POLÍTICA PARA LA ADMINISTRACIÓN DE FONDOS FIJOS

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1 POLÍTICA PARA LA ADMINISTRACIÓN DE FONDOS FIJOS Código: M-DGF-CGDF-03 Fecha de emisión: Enero 2010 Revisión: 01 Redactó Revisó Aprobó C.P. Aureliano Martínez Castillo C.P. Elsy del C. Mezo Palma C.P. Mercedes Cárdenas Ruiz Director General de Finanzas Desarrollo de Proyectos de la Coordinadora General de CGDF Desarrollo Financiero TÍTULO Página 1.- OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES RESPONSABLE DE LA REVISIÓN DE LA POLÍTICA REVISIÓN DE LA POLÍTICA DOCUMENTOS NORMATIVOS POLÍTICA LISTA DE DISTRIBUCIÓN. 4 ANEXOS UNO: FORMATO DE AUTORIZACION DE FONDO FIJO... 5 DOS: INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO DE AUTORIZACIÓN DE FONDO FIJO TRES: EJEMPLO PARA EL LLENADO DEL FORMATO DE AUTORIZACIÓN DE FONDO FIJO

2 1. OBJETIVO: Establecer los criterios para la asignación y administración de los fondos fijos en la UADY. 2. ALCANCE: Esta política es aplicable a todas las dependencias de la UADY que tengan bajo su custodia u otorguen a sus diferentes áreas para su custodia, dinero en efectivo destinado a cubrir gastos menores de operación. 3. DEFINICIONES: FONDO FIJO: Son todos aquellos fondos en efectivo que están destinados a cubrir los gastos menores de operación correspondientes a una semana en las dependencias universitarias. 4. RESPONSABLE DE LA REVISIÓN DE LA POLÍTICA: El responsable de revisar y actualizar ésta política es el Jefe(a) de Presupuestos y Contabilidad de la DGF. La responsabilidad de la edición es del (la) Coordinador(a) General de Desarrollo Financiero y la difusión será competencia del Director General de Finanzas. 5. REVISIÓN DE LA POLÍTICA: Esta política deberá revisarse anualmente, en el mes de noviembre o antes, si se cambia o mejora significativamente el sistema administrativo u operativo de la DGF. La edición y difusión de las modificaciones deberán realizarse a más tardar en el mes de enero siguiente. 6. DOCUMENTOS NORMATIVOS UNO: Ley Orgánica de la Universidad Autónoma de Yucatán. DOS: M-DGF-CGDF-03 Manual de Políticas Administrativo Financieras de Aplicación General. TRES: Los formatos señalados en los anexos 7. POLITICA 7.1. EN GENERAL Las dependencias universitarias, de acuerdo con sus necesidades específicas y al monto de sus operaciones semanales, podrán crear fondos fijos Las dependencias podrán crear sus fondos fijos de sus ingresos propios y del presupuesto general, previa solicitud y autorización de la DGF. 2

3 7.1.3 Las dependencias crearán de sus recursos propios, Fondo para Reembolsos en una cuenta de cheques específica para controlar los reembolsos de gastos y los gastos por comprobar solicitados a la Dirección General de Finanzas, cuyo monto será determinado en función de las necesidades específicas de cada dependencia Los fondos fijos deberán ser registrados en el fondo correspondiente y supervisados por el contador de la dependencia La solicitud de autorización para la creación, modificación o cancelación de un fondo fijo será del Director de la dependencia, quién podrá designar a la persona responsable del manejo y control del mismo Los fondos fijos deberán ser utilizados para cubrir gastos por importes iguales o inferiores al equivalente de 20 salarios mínimos diarios vigentes en la ciudad de Mérida Los fondos fijos creados para cambios en las cajas no deberán utilizarse para efectuar gastos. 7.2 EN ESPECÍFICO De Autorización Para la autorización de la creación, modificación o cancelación de los fondos fijos deberá llenarse el FORMATO AUTORIZACION DE FONDO FIJO La creación o incremento de los fondos fijos, deberán efectuarse a través de las cuentas bancarias de la institución, mediante cheque nominativo a nombre de la persona responsable de los fondos. Cuando se requiera de disminución y cancelación de los mismos, los recursos serán depositados a la cuenta bancaria utilizada para su creación De los Reembolsos del Fondo Los responsables de los fondos fijos deberán realizar los reembolsos de gastos semanalmente, dejando una cantidad suficiente para cubrir los desembolsos mientras se obtiene la reposición Para realizar el trámite de reembolso, los comprobantes deberán estar clasificados por tipo de gasto y acompañados del reembolso correspondiente Los responsables de los fondos fijos deberán recibir un contra recibo que ampare los reembolsos en tránsito. 3

4 En ningún caso el importe de los reembolsos podrá ser superior al importe del fondo fijo asignado Del Registro y control Para el registro contable del fondo fijo deberá identificarse el nombre de la persona responsable de la operación El registro contable del fondo solicitado por las dependencias para manejar los gastos a la DGF se identificará con el nombre de Fondo para Reembolsos. Los comprobantes de gastos de este fondo serán conservados por separado, posteriormente se identificarán y enviaran de manera semanal a la DGF para ser reembolsados del presupuesto general o en su caso de proyectos institucionales En sustitución de las pólizas por los cheques que se emitan del Fondo para Reembolsos, deberá elaborarse un control en el que se especifique el número de cheque, importe, fecha, beneficiario, el concepto del gasto así como la firma de quien recibió el cheque. El dinero que las dependencias reciban como reembolsos o como gasto por comprobar deberá ser abonado a la cuenta del fondo para reembolsos EL FORMATO DE AUTORIZACION DE FONDO FIJO que ampara la creación, modificación y cancelación de los fondos fijos deberá resguardarse en archivo independiente a la contabilidad y entregar una copia a la persona responsable El responsable del fondo fijo deberá expedir cada vez que retire efectivo, el vale provisional de caja correspondiente, especificando la fecha, concepto, nombre y la firma del solicitante, mismo que devolverá cuando se efectúe la comprobación del gasto El fondo fijo debe resguardarse con seguridad en las instalaciones del área a la cual fue asignado y el contador de la dependencia deberá efectuar arqueos cuando menos 2 veces al año a los responsables de los mismos Cuando el responsable del fondo fijo haga un mal uso o aplicación del mismo estará sujeto a las sanciones legales correspondientes Cuando el responsable del fondo fijo cambie deberá de informar al área de contabilidad para actualizar el registro y a la Coordinación General de Finanzas. 8. LISTA DE DISTRIBUCIÓN A todas las Dependencias pertenecientes a la UADY cuya relación se encuentra en la presentación del Manual. 4

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6 ANEXO UNO FORMATO PARA EL CONTROL DEL FONDO FIJO UNIVERSIDAD AUTONOMA DE YUCATAN Facultad de (1) 2 Creación del Fondo Modificación 3 Fecha: (4) Fuente Financiera: (5) Importe: (6) (Son: (7) ) En caso de ser modificación, indicar a cuánto asciende el monto total: (8) Finalidad del fondo: (9) Autorizó Aceptó (10) (11) Director de la Dependencia Responsable Espacio para llenarse en caso de CANCELACIÓN del Fondo Fijo: Fecha: (12) Motivo de la cancelación: (13) Autorizó Entregó (10) (14) Director de la Dependencia Responsable En efectivo: (15) Comprobantes: (16) Total: (17) Recibió a entera satisfacción: (18) 6

7 ANEXO DOS INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO PARA EL CONTROL DEL FONDO FIJO 1. Nombre de la Facultad o dependencia. 2. Marcar en caso de que se trate de la creación de un fondo fijo. 3. Marcar en caso de que se trate modificar el fondo fijo (aumento o disminución). 4. Fecha de la creación o modificación del fondo fijo. 5. Origen del recurso destinado a utilizarse como fondo fijo. 6. Cantidad en número del recurso autorizado para fondo fijo. 7. Cantidad expresada en letras del recurso autorizado para fondo fijo. 8. Monto total del fondo fijo en caso de tratarse de una modificación. 9. Descripción de los fines para los cuales fue creado o modificado el fondo fijo. 10. Nombre y firma del Director de la dependencia (o en su caso del responsable del proyecto). 11. Nombre y firma del responsable de la administración y custodia del fondo fijo. 12. Fecha de cancelación del fondo fijo. 13. Descripción del motivo de la cancelación del fondo fijo. 14. Nombre y firma de la responsable de la administración y custodia del fondo fijo para hacer constar la devolución. 15. Monto devuelto en efectivo. 16. Monto devuelto en comprobantes para su recuperación. 17. Total del fondo fijo entregado. 18. Nombre y firma de la persona que recibe el fondo fijo. 7

8 ANEXO TRES EJEMPLO DE LLENADO DEL FORMATO PARA EL CONTROL DEL FONDO FIJO UNIVERSIDAD AUTONOMA DE YUCATAN Facultad de Medicina Veterinaria y Zootecnia X Creación del Fondo Modificación Fecha: Fuente Financiera: Importe: $ 2, (Son: Dos mil quinientos pesos s/c M.N.) En caso de ser modificación, indicar a cuánto asciende el monto total: XXXXXXXX Finalidad del fondo: Para el pago de gastos menores originados por las actividades diarias del área de laboratorios. Autorizó El Director de la Facultad de Medicina Veterinaria y Zootecnia Aceptó Auxiliar Administrativa del Laboratorio Espacio para llenarse en caso de CANCELACIÓN del Fondo Fijo: Fecha: Motivo de la cancelación: Autorizó Director de la Facultad de Medicina Veterinaria y Zootecnia Entregó Auxilias Administrativa del Laboratorio En efectivo: Comprobantes: Total: Recibió a entera satisfacción: 8