMIENTO PARA Elaboró: Revisó: Aprobó: FIRMADO EL ORIGINAL Fabián Tovar Ladino Coordinador HSEQ FIRMADO EL ORIGINAL Nelson Sterling Cuellar Director Administrativo y Logístico FIRMADO EL ORIGINAL Luz Dary Sterling Cuellar Gerente General Fecha: 18/01/2015 Fecha: 19/01/2015 Fecha: 19/01/2015

2 PAGINA 2 de 7 1. OBJETO Reglamentar el control de los gastos, que por su cuantía, urgencia, uso y frecuencia, no se cancelan con cheque o transferencia electrónica. 2. ALCANCE Aplica para la adquisición de elementos y gastos menores, de necesidad inmediata e imprescindible, en el desarrollo normal de la operación de la empresa. 3. DEFINICIONES - RECIBO PROVISIONAL: Recibo elaborado a las personas que necesitan hacer alguna compra y no tienen el soporte respectivo para su legalización. Este debe permanecer en la caja, diligenciado y firmado, indicando el concepto, la cuantía y la fecha del desembolso, mientras entregan la factura o soporte definitivo correspondiente y tendrá máximo tres (3) días hábiles para legalizarlo y no se podrán entregar nuevos recursos a un empleado, hasta tanto no se haya legalizado el gasto anterior. - CAJA MENOR: Es un fondo fijo en efectivo, destinado a cancelar los gastos de menor cuantía que demande el sindicato. - ARQUEO: Reconocimiento de los soportes, facturas y recibos provisionales que existen en la caja menor. Se suman los documentos soportes + el efectivo + saldo en bancos es igual al fondo fijo de la caja menor, si existiere alguna diferencia se debe comunicar al ordenador del gasto más cercano y la Junta Directiva, para la acciones pertinentes. - GASTOS DE MENOR CUANTIA: Son aquellos destinados a la adquisición de bienes y servicios que son imprescindibles para el normal funcionamiento del Sindicato y que por lo tanto no son susceptibles de programación; de lo contrario si la cuantía se supera se debe tramitar la solicitud ante la Junta Directiva la adquisición del Bien o servicio, con 10 días hábiles de anticipación anexando 3 cotizaciones para que la Junta Directiva tome la decisión y el traslado de los recursos. Los recursos se pueden trasladar por dos vías. La primera cancelándole directamente al proveedor, la segunda utilizando la cuenta de la caja menor como puente. 4. DOCUMENTOS APLICABLES - Recibos de Caja - GAL F 008 Control de Gastos Caja Menor - GAL F 009 Acta de Constitución Fondo fijo de Caja Menor - GAL F 010 Acta de Autorización Descuento - GAL F 011 Recibo Provisional de Caja Menor 5. RESPONSABILIDADES GERENTE GENERAL - Vigilar la administración de los recursos disponibles en caja menor. - Aprobar la creación de la caja menor.

3 DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y LOGISTICO PAGINA 3 de 7 - Controlar todas la caja menor que existan en SALUD OCUPACIONAL DEL HUILA LIMITADA - IPS - Llevar control de las cajas menores por dependencia, responsable, cuantía, modificaciones y fechas en sus registros contables. - Informar cualquier novedad sobre el uso de las cajas menores TODO EL PERSONAL: Cumplir con los requerimientos del presente procedimiento respecto a montos, legalizaciones de gastos, desembolsos y demás relacionadas con el procedimiento. 6. CONDICIONES GENERALES - Los fondos de las cajas menores serán de uso exclusivo de la persona responsable de ella. El comprobante de caja provisional se utilizará cuando no se conozca de antemano el valor del pago o el proveedor exija el pago antes de expedir la factura y deben ser legalizados con un tiempo máximo de tres (3) días hábiles. - Los comprobantes provisionales de caja menor y las facturas o documentos equivalentes deben ser elaborados sin tachaduras o enmendaduras. - Durante los arqueos de Caja menor y al encontrar sobrantes o faltantes se debe ordenar su inmediata contabilización. No será permitido el fraccionamiento de los pagos de las cajas menores. Se entiende por fraccionamiento el pago a un mismo beneficiario, por un mismo artículo o servicio en un término inferior a dos meses o al período de legalización, tomando siempre el menor de ambos lapsos, y cuya cuantía sobrepase el valor establecido como tope máximo de desembolso. En las cajas menores está terminantemente prohibido: - Efectuar préstamos personales - Cambio de cheques personales - Exceder el tope máximo, mediante fraccionamiento de compras o gastos - Mantener comprobantes provisionales por más de tres (3) días hábiles después de su origen - Esta totalmente prohibido destinar los recursos de las cajas menores para gastos que no estén contemplados en el objetivo. 7. DESARROLLO 7.1. CONSTITUCION DE FONDOS ACTA DE INICIACIÓN La constitución y legalización del fondo se hará mediante la firma del GAL F Acta de Constitución Fondo Fijo de Caja Menor y se realizará la respectiva entrega de los fondos acompañado del formato GAL F 010 Autorización de Descuento, el cual será firmado en blanco para ser diligenciado por la empresa cuando se requiera. Una copia de esta solicitud debe archivarse en la hoja de vida del responsable de la caja menor.

4 FONDOS EXISTENTES PAGINA 4 de 7 Dentro de la empresa se constituye un fondo de caja menor de acuerdo con los gastos de la empresa, para la cual habrá un acta de constitución de caja menor que indica el monto y responsable de la misma. Cuando se requiera modificaciones a los montos establecidos, el Director Administrativo y Logístico a través de correo electrónico solicitará el visto bueno de la Gestión Financiera para su ajuste respectivo. El objetivo de esta caja menor es: Sufragar los gastos menores por la adquisición de elementos necesarios e imprescindibles para el normal funcionamiento de la Compañía, en la parte administrativa, financiera, comercial, HSEQ y operativa. El Comprobante de Caja Menor debe ser diligenciado por el funcionario que realiza el gasto DESEMBOLSOS Se entiende por desembolso o anticipo la suma de dinero entregada a un funcionario de la empresa para cancelar gastos cuyo pago, por su baja cuantía, urgencia, uso y frecuencia, no se cancelan con cheque o transferencia y en los cuales se incurren para atender la adquisición de elementos y gastos menores, de necesidad inmediata e imprescindible TOPE MÁXIMO El valor de cada compra o servicio pagado (a cada beneficiario del pago) no podrá exceder el 15% del valor total del monto de la caja menor. En el caso de que la compra o servicio a pagar supere el tope máximo, el Director Administrativo y Logístico según su criterio podrá aprobarlo COMPROBANTES DE CAJA MENOR Todo desembolso se hará en forma posterior a la entrega de los respectivos soportes como facturas, documentos equivalentes o recibos provisionales de caja menor APROBACIÓN Las facturas, documentos equivalentes o recibos provisionales de caja menor deben ser autorizados COMPROBANTES PROVISIONALES UTILIZACIÓN Si se desconoce el valor del egreso ó no se tienen los documentos de respaldo, se puede utilizar el formato GAL F 012 Recibo Provisional de Caja Menor.

5 VIGENCIA Y LEGALIZACIÓN PAGINA 5 de 7 El recibo de Caja Menor Provisional tendrá una vigencia máxima de tres (3) días hábiles, a partir de su fecha de emisión, dentro de los cuales se deberá proceder a su legalización mediante la factura o documento equivalente expedido por el beneficiario del pago. La autorización para un nuevo anticipo estará condicionada a la legalización de cualquier avance entregado anteriormente. Al legalizarse un gasto que tenga como soporte un recibo de Caja Menor Provisional, debe adjuntarse la factura o documento equivalente entregado por el beneficiario del pago. El responsable del manejo y control de la caja menor procederá a destruir recibo de caja menor provisional en presencia del funcionario que ha legalizado el gasto. Al cierre de cada mes, todos los anticipos que se hayan entregado deben ser plenamente legalizados LIMITACIONES Los Recibos Provisionales de Caja Menor solo podrán pagarse cuando el beneficiario sea un empleado de la compañía LEGALIZACION DE LOS GASTOS El Responsable de la caja menor aceptará el documento soporte de un gasto (comprobante de pago), cuando llene los siguientes requisitos: - FACTURA DE VENTA, que debe contener: Numeración consecutiva, autorizada según resolución de la DIAN Fecha Beneficiario: SALUD OCUPACIONAL DEL HUILA LIMITADA - IPS. Nit: Razón social y Nit del vendedor Cantidad, Descripción y valor de artículos comprados, Subtotal Total - RECIBOS PROVISIONALES DE CAJA MENOR, que debe contener: Fecha Beneficiario: (Quien realiza el gasto) Valor en pesos Concepto: claro y detallado del gasto especialmente en transporte debe indicar fecha, recorrido (ruta), destino, proyecto y valor REEMBOLSOS Al agotarse el 80% del monto total del fondo de caja menor, el Responsable de la caja menor procederá a ordenar los comprobantes por tipo de gastos, los pegará en hojas reutilizables, los codificará y numerará en forma secuencial preparando el reembolso respectivo. Todo reembolso se tramitará en el formato GAL F Control de Gastos de Caja Menor vigente en el SGI, el cual será revisado en la Gestión Financiera.

6 PAGINA 6 de 7 El valor del reembolso no podrá superar el valor de la caja menor. El reembolso de caja menor debe ser emitido a nombre del Responsable de la caja menor, si es en efectivo se hará la entrega en el lapso de 5 días hábiles y firmará el recibo respectivo CIERRE CONTABLE Los días 25 de cada mes, independientemente del estado de agotamiento del fondo, se debe hacer el reembolso de caja menor para que estos gastos queden causados contabilizados y se reflejen en los resultados financieros del mes. Los gastos generados entre el día 26 y el último día hábil del mes quedaran en el reembolso y en la contabilidad del mes siguiente. En forma, excepcional para el cierre contable del mes Diciembre el cierre será el último día hábil del año para que todos los gastos del periodo o año contable queden contabilizados. Al comienzo del nuevo año no se pagarán vales del año anterior ARQUEOS Los arqueos de Caja Menor pueden hacerse sin previo aviso por parte de funcionarios encomendados por el Director Administrativo y Logístico, Gestión Financiera y Auditor Interno de la empresa, los cuales deben dejar constancia escrita de los resultados con el fin de aplicar los correctivos pertinentes VALORES FALTANTES Cuando el arqueo dé como resultado valores faltantes, estos se cargarán al empleado encargado de su manejo, autorizando su respectivo descuento y quien haya elaborado el arqueo o detectado el faltante informará al Director Administrativo y Logístico y a la Gestión Financiera para hacer los registros en la contabilidad VALORES SOBRANTES Si el arqueo da como resultado valores sobrantes, estos serán a favor de la Compañía como ingresos varios y se debe informar a la Gestión Financiera AUTORIZACION DE DESCUENTOS De las cajas menores sólo podrá responsabilizarse el personal vinculado laboralmente a la empresa. Es de gran importancia para la Compañía que la persona que maneja la Caja Menor, se responsabilicen por los dineros a su cargo. Para tal fin cada uno de ellos (Responsable por el manejo y control de la caja menor) debe diligenciar el formato GAL F 010 Autorización de Descuento por el valor del monto de la Caja Menor mediante el cual se harán los descuentos por faltantes.

7 8. RELACION DE NOVEDADES Y CAMBIOS PAGINA 7 de 7 Vigencia Versión Control de cambios 19/01/ Elaboración del documento

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